Επιχειρηματική Πολιτική Επικοινωνίας

Οι δεξιότητες επιχειρησιακής επικοινωνίας είναι απαραίτητες για μια επιτυχημένη καριέρα σε οποιοδήποτε τομέα: η επιτυχία στην εταιρική επικοινωνία θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από τις δεξιότητες της καθημερινής επικοινωνίας, ωστόσο ο επαγγελματικός τομέας έχει τις δικές του ιδιαιτερότητες. Η κουλτούρα της επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι ένας τρόπος αλληλεπίδρασης με συναδέλφους, ανώτερους, υφισταμένους και εταίρους, καθώς και ορισμένους κανόνες. Είναι πολύ σημαντικό να δημιουργηθεί επικοινωνία ανάλογα με την κατάσταση, τους στόχους και τους στόχους, καθώς και να προσαρμοστεί γρήγορα στις μεταβαλλόμενες καταστάσεις.

Η επικοινωνιακή κουλτούρα είναι μια ευρύτερη έννοια από μια σειρά πράξεων ομιλίας. Αποτελείται από πολλά εξαρτήματα. Στην κουλτούρα της επικοινωνίας των επιχειρήσεων, η εμφάνιση έχει μεγάλη σημασία: πρέπει να αντιστοιχεί στη σφαίρα της δραστηριότητάς σας και στην ειδική κατάσταση.

Για την εργασία με τους πελάτες υπάρχει συνήθως ομοιόμορφη για εργασία στο γραφείο - ένα επαγγελματικό κοστούμι, οι άνθρωποι σε δημιουργικά επαγγέλματα ντύνονται με κάποιο τρόπο και εκείνοι που κατέχουν ανώτερες θέσεις πρέπει να δώσουν έμφαση στην κατάστασή τους με ρούχα και αξεσουάρ. Μπορεί να φαίνεται ότι η εμφάνιση δεν σχετίζεται άμεσα με την επιχειρηματική επικοινωνία. Ωστόσο, είναι η πρώτη εντύπωση που κάνετε ότι καθορίζει τη στάση του συνομιλητή απέναντί ​​σας. Αν αυτή η εντύπωση είναι αρνητική, θα πρέπει να αφιερώσετε πολλή ενέργεια στη διαδικασία του διαλόγου για να αποκαταστήσετε τον εαυτό σας.

Η μη λεκτική γλώσσα είναι εξίσου σημαντική στην επικοινωνία. Οι στάσεις, οι χειρονομίες και οι συμπεριφορές σας είναι πολύ σημαντικές από την άποψη της ψυχολογίας. Προσπαθήστε να βεβαιωθείτε ότι οι εκφράσεις του προσώπου είναι αρκετά συγκρατημένες. Η χειρουργική επέμβαση είναι πολύ σημαντική, αλλά πρέπει να είναι μέτρια και όχι πολύ έντονη.

Αν είστε αφοσιωμένοι στο διάλογο εταίρων, είναι προτιμότερο να επιλέξετε μια ανοικτή στάση.Μπορείτε να προσπαθήσετε να προσαρμόσετε απαλά στη στάση του συνομιλητή. Για να αποφευχθεί η αντίληψή τους με επιθετικότητα, η επαφή με τα μάτια θα πρέπει να διαρκέσει μόνο μερικά δευτερόλεπτα. Το καθιστικό στο τραπέζι των διαπραγματεύσεων δεν βρίσκεται απέναντι από τον συνομιλητή, αλλά λίγο στο πλάι.

Εξίσου σημαντικό είναι αυτό που λέτε και πώς το λέτε. Είναι πολύ σημαντικό να έχουμε αξιόπιστες πληροφορίες, να μπορούμε να λειτουργούμε βάσει γεγονότων και να κατασκευάζουμε σωστά το περιεχόμενο της συζήτησης.

Είναι σημαντικό να επιλέγετε λέξεις, δακτυλογράφηση, στάσεις και χειρονομίες για μια συγκεκριμένη κατάσταση, διότι σε διαφορετικές περιπτώσεις θα είναι κατάλληλη διαφορετική συμπεριφορά. Η κουλτούρα της επιχειρηματικής επικοινωνίας, ανάλογα με την κατάσταση και τους επιδιωκόμενους στόχους, μπορεί να χωριστεί σε διάφορους τύπους:

• Ο τύπος του μέντορα συνεπάγεται την οικοδόμηση. Αυτή η επιλογή είναι χαρακτηριστική για τη διαδικασία κατάρτισης των εκπαιδευομένων, για εκπαιδευτικό και επιστημονικό γεγονός, για εξήγηση δευτερευουσών ατομικών στιγμών εργασίας, καθώς και για ομαδική εργασία με συναδέλφους, αν είστε ειδικός στον τομέα με τον οποίο είναι λιγότερο εξοικειωμένοι. Πολύ συχνά, η επικοινωνία αυτή είναι κατασκευασμένη με τη μορφή μονόλογου, ωστόσο, στη σύγχρονη επιχειρηματική επικοινωνία, ο διάλογος θεωρείται προτιμότερος: ακόμη και στη διαδικασία μάθησης, προσπαθήστε να συμμετάσχετε συνομιλητές στη συζήτηση και να ακούσετε τις απόψεις τους.
• Τύπος κινήτρων ο στόχος είναι να ενδιαφερθεί ένας άνθρωπος στο έργο, να τον πείσει για την καταλληλότητα μιας συγκεκριμένης εργασίας, να βοηθήσει τους εργαζόμενους να πιστέψουν στον εαυτό τους και να αισθάνονται πιο σίγουροι σε ορισμένες νέες ή απλά δύσκολες επιχειρήσεις. Για την επιτυχία, προσπαθήστε να αποφύγετε τις κοινές φράσεις και κλισέ. Το καλύτερο είναι να ορίσετε ένα προσωπικό παράδειγμα, να πείτε τη δική σας ιστορία και να εξηγήσετε με δικά σας λόγια τι ακριβώς σας προσελκύει σε ένα συγκεκριμένο έργο.
• Τύπος σύγκρουσης ο επικοινωνιακός πολιτισμός προκαλεί στον συνομιλητή να αντιταχθεί σε εσάς, να διαφωνήσει με την άποψή σας. Αυτός ο τύπος περιλαμβάνει έναν αριθμό τεχνικών που χρησιμοποιούνται σε περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων. Τις περισσότερες φορές, η κατάσταση της αντιπαράθεσης είναι χαρακτηριστική των διαπραγματεύσεων, καθώς και η αύξηση της προσοχής κατά την εργασία με ένα παθητικό, αδρανές ακροατήριο.
• Τύπος πληροφοριών το πιο ουδέτερο - στο πλαίσιο του μπορείτε απλά να μεταφέρετε αυτήν ή αυτές τις πληροφορίες στον ακροατή. Προσπαθήστε να αποφύγετε τη σύγχυση του τύπου πληροφοριών με άλλους. Εάν ο στόχος είναι να ενημερώσετε τον συνομιλητή, δεν χρειάζεται να προσπαθήσετε να τον διδάξετε, να μολυνθείτε με τον ενθουσιασμό σας ή να εισέλθετε σε σύγκρουση. Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο η παρουσίαση να είναι κατανοητή - για αυτό, προσπαθήστε να προσαρμοστείτε στον συνομιλητή και να εξηγήσετε τα πάντα με παραδείγματα που είναι σαφή σε αυτόν.

Τα περισσότερα από τα σημαντικά θέματα που σχετίζονται με τις επαγγελματικές δραστηριότητες, αποφάσισαν να επιλύσουν τη διαδικασία της προσωπικής επικοινωνίας. Για κοινωνικούς και ανοιχτούς ανθρώπους που ξέρουν πώς να παρουσιάσουν σωστά οποιαδήποτε πληροφορία (με χειρονομίες, εκφράσεις προσώπου και τονισμό), αυτό είναι κάτι περισσότερο από ένα αρνητικό. Στην προσωπική επιχειρηματική επικοινωνία, το περιεχόμενο της συζήτησης δεν διαδραματίζει καίριο ρόλο, το κύριο πράγμα είναι να καθιερώσετε επαφή και να δηλώσετε σωστά τη θέση σας.

Η προσωπική επικοινωνία μπορεί να αποτελείται από μάλλον μακρινούς μονόλογους ή, αντιθέτως, από λιγότερο ή λιγότερο σύντομες φράσεις. Και σε αυτό, και σε μια άλλη περίπτωση, είναι πολύ σημαντικό όχι μόνο να δηλώσετε τις πληροφορίες, σαν να γράφετε μια περίληψη, αλλά να το μεταφέρετε σε ένα συγκεκριμένο συνομιλητή, προσαρμόζοντάς το σε αυτό. Πριν από τις διαπραγματεύσεις, σημειώστε τα βασικά σημεία που θέλετε να συζητήσετε, αλλά ποτέ να απομνημονεύσετε την ομιλία - είναι απαραίτητο να αλλάξετε τη φύση της αφήγησης, ακολουθία, παραδείγματα (ανάλογα με την αντίδραση του κοινού).

Με τον ίδιο τρόπο θα πρέπει να εργαστείτε με τονισμό και χειρονομίες. Εάν χάσετε την προσοχή του συνομιλητή, κάνετε την ομιλία πιο συναισθηματική. Εάν αισθάνεστε μια ανεπιθύμητη αντιπαράθεση με έναν σύντροφο, δοκιμάστε να αντιγράψετε τις στάσεις και τις χειρονομίες του ατόμου.Είναι πολύ σημαντικό να μην συμπεριφέρεστε υπερβολικά συγκρατημένα, διαφορετικά η παρουσίαση των πληροφοριών θα είναι βαρετή και θα δώσετε την εντύπωση ενός ανασφαλούς ατόμου.

Κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής συνομιλίας, κάποιος πρέπει συχνά να κάνει αυθόρμητα δύσκολες αποφάσεις. Εάν η διαδικασία διαπραγμάτευσης δεν εξετάζει τα θέματα που περιμένατε, είναι πολύ σημαντικό να παραμείνετε ήρεμοι. Προσπαθήστε να μην απαντήσετε σε προβλήματα με υπερβολικό ενθουσιασμό, να απαντάτε πάντα ήρεμα. Αν δεν μπορείτε να καθορίσετε αμέσως ποια απόφαση θα κάνετε, μπορείτε πάντα να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε και να σταθμίσετε όλα τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα σε ένα ήρεμο περιβάλλον.

Πολλά ζητήματα αντιμετωπίζονται τώρα μέσω τηλεφώνου. Συνήθως πρόκειται για ασήμαντες διευκρινίσεις για οποιεσδήποτε πληροφορίες ή οργανωτικές πτυχές: για παράδειγμα, όταν πραγματοποιείτε τηλεφωνική κλήση, οι συνάδελφοι συχνά καθορίζουν ονόματα και ακριβείς αριθμούς, κάνουν συναντήσεις, δίνουν ή δέχονται εργασίες. Οι μακρές τηλεφωνικές κλήσεις συνήθως πραγματοποιούνται μόνο όταν δεν υπάρχει δυνατότητα προσωπικής συνάντησης. Επιπλέον, οι βιντεοκλήσεις που έχουν τις δικές τους ιδιαιτερότητες χρησιμοποιούνται όλο και περισσότερο για πιο ολοκληρωμένη επικοινωνία.

Για μια επιτυχημένη τηλεφωνική συνομιλία, που επηρεάζει τις στιγμές εργασίας, είναι απαραίτητο να λάβετε υπόψη τις ακόλουθες αποχρώσεις:

• Εάν καλείτε κάποιον, είναι σημαντικό να ρωτήσετε αν το άτομο είναι άνετο μιλώντας τώρα. Η κλήση μετά από ώρες στις περισσότερες εταιρίες δεν γίνεται αποδεκτή σύμφωνα με την εθιμοτυπία (εκτός αν υπάρχει ξεχωριστή συμφωνία).
• Λάβετε υπόψη σας ότι μπορεί να υπάρχει παρέμβαση στην επικοινωνία - ή εξωτερικός θόρυβος μπορεί να επηρεάσει τη συνομιλία. Σε μια τηλεφωνική συνομιλία, είναι σημαντικό να μιλάμε τόσο καθαρά και όχι πολύ γρήγορα.
• Κατασκευάστε την ομιλία σας έτσι ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη και να αντιλαμβάνεται ακριβώς όπως εσείς επιθυμείτε. Στη διαδικασία της προσωπικής επικοινωνίας, οι εκφράσεις του προσώπου και οι χειρονομίες διαδραματίζουν έναν πολύ σημαντικό ρόλο - αυτό σας επιτρέπει να κατανοήσετε καλύτερα τις υποδείξεις, την υποτίμηση και τα κρυμμένα κίνητρα του συνομιλητή. Όταν μιλάτε στο τηλέφωνο στερούνται αυτής της ευκαιρίας.
• Προσπαθήστε να συζητήσετε τα απαραίτητα ζητήματα μέσω του τηλεφώνου όσο το δυνατόν συντομότερα. Για περίπλοκες διαπραγματεύσεις ή αμφιλεγόμενες συζητήσεις, η τηλεφωνική συνομιλία είναι σπάνια κατάλληλη, επομένως είναι σημαντικό να δηλώσουμε μόνο τα πιο σημαντικά. Οι λεπτομέρειες συζητούνται καλύτερα προσωπικά ή χρησιμοποιώντας βίντεο.

Οι κλήσεις βίντεο στη σύγχρονη εταιρική κουλτούρα αρχίζουν να χρησιμοποιούνται όλο και περισσότερο. Πρώτον, συμβάλλουν στη διατήρηση επαφών με εταίρους από διαφορετικές χώρες και στη διαπραγμάτευση όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερα. Δεύτερον, πολλοί άνθρωποι εργάζονται τώρα απομακρυσμένα από το σπίτι, ενώ οι βιντεοκλήσεις καθιστούν εύκολη την επίλυση οποιωνδήποτε ζητημάτων.

Εάν έχετε τέτοιες επιχειρηματικές συνομιλίες, είναι σημαντικό να δώσετε προσοχή στα ακόλουθα:

• Η εμφάνισή σας θα διαρκέσει πολύ. Ακόμα κι αν βρίσκεστε στο σπίτι, προσπαθήστε να ντυθείτε με επιχειρηματικό τρόπο.
• Βρείτε ένα μέρος στο σπίτι όπου το φόντο θα είναι περισσότερο ή λιγότερο ουδέτερο. Αν στο παρασκήνιο υπάρχει μια κουζίνα, μια εργάσιμη τηλεόραση ή παιγνίδια, αυτό μπορεί να παρεμποδίσει την επίλυση επιχειρηματικών ζητημάτων.
• Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν τώρα ακουστικά, αλλά αξίζει να θυμηθούμε: σας επιτρέπουν να ακούτε καλύτερα το άλλο άτομο, αλλά δεν εγγυώνται ότι το άλλο άτομο μπορεί να σας ακούσει καλά αν μιλάτε από το θόρυβο. Αν επιλύετε εταιρικά προβλήματα από το σπίτι, ζητήστε από την οικογένειά σας να είναι ήσυχη ή απλά να κάθεστε σε ένα ξεχωριστό δωμάτιο.
• Μπροστά από την κάμερα, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ελέγχετε τις δικές σας χειρονομίες και εκφράσεις του προσώπου. Συχνά εμφανίζονται προβλήματα επικοινωνίας, η εικόνα μπορεί να φορτώνεται αργά και μπορεί να δοθεί προσοχή σε όλες τις ανεπιτυχείς εκφράσεις του προσώπου.
• Εάν συζητάτε σοβαρά ζητήματα που απαιτούν σημειώσεις ή τεκμηρίωση πριν από τα μάτια σας, προετοιμάστε όλα αυτά εκ των προτέρων (πριν από την κλήση) και προωθήστε τα απαραίτητα υλικά στον συνομιλητή σας.

Πολλά ζητήματα σε οργανισμούς αντιμετωπίζονται τώρα με αλληλογραφία. Ένα από τα πλεονεκτήματα μιας τέτοιας επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι η δομή των πληροφοριών.Εάν στη διαδικασία της ζωντανής επικοινωνίας δεν μπορείτε να δώσετε προσοχή σε ορισμένα σημεία που είναι σημαντικά για τον συνομιλητή (ή απλά να ξεχάσετε τις απαραίτητες πληροφορίες), σε καταγραμμένη μορφή θα είναι δυνατόν να ληφθούν υπόψη όλες οι αποχρώσεις.

Εάν μιλάτε πολύ με συναδέλφους και συνεργάτες αλληλογραφίας, είναι πολύ σημαντικό να είστε σε θέση να γράφετε σωστά. Οι συντάκτες κειμένων δεν διορθώνουν πάντα σωστά γραμματικά λάθη, επομένως δεν πρέπει να τα βασίζεστε εξ ολοκλήρου - αν δεν είστε σίγουροι για την ορθογραφία μιας λέξης, ελέγξτε τον εαυτό σας στο λεξικό. Προσοχή πρέπει να λαμβάνετε όταν στέλνετε μηνύματα κειμένου από τηλέφωνα και tablet - με τη λειτουργία αυτόματης εισαγωγής, οι λέξεις σας μπορούν να αντικατασταθούν από άλλους και το μήνυμα απλώς θα αποδειχθεί άσκοπο.

Πολλοί θεωρούν ότι η επαγγελματική αλληλογραφία είναι ένα απλούστερο έργο απ 'ό, τι η διαπραγμάτευση στην πραγματική ζωή - πράγματι, υπάρχει πάντα χρόνος να σκεφτούμε ένα μήνυμα και στη διαδικασία ενός πραγματικού διαλόγου πρέπει να απαντήσετε αυθόρμητα. Ωστόσο, το αρνητικό είναι ότι δεν παίρνετε μια αυθόρμητη αντίδραση από τον συνομιλητή, και αυτό είναι μια σημαντική ψυχολογική πτυχή.

Διαβάστε περισσότερα σχετικά με την κουλτούρα της επιχειρηματικής επικοινωνίας.