Executive Summary Assistant: Οδηγίες δομής και σύνταξης

Βοηθός διευθυντής - πρόσωπο που είναι το δεξί του αφεντικού, επιλύει όλα τα οργανωτικά ζητήματα, κατέχει σχετικές πληροφορίες και αποδεικνύει την προθυμία να λύσει επείγοντα θέματα. Μια τέτοια θέση για πολλούς είναι ένα ευπρόσδεκτο βήμα σε μια καριέρα. Ένα καλά γραπτό βιογραφικό θα σας βοηθήσει να το καταλάβετε.

Executive Assistant Resume - Αυτό είναι ένα επαγγελματικό πορτρέτο του αιτούντος εργασία. Ο εργοδότης δεν σας αξιολογεί ακόμα, αλλά το κείμενο που θα πρέπει να σας εκπροσωπεί καλύτερα. Για να γίνει αυτό, πρέπει να δομηθεί.

Η δομή ενός καλού βιογραφικού σημειώματος.

• Προσωπικές πληροφορίες. Στην αρχή μιας επιχειρηματικής ιστορίας για τον εαυτό σας, θα πρέπει να εισαγάγετε τον εαυτό σας. Όνομα, έτος γέννησης, τρέχοντα στοιχεία επικοινωνίας. Οι τελευταίοι πρέπει να ποικίλουν: κινητό τηλέφωνο, σπίτι, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Φροντίστε να επισυνάψετε μια φωτογραφία. Μία μικρή, υψηλής ποιότητας φωτογραφία στη δεξιά γωνία δίπλα στην "Προσωπική Πληροφορία" δεν είναι υποχρεωτική ιδιότητα του βιογραφικού σημειώματος, αλλά είναι επιθυμητή. Ειδικά για τους αναζητούντες εργασία, βοηθός γενικός διευθυντής, προσωπικός γραμματέας.
• Εκπαίδευση Αν σκοπεύετε να συμπεριλάβετε μια μακρά λίστα με διάφορα μαθήματα και σεμινάρια σε αυτήν την παράγραφο, αυτό θα είναι υπερβολικό. Περιγράψτε μόνο τα βασικά: το πανεπιστήμιο και, ενδεχομένως, ένα από τα βασικά σεμινάρια, μετά τα οποία λάβατε το κατάλληλο πιστοποιητικό.
• Εργασιακή εμπειρία. Εάν έχετε αλλάξει πολλή δουλειά, δεν θα πρέπει να αναφέρετε τα πάντα - μόνο τα βασικά ή τα τελευταία 2-3 σταθμούς εργασίας. Αναφέρετε το όνομα της εταιρείας, τα έτη εργασίας, τη θέση.Εάν δεν έχετε εργαστεί οπουδήποτε αλλού, σημειώστε σε αυτήν την παράγραφο τον τόπο όπου κάνατε την πρακτική άσκηση στο πανεπιστήμιο.
• Επαγγελματικές ιδιότητες. Ένας προσωπικός γραμματέας είναι ένα πρόσωπο που πρέπει να είναι σε θέση να μάθει πολλά και, το πιο σημαντικό, να μάθει πολλά. Όποιες και αν είναι οι επαγγελματικές σας ικανότητες, αναφέρετε το γεγονός ότι είστε έτοιμοι να μάθετε και να αναπτύξετε ως μέρος της θέσης σας.
• Προσωπικές ιδιότητες. Αναφέρετε εδώ τις εγγενείς σας ιδιότητες που μπορούν να βοηθήσουν στην επαγγελματική ανάπτυξη: για παράδειγμα, επιμονή, υπευθυνότητα, ευστροφία, συναισθηματική σταθερότητα, περιέργεια.
• Επιτεύγματα. Τι μπορείτε να προσθέσετε στο στοιχείο σας; Ίσως δεν είχατε εργασιακή εμπειρία, αλλά στο ινστιτούτο ήσασταν επικεφαλής και αντιμετωπίσατε επιτυχώς αυτόν τον ρόλο. Ή, για παράδειγμα, οργάνωσαν γάμο για τους φίλους, ο οποίος ήδη μιλά για καλές οργανωτικές δεξιότητες.
• Κίνητρο. Δεν είναι υποχρεωτική παράγραφος, αλλά μπορεί να γίνει το κύριο μέρος του βιογραφικού σημειώματος. Γράψτε κυριολεκτικά σε δύο προτάσεις γιατί θέλετε να γίνετε βοηθός ή γραμματέας του ηγέτη. Μπορεί να μοιάζει με αυτό: "Βλέπω τη δική μου επαγγελματική ανάπτυξη σε αυτή τη θέση, θα συσχετίσω τις ικανότητες και τα δυνατά μου με το αίτημα του αιτητή, μπορώ να καταγράψω την ευθύνη, την αποφασιστικότητα και την ετοιμότητα για ανάπτυξη ως πλεονέκτημα".
• Πρόσθετες πληροφορίες. Είστε παντρεμένοι, γνωρίζετε μια ξένη γλώσσα, έχετε άδεια οδήγησης, τι σας ενδιαφέρει;

Ο τρόπος με τον οποίο θα παρουσιαστεί οπτικά το έγγραφο είναι επίσης σημαντικός. Οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι δομημένες, ευανάγνωστες, ζωντανές, εκφραστικές και ταυτόχρονα δεν θα πρέπει να "σβήνουν". Η χρήση μεγάλου αριθμού χρωμάτων είναι ένα επιπλέον εργαλείο για το βιογραφικό σημείωμα. Ταυτόχρονα, δεν είναι απαραίτητο να κάνετε το βιογραφικό σε μαύρο και άσπρο: επιλέξτε ένα σκούρο μπλε σχέδιο: επισημάνετε τα ονόματα των αντικειμένων με έντονα μπλε χρώμα. Βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία είναι σχετικά αναλογικά.

Προσπαθήστε να προσαρμόσετε το κείμενο σε μια σελίδα. Μην αφήνετε πλευρικά κενά: τοποθετήστε τα σημεία απέναντι από το άλλο. Χρησιμοποιήστε λίστες.

Η σωστή συμπλήρωση των τμημάτων σας ορίζει ως ένα πρόσωπο που ξέρει πώς να ολοκληρώσει με σαφήνεια το έργο. Αυτή είναι η πρώτη δοκιμασία του μελλοντικού βοηθού. Λεπτό, ενημερωτικό κείμενο, σχεδιασμένο με το ίδιο στυλ, ενημερωτικό και καλά παρουσιασμένο - αυτές είναι οι ιδιότητες της αυτο-παρουσίασης, οι οποίες είναι απαραίτητες για τον βοηθό διευθυντή.

Όπως έχει ήδη αναφερθεί, για όσους θέλουν να μάθουν και να αποθηκεύουν "κρούστες", δεν είναι καθόλου απαραίτητο να τους επισημάνουμε όλους. Εάν έχετε αποφοιτήσει από το κολέγιο με πτυχίο Βοηθού Γραμματέα και στη συνέχεια ένα πανεπιστήμιο με πτυχίο στην Ψυχολογία, για παράδειγμα, φροντίστε να αναφέρετε και τις δύο οντότητες σε αυτή την ενότητα. Πρέπει να γράψετε το όνομα του πανεπιστημίου, της σχολής, της ειδικότητας, τα έτη σπουδών - κατά προτίμηση με αυτή τη σειρά. Μαθήματα, σεμινάρια, εκπαιδεύσεις, γράψτε μόνο εκείνα όπου λάβατε πιστοποιητικό ή πιστοποιητικό. Αναφέρετε την εκπαιδευτική οργάνωση που σας εξέδωσε το έγγραφο.

Εκτός από τον κατάλογο των οργανισμών στους οποίους έχετε ήδη εργαστεί, είναι λογικό να αναφέρετε τις ευθύνες εργασίας που εκτελούσατε εκεί. Παράδειγμα καταλόγου αρμοδιοτήτων εργασίας:

• τη διατήρηση εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων ·
• προετοιμασία των εγγράφων υπογραφής ·
• συντονισμός των ωραρίων εργασίας των εργαζομένων ·
• διοργάνωση δελτίων τύπου, συναντήσεων, εκδηλώσεων πρωτοκόλλων ·
• τηλεφωνική συμβουλευτική (αρχική διαβούλευση);
• τη διατήρηση των κοινωνικών δικτύων ως διαφημιστικών πλατφορμών για τις υπηρεσίες της εταιρείας.

Γράψτε μόνο τι πρέπει πραγματικά να κάνετε. Μην υπερβάλλετε τις δυνατότητές σας. Μην γράφετε τη λειτουργικότητα που κάνατε σε εθελοντική βάση, αλλά δεν σχετίζετε άμεσα με τη θέση σας. Για παράδειγμα, έχετε καλή γνώση ενός επεξεργαστή φωτογραφιών, γραφικού συντάκτη και αναπτύξατε τακτικά επαγγελματικές κάρτες και φυλλάδια για την εταιρεία.

Εδώ περιγράφετε τις επαγγελματικές δεξιότητες που έχετε με αυτοπεποίθηση. Ο κατάλογος μπορεί να είναι ο ακόλουθος:

• αυτοπεποίθηση χρήστη υπολογιστή?
• κατοχή εξοπλισμού γραφείου (μεταφορά) ·
• εμπειρία με εμπιστευτικά δεδομένα.
• γνώση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας, διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας ·
• ικανότητα εργασίας με μεγάλη ποσότητα πληροφοριών,
• ικανότητα να εργάζονται σε πολλαπλές εργασίες
• κατάλληλη ομιλία (προφορική και γραπτή) ·
• γνώση της διαχείρισης των αρχείων.
• εμπειρία στη συλλογή εγγράφων αναφοράς,
• δεξιότητες επεξεργασίας αλληλογραφίας ·
• εμπειρία στην οργάνωση επιχειρηματικών συναντήσεων, διαπραγματεύσεις,
• τις δεξιότητες για την εφαρμογή σχετικών μεθόδων συλλογής πληροφοριών και την επακόλουθη ανάλυσή τους ·
• γνώση των βασικών αρχών της ψυχολογίας του επιχειρηματικού πνεύματος.

Δεν είναι απαραίτητο να γράψετε μόνο μια τέτοια μακρά λίστα. Κατάλογος 5-6 βασικές δεξιότητες που δεν είναι υπερβολή για master. Χρησιμοποιήστε "ζωντανές" φράσεις για να περιγράψετε τις δικές σας δεξιότητες: "ικανότητα να κάνετε ...", "κατέχουν αυτό", "γνώση αυτού".

Ο εργοδότης διαβάζει πολύ προσεκτικά αυτή την παράγραφο. Τα επιτεύγματα περιλαμβάνουν επιτυχημένα προγράμματα που εσείς προσωπικά επιτηρήσατε και, φυσικά, προσφορές, διπλώματα και ευχαριστίες. Ίσως ορισμένες από τις πρωτοβουλίες που προτάθηκαν από εσάς να εδραιωθούν στον προηγούμενο τόπο εργασίας σας.

Ακόμα κι αν σας φαίνεται ότι τα επιτεύγματα από το παρελθόν δεν ανήκουν σε ένα νέο τόπο εργασίας, μπορούν να γίνουν επιπλέον δείκτες του επαγγελματικού σας πορτρέτου. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για οργανωτικές δεξιότητες που είναι πολύτιμες για έναν βοηθό διευθυντή.

Γράψτε κυριολεκτικά 3-4 προτάσεις που δίνουν φωτεινότητα στο πορτρέτο σας. Για παράδειγμα, ο αιτητής αρέσει να τρέχει, συμμετέχει ετησίως σε μαραθώνιους. Αυτό μπορεί να μιλήσει για τη συνοχή σας, τις ισχυρές επιθυμίες, τη δέσμευση για έναν υγιεινό τρόπο ζωής. Εδώ μπορείτε να καθορίσετε την οικογενειακή τους κατάσταση, την παρουσία παιδιών, την άδεια οδήγησης.

Πρόκειται για επιχειρηματικό έγγραφο που πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις της επαγγελματικής αλληλογραφίας.

Ποια είναι η δομή του εγγράφου;

• Χαιρετισμούς. Ένα απρόσωπο έγγραφο δεν προκαλεί αποδοχή, η προσωποποίηση σε υποσυνείδητο επίπεδο προκαλεί έγκριση. Πρέπει να αποφεύγεται η ανεπίσημη θεραπεία. Γράψτε "Καλησπέρα!", "Γειά!", Όλες οι άλλες κλήσεις δεν είναι τόσο επιτυχείς.
• Το κύριο μέρος. Υποδείξτε από ποια πηγή μάθατε για την κενή θέση. Αναφέρετε τη θέση για την οποία προτείνετε. Εξηγήστε γιατί αυτή η θέση είναι ελκυστική για εσάς ως ειδικός. Σε μία ή δύο προτάσεις περιγράψτε την εμπειρία σας, η οποία είναι σημαντική για αυτή την κενή θέση.
• Τελική φράση. Ευχαριστούμε τον αναγνώστη της επιστολής για την προσοχή σας, σημειώστε την προθυμία να συναντηθείτε για να κανονίσετε μια συνέντευξη.
• Αντίο. Αρκεί να γράψω "Χαιρετισμοί, Όνομα".
• Στοιχεία επικοινωνίας. Και παρόλο που αυτές οι πληροφορίες βρίσκονται στο κείμενο της σύνοψης, θα ήταν χρήσιμο να το αναφέρουμε εδώ.

Κάθε παράγραφος αρχίζει με μια νέα παράγραφο και δεν μπορεί να υπερβαίνει τις 3 προτάσεις. Μια συνοδευτική επιστολή είναι ένα συνοπτικό, αφηρημένο έγγραφο. Τα πλεονεκτήματά του θα είναι η μοναδικότητα και η συνάφεια.

Ένα δείγμα επαναλήψεως δείγματος για μια εργασία ως βοηθός διευθυντή θα σας βοηθήσει στη σύνταξη του δικού σας εγγράφου πληροφοριών.

Τσερνόβα Τζούλια Ιγκρεββάν

Κενή θέση: βοηθός διευθυντή

Προσωπικά στοιχεία: τόπος διαμονής - ..., ημερομηνία γέννησης, οικογενειακή κατάσταση. Εδώ μπορείτε να ορίσετε λεπτομέρειες επικοινωνίας.

Εκπαίδευση: Παιδαγωγικό Πανεπιστήμιο της Άπω Ανατολής. Τμήμα - Ξένες γλώσσες. Ειδικότητα "Δάσκαλος Αγγλικών". 2008-2013 Μαθήματα: Ανώτατη Σχολή Οικονομικών και Υπηρεσιών, Μόσχα. Τίτλος του μαθήματος "Γραμματέας", 2017

Εμπειρία: από το 2017 έως το 2019 εργάστηκε ως γραμματέας της εταιρείας "Smart House", Μόσχα. Πριν από αυτό, από το 2013 έως το 2017, εργάστηκε ως γραμματέας της εκπαιδευτικής μονάδας του Παιδαγωγικού Κολλεγίου της Μόσχας.

Ευθύνες:

• σχεδιασμός και συντονισμός του χρονοδιαγράμματος εργασίας του αρχηγού.
• οργάνωση συναντήσεων, συνεντεύξεις, διαπραγματεύσεις,
• Έλεγχος εισερχόμενης και εξερχόμενης τεκμηρίωσης.
• τεχνική βοήθεια προς τον ηγέτη ·
• έγκαιρη μεταφορά εγγράφων στο κεφάλι ·
• Διεύθυνση επιχειρηματικής αλληλογραφίας.
• εργασία με το προσωπικό υποστήριξης ·
• τη διατήρηση ηλεκτρονικών καταλόγων της εσωτερικής τεκμηρίωσης της εταιρείας.

Βασικές δεξιότητες:

• υψηλό επίπεδο γραμματισμού (συμπεριλαμβανομένου του υπολογιστή) ·
• η επάρκεια στα αγγλικά, η γερμανική είναι πάνω από το μέσο όρο.
• γνώση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας.

Επιτεύγματα: όχι περισσότερες από 3 (επιστολές εκτίμησης, ταξινομημένες κατηγορίες, επιμέλεια πολύπλοκων έργων).

Προσωπικές ιδιότητες: όχι περισσότερο από 5. Για παράδειγμα: οργάνωση, αυτοπεποίθηση, καλή θέληση, επινοητικότητα.

Πρόσθετες πληροφορίες: Οδήγηση (κατηγορία Β) - 6 χρόνια.