Verslo susirašinėjimo etiketas ir etika

Dabartinė verslo realybė yra tokia, kad tik 15% vidutinių ir didelių verslininkų, siekiančių sustiprinti savo padėtį rinkoje, pasiekia tikslą. Dėl šios priežasties verslo etiketo aktualumas padidėja kelis kartus, nes dėl jo standartų nesilaikymo, be kitų priežasčių, dažnai nutrūksta naudingi verslo santykiai.

Plačiai aiškinant etiką, jie reiškia bendrųjų principų, skirtų socialiniams santykiams reguliuoti, rinkinį. Atitinkamai verslo santykių etika nagrinėja klausimus, susijusius su priimta tvarka ir sąveikos stiliumi verslo srityje.

Verslo santykių etinių aspektų detalizavimas yra verslo etiketas, apimantis, pavyzdžiui, derybų tvarką, įmonės elgesio taisykles, verslo tradicijas ir ritualus, pavaldumo elementus, bendravimo ir rašymo manieras ir stilius, taip pat teisingumo klausimus bendraujant su partneriais ir verslo kolegomis.

Etikos ir etiketo, kaip neatsiejamos jo dalies, reikšmė slypi tame, kad reguliavimo sistema, atsiradusi dėl ilgalaikės praktikos, labai supaprastina bendravimą, sukurdama aiškų ir prieinamą kontekstą verslo sektoriuje, leidžiantį teisingai pasiekti tikslus ir žymiai sutaupyti laiko.

Kitaip tariant, mes kalbame apie specialų verslo problemų sprendimo algoritmą, leidžiantį racionaliai ir be konfliktų nusistatyti ir sėkmingai pasiekti norimus verslo tikslus. Šio algoritmo nuosavybės lygis leidžia daryti tiesiogines išvadas apie verslo partnerio ar priešininko profesionalumą verslo ginče.

Šiame kontekste svarbu laikytis šių bendrųjų principų:

• punktualumas visur ir visame kame;
• informacijos saugumo laikymasis;
• garsus altruizmas;
• palankią verslo aplinkai įvaizdį;
• kompetentinga šnekamoji ir rašytinė kalba;
• laikydamiesi verslo kalbos kultūros taisyklių.

Verslo korespondencijos tipai yra įvairūs ir, atsižvelgiant į tam tikrą konvencionalumą, juos galima suskirstyti į dvi pagrindines rūšis:

• tarpvalstybinis - tarp valstybinių organizacijų, užsienio atstovybių ir pareigūnų (įvairios pažymos, memorandumai ir kitos formos) - diplomatinių santykių elementai;
• komercinis - pusiau oficialios padėties raidės, naudojamos verslo ryšių tarp institucijų ir organizacijų srityje.

Nepaisant kalbinių ir kai kurių tradicinių skirtumų, tarnybinio laiško rašymo stilius turi tam tikrą bendrą pagrindą ir įstaigų grupę, išplėtotą pagal nusistovėjusią praktiką. Pavyzdžiui, keli protokolo reikalavimai, kuriuos nustato siuntėjas ir adresatas, yra pagrįsti pradiniais abipusės pagarbos ir teisingumo nustatymais. Todėl, nepaisant dokumento rūšies, struktūriškai jame būtinai turi būti šie elementai:

• apeliacija (oficialus adresato statusas);
• komplimentas (mandagus laiško pabaiga);
• parašas
• data (žinutės parašymo diena, mėnuo, metai ir vieta);
• siuntėjo adresas (pavardė, oficialus statusas, adresas dedamas pirmojo laiško puslapio viršuje arba apačioje).

Be to, yra keletas nuostatų, tiesiogiai susijusių su raidėmis:

• verslo laiškai yra išdėstyti ant firminių blankų ar popieriaus lapų tik priekinėje pusėje;
• puslapiai sudaromi arabiškais skaitmenimis;
• pranešimai vykdomi popierine forma;
• trinti ir taisyti dokumento tekste neleidžiama;
• dokumentas sulankstytas į vidų;
• atsakymo į laišką laukimo laikas yra ne daugiau kaip dešimt dienų.

Verslo žinutėje turėtų būti aiški tikslinė orientacija ir joje turėtų būti vienas klausimas, o visa teksto prasmė turėtų būti visiškai ir visiškai pavaldi jo turiniui, nesvarbu, ar tai sandorio pasiūlymas, komercinis prašymas ar tiesiog svarbi informacija.

Verslo pranešimų klasifikacija yra įvairi ir priklauso nuo jų funkcinės orientacijos. Pavyzdžiui, raidės yra:

• informavimas;
• primenantis;
• kvietimai
• informacijos apžvalgos;
• įsakymai;
• lydi;
• kitos rūšys.

Komerciniame susirašinėjime dažniausiai būdingi šie dalykai:

• paklausimai;
• pasiūlymai;
• įsakymai;
• skundai;
• garantiniai raštai.

Kaip viena iš verslo komunikacijos formų, griežtąja šio žodžio prasme, laiškai yra suskirstyti į 2 tipus - verslo ir privačius-oficialius.

Verslas apima korespondenciją, vykdomą tarp organizacijų ir institucijų. Privatus-oficialus laiškas yra pranešimas, kurį įstaigai siunčia privatus asmuo, arba, atvirkščiai, įstaiga - privačiam asmeniui.

Yra keletas verslo korespondencijos taisyklių.

• Laiškas turėtų skatinti verslo susidomėjimą gavėju, aiškiai ir remdamasis įtikinamais įrodymais parodyti partnerystės naudą ir partnerystės nutraukimo netinkamumą. Tekstas turėtų būti skatinamasis, motyvuojantis bendradarbiauti.
• Per didelis asmeninių emocijų pasireiškimas verslo laiške nėra geriausias būdas įrodyti savo atvejį ir išspręsti problemą.
• Norint išvengti perkrovos ir neužkimšimo laiško tekstu, reikėtų vengti vaizdinių palyginimų, metaforų, alegorijų ir hiperbolių.
• Aiškiai ir glaustai pristatant temą geriau naudoti paprastus sakinius, vengiant detalių ir per daug detalių. Pagrindinę pranešimo idėją turėtų pagrįsti išimtinai svarbūs argumentai, kurie paprastai pateikiami laiško prieduose (diagramos, grafikai, skaitmeniniai duomenys).
• Tekste turėtų būti paryškintos pastraipos, kurių kiekviena, reprezentuojanti savarankišką mintį, prasideda nauja eilute.

• Verslo rašomame pranešime neturėtų būti vartojami aprašomieji būdvardžiai, nereikalingi paaiškinimai ir detalės. Rašymo pabaigoje patartina patikrinti dokumentą ir pašalinti frazes, kuriose nėra tinkamo semantinio turinio.
• Raštingumas yra pagrindinis teksto elementas. Rašybos ir kitų klaidų buvimas pranešime yra nepriimtinas.
• Būtina nurodyti laiško temą. Dokumentų tema turėtų būti atspindėta trumpai ir glaustai, tai taupo laiką skaitant ir teigiamai apibūdina siuntėją. Jei laiškas siunčiamas el. Paštu ir jame pateikiama ypač svarbi informacija, jis turėtų būti aprūpintas specialia „vėliava“, kurią galima rasti elektroninėje tarnyboje.
• Gerą teksto skaitomumą suteikia „Arial“ arba „Times New Roman“ šriftai, kurių vidutinis dydis. Jei yra ypatingas poreikis, pagrindines idėjas galima pabrėžti kursyvu arba paryškintu šriftu.

• Tekste naudinga naudoti subtitrus (3–4), kurie palengvina teksto supratimą.
• Surašymus, sąrašus ir sąrašus geriau sudaryti naudojant specialius žymeklius.
• Firmos tapatybės šablonas (schema) yra puikus verslo komunikacijos efektyvumo ir objektyvumo rodiklis. Tai ypač tinkama korporaciniu aspektu, nes tai leidžia išsiskirti palankioje šviesoje ir laikytis nustatyto oficialumo.

Verslo žinutės struktūra yra tipiška. Tradiciškai jame yra:

• įvadas;
• pagrindinė dalis;
• išvada.

Įvade apibendrinamas laiško tikslas. Pagrindinėje dalyje aprašoma klausimo esmė. Pabaigoje pageidautina apibendrinti pagrindinės dalies turinį, pavyzdžiui, išvadų pavidalu. „Postraščiai“ ir įvairios išnašos yra nepageidaujamos.

Taigi, frazės, panašios į manipuliacijas, yra netinkamos, tokios kaip: „Tikiuosi abipusiai naudingos partnerystės“ ir pan. Geriau atsisveikinti verslo laiške su paprastomis frazėmis - „Linkėjimai“, „Geriausi linkėjimai“ ir pan.

Pranešimo apačioje nurodoma: pateikiamas F. I. O., oficialus statusas, įmonės pavadinimas, parašas. Taip pat nurodomi kontaktiniai numeriai.

Lentelės ir grafikai pridedami kaip atskiras failas (paketas), nurodant tai laiško pabaigoje. Jei yra priedų grupė, tada jų sąrašas pateikiamas kartu su pavadinimais.

Santrumpas ir specialias santrumpas galite naudoti tik tuo atveju, jei esate tikri, kad gavėjas jas supras.

Norint suteikti tekstui didesnį loginį tikslumą ir nuoseklumą verslo žodyne, šie rišamieji žodžiai naudojami kaip rišikliai:

• dėl šios priežasties;
• remiantis tuo, kas išdėstyta pirmiau;
• dėl to;
• pagal duomenis;
• remiantis tuo;
• svarsto;
• ir kiti.

Virtualioje erdvėje verslo sąveika, vaizduojanti miniatiūrinę komunikaciją, yra specifinė ir ne mažiau reikalauja laikytis atitinkamų etiketo standartų. Kompetentingas darbas su raide, atsižvelgiant į praktiką, apima šias pastabas apie apimtį, kalbą, struktūrą ir formatą.

• Temos formulė turi visiškai tiksliai atitikti tekste nurodytą temą. Tai leidžia greitai pritaikyti skaitytoją prie norimos verslo dvasios.
• Optimalus el. Paštu siunčiamo dokumento tūris telpa į „vieną ekraną“, o maksimalus teksto kiekis - vienas lapas A4 formato.
• Optimalus investicijų dydis yra ne daugiau kaip 3 MB.
• Siunčiamus failus rekomenduojama „supakuoti“ į standartinius „Zip“ arba „Rar“ kodavimo archyvus. Kiti dažnai blokuojami vežimo metu.
• Hipersaitai turi būti standartiniai (mėlyna, žemiau paryškinta).
• Atsakymas adresatui turėtų būti pateiktas aukščiau, laiško pradžioje, o ne žemiau. Tai pašalina korespondencijos partnerio poreikį pertekliniai ir energingai slinkti ankstesniu tekstu.

• Būtina naudoti rašymo kalbą, kuri suprantama partneriui. Klausimas apie profesionalumo, vidinio žodyno, slengo išraiškų ir santrumpų (ypač išorinės korespondencijos) naudojimą pranešime yra sprendžiamas atskirai, atsižvelgiant į korespondencijos partnerių kontekstą ir savybes.
• Svarbu informuoti partnerį apie jo pranešimo gavimą - tai gero skonio ženklas ir verslo etiketo dalis, rodantys pagarbą jam.
• Atsakymas turėtų būti kuo greitesnis. Jei dėl kokių nors priežasčių neįmanoma greitai atsakyti, partneriui turėtų būti pranešta apie jo laiško gavimą ir nurodytas atsakymo laikas. Etinė ir patogi pauzė prieš pateikiant atsakymą yra 48 valandos nuo pranešimo gavimo. Praėjus šiam laikui, asmuo paprastai mano, kad žinutė yra pamesta ar ignoruojama. Per didelė susirašinėjimo pauzė dažnai siejama su partnerio praradimo rizika ir versle aiškinama kaip etikos normų pažeidimas.
• Pranešimo pabaigoje turėtų būti dedama kontaktinė informacija, kuri nurodoma visomis raidėmis, be išimčių, nepriklausomai nuo platinimo tvarkos.
• Siuntos metu svarbu atkreipti ypatingą dėmesį į privatumo problemas.

Norėdami gauti daugiau informacijos apie verslo korespondencijos etiketą, žiūrėkite kitame vaizdo įraše.