Zusammenfassung

Sekretär Zusammenfassung Schreibtipps

Inhalt

Was macht ein Spezialist?
Struktur
Was muss nicht angegeben werden?
Wie schreibe ich ein Anschreiben?
Proben

Der Unternehmenssekretär übernimmt die Organisation der Arbeit des Arbeitskollektivs und insbesondere des Unternehmensleiters. Dies ist ein Assistent des Leiters des Unternehmens, daher werden den Kandidaten für diese Stelle recht strenge Anforderungen gestellt. Lassen Sie uns näher auf die Fragen der Erstellung eines erfolgreichen Lebenslaufs für die Bewerbung um eine Sekretariatsstelle eingehen.

Was macht ein Spezialist?

Die Arbeit einer Sekretärin erfordert die Fähigkeit, schnell von einer Art von Arbeitstätigkeit zu einer anderen zu wechseln. Diese Person führt eine Vielzahl von Aufgaben aus, die jedoch alle darauf abzielen, die erste Person im Unternehmen bei der Arbeit zu unterstützen und ihre Arbeits- und Zeit zu sparen. Zu den Aufgaben dieses Spezialisten gehören traditionell Papierkram, Arbeiten mit Telefon, Telefonanlage und Bürogeräten, Umverteilung von Anrufen, sowie Organisation von Besprechungen, Geschäftsreisen und anderen Arbeiten.

Sekretär an der Rezeption Er ist verantwortlich für den erstmaligen Empfang von Kunden und Besuchern, die telefonische Kommunikation, den Empfang von Faxen sowie den Service-Support für Verhandlungen des Leiters.
Verwaltungsaufgaben umfasst die Organisation der effektivsten Interaktion zwischen Mitarbeitern des Unternehmens, die Aufrechterhaltung der Ordnung in den Büroräumen, die Wartung der Büroausstattung und die Bereitstellung aller erforderlichen Schreibwaren und Haushaltswaren für das Büro des Unternehmens.
Die Aufgaben des persönlichen Assistenten des Leiters unterscheiden sich geringfügig. Dieser Spezialist ist immer über bevorstehende Veranstaltungen auf dem Laufenden.Es liegt auf seinen Schultern, einen Zeitplan für Arbeitstreffen des Chefs, die Erfüllung seiner persönlichen Aufgaben und viele andere Aufgaben zu erstellen, die in der Regel jeweils individuell festgelegt werden.
Gerichtsschreiber In der Regel an einen Richter gebunden - dieser Beamte nimmt an Gerichtsverhandlungen teil und führt alle erforderlichen Dokumentationsarbeiten durch. Der Gerichtsschreiber ist damit beschäftigt, Dokumente zu archivieren, Materialien an das Büro zu übertragen, die Gerichtssitzung aufzuzeichnen und Vorladungen zu versenden. Die Anforderungen an diese Position sind sehr hoch: Der Arbeitnehmer muss über eine höhere juristische Ausbildung und mindestens 2 Jahre Berufserfahrung verfügen.
Sprecher überwacht Fragen der Markenpräsentation, interagiert mit den Medien und stellt eine Auswahl aktueller Nachrichten zusammen. Der persönliche Assistent akzeptiert alle Korrespondenz, bereitet alle Geschäftspapiere für die erste Person des Unternehmens vor, sammelt auf die eine oder andere Weise Informationen im Zusammenhang mit der Annahme wichtiger Entscheidungen und führt auch einmalige Aufträge des Chefs aus.

Die Einzelheiten bestehen auch in den Aktivitäten des Notarassistenten, des Sekretärs und des Übersetzers sowie des Personals der Bildungseinheit der Schule.

Struktur

Jeder Lebenslauf besteht aus mehreren Blöcken. Nachfolgend finden Sie Empfehlungen, was Sie dem zukünftigen Sekretär in jedem von ihnen mitteilen sollen.

Verantwortlichkeiten

In einer erweiterten Version lautet die Liste der Aufgaben einer Sekretärin wie folgt:

Annahme eingehender Briefe und Anträge, deren Weiterverteilung, Weitergabe an verantwortliche Personen;
Empfang von Unterlagen zur Unterschrift am Kopf;
eingehende Anrufe entgegennehmen und weiterleiten;
Organisation von Geschäftsverhandlungen des Chefs;
Erstellung von Beschwerden, Briefen und anderen Dokumenten auf Ersuchen des Leiters;
Vorbereitung von Sitzungen und Arbeitssitzungen, Sammeln der erforderlichen Materialien, Benachrichtigung aller Teilnehmer der Veranstaltung über Ort und Zeit ihrer Abhaltung, Fertigstellung des Sitzungsprotokolls;
die Erbringung von Dienstleistungen zur Organisation eines Treffens der Gäste des Leiters;
Kontrolle über die Ausführung der Verwaltungsaufträge durch Mitarbeiter des Unternehmens;
Bereitstellung der erforderlichen Schreibwaren, Büroausstattung und anderer Mittel für die Unternehmensverwaltung, um den reibungslosen Betrieb des Personals zu erleichtern;
Empfang von Besuchern;
Pflege des Unternehmensarchivs;
Organisation von Geschäftsreisen der ersten Person des Unternehmens: Kauf von Tickets sowie Hotelzimmerreservierungen;
Ausführung anderer Anweisungen.

Wenn Sie sich als Sekretär-Assistent bewerben, sollten Sie sich darauf einstellen, dass die Liste der Aufgaben die Überprüfung von Dokumenten, die Vorbereitung von analytischen Überprüfungen, das Sammeln von Materialien für Berichte und Reden umfasst.

Fähigkeiten

Ein erfolgreicher Kandidat für die Position des Sekretärs muss über die folgenden Fähigkeiten verfügen, die im Lebenslauf angegeben werden können:

Papierkram;
Telefongespräche führen;
Treffen und Erstberatung von Kunden;
Bürounterstützung;
Korrespondenzverarbeitung;
Organisation von Veranstaltungen und Geschäftstreffen;
Zeitmanagement des Kopfes;
Kenntnisse über Bürogeräte und Büro-PC-Programme.

Welche spezifischen Fähigkeiten Vorrang haben, hängt vom Tätigkeitsbereich des Unternehmens ab. Wenn beispielsweise eine Sekretärin in einem medizinischen Zentrum benötigt wird, ist es unwahrscheinlich, dass fundierte Kenntnisse in Bezug auf Papierkram und Dokumentenmanagement erforderlich sind. Sie benötigen kaum die Möglichkeit, Dokumente für ein Visum zu erstellen. Diese Position erfordert die Fähigkeit, mit Kunden zu kommunizieren, Kenntnisse über die Grundlagen medizinischer Angelegenheiten und die Fähigkeit, in großen Mengen am Telefon zu kommunizieren.

Erfolge

Berufliche Leistungen sind für jeden Arbeitgeber wichtig. Unter den wichtigsten werden in der Regel folgende Punkte unterschieden:

Optimierung des Dokumentenmanagements des Unternehmens;
Schaffung eines optimalen Arbeitsklimas im Büro;
Organisation des Interaktionssystems von Einheiten;
Reiseunterstützung
Koordination von Kurier- und Reinigungsdiensten.

Berufliche und persönliche Qualitäten

Ein kompetenter Sekretär sollte über so wichtige Eigenschaften verfügen wie:

Offenheit für Kommunikation;
Verantwortung und Ergebnisorientierung;
aktive Lebensposition;
Fähigkeit, Aufgaben im Multitasking auszuführen;
die Fähigkeit, schnell von einer Aktivität zu einer anderen zu wechseln;
das Fehlen von schlechten Gewohnheiten;
Stressresistenz;
Genauigkeit und Skrupellosigkeit;
der Wunsch zu vervollständigen, was bis zum Ende begonnen wurde;
Anstand;
Fähigkeit, mit persönlichen Informationen zu arbeiten;
kompetente gesprochene und geschriebene Sprache;
gute Kenntnisse der Geschäftsetikette;
Fähigkeit, in einem Team zu handeln.

Berufserfahrung

Wenn Sie bereits als Sekretärin gearbeitet haben, fällt es Ihnen nicht schwer, Ihre Berufserfahrung zu beschreiben. Für diejenigen Bewerber, die zum ersten Mal eine Arbeit in diesem Fach suchen, wird es viel schwieriger. Trotzdem ist der Mangel an Erfahrung kein Grund zur Aufregung. Sie können immer Ihre Schlüsselkompetenzen hervorheben, die Sie besitzen.

Beispielsweise können Sie Folgendes angeben:

fließende Englisch- und Spanischkenntnisse;
Besitz aller grundlegenden Office-Programme;
Kenntnis der Büroausstattung;
10-Finger-Blind-Eingabe (300 Zeichen pro Minute).

Sie müssen immer Ihre Trumpfkarten hervorheben - so kann der Arbeitgeber sehen, worin Sie stark sind, und sich für Ihre Kandidatur interessieren.

Bildung

Um sich als Sekretär in einem seriösen Unternehmen zu bewerben, benötigen Sie eine höhere Ausbildung. Eine effektive Erfüllung der Aufgaben erfordert jedoch häufig Zusätzliche Kurse und Schulungen in Büroarbeit, Archivierung sowie Schulungen in der Arbeit mit Bürogeräten. In kleinen Büros üben Sekretäre häufig zusätzlich die Aufgaben eines Junior-Anwalts aus oder führen Buchhaltungsunterlagen. In diesem Fall benötigen Sie jeweils eine juristische oder wirtschaftliche Ausbildung.

Bei der Bewerbung als Sekretär, Administrator und Angestellter an der Rezeption ist das Vorhandensein einer Hochschulbildung nicht von grundlegender Bedeutung.

Was muss nicht angegeben werden?

Lassen Sie uns etwas näher auf das eingehen, was im Lebenslauf nicht angegeben werden muss.

Hobbys und Hobbys. Sie sollten nicht im Detail malen, wie Sie Blumen züchten / stricken / sticken möchten, falls Ihre zukünftige Aktivität nicht damit zusammenhängt.
Alle verfügbaren Berufserfahrungen. Viele beginnen ihre Karriere mit Positionen wie Verkäufer, Hausmeister oder Reinigungskraft. Wenn Sie mehr als 10 Jahre gearbeitet haben, reicht es aus, an 2-3 Orten in einer ähnlichen Spezialität anzuhalten.
Die Sekretärin muss ein angenehmes Aussehen haben, daher ist es ratsam, dem Lebenslauf ein Foto beizufügen. Hier ist jedoch kein sexueller Hintergrund erlaubt - beschränken Sie sich auf ein striktes Foto „für Dokumente“. Bilder in einem Badeanzug oder Restaurant werden möglicherweise nicht korrekt verarbeitet.

Wie schreibe ich ein Anschreiben?

Ein Anschreiben ist nicht erforderlich, macht aber dennoch einen positiven Eindruck auf den potenziellen Arbeitgeber. Es ist nicht notwendig, alles zu wiederholen, was im Lebenslauf selbst geschrieben steht. Hier müssen Sie Ihr Interesse an der Stelle identifizieren und kurz das Vorhandensein grundlegender Fähigkeiten und Kompetenzen hervorhebenum Ihnen bei beruflichen Aufgaben zu helfen.

Am Ende des Briefes bedanken Sie sich für Ihr Interesse und hoffen aufrichtig auf eine Antwort.