Vrste poslovnog razgovora

Morate znati kako voditi poslovni razgovor. Treba biti sažet i informativan. Tijekom poslovnog razgovora uglavnom se razmatraju pitanja poput daljnje suradnje, zapošljavanja i širokog spektra transakcija.

Prije svega, poslovni razgovor je usmeni kontakt para koji namjeravaju stupiti, ojačati ili okončati poslovni odnos. Drugo, uključuje verbalnu komunikaciju između sugovornika koji imaju ovlasti za rješavanje radnih problema, poslovnih problema. Treće, kroz razgovor se rezultat postiže najbrže.

Poslovni razgovor je vrsta verbalne komunikacije i za razliku od drugih metoda komunikacije, poput sastanaka, poslovne korespondencije, telefonskih poziva, ima nekoliko prednosti:

• Poslovni razgovor omogućuje vam da se usredotočite na sugovornika ili grupu ljudi koji u njemu sudjeluju, što znači da je ona osobno orijentirana.
• Izravna komunikacija odvija se u ugodnom okruženju za obje strane, a to vodi bržem traženju rješenja za probleme.
• Također, nestresna atmosfera stvara povoljnije uvjete za uspostavljanje snažnih osobnih odnosa, što u procesu rada dovodi do lakše komunikacije između strana.
• Dobra prilika za fleksibilniji pristup predmetu razmatranja.
• Smanjivanjem utrošenog vremena, jer sugovornik reagira na izjave odmah, to doprinosi brzom ostvarenju ciljeva.
• Mnogo je lakše uvjeriti osobu u kojoj ste u pravu i opravdanost pozicije u potražnji, što će dovesti do usvajanja bolje ponude za vas.
• Razina kompetencije voditelja neprestano raste zbog razmatranja komentara i ocjena s druge strane.

Zadaci koji se obavljaju vođenjem razgovora vrlo su raznoliki.

Poslovni razgovor sadrži brojne funkcije koje su najvažnije za pregovore. To uključuje:

• radnici na istom polju mogu odmah razgovarati o gorućim problemima i naći rješenje za njih;
• biti u istoj sobi, partneri provode zajedničku potragu za rješenjima, a razmatraju se i razne ideje za kretanje prema cilju;
• velika vjerojatnost sklapanja poslova koji su dobri za poslovanje;
• odvija se koordinacija tekućih poslovnih događaja, što dovodi do kontrole kvalitete izvršenih zadataka;
• lako je održavati poslovne kontakte na odgovarajućoj razini tijekom razgovora, a ne za vrijeme prepiske;
• zaposleni su potaknuti motivacijskim idejama da aktivno sudjeluju u poslu.

Poslovni razgovori mogu se provoditi u tri različite situacije: zapošljavanje novog zaposlenika, otkaz ili razgovor, što je poučno u vezi s disciplinskim prekršajima.

Intervju za posao odvija se u formatu pitanje-odgovor, što više liči na vođenje intervjua. Glavna stvar je dobiti pouzdane informacije o dolaznom zaposleniku kako bi se prepoznale njegove profesionalne kvalitete.

Glavni zadaci razgovora prilikom zapošljavanja:

• saznajte razlog zbog kojeg osoba traži posao;
• utvrđuje njegovu stručnost u potrebnom radnom području;
• otkriti njegove snage i slabosti, možda glavne crte lika, osobito temperament;
• naučiti o postignućima koje je zaposlenik postigao u prošlosti;
• pitajte koju plaću očekuje;
• odrediti kakve upute očekuje od svojih nadređenih;
• odrediti koji su mu nadređeni dobri i učinkoviti.

Razgovor tijekom otpuštanja zaposlenika s posla podijeljen je u dvije vrste: otpuštanje po volji i pod prisilom (u vezi s smanjenjem broja osoblja i slično).

Prilikom vođenja prve vrste razgovora morate:

1. Navedite istinski razlog otpuštanja zaposlenika.
2. Utvrdite na što ga je motivirao, što je izazvalo takvu odluku (možda nezadovoljstvo proizvodnim procesom ili nepažnjom rukovoditelja, ogorčenost prema kolegama).
3. Otkrijte što mu nije odgovaralo na poslu i obrnuto. Treća faza je najinformativnija.

Potreba za takvim razgovorom leži u glavnom zadatku šefova - brinuti se za ispravljanje pogrešaka u upravljačkim aktivnostima i za nadzor nad njima na svim razinama proizvodnje.

Razgovor sa zaposlenikom kojeg treba otpustiti naziva se „oproštajni razgovor“ u specijalnoj inozemnoj literaturi. Postupa drugačije:

1. Razgovor se nikad ne zakazuje prije vikenda ili praznika, jer može pokvariti raspoloženje i utjecati ne samo na samog zaposlenika, već i na njegovu obitelj i voljene osobe.
2. Razgovor se ne vodi na radnom mjestu zaposlenika, kao ni u prostorijama u kojima radi veliki broj ljudi, to podnosi veliko emocionalno opterećenje podređenih, što može imati određene posljedice.
3. Razgovor traje 20 minuta, jer zaposlenik koji je čuo nepovoljne vijesti nije emocionalno podešen da bi slušao što mu se govori i da razmišlja o raznim činjenicama koje upravitelj pokušava prenijeti, ušao u poziciju.
4. Nadređeni moraju biti točni u svom izlaganju i ispravni, jer u protivnom zaposlenik može imati sumnje u valjanost izgovorenih riječi, što će dovesti do sporova i žalbi na odluke. Posebno emotivni ljudi mogu plakati odmah na licu mjesta.

U inozemnoj praksi postoji poseban "program rehabilitacije" za otpuštene. U praksi vlasti traže slobodna mjesta u drugom poduzeću kako zaposlenik, očajan vlastitim snagama, ne odustane. Također postoji mišljenje da je ovaj program koristan za održavanje razine autoriteta otpuštenih u očima kolega i domaćinstva.

Zauzvrat, disciplinski razgovori se događaju u slučaju kršenja bilo kojeg pravila. Oni zahtijevaju kritičku procjenu rada zaposlenika od strane vlasti. Stoga takav razgovor zahtijeva:

1. Rukovoditelj je dužan pribaviti sve potrebne podatke o zaposleniku i njegovom položaju kako bi se izbjegle pogrešne situacije. Profil zaposlenika treba biti što precizniji i sveobuhvatniji.
2. Informacije bi trebale biti dobivene naizmjenično, jer pravilno izgrađen razgovor dovodi do boljeg razumijevanja problema od strane podređenog.
3. Postoji jedno pravilo: ne možete kritizirati identitet počinitelja, obraća se pažnja samo na pogrešno završen zadatak. Ta bi se definicija uvijek trebala primjenjivati.

Ključno sredstvo je mogućnost postavljanja pitanja. Uvijek se morate pridržavati osnovnih pravila za učinkovitu govornu komunikaciju:

• Za postizanje dobrog rezultata i skraćivanje vremena za nepotrebnu komunikaciju potrebno je pravilno i jasno uspostaviti kontakt sa sugovornikom koji vam je dan.
• Potrebno je uzeti u obzir kakvu vrstu posla obavlja, odrediti svoje radne ovlasti, postaviti pitanje granica radne sfere kako bi se znalo za što je zaposlenik odgovoran.
• Životno iskustvo i radno iskustvo, kao i njegovi interesi izvan radne sfere, njegov način razmišljanja mora se uvijek uzeti u obzir. Svaka osoba je individualna, što znači da je svima potreban vlastiti pristup. Metoda klišeja fraza ovdje nije prikladna, uvijek morate razmišljati.
• Treba poštovati radnika, a ne obraćati pažnju na njegove moguće govorne nedostatke ili vanjske nedostatke.
• Glavna svrha poslovnog razgovora je proces komuniciranja informacija, mora ga se organizirati jasno prema planu, ne bojte se iznijeti svoje ideje, opovrgnuti argumente sugovornika, odabrati ispravan argument, točno formulirati svoje izjave i ne sipati vodu. Imajte na umu: odluka uvijek slijedi raspravu.

• Ako nastojite bolje razumjeti prirodu problema, možete izbjeći dugotrajne i nepotrebne razgovore oko i oko, to će vam pomoći da snažnije utječete na osobu ili grupu ljudi koji su uključeni u poslovni razgovor.
• Ispravna prezentacija i formulacija problema dovest će vas do procjena koje mogu potaknuti sugovornika da izrazi svoj stav prema problemu ili ga motivirati da pronađe rješenja, osloboditi ga i natjerati da iznese ideju. Klasifikacija bi trebala biti jasna.
• Ispravna organizacija dijaloga će vas pozdraviti u boljem razumijevanju vašeg protivnika, pomoći će u izbjegavanju zastoja ili situacija koje mogu ljutiti, smetati, smetati. To će vam pomoći zaštititi najbolju atmosferu razgovora i ostaviti dobar dojam nakon.

Jasno je da pravila pripreme za razgovor mogu biti različita i nijedno se od njih ne može nazvati besprijekornim. Sve ovisi o situaciji. Bilo bi korisno istaknuti sljedeće mogućnosti obuke:

• Za početak, to uključuje pripremu plana intervjua;
• zatim prikupljanje i obrada dobivenog materijala kako bi se povećala kompetencija u glavnom izdanju;
• Uvijek imate pravo uređivati ​​dostupne podatke i za to su izmišljeni poslovni razgovori.

Odabir pravog mjesta za razgovor definitivno može utjecati na ishod intervjua. Postoji nekoliko pristupa koji se razlikuju ovisno o situaciji. Osoba koja nije zaposlenik vaše tvrtke može biti pozvana na razgovor izvan poslovne zgrade.

Još jedan primjer: sastanak u uredu ispitivača, koji se obično naziva posebna soba. Mora biti opremljeno svim potrebnim. Okolina koja okružuje vas i vašeg sugovornika trebala bi biti što ugodnija, glavni faktor je mir.

Isključite sve telefone. Upozorite kolege, tajnika na nadolazeći sastanak, jer stranci, dodatni telefonski pozivi jednostavno neugodno mogu ometati postizanje zadataka, samo ometajući proces.

Postoji nekoliko "zadanih" pravila koja mogu neprimetno, ali značajno utjecati na rezultat poslovnog razgovora. Primijenjene tehnike često dovode do pozitivnog rezultata. Potrebno je primijeniti osnovne modele ponašanja partnera tijekom razgovora. Strukturni principi poslovne komunikacije također će vam pomoći da se uspnete ljestvicom karijere.

Nije potrebno sastajati se sa zaposlenicima na radnom mjestu. Mjesto sastanka može se označiti kao restoran, kafić, klub, pa čak i kuća. Cilj kojem treba težiti je udobnost. Udobnost pomaže postići bolji rezultat. Ali ne možete se previše zamarati ako situacija izgleda više kao "intimna", to može dovesti do suprotnog rezultata.

Vrijeme u kojem ste se odlučili za poslovni razgovor vrlo je važno. Razmišljajući o ovoj stavci, trebali biste dogovoriti sastanak. Pomoći će vam i igrati „na ruku“ ako želite inicijativu prebaciti na svoju stranu, a samu situaciju na ovaj način lakše ćete kontrolirati.

Nakon što odlučite o mjestu i vremenu, trebate sebi postaviti određene ciljeve koje ćete postići ili želite postići, zatim razviti strategiju koju ćete tome slijediti, a zatim formulirati strukturu razgovora. Također je važno uzeti u obzir i mjesto sudionika. Glavna tehnologija - trebali biste gledati sugovornika izravno i na istoj razini.

Činjenice koje doprinose uspjehu poslovnog razgovora. Prije svega, to bi trebalo uključivati ​​profesionalizam, uostalom, upravo će kompetencija na odabranom polju i jasna vizija problema pomoći da se brže oprostite i nosite sa zadacima i postignete potrebni cilj.

• Stalna usredotočenost na rezultat bit će vam prednost, samo izravna želja za ciljem dovodi do njegovog postizanja, ništa se neće promijeniti ako nastavite ležati na kauču.
• Ritam, morate jasno ocrtati zadatke i ciljeve kako biste jasno slijedili plan.
• Zasićenje obrazloženjem stvorit će dojam da ste osoba koja je najviše zainteresirana i dobit ćete „torte“.
• Ali ne bismo trebali zaboraviti na opseg prijenosa informacija, iako će malo humora ipak biti prikladno.
• Ne treba se bojati ako razgovor ne ide odmah glatko, često razlog neuspjeha leži ne samo u vama, već i u raspoloženju vašeg sugovornika.
• Način predstavljanja informacija vrlo je važan. Uvijek odaberite prave riječi. Argumenti moraju biti valjani. Dobro raspoloženje. Povjerenje se osjeti u glasu.

• Sporovi i nepotrebna napetost u razgovoru trebaju se izbjegavati. Za početak, mirno procijenite situaciju, pokušajte usmjeriti razgovor u pravom smjeru uz pomoć pojašnjenja pitanja. Ne biste trebali pokazati samopouzdanje ili bespomoćnost u ime cilja - uvjeriti ili uvjeriti sugovornika.
• Neograničene kategoričke prosudbe uništit će suštinu razgovora, ne biste trebali zaboraviti na ovo. Ljudi se često ne mogu složiti, jer "koliko ljudi - toliko i mišljenja". Tražite kompromis, oduvijek je bio najbolji način za rješavanje otvorenih pitanja i problema.
• U slučaju da morate odgovoriti na postavljene prigovore, prvo pokušajte dobiti vrijeme i pustite osobu s kojom razgovarate da odgovori na vaša pitanja i eventualno ih pobije.
• za ovo je prikladno neizravno odbacivanje problema, osluškivanje nekoliko prigovora, kako bi se uhvatila poanta, potrebno je nastaviti razgovor mirnim tonom, a formulaciju treba ublažiti ako odgovor ne čeka;
• osobne predrasude i procjene neće vam pomoći;

• ne treba žuriti sa zaključkom, jer postoji razlika između činjenica i mišljenja;
• u slučajevima kada vas sugovornik živahno zamišlja i pokušava prevariti, trebali biste zauzeti poziciju "čekanja" i pričekati da se zaustavi;
• ne zaboravite: odluka uvijek treba slijediti raspravu, u protivnom sugovornik vas može kritizirati ili se složiti sa svime što ne vodi dobrom rezultatu.

Ispravno oblikovana struktura razgovora vaš je vjerni pomoćnik. Da biste to učinili, potrebno je unaprijed se pripremiti za razgovor, utvrditi mjesto i vrijeme sastanka, pripremiti pravi kontakt sa sugovornikom, ispravno formulirati izjavu problema, odabrati pravi argument ili pobijanje argumenata sugovornika, analizirati alternativna rješenja, odabrati najbolje rješenje, ispraviti sporazum, ispravno zbogom.

Na kraju razgovora trebali biste analizirati svoje taktike komunikacije, kao i rezultat razgovora.

Zapošljavanje zaposlenika zahtijeva određene napore, znanje i iskustvo od rukovoditelja. O detaljima vođenja poslovnog razgovora na razgovoru pogledajte u nastavku.