Cultura della comunicazione d'impresa

Le capacità di comunicazione aziendale sono necessarie per una carriera di successo in qualsiasi campo: il successo nella comunicazione aziendale dipenderà in gran parte dalle capacità della comunicazione quotidiana, tuttavia, la sfera professionale ha le sue specifiche. La cultura della comunicazione aziendale è un modo di interagire con colleghi, superiori, subordinati e partner, nonché determinate regole. È molto importante costruire una comunicazione a seconda della situazione, degli obiettivi e degli obiettivi, oltre ad essere in grado di adattarsi rapidamente alle mutevoli situazioni.

La cultura comunicativa è un concetto più ampio di una serie di atti linguistici. È composto da molti componenti. Nella cultura della comunicazione d'impresa, l'aspetto è di grande importanza: deve corrispondere alla sfera della tua attività e alla situazione specifica.

Per lavorare con i clienti di solito esiste un'uniforme, per lavorare in ufficio - un tailleur, le persone nelle professioni creative si vestono in un certo modo e coloro che occupano posizioni senior devono enfatizzare il loro status con abiti e accessori. Può sembrare che l'aspetto non sia direttamente correlato alla comunicazione aziendale. Tuttavia, è la prima impressione che fai che determina l'atteggiamento dell'interlocutore nei tuoi confronti. Se questa impressione è negativa, dovrai spendere molta energia nel processo di dialogo per riabilitarti.

Il linguaggio non verbale è altrettanto importante nella comunicazione. Posture, gesti e comportamenti sono molto importanti dal punto di vista psicologico. Cerca di assicurarti che le espressioni facciali siano piuttosto contenute. La gesticolazione è molto importante, ma dovrebbe essere moderata e non troppo intensa.

Se sei impegnato nel dialogo con i partner, è meglio scegliere una posa aperta.Puoi provare ad adattarti delicatamente alla posa dell'interlocutore. Per evitare di essere percepito con aggressività, il contatto visivo dovrebbe richiedere solo pochi secondi. Sedersi al tavolo delle trattative non è direttamente di fronte all'interlocutore, ma un po 'di lato.

Di uguale importanza è ciò che dici e come lo dici. È molto importante disporre di informazioni affidabili, essere in grado di operare su fatti e costruire correttamente il contenuto della discussione.

È importante scegliere parole, intonazione, pose e gesti per una situazione specifica, perché in casi diversi saranno appropriati comportamenti diversi. La cultura della comunicazione aziendale, a seconda della situazione e degli obiettivi perseguiti, può essere suddivisa in diversi tipi:

• Il tipo di mentore implica l'edificazione. Questa opzione è tipica per il processo di formazione dei tirocinanti, per un evento educativo e scientifico, per la spiegazione di singoli momenti lavorativi subordinati, nonché per il lavoro di squadra con i colleghi, se sei un esperto nel campo in cui sono meno esperti. Molto spesso, tale comunicazione è costruita sotto forma di monologo, tuttavia, nella moderna comunicazione aziendale, il dialogo è considerato preferibile: anche nel processo di apprendimento, cerca di coinvolgere gli interlocutori nella discussione e ascolta i loro punti di vista.
• Tipo motivazionale lo scopo è quello di interessare una persona al progetto, convincerlo dell'adeguatezza di un particolare lavoro, aiutare i dipendenti a credere in se stessi e sentirsi più sicuri in alcune attività nuove o semplicemente difficili. Per il successo, cerca di evitare frasi e cliché comuni. La cosa migliore è dare l'esempio personale, raccontare la tua storia e spiegare con parole tue cosa ti attrae esattamente in un particolare progetto.
• Tipo di confronto la cultura comunicativa provoca l'interlocutore ad opporsi a te, a non essere d'accordo con il tuo punto di vista. Questo tipo include una serie di tecniche utilizzate in caso di conflitto di interessi. Molto spesso, la situazione di confronto è caratteristica dei negoziati, nonché per aumentare l'attenzione quando si lavora con un pubblico passivo e inerte.
• Tipo di informazione il più neutro: nel suo contesto puoi semplicemente trasmettere questa o quella informazione all'ascoltatore. Cerca di evitare di confondere il tipo di informazioni con altri. Se l'obiettivo è informare l'interlocutore, non è necessario cercare di insegnargli, infettare con il tuo entusiasmo o entrare in conflitto. Allo stesso tempo, è necessario che la presentazione sia comprensibile - per questo, prova ad adattarti all'interlocutore e spiega tutto con esempi che gli sono chiari.

La maggior parte delle questioni importanti relative alle attività professionali, ha deciso di risolvere il processo di comunicazione personale. Per le persone socievoli e aperte che sanno presentare correttamente qualsiasi informazione (attraverso gesti, espressioni facciali e intonazione), questo è più un vantaggio che un aspetto negativo. Nella comunicazione aziendale personale, il contenuto della discussione non svolge un ruolo chiave, l'importante è stabilire un contatto e dichiarare correttamente la propria posizione.

La comunicazione personale può consistere in monologhi piuttosto lunghi o, al contrario, da frasi più o meno brevi. E in questo, e in un altro caso, è molto importante non solo dichiarare le informazioni, come se si stesse scrivendo un riepilogo, ma trasmetterle a uno specifico interlocutore, adattandosi ad esse. Prima dei negoziati, annota i punti chiave che desideri discutere, ma non memorizzare mai il discorso - è necessario cambiare la natura della narrazione, della sequenza, degli esempi (a seconda della reazione del pubblico).

Allo stesso modo devi lavorare con intonazione e gesti. Se perdi l'attenzione dell'interlocutore, rendi il discorso più emotivo. Se senti uno scontro indesiderato con un partner, prova a copiare posture e gesti della persona.È molto importante non comportarsi in modo troppo limitato, altrimenti la presentazione delle informazioni sarà noiosa e darai l'impressione di una persona insicura.

Nel corso di una conversazione personale, spesso si devono prendere spontaneamente decisioni difficili. Se il processo di negoziazione non affronta gli argomenti previsti, è molto importante mantenere la calma. Cerca di non rispondere ai problemi con eccessiva eccitazione, rispondi sempre con calma. Se non riesci a determinare immediatamente quale decisione prendere, puoi sempre prendere un po 'di tempo per pensare e valutare tutti i vantaggi e gli svantaggi in un ambiente tranquillo.

Molti problemi vengono ora risolti telefonicamente. Di solito si tratta di chiarificazioni insignificanti di qualsiasi informazione o aspetto organizzativo: ad esempio, quando si effettua una telefonata, i colleghi spesso specificano nomi e numeri esatti, prendono appuntamenti, danno o ricevono compiti. Le chiamate telefoniche lunghe di solito hanno luogo solo quando non è possibile incontrarsi di persona. Inoltre, le videochiamate che hanno le loro specifiche vengono sempre più utilizzate per comunicazioni più complete.

Per una conversazione telefonica di successo, che influisce sui momenti di lavoro, è necessario considerare le seguenti sfumature:

• Se chiami qualcuno, è importante chiedere se la persona si sente a suo agio a parlare adesso. La telefonata dopo l'orario di apertura nella maggior parte delle aziende non è accettata in base al galateo (a meno che non ci fosse un accordo separato).
• Tieni presente che potrebbero esserci interferenze con la comunicazione o che rumori estranei potrebbero interferire con la conversazione. In una conversazione telefonica, è importante parlare in modo chiaro e non troppo veloce.
• Costruisci il tuo discorso in modo che sia il più specifico possibile e venga percepito esattamente come previsto. Nel processo di comunicazione personale, le espressioni facciali e i gesti svolgono un ruolo molto importante: questo ti consente di comprendere meglio i suggerimenti, gli eufemismi e i motivi nascosti dell'interlocutore. Quando parli al telefono sei privato di questa opportunità.
• Prova a discutere i problemi necessari al telefono il più brevemente possibile. Per trattative complesse o discussioni controverse, la conversazione telefonica è raramente adatta, quindi è importante indicare solo le più importanti. I dettagli sono meglio discussi di persona o usando il video.

Le videochiamate nella moderna cultura aziendale stanno iniziando a essere utilizzate sempre di più. In primo luogo, aiutano a mantenere i contatti con partner di diversi paesi e negoziano nel modo più efficiente possibile. In secondo luogo, molte persone ora lavorano a distanza da casa e le videochiamate semplificano la risoluzione di qualsiasi problema.

Se hai tali conversazioni di lavoro, è importante prestare attenzione a quanto segue:

• Il tuo aspetto farà molta strada. Anche se sei a casa, prova a vestirti in modo professionale.
• Trova un posto nella casa in cui lo sfondo sarà più o meno neutro. Se sullo sfondo c'è una cucina, una TV funzionante o un gioco per bambini, questo può interferire con la risoluzione dei problemi aziendali.
• Molte persone ora usano le cuffie, ma vale la pena ricordare: ti permettono di sentire meglio l'altra persona, ma non garantiscono che l'altra persona possa sentirti bene se parli attraverso il rumore. Se stai risolvendo problemi aziendali da casa, chiedi alla tua famiglia di stare zitta o semplicemente di sederti in una stanza separata.
• Di fronte alla telecamera, è particolarmente importante controllare i propri gesti ed espressioni facciali. Spesso si verificano problemi di comunicazione, l'immagine può caricarsi lentamente e si può prestare attenzione a tutte le espressioni facciali non riuscite.
• Se stai discutendo di problemi seri che richiedono note o documentazione davanti ai tuoi occhi, prepara tutto questo in anticipo (prima della chiamata) e inoltra i materiali necessari al tuo interlocutore.

Molti problemi nelle organizzazioni vengono ora affrontati dalla corrispondenza. Uno dei vantaggi di tale comunicazione aziendale è la struttura delle informazioni.Se nel processo di comunicazione dal vivo non è possibile prestare attenzione a determinati punti importanti per l'interlocutore (o semplicemente dimenticare le informazioni necessarie), in forma registrata sarà possibile prendere in considerazione tutte le sfumature.

Se parli molto con colleghi e partner di corrispondenza, è molto importante essere in grado di scrivere correttamente. Gli editor di testo non sempre correggono correttamente gli errori grammaticali, quindi non dovresti fare affidamento su di essi completamente - se non sei sicuro dell'ortografia di una parola, controlla te stesso nel dizionario. Prestare attenzione quando si inviano messaggi di testo da telefoni e tablet - con la funzione di input automatico, le tue parole possono essere sostituite da altri e il messaggio diventerà semplicemente insignificante.

Molti considerano la corrispondenza aziendale come un compito più semplice che negoziare nella vita reale - in effetti, c'è sempre tempo per pensare a un messaggio e nel processo di un vero dialogo devi rispondere spontaneamente. Tuttavia, l'aspetto negativo è che non si ottiene una reazione spontanea dall'interlocutore, e questo è un aspetto psicologico importante.

Maggiori informazioni sulla cultura della comunicazione aziendale ulteriormente.