sommario

Suggerimenti per la scrittura di sintesi del segretario

contenuto

Cosa fa uno specialista?
struttura
Cosa non deve essere indicato?
Come scrivere una lettera di accompagnamento?
campioni

Il segretario della società assume i compiti di organizzazione del lavoro del collettivo di lavoro e, in particolare, del capo dell'azienda. Questo è un assistente del capo dell'azienda, pertanto ai candidati per questo posto vacante sono richiesti requisiti abbastanza rigidi. Soffermiamoci più in dettaglio sulle questioni relative alla preparazione di un curriculum di successo per candidarsi per una posizione di segretario.

Cosa fa uno specialista?

Il lavoro di qualsiasi segretario richiede la capacità di passare rapidamente da un tipo di attività lavorativa a un altro. Questa persona svolge una varietà di compiti, ma tutti hanno lo scopo di assistere la prima persona in azienda nel lavoro, nonché di risparmiare il suo tempo di lavoro e personale. Tradizionalmente, le funzioni lavorative di questo specialista includono scartoffie, lavoro con il telefono, PBX e apparecchiature per ufficio, ridistribuzione delle chiamate, così come l'organizzazione di riunioni, viaggi d'affari e altri lavori.

Segretario alla reception È responsabile dell'accoglienza iniziale di clienti e visitatori, delle comunicazioni telefoniche, della ricezione di fax e dell'assistenza tecnica per le trattative del capo.
Doveri di amministratore include l'organizzazione dell'interazione più efficace tra i dipendenti dell'impresa, il mantenimento dell'ordine nello spazio ufficio, la manutenzione delle apparecchiature per ufficio, fornendo all'ufficio aziendale tutta la cartoleria e i beni di consumo necessari.
I compiti dell'assistente personale al leader sono leggermente diversi. Questo specialista è sempre aggiornato con i prossimi eventi.Sta alle sue spalle elaborare un programma di riunioni di lavoro del capo, l'adempimento dei suoi compiti personali e molti altri compiti, che di solito sono specificati individualmente in ciascun caso.
Impiegato di corte di solito assegnato a un giudice - questo ufficiale prende parte alle udienze giudiziarie ed esegue tutto il lavoro documentario necessario. L'impiegato del tribunale è impegnato nell'archiviazione dei documenti, nel trasferimento di materiale all'ufficio, nella tenuta della sessione giudiziaria e nell'invio di convocazioni. I requisiti per questa posizione sono molto elevati: il dipendente deve avere una formazione legale superiore e almeno 2 anni di esperienza professionale.
stampa il segretario sovrintende alle questioni relative alla presentazione del marchio, interagisce con i media, compila una selezione delle notizie attuali. L'assistente personale accetta tutta la corrispondenza, prepara tutti i documenti aziendali per la prima persona dell'azienda, raccoglie informazioni in un modo o nell'altro relative all'adozione di decisioni importanti ed esegue anche ordini una tantum del capo.

I dettagli esistono anche nelle attività dell'assistente notarile, del segretario-traduttore e di un dipendente dell'unità scolastica.

struttura

Ogni curriculum è costituito da diversi blocchi. Di seguito sono riportati consigli su cosa indicare in ciascuno di essi al futuro segretario.

dazi

In una versione estesa, l'elenco delle attività lavorative di qualsiasi segretario è il seguente:

accettazione di lettere e domande in arrivo, loro ridistribuzione, trasferimento a persone responsabili;
ricezione della documentazione per la firma alla testa;
rispondere alle chiamate in arrivo e inoltrarle;
organizzazione di trattative commerciali del capo;
redigere appelli, lettere e altri documenti su richiesta del capo;
preparare riunioni e riunioni di lavoro, raccogliere i materiali necessari, comunicare a tutti i partecipanti all'evento il luogo e l'ora della loro partecipazione, finalizzare il verbale delle riunioni;
la fornitura di servizi per l'organizzazione di una riunione degli ospiti del capo;
controllo sull'esecuzione da parte dei dipendenti dell'azienda degli ordini dell'amministrazione;
fornire all'amministrazione della società i necessari articoli di cancelleria, attrezzature per ufficio e altri mezzi per facilitare il regolare funzionamento del personale;
accoglienza dei visitatori;
mantenere l'archivio dell'azienda;
Organizzazione di viaggi di lavoro della prima persona dell'azienda: acquisto di biglietti e prenotazione di camere d'albergo
esecuzione di altre istruzioni.

Se stai candidando per la carica di segretario-assistente, tieni presente che l'elenco delle funzioni includerà la verifica dei documenti, la preparazione di revisioni analitiche, la raccolta di materiali per relazioni e discorsi.

competenze

Un candidato idoneo alla carica di segretario deve possedere le seguenti competenze, che possono essere indicate nel curriculum:

tenuta dei registri;
condurre conversazioni telefoniche;
incontro e consultazione iniziale dei clienti;
supporto ufficio;
elaborazione della corrispondenza;
organizzazione di eventi e incontri d'affari;
gestione del tempo della testa;
conoscenza delle apparecchiature per ufficio e dei programmi PC per ufficio.

Quali competenze specifiche sono prioritarie dipende dalla sfera di attività dell'azienda. Ad esempio, se è richiesto un segretario presso un centro medico, è improbabile che sia necessaria una conoscenza approfondita del lavoro d'ufficio e della gestione dei documenti, è improbabile che tu abbia bisogno della capacità di redigere documenti per un visto. Questa posizione richiede la capacità di comunicare con i clienti, la conoscenza delle basi degli affari medici, la capacità di comunicare al telefono in grandi quantità.

realizzazioni

I risultati professionali sono importanti per qualsiasi datore di lavoro; tra i più significativi, si distinguono in genere i seguenti punti:

ottimizzazione della gestione documentale dell'azienda;
creare un clima di lavoro ottimale in ufficio;
organizzazione di un sistema di interazione tra unità;
Supporto di viaggio
coordinamento del corriere e servizi di pulizia.

Qualità professionali e personali

Un segretario competente dovrebbe possedere qualità importanti come:

apertura alla comunicazione;
responsabilità e orientamento al risultato;
posizione di vita attiva;
capacità di svolgere compiti nel multitasking;
la capacità di passare rapidamente da un'attività all'altra;
l'assenza di cattive abitudini;
resistenza allo stress;
accuratezza e scrupolosità;
il desiderio di completare ciò che era iniziato fino alla fine;
decenza;
capacità di lavorare con informazioni personali;
lingua parlata e scritta competente;
buona conoscenza dell'etichetta commerciale;
capacità di agire in gruppo.

Esperienza lavorativa

Se hai già lavorato come segretaria, non sarà difficile per te descrivere la tua esperienza di lavoro. Sarà molto più difficile per quei candidati che cercano lavoro in questa specialità per la prima volta. Tuttavia, la mancanza di esperienza non è un motivo per essere arrabbiati, puoi sempre evidenziare le tue abilità chiave che possiedi.

Ad esempio, puoi specificare:

ottima conoscenza dell'inglese e dello spagnolo;
possesso di tutti i programmi di base per l'ufficio;
conoscenza delle apparecchiature per ufficio;
Digitazione cieca con 10 dita (300 caratteri al minuto).

Devi sempre evidenziare le tue carte vincenti - questo consentirà al datore di lavoro di vedere in cosa sei forte e diventare interessato alla tua candidatura.

formazione

Per fare domanda per la posizione di referente segretario in un'azienda rispettabile, è necessario disporre di un'istruzione superiore. Tuttavia, spesso è necessario eseguire efficacemente le funzioni corsi e formazione supplementari in lavori d'ufficio, archiviazione, nonché formazione nel lavoro con le apparecchiature per ufficio. Nei piccoli uffici, le segretarie spesso svolgono anche le funzioni di un avvocato junior o mantengono registri contabili. In questo caso, rispettivamente, avrai bisogno di un'educazione legale o economica.

Quando si richiede la posizione di segretario-amministratore e impiegato alla reception, la presenza dell'istruzione superiore non è fondamentale.

Cosa non deve essere indicato?

Soffermiamoci un po 'di più su ciò che non deve essere indicato nel curriculum.

Hobby e passatempi. Non dovresti dipingere in dettaglio come ti piace coltivare fiori / maglia / ricami nel caso in cui la tua attività futura non sia correlata a questo.
Tutta l'esperienza di lavoro disponibile. Molti iniziano la loro carriera con posizioni come commesso, bidello o addetto alle pulizie. Se lavori da più di 10 anni, ti basterà fermarti a 2-3 posti in una specialità simile.
Il segretario deve avere un aspetto gradevole, pertanto è consigliabile allegare una fotografia al curriculum. Tuttavia, qui non è consentito alcun background sessuale - limitatevi a una rigorosa foto "per documenti". Le immagini in costume da bagno o ristorante potrebbero non essere elaborate correttamente.

Come scrivere una lettera di accompagnamento?

Non è richiesta una lettera di accompagnamento, ma fa comunque una buona impressione sul potenziale datore di lavoro. Non è necessario ripetere tutto ciò che è scritto nel curriculum stesso. Qui è necessario identificare il tuo interesse per il posto vacante e sottolineare brevemente la presenza di abilità e competenze di baseper aiutarti con compiti professionali.

Alla fine della lettera, ringrazia per l'interesse dimostrato ed esprimi sincera speranza di una risposta.