Εθιμοτυπία και ηθική της επιχειρησιακής αλληλογραφίας

Η τρέχουσα επιχειρηματική πραγματικότητα είναι ότι μόνο το 15% των μεσαίων και μεγάλων επιχειρήσεων που επιδιώκουν να ενισχύσουν τη θέση τους στην αγορά, επιτύχουν το στόχο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η συνάφεια της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας αυξάνεται πολλές φορές, καθώς η μη συμμόρφωση με τα πρότυπά της, μεταξύ άλλων λόγων, συχνά οδηγεί στην κατανομή χρήσιμων επιχειρηματικών σχέσεων.

Σε μια ευρεία ερμηνεία της ηθικής, εννοούν ένα σύνολο γενικών αρχών που αποσκοπούν στη ρύθμιση των κοινωνικών σχέσεων. Κατά συνέπεια, η ηθική των επιχειρηματικών σχέσεων εξετάζει ζητήματα που σχετίζονται με την αποδεκτή σειρά και το στυλ αλληλεπίδρασης στον επιχειρηματικό τομέα.

Η λεπτομερής περιγραφή των δεοντολογικών πτυχών των επιχειρηματικών σχέσεων είναι η επιχειρηματική εθιμοτυπία, όπως για παράδειγμα η διαδικασία διαπραγμάτευσης, οι κανόνες της εταιρικής συμπεριφοράς, οι επιχειρηματικές παραδόσεις και τα τελετουργικά, τα στοιχεία της υποταγής, οι τρόποι επικοινωνίας και γραφής, καθώς και θέματα ορθότητας στις σχέσεις με τους εταίρους και τους συναδέλφους των επιχειρήσεων.

Η σημασία της δεοντολογίας και της εθιμοτυπίας, ως αναπόσπαστο μέρος της, έγκειται στο γεγονός ότι το ρυθμιστικό πλαίσιο που προέκυψε ως αποτέλεσμα μακροχρόνιας πρακτικής απλοποιεί σημαντικά την επικοινωνία, δημιουργώντας ένα σαφές και προσβάσιμο πλαίσιο στον επιχειρηματικό τομέα που επιτρέπει σε κάποιον να επιτύχει σωστά στόχους και να εξοικονομήσει χρόνο σημαντικά.

Με άλλα λόγια, μιλάμε για έναν ειδικό αλγόριθμο για την επίλυση επιχειρησιακών προβλημάτων που καθιστά δυνατή την ορθολογική και χωρίς συγκρούσεις επίτευξη των επιθυμητών επιχειρηματικών στόχων. Το επίπεδο ιδιοκτησίας αυτού του αλγορίθμου σας επιτρέπει να συναγάγετε άμεσα συμπεράσματα σχετικά με τον βαθμό επαγγελματισμού ενός επιχειρηματικού εταίρου ή ενός αντιπάλου σε μια επιχειρηματική διαφορά.

Στο πλαίσιο αυτό, είναι σημαντικό να τηρήσουμε τις ακόλουθες γενικές αρχές:

• ακρίβεια παντού και σε όλα?
• συμμόρφωση με την ασφάλεια των πληροφοριών ·
• ήχο αλτρουισμό?
• μια ευνοϊκή εικόνα κατάλληλη για το επιχειρηματικό περιβάλλον.
• καταρτισμένη και γραπτή γλώσσα ·
• ακολουθώντας τους κανόνες της κουλτούρας του επιχειρηματικού λόγου.

Οι τύποι επιχειρηματικής αλληλογραφίας είναι ποικίλοι και, με ένα ορισμένο βαθμό συμβατικότητας, μπορούν να χωριστούν σε δύο κύριες ποικιλίες:

• διακρατικό - μεταξύ κρατικών οργανώσεων, ξένων αποστολών και αξιωματούχων (διάφορες σημειώσεις, μνημόνια και άλλες μορφές) - στοιχεία διπλωματικών σχέσεων,
• εμπορικά - επιστολές με ημιεπίσημη ιδιότητα που χρησιμοποιούνται στον τομέα των επιχειρηματικών σχέσεων μεταξύ ιδρυμάτων και οργανισμών.

Το στυλ γραφής μιας επιστολής εξυπηρέτησης, παρά τις γλωσσικές και ορισμένες παραδοσιακές διαφορές, έχει μια ορισμένη γενική βάση και μια ομάδα ιδρυμάτων που αναπτύσσονται με καθιερωμένη πρακτική. Για παράδειγμα, ορισμένες απαιτήσεις πρωτοκόλλου, που καθορίζονται από τη θέση του αποστολέα και του παραλήπτη, βασίζονται στις αρχικές ρυθμίσεις για αμοιβαίο σεβασμό και ορθότητα. Επομένως, ανεξάρτητα από τον τύπο του εγγράφου, δομικά, πρέπει απαραίτητα να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

• έφεση (επίσημο καθεστώς του παραλήπτη) ·
• φιλοφρόνηση (ευγενικό τέλος του γράμματος)?
• υπογραφή
• ημερομηνία (ημέρα, μήνα, έτος και τόπος σύνταξης του μηνύματος) ·
• η διεύθυνση του αποστολέα (επώνυμο, επίσημο καθεστώς, διεύθυνση τοποθετείται στην κορυφή ή στο κάτω μέρος της 1ης σελίδας της επιστολής).

Επιπλέον, υπάρχουν ορισμένες διατάξεις που σχετίζονται άμεσα με τα γράμματα:

• τα επιχειρησιακά γράμματα αναγράφονται σε επιστολόχαρτα ή φύλλα χαρτιού αποκλειστικά στην εμπρόσθια πλευρά τους.
• η τοποθέτηση γίνεται σε αραβικούς αριθμούς.
• Τα μηνύματα εκτελούνται σε έντυπη μορφή.
• διαγράφονται και οι διορθώσεις δεν επιτρέπονται στο σώμα του εγγράφου.
• το έγγραφο διπλώνεται προς τα μέσα.
• ο χρόνος αναμονής για απάντηση σε μια επιστολή δεν υπερβαίνει τις δέκα ημέρες.

Ένα επιχειρησιακό μήνυμα πρέπει να έχει σαφή σκόπιμη εστίαση και να περιέχει μία ερώτηση και το όλο νόημα του κειμένου θα πρέπει να είναι εντελώς και τελείως υποδεέστερο στο περιεχόμενό του, είτε πρόκειται για πρόταση για συναλλαγή, είτε για εμπορικό αίτημα είτε για απλώς σχετικές πληροφορίες.

Η ταξινόμηση των επιχειρηματικών μηνυμάτων ποικίλλει και εξαρτάται από τον λειτουργικά προσανατολισμένο προσανατολισμό τους. Για παράδειγμα, τα γράμματα είναι:

• ενημέρωση;
• θυμίζει;
• προσκλήσεις
• ανασκοπήσεις πληροφοριών ·
• εντολές ·
• συνοδεία ·
• άλλους τύπους.

Στην εμπορική αλληλογραφία, οι πιο χαρακτηριστικές είναι οι εξής:

• ερωτήσεις ·
• προτάσεις;
• εντολές ·
• καταγγελίες ·
• εγγυητικές επιστολές.

Ως μία από τις μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας, με την αυστηρή έννοια της λέξης, τα γράμματα χωρίζονται σε 2 τύπους - επιχειρηματικό και ιδιωτικό.

Από τις επιχειρήσεις συμπεριλαμβάνεται αλληλογραφία, η οποία λειτουργεί μεταξύ οργανισμών και ιδρυμάτων. Μια ιδιωτική επίσημη επιστολή είναι ένα μήνυμα που αποστέλλεται σε ένα ίδρυμα από ιδιώτη ή, αντιστρόφως, από ένα ίδρυμα - σε έναν ιδιώτη.

Υπάρχουν ορισμένοι κανόνες επαγγελματικής αλληλογραφίας.

• Η επιστολή θα πρέπει να ενθαρρύνει την εμφάνιση επιχειρηματικού ενδιαφέροντος στον αποδέκτη, με σαφήνεια και με βάση πειστικές αποδείξεις για να αποδείξει τα οφέλη των εταιρικών σχέσεων και την ακαταλληλότητα των εταιρικών σχέσεων. Το κείενο θα πρέπει να είναι κίνητρο, κίνητρο για συνεργασία.
• Η εκδήλωση υπερβολικών προσωπικών συναισθημάτων σε μια επιχειρηματική επιστολή δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποδείξετε την περίπτωσή σας και να λύσετε ένα πρόβλημα.
• Προκειμένου να αποφευχθεί η υπερφόρτωση και το φράξιμο του κειμένου της επιστολής, πρέπει να αποφευχθούν τυχόν εικονιστικές συγκρίσεις, μεταφορές, αλληγορίες και υπερβολές.
• Για μια σαφή και συνοπτική παρουσίαση του θέματος, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε απλές προτάσεις, αποφεύγοντας λεπτομέρειες και υπερβολικές λεπτομέρειες. Η κύρια ιδέα του μηνύματος πρέπει να υποστηρίζεται από αποκλειστικά συναφή επιχειρήματα, τα οποία συνήθως τοποθετούνται στα συνημμένα του γράμματος (διαγράμματα, γραφήματα, ψηφιακά δεδομένα).
• Το κείμενο θα πρέπει να επισημάνει παραγράφους, εκ των οποίων το καθένα, που αντιπροσωπεύει μια ανεξάρτητη σκέψη, ξεκινά με μια νέα γραμμή.

• Το επιχειρηματικό γραπτό μήνυμα δεν πρέπει να χρησιμοποιεί περιγραφικά επίθετα, περιττές διευκρινίσεις και λεπτομέρειες. Στο τέλος της γραφής, καλό είναι να ελέγξετε το έγγραφο και να εξαλείψετε φράσεις που δεν φέρουν σχετικό σημασιολογικό περιεχόμενο.
• Ο γραμματισμός είναι ένα βασικό στοιχείο του κειμένου. Η παρουσία ορθογραφίας και άλλων σφαλμάτων στο μήνυμα είναι απαράδεκτη.
• Απαιτείται ένδειξη του αντικειμένου της επιστολής. Το θέμα των εγγράφων θα πρέπει να αντανακλάται σύντομα και συνοπτικά, αυτό εξοικονομεί χρόνο κατά την ανάγνωση και χαρακτηρίζει θετικά τον αποστολέα. Εάν η επιστολή αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και περιέχει ιδιαίτερα σημαντικές πληροφορίες, θα πρέπει να είναι εφοδιασμένη με ειδική "σημαία" που διατίθεται στην ηλεκτρονική υπηρεσία.
• Η καλή αναγνωσιμότητα του κειμένου παρέχεται από γραμματοσειρές Arial ή Times New Roman με μέσο μέγεθος γραμματοσειράς. Εάν υπάρχει ιδιαίτερη ανάγκη, μπορείτε να επισημάνετε τις ιδέες-κλειδιά με πλάγια γράμματα ή έντονους χαρακτήρες.

• Στο κείμενο, είναι χρήσιμο να χρησιμοποιηθούν υπότιτλοι (3-4), οι οποίοι παρέχουν μια ευκολότερη κατανόηση του κειμένου.
• Οι απαριθμήσεις, οι λίστες και οι λίστες είναι καλύτερα να συνταχθούν με τη χρήση ειδικών δεικτών.
• Το πρότυπο εταιρικής ταυτότητας (σχήμα) αποτελεί έναν εξαιρετικό δείκτη απόδοσης και αντικειμενικότητας στην επιχειρηματική επικοινωνία. Είναι ιδιαίτερα ενδεδειγμένο σε εταιρικό επίπεδο, διότι σας επιτρέπει να ξεχωρίζετε σε ευνοϊκό κλίμα και να συμμορφώνεστε με την καθιερωμένη επίσημη ιδιαιτερότητα.

Η δομή του επιχειρηματικού μηνύματος είναι χαρακτηριστική. Παραδοσιακά, περιέχει:

• εισαγωγή;
• το κύριο μέρος?
• συμπεράσματα.

Η εισαγωγή συνοψίζει τον σκοπό της επιστολής. Το κύριο μέρος περιγράφει την ουσία του θέματος. Εν κατακλείδι, είναι επιθυμητό να συνοψίσουμε το περιεχόμενο του κύριου μέρους, για παράδειγμα, με τη μορφή συμπερασμάτων. "Postscripts" και διάφορα είδη υποσημειώσεων είναι ανεπιθύμητα.

Συμπερασματικά, οι φράσεις που είναι παρόμοιες σε μορφή με χειρισμούς είναι ακατάλληλες, όπως: "Ελπίζω για μια αμοιβαία επωφελή συνεργασία" και ούτω καθεξής. Είναι καλύτερα να πείτε αντίο σε μια επιχειρησιακή επιστολή με απλές φράσεις - "Χαιρετισμοί", "Καλύτερες εκτιμήσεις" και ούτω καθεξής.

Στο κάτω μέρος του μηνύματος αναφέρονται: F. I. O., επίσημο καθεστώς, όνομα εταιρείας, υπογραφή τίθεται. Αναφέρονται επίσης οι αριθμοί επικοινωνίας.

Οι πίνακες και τα γραφήματα επισυνάπτονται ως ξεχωριστό αρχείο (πακέτο), υποδεικνύοντας αυτό στο τέλος της επιστολής. Εάν υπάρχει μια ομάδα συνημμένων, τότε η απογραφή τους δίνεται με τα ονόματα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντομογραφία και τις ειδικές συντομογραφίες μόνο εάν είστε βέβαιοι ότι ο παραλήπτης θα τις καταλάβει.

Για να δώσουμε στο κείμενο μεγαλύτερη λογική αυστηρότητα και συνέπεια στο επιχειρηματικό λεξιλόγιο, οι ακόλουθες ομιλίες χρησιμοποιούνται ως συνδετικά:

• για το λόγο αυτό.
• με βάση τα προαναφερθέντα.
• λόγω αυτού.
• σύμφωνα με τα δεδομένα ·
• με βάση αυτό.
• εξετάζοντας;
• και άλλοι.

Στον εικονικό χώρο, η επιχειρηματική αλληλεπίδραση, που αντιπροσωπεύει την επικοινωνία σε μικρογραφία, είναι συγκεκριμένη και δεν απαιτεί λιγότερο τη συμμόρφωση με τα σχετικά πρότυπα εθιμοτυπίας. Η αρμόδια εργασία με μια επιστολή, σύμφωνα με την πρακτική, περιλαμβάνει τις ακόλουθες σημειώσεις σχετικά με τον όγκο, τη γλώσσα, τη δομή και τη μορφή.

• Η φόρμουλα θέματος πρέπει να ανταποκρίνεται απόλυτα ακριβώς στο θέμα που αναφέρεται στο κείμενο. Αυτό σας επιτρέπει να προσαρμόσετε γρήγορα τον αναγνώστη στο επιθυμητό επιχειρηματικό πνεύμα.
• Ο βέλτιστος όγκος ενός εγγράφου που αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ταιριάζει στην "μία οθόνη", με το μέγιστο ποσό κειμένου - ένα φύλλο σε μορφή A4.
• Το βέλτιστο μέγεθος των επενδύσεων δεν υπερβαίνει τα 3 Mb.
• Συνιστάται τα αρχεία που αποστέλλονται να "συσκευάζονται" σε κανονικά αρχεία κωδικοποίησης Zip ή Rar. Άλλοι συχνά αποκλείονται κατά την αποστολή.
• Οι υπερσύνδεσμοι πρέπει να είναι τυπικοί (μπλε, υπογραμμισμένοι παρακάτω).
• Η απάντηση στον παραλήπτη θα πρέπει να τοποθετηθεί πάνω από την αρχή της επιστολής και όχι κάτω. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη ο εταίρος αλληλογραφίας να μετακινηθεί περιττό και δυναμικά στο προηγούμενο κείμενο.

• Είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε τη γλώσσα γραφής που είναι πιο κατανοητή από τον συνεργάτη. Το ζήτημα της σκοπιμότητας χρήσης ενός επαγγελματισμού, του εσωτερικού λεξιλογίου, των εκφράσεων αργαλειού και των συντομογραφιών (ειδικά στην εξωτερική αλληλογραφία) σε ένα μήνυμα αποφασίζεται ξεχωριστά, ανάλογα με το πλαίσιο και τις ιδιότητες των συνεταίρων αλληλογραφίας.
• Είναι σημαντικό να ενημερώσετε τον συνεργάτη για την παραλαβή του μηνύματός του - αυτό είναι ένα σημάδι καλής γεύσης και μέρος της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας, δείχνοντας σεβασμό γι 'αυτόν.
• Η απάντηση πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο γρήγορη. Εάν για κάποιο λόγο δεν είναι δυνατό να ανταποκριθεί γρήγορα, ο συνεργάτης πρέπει να ειδοποιηθεί για την παραλαβή της επιστολής του και να αναφέρει την ώρα της απάντησης. Μια ηθική και άνετη παύση πριν από την απάντηση είναι 48 ώρες από τη λήψη του μηνύματος. Μετά από αυτό το διάστημα, το άτομο συνήθως πιστεύει ότι το μήνυμα έχει χαθεί ή αγνοηθεί. Μια υπερβολική παύση στην αλληλογραφία συνδέεται συχνά με τον κίνδυνο απώλειας ενός εταίρου και ερμηνεύεται στις επιχειρήσεις ως παραβίαση των δεοντολογικών προτύπων.
• Στο τέλος του μηνύματος πρέπει να τοποθετούνται τα στοιχεία επικοινωνίας που αναφέρονται σε όλα τα γράμματα, χωρίς εξαίρεση, ανεξάρτητα από τη σειρά διανομής.
• Κατά την αποστολή, είναι σημαντικό να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στα ζητήματα προστασίας της ιδιωτικής ζωής.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εθιμοτυπία επαγγελματικής αλληλογραφίας, ανατρέξτε στο επόμενο βίντεο.