Étiquette et éthique de la correspondance commerciale

La réalité commerciale actuelle est que seulement 15% des entrepreneurs de moyenne et grande taille cherchant à renforcer leur position sur le marché atteignent l'objectif. C'est pour cette raison que la pertinence de l'étiquette commerciale augmente à plusieurs reprises, car le non-respect de ses normes, entre autres, conduit souvent à la rupture de relations commerciales utiles.

Dans une interprétation large de l'éthique, ils signifient un ensemble de principes généraux visant à réguler les relations sociales. En conséquence, l'éthique des relations commerciales prend en compte les questions liées à l'ordre et au style d'interaction acceptés dans la sphère des affaires.

L'étiquette des affaires détaille les aspects éthiques des relations commerciales, y compris, par exemple, la procédure de négociation, les règles de conduite des entreprises, les traditions et rituels commerciaux, les éléments de subordination, les manières et les styles de communication et d'écriture, ainsi que les problèmes de rectitude dans les relations avec les partenaires et les collègues de travail.

L'importance de l'éthique et de l'étiquette, en tant que partie intégrante, réside dans le fait que le cadre réglementaire qui résulte de la pratique à long terme simplifie considérablement la communication, créant un contexte clair et accessible dans le secteur des entreprises qui permet d'atteindre correctement les objectifs et de gagner du temps de manière significative.

En d'autres termes, nous parlons d'un algorithme spécial pour résoudre les problèmes commerciaux qui permet de fixer et d'atteindre avec succès les objectifs commerciaux souhaités de manière rationnelle et sans conflit. Le niveau d'appropriation de cet algorithme vous permet de tirer des conclusions directes sur le degré de professionnalisme d'un partenaire commercial ou d'un opposant dans un litige commercial.

Dans ce contexte, il est important de respecter les principes généraux suivants:

• ponctualité partout et en tout;
• respect de la sécurité des informations;
• altruisme sonore;
• une image favorable adaptée à l'environnement des affaires;
• langue parlée et écrite compétente;
• suivre les règles de la culture de la parole en entreprise.

Les types de correspondance commerciale sont divers et, avec un certain degré de conventionnalité, ils peuvent être divisés en deux variétés principales:

• interétatique - entre les organisations étatiques, les missions étrangères et les fonctionnaires (notes diverses, mémorandums et autres formes) - éléments des relations diplomatiques;
• commercial - lettres de statut semi-officiel utilisées dans le domaine des relations commerciales entre institutions et organisations.

Le style de rédaction d'une lettre de service, malgré des différences linguistiques et traditionnelles, a une certaine base générale et un groupe d'établissements développés par la pratique établie. Par exemple, un certain nombre d'exigences de protocole, déterminées par la position de l'expéditeur et du destinataire, sont basées sur les paramètres initiaux de respect mutuel et d'exactitude. Par conséquent, quel que soit le type de document, structurellement, il doit nécessairement contenir les éléments suivants:

• appel (statut officiel du destinataire);
• compliment (fin polie de la lettre);
• signature
• date (jour, mois, année et lieu de rédaction du message);
• l'adresse de l'expéditeur (nom, statut officiel, adresse sont placés en haut ou en bas de la 1ère page de la lettre).

En outre, il existe un certain nombre de dispositions directement liées aux lettres:

• les lettres d'affaires sont inscrites sur du papier à en-tête ou des feuilles de papier exclusivement sur leur recto;
• la pagination est faite en chiffres arabes;
• les messages sont exécutés sur papier;
• les effacements et les corrections ne sont pas autorisés dans le corps du document
• le document est plié vers l'intérieur;
• le délai d'attente pour une réponse à une lettre ne dépasse pas dix jours.

Un message commercial doit avoir un objectif précis et contenir une question, et toute la signification du texte doit être complètement et complètement subordonnée à son contenu, qu'il s'agisse d'une proposition de transaction, d'une demande commerciale ou simplement d'informations pertinentes.

La classification des messages commerciaux est diverse et dépend de leur orientation fonctionnelle ciblée. Par exemple, les lettres sont:

• informer;
• qui rappelle;
• invitations
• examen des informations;
• les commandes;
• accompagnement;
• d'autres types.

Dans la correspondance commerciale, les plus typiques sont:

• demandes de renseignements;
• suggestions;
• les commandes;
• plaintes;
• lettres de garantie.

En tant que l'une des formes de communication d'entreprise, au sens strict du terme, les lettres sont divisées en 2 types - entreprise et fonctionnaire privé.

Par entreprise, on entend la correspondance, qui circule entre les organisations et les institutions. Une lettre privée-officielle est un message qui est envoyé à une institution par une personne privée, ou, inversement, par une institution - à une personne privée.

Il existe un certain nombre de règles de correspondance commerciale.

• La lettre devrait stimuler l'émergence d'un intérêt commercial pour le bénéficiaire, clairement et sur la base de preuves convaincantes démontrant les avantages des partenariats et le caractère inapproprié de la rupture des partenariats. Le texte doit être incitatif, motivant la coopération.
• La manifestation d'émotions personnelles excessives dans une lettre commerciale n'est pas le meilleur moyen de prouver votre cas et de résoudre un problème.
• Afin d'éviter la surcharge et le colmatage du texte de la lettre, il convient d'éviter toute comparaison figurative, métaphores, allégories et hyperboles.
• Pour une présentation claire et concise du sujet, il est préférable d'utiliser des phrases simples, en évitant les détails et les détails excessifs. L'idée principale du message doit être étayée par des arguments exclusivement pertinents, qui sont généralement placés dans les pièces jointes à la lettre (diagrammes, graphiques, données numériques).
• Le texte doit mettre en évidence les paragraphes, dont chacun, représentant une pensée indépendante, commence par une nouvelle ligne.

• Le message écrit de l'entreprise ne doit pas utiliser d'adjectifs descriptifs, de clarifications et de détails inutiles. À la fin de l'écriture, il est conseillé de vérifier le document et d'éliminer les phrases qui ne portent pas de contenu sémantique pertinent.
• L'alphabétisation est un élément de base du texte. La présence d'orthographe et d'autres erreurs dans le message est inacceptable.
• L'indication de l'objet de la lettre est obligatoire. Le sujet dans les documents doit être reflété brièvement et succinctement, ce qui fait gagner du temps lors de la lecture et caractérise positivement l'expéditeur. Si la lettre est envoyée par e-mail et contient des informations particulièrement importantes, elle doit être équipée d'un «drapeau» spécial disponible dans le service électronique.
• La bonne lisibilité du texte est assurée par les polices Arial ou Times New Roman avec une taille de police moyenne. S'il y a un besoin particulier, il est possible de mettre en évidence les idées clés en italique ou en gras.

• Dans le texte, il est utile d'utiliser des sous-titres (3-4), qui facilitent la compréhension du texte.
• Il est préférable de dresser les énumérations, les listes et les listes à l'aide de marqueurs spéciaux.
• Le modèle d'identité d'entreprise (schéma) est un excellent indicateur d'efficacité et d'objectivité dans la communication d'entreprise. Il est particulièrement approprié dans l'aspect corporatif, car il permet de se démarquer sous un jour favorable et de se conformer à l'officialité établie.

La structure du message commercial est typique. Traditionnellement, il contient:

• introduction;
• la partie principale;
• conclusion.

L'introduction résume le but de la lettre. La partie principale décrit l'essence du problème. En conclusion, il est souhaitable de résumer le contenu de la partie principale, par exemple, sous forme de conclusions. Les "postscripts" et divers types de notes de bas de page ne sont pas souhaitables.

En conclusion, des phrases de forme similaire aux manipulations sont inappropriées, telles que: «J'espère un partenariat mutuellement bénéfique», etc. Il est préférable de dire au revoir dans une lettre d’affaires contenant des phrases simples - «Cordialement», «Meilleures salutations», etc.

En bas du message sont indiqués: F. I. O., statut officiel, raison sociale, signature est mise. Les numéros de téléphone sont également indiqués.

Les tableaux et les graphiques sont joints dans un fichier séparé (package), ce qui est indiqué à la fin de la lettre. S'il y a un groupe de pièces jointes, leur inventaire est donné avec les noms.

Vous ne pouvez utiliser l'abréviation et les abréviations spéciales que si vous êtes sûr que le destinataire les comprendra.

Pour donner au texte une plus grande rigueur logique et cohérence dans le vocabulaire des affaires, les tours de parole suivants sont utilisés comme reliures:

• pour cette raison;
• sur la base de ce qui précède;
• en vertu de cela;
• conformément aux données;
• sur cette base;
• considérant;
• et d'autres.

Dans l'espace virtuel, l'interaction commerciale, représentant la communication en miniature, est spécifique, et exige non moins le respect des normes d'étiquette pertinentes. Un travail compétent avec une lettre, conformément à la pratique, implique les notes suivantes concernant le volume, la langue, la structure et le format.

• La formule du thème doit absolument correspondre exactement au sujet indiqué dans le texte. Cela vous permet d'ajuster rapidement le lecteur à l'esprit d'entreprise souhaité.
• Le volume optimal d'un document envoyé par e-mail tient dans un «écran unique», avec un maximum de texte - une feuille au format A4.
• La taille optimale des investissements ne dépasse pas 3 Mo.
• Il est recommandé de «compresser» les fichiers envoyés dans des archives d'encodage Zip ou Rar standard. D'autres sont souvent bloqués lors de l'expédition.
• Les hyperliens doivent être standard (bleu, souligné ci-dessous).
• La réponse au destinataire doit être placée au-dessus, au début de la lettre, et non en dessous. Cela élimine la nécessité pour le partenaire de correspondance de faire défiler redondamment et avec force le texte précédent.

• Il est nécessaire d'utiliser la langue d'écriture la plus compréhensible pour le partenaire. La question de l'opportunité d'utiliser le professionnalisme, le vocabulaire interne, les expressions d'argot et les abréviations (en particulier dans la correspondance externe) dans un message est décidée séparément, en fonction du contexte et des qualités des partenaires de correspondance.
• Il est important d'informer le partenaire de la réception de son message - ceci est un signe de bon goût et fait partie de l'étiquette commerciale, montrant du respect pour lui.
• La réponse doit être aussi rapide que possible. Si pour une raison quelconque, il n'est pas possible de répondre rapidement, le partenaire doit être informé de la réception de sa lettre et indiquer l'heure de la réponse. Une pause éthique et confortable avant de donner une réponse est de 48 heures après réception du message. Après cette période, la personne pense généralement que le message est perdu ou ignoré. Une pause excessive dans la correspondance est souvent associée au risque de perdre un partenaire et est interprétée dans les affaires comme une violation des normes éthiques.
• À la fin du message doivent être placés les coordonnées qui sont indiquées dans toutes les lettres, sans exception, quel que soit l'ordre de distribution.
• Lors de l'expédition, il est important de porter une attention particulière aux problèmes de confidentialité.

Pour plus d'informations sur l'étiquette de correspondance commerciale, voir la vidéo suivante.