Voditelj ureda: tko je to i što radi?

U modernom poslovanju nijedna tvrtka s uredom ne može bez posla uredskog menadžera. Ovaj položaj uključuje administraciju i upravljanje tijekom rada ureda organizacije.

U biti je upravitelj ureda ona informativna i vodeća veza na kojoj se konvergiraju i odlučuju svi radni trenuci tvrtke. Uzajamno djeluje između rukovoditelja i njegovih podređenih, informira obične zaposlenike o dokumentima koje potpisuje poslovođa, komunicira s klijentima tvrtke, prati dopisništvo, nadzire rad tvrtke i osigurava ured uredu, slijedi izravne upute direktora i njegovih zamjenika.

Ured voditelja - zaposlenik koji cijelom uredu osigurava cjelovit tijek rada. Opis profesije pomoći će vam da bolje shvatite suštinu djela.

Prema klasifikatoru radnih zanimanja i položaja zaposlenika, zanimanje rukovoditelja ureda i njegove dužnosti bitno se razlikuju od profesije tajnika. Ured voditelja, prije svega, organizator uredskog prostora tvrtke, menadžer i administrator u jednoj osobi. Zanimanje tajnika podrazumijeva njegovu podređenost određenoj osobi (direktor, zamjenici direktora, top menadžeri) i samo njegove poslove.

Ured upravitelja kontrolira sav trenutni rad ureda, uglavnom rad na papiru. Prati neprekidno uredska opremapruža zaposlenike tvrtke pribor za pisanjepravodobno informirati zaposlenike o naredbama, uputama i najavama za ured koji je izdao šef, prima dolazne telefonske pozivepo potrebi vodi kalendar sastanaka i putovanja direktorice. U ovom se slučaju konkurs naziva "upravitelj ureda s funkcijama tajnika".

Budući da posao upravitelja ureda uključuje organizacijske, informativne i administrativne radnje, njegove radne odgovornosti uključuju određene funkcionalne zadatke. Upravo u tome leži zaposlenost i suština djelovanja voditelja ureda koja bi trebala:

• pripremiti ured za novi radni dan: provjerite rad telefona, računala i uredske opreme, dostupnost potrošnog materijala (papir, napunjene patrone pisača);
• nadgledati, pratiti čistoću u uredskim prostorijama, poštivanje sanitarnih standarda (ispravna rasvjeta, ventilacija, temperaturni uvjeti u prostorijama), provjerite rad splitskih sustava;
• pravodobna kupnja uredskog materijala i uredno im osigurati uredske radnike;
• naručite pitku vodu, deterdženti, toaletni papir, salvete;
• kontrolirajte trenutni tijek rada: priprema potrebne dokumente, izvješća, radne materijale potrebne za cjelovit rad ureda, rješava druge radne trenutke i zadatke;
• svakodnevno pratiti rad vozača i kurira;
• prema uputama rukovoditelja, uredski direktor raspoređuje dužnosti među zaposlenicima, postavlja im zadatke, upozorava na njih potrebne radne informacije, određuje razinu njihove odgovornosti, analizira učinkovitost rezultata;
• izračunati i procijeniti mjesečne financijske troškove o održavanju ureda, pratiti njegovu provedbu;
• zadržati vremenski list broj dana i sati rada svakog zaposlenika u kalendarskom mjesecu, na vrijeme kako bi se raspored posla prebacio na obračun plaća;
• prati poštivanje radne discipline: u slučaju kašnjenja, ranog odlaska s posla, izostanka zaposlenika, obavijestiti upravu tvrtke, pratiti kršenja i nepridržavanje pravila oblačenja;
• organizirati sastanke registriraju i pomažu posjetiteljima u rješavanju njihovih problema.

Glavne nadležnosti upravitelja ureda uključuju pripremu i vođenje pregovora, sastanaka, sastanaka:

• on mora pripremiti sve potrebne materijale, osigurava prisustvo na događajima svih zainteresiranih strana, vodi evidenciju sastanka;
• dopisivati ​​se s klijentima i partnerima tvrtke, raditi materijale za poštu;
• rad s dolaznom i odlaznom uredskom dopisom, registrirati, poslati;
• pružiti pomoć i pomoć zaposlenicima u rješavanju sukoba i sporova;
• koordinirati uredski rad na kraju radnog dana provjerite uredsku opremu, rasvjetu, podijeljene sustave, klima uređaje za njihovo isključenje iz napajanja;
• u nekim je slučajevima upravitelj ureda odgovoran za pronalaženje i zapošljavanje novih zaposlenika (raspoređuje podatke o potrebnim slobodnim radnim mjestima na posebnim web lokacijama, pregledava životopise, vrši preliminarni odabir kandidata, provodi intervjue);
• informira potencijalne klijente pismeno ili telefonski o trošku robe i usluga prema cjeniku;
• savjetuje mjesto odjela tvrtki, njihove funkcije;
• održava korisničku bazu poduzeće;
• Obavlja poslove održavanja mjesta, oglašavanje robe i usluga, naručivanje suvenira, tisak, distribucija informativnog materijala.

Da bi zauzeo mjesto voditelja ureda, kandidat mora posjedovati ključne vještine potrebne za obavljanje ovog posla, kao i posjedovati određene osobne i profesionalne kvalitete.

Osobne osobine osobe su biološka i društvena komponenta koja čini njegovu osobnost. Biološke komponente osoba prima od prirode, od svojih roditelja i predaka u obliku određenog skupa gena. Društvena komponenta - Ovo je socijalno okruženje u kojem je osoba odrasla.

Obje ove komponente oblikuju karakter i osobnost, obdaravajući pojedinca određenim osobinama, i dobrim i negativnim. Spajanjem svih osobina ličnosti osobe, možete dobiti objektivno pouzdan psihološki portret.

Pozitivne osobine ličnosti uključuju takve karakterne osobine kao:

• iskrenost;
• upornost u postizanju cilja;
• briga;
• samodisciplina;
• odgovornost i organizacija;
• marljivost, upornost;
• unutarnja plemenitost;
• objektivnost;
• društvenost, ljubaznost, prijateljski stav prema ljudima;
• smirenost, odlučnost, pažljivost, točnost;
• nedostatak sukoba, sposobnost rješavanja sporova između zaposlenika, optimizam i pozitivno u svemu;
• brzina, brza pamet, korisnost;
• aktivnost, ambicioznost.

Iza ove osobine ličnosti stoji psihološki i emocionalni odgoj osobe, njegova nasljednost i društveno okruženje u kojem je odrastala.

Negativne osobine ličnosti uključuju:

• nedostatak montaže, nepažnja;
• depresivan pogled na život, nedostatak optimizma;
• nemogućnost prikupljanja misli na vrijeme i dosljedno rješavanje dodijeljenih zadataka;
• agresivna priroda;
• sklonost tračevima i spletkama.

Poslovne osobine neke osobe su njegova sposobnost obavljanja određenih radnih zadataka i funkcija.

Po poslovnim kvalitetama možete prosuditi koliko će učinkovito podnositelj zahtjeva moći organizirati svoj radni proces, koliko će dobro ispuniti svoje radne obveze. Za uspješno upravljanje uredom, podnositelj zahtjeva mora pored znanja i vještina posjedovati i određene poslovne kvalitete, koje uključuju:

• obrazovanje, razina vještina;
• radno iskustvo;
• brzo učenje, prilagođavanje novim uvjetima;
• zahtjevnost prema sebi i drugima;
• sposobnost rada u više zadacima, istovremeno rješavanje nekoliko pitanja odjednom;
• analitičko razmišljanje, sposobnost fleksibilnog i nekonvencionalnog razmišljanja, donošenja pravih zaključaka, generalizacije;
• poslovna oštrina;
• liderske kvalitete;
• spremnost za rad prekovremeno;
• oratorij, diplomacija i uvjeravanje;
• vještine poslovne komunikacije.

Profesionalne kvalitete osobe kombinacija su osobnih i poslovnih kvaliteta, plus sve vještine koje je uspio steći tijekom svoje karijere. U svojim profesionalnim aktivnostima rukovoditelj ureda treba:

• imati određeno znanje vještine u uredsko upravljanje;
• profesionalno primijeniti svoje znanje i vještine u praksu;
• biti u mogućnosti raditi s dokumentima poznavati principe organizacije tijeka rada, pravila za formiranje arhive;
• biti samouvjereni korisnik računala i ostala uredska oprema;
• temeljito znati proces tijeka rada, rade s dolaznom i odlaznom poštom, poznaju pravila za njezinu registraciju, odmah donose odluke voditelja u strukturne jedinice, prate rokove zaposlenika tvrtke za izvršavanje pisanih dokumenata, slanje odlazne korespondencije poštom ili kurirskom službom;
• imati administrativne vještine;
• Biti u mogućnosti brzo tipkati poznavati načela i pravila za pripremu određenih dokumenata (naredbe, upute, upute, dekreti);
• brzo upravljati korisnim znanjem (hitni kontakti, električna energija, vodovod, usluge dostave za ručak);
• znati strane jezike (ne uvijek), iako je u nekim tvrtkama znanje određenog stranog jezika glavni uvjet za kandidata, a u ovom slučaju voditelj ureda mora tečno govoriti, čitati i pisati na stranom jeziku;
• biti u stanju pravilno i govoriti, iznesite svoje misli dobrim književnim jezikom;
• vlastiti vještine poslovnog etiketa.

Nijedno visoko učilište ne uči profesiju voditelja ureda. Možete se školovati i dobiti diplomu ili potvrdu o stručnom osposobljavanju u proračunskim ili privatnim centrima za školovanje, fakultetima.

U velikim tvrtkama u pravilu žele vidjeti stručnjaka na ovom mjestu samo s visokim obrazovanjem, Mala poduzeća mogu zaposliti zaposlenika sa srednjom ili srednjom stručnom spremom.

Glavna stvar na koju svaki poslodavac obraća pažnju jest radno iskustvo na ovoj poziciji, razinu računalnih vještina, poznavanje uredske opreme i sposobnost rada na njoj, poznavanje osnova papirologije i arhiviranja, znanje stranih jezika.

Da biste ispravno sastavili životopis i dobili zamišljenu poziciju, trebate detaljno, ali iskreno navedite sve podatke o sebi: osobne, profesionalne, poslovne kvalitete, radno iskustvo na sličnom položaju, razina obrazovanja.

Razina očekivane plaće poslodavcu će jasno dati do znanja što može ponuditi i za što se kandidat prijavljuje.

Nemojte davati lažne podatke o radnom iskustvu, obrazovanju - Sve se to lako može provjeriti; u tom će slučaju konkurs za prijavitelja postati nedostupan, jednostavno će ga odbiti.

Prisutnost fotografije pozitivan je trenutak za kandidata, poslodavac mora znati čiji životopis razmatra. Direktor ureda lice je tvrtke i nije ravnodušno prema poslodavcu tko će je zastupati.

Obavezno naznačite razinu svog obrazovanja, često poslodavac za ovo radno mjesto traje specijalist s višom ekonomskom, pravnom, psihološkom ili filološkom naobrazbom.

Takve će informacije biti korisne poslodavcu.

Prilikom sastavljanja životopisa pridržavajte se njegove strukture:

• osobni podaci - ime, starost, kontakti;
• osobni - odjeljak se ne smatra obveznim za izvršenje, ali je bolje ispuniti ga;
• osnovne vještine - navedite koje uredske programe imate, navedite sve tečajeve za kontinuirano obrazovanje, seminare, obuke i druga dodatna usavršavanja koja ste završili;
• radno iskustvo - nabrojite sve svoje prakse, stažiranje, završene projekte, volonterske programe, kronološkim redoslijedom navedite poduzeća u kojima ste prije radili, obrazovanje i obuku (odražavaju sve obrazovne programe i područja koja ste završili);
• preporuke - u ovom odjeljku navedite imena i kontakte osoba koje vas mogu preporučiti novom poslodavcu kako bi vam odgovorili pozitivno.

Ako se kandidat za posao bez radnog iskustva prijavljuje na mjesto voditelja ureda, bilo bi bolje da uopće ne odražavate ovaj odjeljak. Nema potrebe pokazivati ​​poslodavcu nedostatak znanja i vještina. U ovom je slučaju bolje opisati svoje osobne i poslovne kvalitete, kakvo obrazovanje imate osnovno i dodatno (seminari, treninzi).

Kao radno iskustvo može se navesti industrijska praksa, dodiplomsko stažiranje, vještine organiziranja određenih događaja, sudjelovanja na olimpijadama, konferencijama, natjecanjima i raznim testovima. Ako imate postignuća i uspjehe koji su izravno povezani sa budućim radom, upišite ih u sažetak.