Eisenhower mátrixa - használja az időt helyesen

Őrülten gyors tempójú századunkban az idő nem úgy tűnik, hogy csak megy, hanem egy szuperszonikus sík sebességén repül. Ilyen események és napok ciklusában, rengeteg ügy és terv terhelésével, gyakran még a tervezett felének sem tudunk megvalósulni. És mindent el akarok fogni. Az Eisenhower mátrix használatával az idő helyes felhasználását hogyan fogjuk részletesebben megvizsgálni.

Az idő minden, ami van. Jobb vagy rosszabb, az életünket közvetlenül attól függ, hogyan és mire töltsük az idejét. És azok, akik időt akarnak csinálni sokat az útjukaton, általában megtanulják hatékonyan kezelni az idejét. Az időgazdálkodás (időgazdálkodás) nem más, mint a tervezés. Éppen az keserű érzés miatt segít megszüntetni az aggodalmat, mivel az idő rövide, hogy hiányzik, és ezért semmit sem lehet tenni.

A híres amerikai katonai és politikai szereplő, Dwight David Eisenhower egykor régen komolyan foglalkozott megoldással a hatékony tervezés problémájára, ő volt az Egyesült Államok elnöke. És sikerült megoldást találnia erre a problémára, sőt még fel is jött időkezelő rendszer.

Éppen így történt, hogy az emberi agy könnyebben és jobban érzékelteti a strukturált információkat, vagyis behozott valamilyen speciális rendszerbe, polcokra bontva. Ugyanakkor jó lenne ezeket a polcokat megjeleníteni, például a diagramok vagy ábrák segítségével vizuálissá tenni őket.Éppen ezen esetek eloszlásának az alapja az Eisenhower-mátrix, amely az egyik vezető módszer a hatékony időgazdálkodás elméletében.

A mátrix segítségével a cselekvési terv és a tevékenységek ábrázolása nagyon egyszerű. Rajzoljon egy négyzetet papírra, ossza meg két merőleges vonallal négy egyenlő mezőbe. Keresztül egy ablakot kell kapni egy grillel. Ezek a mezők az ügyet négy csoportra osztják, amelyek mindegyike a fontosság / jelentéktelenség és a sürgősség / nem sürgősség jeleitől függ. A vonalak metszéspontjából kialakult mezőket kvadránsoknak (matematikai fogalom) nevezzük, és a következőképpen jelöljük:

• A negyedik szakasz (fontos és sürgős feladatok);
• B kvadrant (fontos, de nem sürgős feladatok);
• C kvadrant (nem fontos, de sürgős feladatok);
• D kvadrant (fontos és nem sürgős feladatok).

Az Eisenhower mátrixnak mind előnyei, mind hátrányai vannak. Leírjuk mind ezt, mind a másikot, és előnyeinkkel kezdjük.

• Annak ellenére, hogy a „mátrixot” nevezi, amely valami összetettre utal, a rendszer valójában nagyon könnyen érthető, és minden nehézség nélkül alkalmazható.
• Az eseteket, célokat és célkitűzéseket csak 4 kategóriára osztják, ez segít jobb navigációban.
• A feladatok sürgősségre és fontosságra vonatkozó kritériumok szerinti megoszlása ​​lehetővé teszi a nem sürgős és nem lényeges kérdések háttérbe szorítását, ezáltal lehetővé téve a fontos és sürgős prioritások felé történő elmozdulást. Így elemzik és szűrik az eseteket. Azokat, amelyeknek egyáltalán nem kell időt pazarolniuk, megszüntetik.
• A fő előnye az, hogy a mátrix lehetővé teszi az időköltségek lehető leghatékonyabbá tételét, ami viszont lehetővé teszi az időben történő mindent.

A rendszer hátrányai szintén rendelkezésre állnak.

• A mátrix nem hatékony a hosszú távú tervezésben. Alkalmas aktuális ügyekre vagy a közeljövőre.
• Ha nincsenek napi célok, akkor nem kell ilyen rendszert használni.
• A mátrix hatékony felhasználásához gyorsan és pontosan el kell osztania a célokat csoportokba. Ehhez meg kell értenie, hogy közülük melyikhez rendelhető meg a „fontos” fok, és mely célok nem túl fontosak, melyeket sürgősen be kell fejezni, és melyeket nem szabad választani. Egy ilyen képzés időt vesz igénybe, vagyis a mátrix nem „működik” az Ön számára, hanem egy mínusz.
• És az előző bekezdés eredményeként előfordulhatnak hibák az esetek egy bizonyos státuszának hozzárendelésének pontosságával.

A mátrix minden negyedét részletesebben figyelembe vesszük.

Ha Ön a tervezés mestere, akkor az A negyedik üres. Ha a dolgok megjelentek benne, ez azt jelzi, hogy rossz szervezetted van. Engedélyezi az oktatást a romlások és az akadályok ügyében. Ennek a képnek az oka általában a lustaság.

Vagy előfordulhat, hogy nem sorolja be megfelelően. Természetesen az ilyen helyzetek megengedettek, de amikor ezt szisztematikusan megfigyeljük, egyszerűen a személyes önfegyelemre van szükség. Annak elkerülése érdekében, hogy az „A” kvadráns „rendeződjön” az A kvadránsban, időben meg kell birkóznia a fennmaradó mezőkbe bevezetett feladatokkal.

De az A negyedik kicsi tennivalók listáját még be lehet adni. Ez lehet:

• egészségügyi kérdések;
• esetek, amelyek kudarca provokálhatja a problémák megjelenését, ronthatja az életminőséget, veszélyeztetheti a család és a munka jólétét;
• esetek, amelyek kudarca jelentősen bonyolítja a fő célok elérésének útját, vagy megszakításukhoz vezet;
• kiút a különféle vészhelyzetekből és válsághelyzetekből.

Ha ennek ellenére számos pontja van ebben a negyedben, akkor feladja minden erőfeszítést ezek kiküszöbölésére. És ne felejtsük el, hogy a fontos és sürgős listából felsorolt ​​egyes elemek végrehajtása teljes mértékben átirányítható, a megbízatások valamelyikére ruházható át, nem szükséges, hogy az ügyek teljes terheit csak önmagára hárítsa.Ez a megközelítés segít gyorsan megbirkózni az A. negyedév teljességével.

A megfigyelések azt mutatják, hogy azok az emberek, akik inkább a B kvadránsban oldják meg a problémákat, a legsikeresebbek, gyorsabban lépnek fel a karrier-létrán, pénzügyi szempontból leginkább virágzóak, nincs időhiány és harmonikus, teljes értékű életet élnek. A nem sürgõs feladatok a legígéretesebb és a legfontosabb feladatok kategóriájába tartoznak, és ha valaki a legnagyobb figyelmet fordítja rájuk, akkor minden úgy alakul, ahogy kellene.

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a B csoportban a sürgősség hiánya néha késik a kijelölt pontok teljesítésében, és áttérnek az A csoportba, ahol máris gyors válaszokra lesz szükségük. Ha fontos, de nem túl sürgős feladatokat fokozatosan és rendszeresen oldunk meg, akkor ez a folyamat nyugodtan és hatékonyan folytatódik. Az ilyen típusú vállalkozásokat felelősségteljesen kell megközelíteni, és a sürgősség hiánya lehetővé teszi az ügy előrehaladásának teljes körű ellenőrzését, az összes részlet ideális megvalósítását, az összes lépés világos átgondolását, ezáltal eredményes eredmény elérését.

Eisenhower mátrixa elsősorban azt tanítja, hogyan kell rangsorolni. Ez azt jelenti, hogy a tervezés során a legfontosabb az a képesség, hogy megkülönböztessük azokat a fontos kérdéseket, amelyek a nagy célokhoz vezetnek, és a másodlagos célokat. A C csoportba bevitt feladatok nem lényegesek, lényegében ezek a dolgok, amelyek elvonják a fő célokat, nem járulnak hozzá az előrelépéshez, éppen ellenkezőleg, csak akadályozzák a fejlesztési folyamatot. Gyakran akadályozzák meg, hogy a fontos célok elérésére koncentráljon, és ezáltal csökkenti a múlt idejének hatékonyságát.

Nem szabad összekeverni a C. mező sürgős ügyeit, amelyek nem bírnak jelentőséggel, az A. mező sürgős ügyeivel, amelyek csak rendkívül fontosak. Ez rendszerint ahhoz a tényhez vezet, hogy az igazán fontos a háttérben marad. Az ilyen helyzet élénk példája lehet a kívülről tartózkodó emberek által rendezett találkozók, amelyekre nincs szükséged, vagy üres hosszú beszélgetések, partira vagy ünnepségekre való meghívások, amelyek meghívói olyan emberektől származnak, akik nem érdekelnek az ön számára, egyes házimunkák, háztartási készülékek meghibásodása és hasonlók. Igen, ezt sürgősen meg kell tenni, de ezeknek a feladatoknak a megoldása nem feltétlenül szükséges, és teljesítésük hiánya semmilyen problémát nem jelent.

E csoport osztályai nem adnak semmit, éppen ellenkezőleg, sok kárt okozhatnak. Meg kell próbálni őket később elhalasztani, és jobb, ha teljesen figyelmen kívül hagyják őket. De az ellenséget látásból ismerni kell - feltétlenül össze kell állítanunk az ilyen „kártevők” listáját a D. mezőben, mert ezek a tevékenységek kora „megeszik” a mi időnket. Ezek a dolgok nagyon csábítóak és vonzóak sok ember számára egyértelműségük és az ígéretük szerint pihenést és örömet nyújtani, és időt tölteni az édes boldogságban.

Ezen „esetek” ilyen jellegzetességei nagy kísértésnek adnak okot, hogy elsősorban velük foglalkozzanak, és - amint mondják - az egész világ várjon. Rendkívül nehéz lehet kijutni az ilyen álszereplőkből, mivel ezek valójában egy embert húznak. De nem szabad abbahagyni a velük való kezelés szokásának megsemmisítésére tett kísérleteket.

Ezek a tevékenységek magukban foglalják:

• semmiről szóló beszélgetések, üres, értelmetlen beszélgetések (telefonon és élőben);
• ugyanaz, mint az előző bekezdésből származó beszélgetések, levelezés hírvivőkben, közösségi hálózatok, mindenféle csevegés;
• filmek, sorozatok, televíziós műsorok nézése, amelyek nem hordoznak szemantikai terhet, elvonják a figyelmet a súlyos problémáktól és ügyektől, különféle negatív érzelmeket okozva;
• számítógépes és egyéb (nem fejlesztő) játékok.

A test és a lélek pihenése kétségtelenül szükséges, de ennek megvalósításához sok más hasznos módszer is létezik:

• minőségi irodalom olvasása;
• kirándulások kiállításokba, színházakba és múzeumokba;
• intelligencia fejlesztő játékok;
• osztályok a medencében, tornaterem, túrázás korcsolyapályán, terepi kirándulások a városból, utazás stb.

Ha nem tudja teljes mértékben kiküszöbölni a D csoport káros foglalkozásait az életéből, akkor legalább meg kell próbálnia késleltetni őket, csak akkor kell odafigyelni rájuk, amikor az A és a B csoport dolgai befejeződtek. .

Nagyon valószínű, hogy az ügyet nem megfelelő csoportnak tulajdonítják. Ez a fő probléma a prioritásaink hierarchiájának felépítésében. Annak megkönnyítése érdekében meg kell tanulnia, hogyan kell válaszolni két kérdésre két szó - „igen” vagy „nem” - segítségével. Például: „Segít-e az eset végrehajtása közelebb kerülni a fő célhoz?” Az „igen” válasz az eset fontosságát jelenti, a „nem” válasz jelentéktelen.

"Ha nem oldom meg ezt a problémát, akkor holnap elveszíti-e relevanciáját?" Az „igen” válasz az ügy sürgősségét jelenti, a „nem” válasz - nem a sürgősség kérdését. Miután így határozta meg az egyes órák kategóriáját, mindenekelőtt az A csoportból, majd a B csoportból végezzen dolgokat.

A mátrix összeállításának legjobb ideje egy új nap kezdete. Gondosan mérlegelje, hogy milyen feladatokkal néz szembe a közeljövőben, és írja le őket egy szokásos lista formájában. Ezután mindegyiket tesztelje a fenti kérdések felhasználásával, és tegye őket a válaszoknak megfelelő mezőkbe. Ne felejtsd el megemlíteni a legkisebb és legjelentősebb esetet is, amelyek csak hiába vesznek időt időnkre.

A magadnak meghatározott feladatok száma. Az esetet a megfelelő kategóriákba osztva beírhat egy jegyzetfüzetbe, vagy létrehozhat egy rendszeres kényelmes listát a telefonszervezőben, amikor a sürgősség és a fontosság csökken, így a listában az első az A csoportból, a második a Bből, a harmadik a Cből és a D-ből származik. egyáltalán nem kell írni. Ne felejtsük el, hogy az A és C csoportok feladatait rokonok, barátok, kollégák vagy beosztottak átruházhatják. De a B csoport - ezeket a dolgokat fontos önállóan elvégezni.

Az Eisenhower mátrixát mindenki használhatja, akinek szüksége van rá. Ez jó, mert mindenki számára hasznos lesz, életkortól és társadalmi státusától függetlenül: a szervezetek és vállalkozások vezetõi, valamint a hétköznapi és irodai dolgozók, valamint a háziasszonyok, valamint a diákok és az iskolában tanulók.

Nézzünk egy példát az Eisenhower rendszer napi felvételeinek megjelenésére.

Sürgős és fontos kérdések csoportja:

• vezesse az autót a szervizbe javításra, mivel munkához szükségem van rá;
• negyedéves jelentést nyújt be;
• hitelkártyával kapcsolatos problémák kezelése.

Sürgős, de fontos kérdések csoportja:

• új téma kidolgozása és az új projekt fő irányainak felvázolása;
• leszokni a dohányzásról;
• angolul tanulni;
• vesz egy tornaterem tagságot.

Sürgős, de nem fontos kérdések csoportja:

• menjen San Sanych évfordulójára a jogi osztályból;
• gratulálok mindenkinek a közösségi hálózatokon a tavasz első napján.

Sürgős és nem fontos ügyek csoportja:

• tisztítsa meg a szekrényt;
• készítsen dolgokat a mezzanine-en;
• nézni a sorozatot;
• játszani egy papagájjal.

Az Eisenhower mátrixa összehasonlítható egy tisztítórendszerrel, egy szűrővel, amely lehetővé teszi a felesleges dolgok megszabadulását. Először előfordulhat, hogy naponta össze kell állítania, de a tapasztalatok halmozódásával az intuíció szintjén meg fogja érezni, hogy mi az üzlet melyik kategóriába tartozik. Amint elsajátítják egy ilyen időkezelő rendszert, és megtanulják, hogyan kell hatékonyan használni, valamint az esetek megfelelő elosztása a kvadránsok szerint, azonnal meg fogja érezni a szabadság hullámát.Elkezdenie lesz ideje mindent időben megtenni, és ugyanakkor nem rohan, az életedet normalizálják, elérhetetlennek tűnő célokat hirtelen elérik. És garantáltan garantálja a kiváló állapotot és a jó lelket, az energiát és az életerőt.

A fegyelem a siker alapja. Biztosan figyelmet fordítottál azokra az emberekre, akiknek hiányoznak az ilyen tulajdonságok, ők egy végtelen „tettek” örökös forgórészében vannak, állandóan valami üres, értelmetlen dolgot csinálnak, de kijelentéseik szerint lehetetlen fontos. És ezeknek az embereknek a látása állandóan fáradt, kimerült, elveszett, nyomorúságos. Mindig bosszúsak, zavaróak és nyugtalanok.

Ha nem akarja, hogy ilyen legyen, és nem csak az együttérzést és a szánalmat kívánja felkelteni az emberekben, akkor az ellenkező elve alapján kell cselekednie. Ha számukra minden így történik, és ellentétes eredményt akar, akkor ellentétes módon kell viselkednie. Nevezetesen: a fegyelem rendezéséhez, elsajátítani az önszerveződés módszereit, tiszta terveket, ütemterveket és rendszereket betartani, egyértelműen megérteni, hogy mikor és mit kell tenni, és ami a legfontosabb, miért van ez, mi a cél. És az Eisenhower mátrix csodálatos asszisztens lesz Önnek ezekben a kérdésekben.

Valójában nem hiába, az alapítója, akinek a nevét viseli, képes volt ilyen szédítő karriert építeni és az egyik leghíresebb és legkedveltebbé vált az amerikai nép elnökei, valamint nagyon sikeres katonai alakja. Mindez annak ellenére, hogy ez a nagy ember szegény családban született. Biztonságosan példát hozhat az ilyen emberekről és használhatja az általuk kitalált eszközöket.