Γραπτές συμβουλές γραφής γραμματέα

Ο γραμματέας της εταιρείας αναλαμβάνει τα καθήκοντα της οργάνωσης του έργου της εργατικής συλλογής και, ιδιαίτερα, του επικεφαλής της εταιρείας. Πρόκειται για βοηθός του επικεφαλής της εταιρείας, επομένως επιβάλλονται πολύ αυστηρές απαιτήσεις στους υποψηφίους για αυτή την κενή θέση. Ας εξετάσουμε λεπτομερέστερα τα θέματα της προετοιμασίας ενός επιτυχούς βιογραφικού για την υποβολή αίτησης για θέση γραμματέως.

Το έργο οποιουδήποτε γραμματέα απαιτεί τη δυνατότητα να μεταβείτε γρήγορα από έναν τύπο δραστηριότητας εργασίας σε άλλο. Αυτό το άτομο εκτελεί μια ποικιλία καθηκόντων, αλλά όλα αποσκοπούν στην παροχή βοήθειας στο πρώτο άτομο στην εταιρεία στην εργασία, καθώς και στην εξοικονόμηση του χρόνου εργασίας και του προσωπικού του. Παραδοσιακά, οι λειτουργίες εργασίας αυτού του ειδικού περιλαμβάνουν γραφική εργασία, εργασία με το τηλέφωνο, PBX και εξοπλισμό γραφείου, αναδιανομή κλήσεων, καθώς και την οργάνωση συναντήσεων, επαγγελματικών ταξιδιών και κάποιων άλλων εργασιών.

• Γραμματέας στη ρεσεψιόν Είναι υπεύθυνος για την αρχική υποδοχή των πελατών και των επισκεπτών, την επικοινωνία μέσω τηλεφώνου, τη λήψη φαξ, καθώς και την υποστήριξη των υπηρεσιών για τις διαπραγματεύσεις του επικεφαλής.
• Διοικητικά καθήκοντα περιλαμβάνει την οργάνωση της αποτελεσματικότερης αλληλεπίδρασης μεταξύ των εργαζομένων της επιχείρησης, τη διατήρηση της τάξης στους χώρους γραφείων, τη συντήρηση του εξοπλισμού γραφείου, την παροχή γραφείου στην εταιρεία με όλα τα απαραίτητα είδη γραφικής ύλης και οικιακών ειδών.
• Τα καθήκοντα του προσωπικού βοηθού του αρχηγού είναι ελαφρώς διαφορετικά. Αυτός ο ειδικός είναι πάντα ενημερωμένος με τα επερχόμενα συμβάντα.Είναι στους ώμους του να καταρτίσει ένα πρόγραμμα συναντήσεων εργασίας του αφεντικού, την εκπλήρωση των προσωπικών του καθηκόντων και πολλά άλλα καθήκοντα, τα οποία καθορίζονται συνήθως ξεχωριστά σε κάθε περίπτωση.
• Υπάλληλος του δικαστηρίου συνήθως σε έναν δικαστή - ο αξιωματικός συμμετέχει στις ακροάσεις του δικαστηρίου και εκτελεί όλες τις απαραίτητες εργασίες τεκμηρίωσης. Ο δικαστικός γραμματέας ασχολείται με την αρχειοθέτηση εγγράφων, τη μεταφορά υλικών στο γραφείο, την τήρηση αρχείου της δικαστικής συνόδου, καθώς και την αποστολή κλήσεων. Οι απαιτήσεις για τη θέση αυτή είναι πολύ υψηλές: ο εργαζόμενος πρέπει να έχει ανώτερη νομική εκπαίδευση και τουλάχιστον 2 χρόνια επαγγελματικής πείρας.
• Εκπρόσωπος Τύπου επιβλέπει θέματα παρουσίασης μάρκας, αλληλεπιδρά με τα μέσα ενημέρωσης, συντάσσει μια επιλογή από τα τρέχοντα νέα. Ο προσωπικός βοηθός δέχεται όλη την αλληλογραφία, προετοιμάζει όλα τα επαγγελματικά έγγραφα για το πρώτο πρόσωπο της εταιρείας, συλλέγει πληροφορίες με τον ένα ή τον άλλο τρόπο σχετικά με τη λήψη σημαντικών αποφάσεων, και εκτελεί επίσης εφάπαξ παραγγελίες του προϊσταμένου.

Οποιοδήποτε βιογραφικό αποτελείται από πολλά μπλοκ. Παρακάτω παρατίθενται συστάσεις σχετικά με το τι πρέπει να υποδείξει σε κάθε μία από αυτές στον μελλοντικό γραμματέα.

Σε μια εκτεταμένη έκδοση, ο κατάλογος των καθηκόντων εργασίας κάθε γραμματέα έχει ως εξής:

• την αποδοχή των εισερχόμενων επιστολών και αιτήσεων, την ανακατανομή τους, τη μεταβίβαση σε υπεύθυνα πρόσωπα,
• λήψη τεκμηρίωσης για υπογραφή στο κεφάλι ·
• απαντώντας στις εισερχόμενες κλήσεις και προωθώντας τις.
• διοργάνωση των επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων του επικεφαλής.
• εκπόνηση αιτήσεων, επιστολών και άλλων εγγράφων κατόπιν αιτήματος του προϊσταμένου ·
• προετοιμασία συνεδριάσεων και συνεδριάσεων εργασίας, συγκέντρωση των απαραίτητων υλικών, κοινοποίηση όλων των συμμετεχόντων στην εκδήλωση σχετικά με τον τόπο και την ώρα της συμμετοχής τους, οριστικοποίηση των πρακτικών των συνεδριάσεων,
• παροχή υπηρεσιών για τη διοργάνωση συνάντησης επισκεπτών του επικεφαλής,
• έλεγχο της εκτέλεσης από τους υπαλλήλους της εταιρείας των εντολών της διοίκησης ·
• παρέχοντας στη διοίκηση της εταιρείας τα αναγκαία χαρτικά, εξοπλισμό γραφείου και άλλα μέσα για να διευκολύνει την ομαλή λειτουργία του προσωπικού.
• υποδοχή επισκεπτών.
• τη διατήρηση του αρχείου της εταιρείας.
• διοργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών του πρώτου προσώπου της εταιρείας: αγορά εισιτηρίων, καθώς και κρατήσεις δωματίων ξενοδοχείων.
• εκτέλεση άλλων οδηγιών.

Ένας επιτυχημένος υποψήφιος για τη θέση γραμματέα πρέπει να έχει τις ακόλουθες δεξιότητες, οι οποίες μπορούν να αναφερθούν στο βιογραφικό σημείωμα:

• γραφειοκρατία ·
• διεξαγωγή τηλεφωνικών συνομιλιών.
• συνάντηση και αρχική διαβούλευση με τους πελάτες ·
• υποστήριξη γραφείου ·
• επεξεργασία αλληλογραφίας ·
• διοργάνωση εκδηλώσεων και επαγγελματικών συναντήσεων ·
• Χρονική διαχείριση του κεφαλιού.
• γνώση του εξοπλισμού γραφείου και των προγραμμάτων γραφείου PC.

Ποιες συγκεκριμένες δεξιότητες έχουν προτεραιότητα εξαρτάται από τη σφαίρα δραστηριότητας της εταιρείας. Για παράδειγμα, εάν απαιτείται γραμματέας σε ένα ιατρικό κέντρο, τότε είναι απίθανο να είναι απαραίτητη η σε βάθος γνώση της γραφειοκρατίας και της διαχείρισης εγγράφων, δεν θα χρειαστείτε τη δυνατότητα σύνταξης εγγράφων για θεώρηση. Αυτή η θέση απαιτεί την ικανότητα επικοινωνίας με τους πελάτες, τη γνώση των βασικών στοιχείων των ιατρικών υποθέσεων, την ικανότητα επικοινωνίας στο τηλέφωνο σε μεγάλες ποσότητες.

Τα επαγγελματικά επιτεύγματα είναι σημαντικά για κάθε εργοδότη · μεταξύ των σημαντικότερων, διακρίνονται συνήθως τα ακόλουθα σημεία:

• Βελτιστοποίηση διαχείρισης εγγράφων της εταιρείας.
• δημιουργώντας ένα βέλτιστο κλίμα εργασίας στο γραφείο.
• οργάνωση του συστήματος αλληλεπίδρασης των μονάδων.
• Υποστήριξη ταξιδιού
• συντονισμός υπηρεσιών ταχυμεταφορών και καθαρισμού.

Ένας ικανός γραμματέας θα πρέπει να διαθέτει τόσο σημαντικές ιδιότητες όπως:

• το άνοιγμα στην επικοινωνία ·
• ευθύνη και προσανατολισμό προς τα αποτελέσματα ·
• ενεργή θέση ζωής.
• ικανότητα να εκτελεί καθήκοντα σε πολλαπλές εργασίες ·
• η δυνατότητα γρήγορης εναλλαγής από τη μία δραστηριότητα στην άλλη ·
• την απουσία κακών συνηθειών.
• αντοχή στο στρες
• ακρίβεια και ευσυνειδησία.
• την επιθυμία να ολοκληρωθεί αυτό που ξεκίνησε μέχρι το τέλος.
• ευπρέπεια ·
• ικανότητα εργασίας με προσωπικές πληροφορίες.
• καταρτισμένη και γραπτή γλώσσα ·
• καλή γνώση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας ·
• ικανότητα να ενεργεί σε μια ομάδα.

Εάν έχετε ήδη εργαστεί ως γραμματέας, τότε δεν θα είναι δύσκολο για σας να περιγράψετε την επαγγελματική σας εμπειρία. Θα είναι πολύ πιο δύσκολο για εκείνους τους αιτούντες που αναζητούν εργασία για αυτή την ειδικότητα για πρώτη φορά. Παρ 'όλα αυτά, η έλλειψη εμπειρίας δεν είναι ένας λόγος για να αναστατωθεί, μπορείτε πάντα να επισημάνετε τις βασικές δεξιότητές σας που κατέχετε.

Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε:

• ευχέρεια στα αγγλικά και τα ισπανικά.
• κατοχή όλων των βασικών προγραμμάτων γραφείου.
• γνώση του εξοπλισμού γραφείου ·
• Πληκτρολόγηση τυφλών 10 δακτύλων (300 χαρακτήρες ανά λεπτό).

Για να υποβάλετε αίτηση για τη θέση του γραμματέα σε μια αξιοσέβαστη εταιρεία, πρέπει να έχετε ανώτερη εκπαίδευση. Ωστόσο, η αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων συχνά απαιτεί επιπρόσθετα μαθήματα και εκπαιδεύσεις σε εργασίες γραφείου, αρχειοθέτηση, καθώς και εκπαίδευση στην εργασία με εξοπλισμό γραφείου. Σε μικρά γραφεία, οι γραμματείς συχνά εκτελούν επιπλέον τα καθήκοντα ενός κατώτερου δικηγόρου ή διατηρούν λογιστικά αρχεία. Σε αυτή την περίπτωση, αντίστοιχα, θα χρειαστείτε νομική ή οικονομική εκπαίδευση.

Ας δούμε λίγο περισσότερο για το τι δεν χρειάζεται να αναφερθεί στο βιογραφικό σημείωμα.

• Χόμπι και χόμπι. Δεν πρέπει να ζωγραφίζετε λεπτομερώς πώς επιθυμείτε να καλλιεργείτε λουλούδια / πλεκτά / κεντήματα σε περίπτωση που η μελλοντική σας δραστηριότητα δεν σχετίζεται με αυτό.
• Όλες οι διαθέσιμες εργασιακές εμπειρίες. Πολλοί ξεκινούν τη σταδιοδρομία τους με θέσεις όπως πωλητής, επιστάτης ή καθαριστής. Εάν εργάζεστε για περισσότερα από 10 χρόνια, θα είναι αρκετό να σταματήσετε σε 2-3 μέρη σε παρόμοια ειδικότητα.
• Ο γραμματέας πρέπει να έχει μια ευχάριστη εμφάνιση, επομένως είναι σκόπιμο να επισυνάψετε μια φωτογραφία στο βιογραφικό σημείωμα. Ωστόσο, δεν επιτρέπεται εδώ σεξουαλικό υπόβαθρο - περιορίζετε τον εαυτό σας σε μια αυστηρή φωτογραφία "για έγγραφα". Οι εικόνες σε μαγιό ή εστιατόριο ενδέχεται να μην έχουν υποβληθεί σωστά σε επεξεργασία.

Δεν απαιτείται συνοδευτική επιστολή, αλλά δημιουργεί εντούτοις ευνοϊκή εντύπωση στον πιθανό εργοδότη. Δεν είναι απαραίτητο να επαναλάβετε όλα όσα γράφονται στο ίδιο το βιογραφικό σημείωμα. Εδώ πρέπει να προσδιορίσετε το ενδιαφέρον σας για την κενή θέση και να υπογραμμίσετε εν συντομία την παρουσία βασικών δεξιοτήτων και ικανοτήτωνγια να σας βοηθήσει με επαγγελματικά καθήκοντα.

Στο τέλος της επιστολής, ευχαριστώ για το ενδιαφέρον σας και εκφράστε ειλικρινή ελπίδα για μια απάντηση.

Εν κατακλείδι, παρουσιάζουμε ένα έτοιμο πρότυπο επαναφοράς για τη θέση γραμματέα.

Ιβάνοβα Όλγα Ιβάνονα

δ .: 10.01.1985

τόπος διαμονής: Ροστόφ

mob τηλεφώνου: +7 (***) **-**-***

e-mail: ***@***. **

σκοπό: θέση του προσωπικού γραμματέα του επικεφαλής

Εκπαίδευση

Ινστιτούτο Οικονομικών του Ρόστοφ

Κοινωνική και Οικονομική Σχολή

Π.Χ. "Επαγγελματική εκπαίδευση", σεμινάριο "Θεμελιώδη θέματα γραμματείας"

Εργασιακή εμπειρία

01.2013 - παρούσα JSC Trading House

θέση: γραμματέας

καθήκοντα:

• προγραμματισμός του σκηνοθέτη
• γραφειοκρατία ·
• διατήρηση της απρόσκοπτης ζωής γραφείου.

09.2008 - 12.2012, OJSC "Medical Center Plus"

θέση: διαχειριστής λήψης

καθήκοντα:

• λήψη και αναδιανομή τηλεφωνικών κλήσεων.
• εργασία με αλληλογραφία.
• συνάντηση επισκεπτών.
• αρχική διαβούλευση με τον πελάτη.

Δεξιότητες:

• εμπειρία αρχειοθέτησης αρχείων ·
• γνώσεις προγραμμάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών γραφείου ·
• ικανή ομιλία.
• Γνωριμία με εξοπλισμό γραφείου.