resumé

Sekretær Oversigt Skrivningstips

indhold

Hvad gør en specialist?
struktur
Hvad behøver ikke at være angivet?
Hvordan skriver jeg et følgebrev?
prøver

Virksomhedssekretæren påtager sig opgaverne med at organisere arbejdet i arbejdskollektivet og især lederen af virksomheden. Dette er en assistent for lederen af virksomheden, derfor stilles der ganske strenge krav til kandidater til denne ledige stilling. Lad os undersøge mere detaljeret i spørgsmålet om udarbejdelse af en vellykket CV til ansøgning om sekretærposition.

Hvad gør en specialist?

Enhver sekretærs arbejde kræver evnen til hurtigt at skifte fra en type arbejdsaktivitet til en anden. Denne person udfører en række opgaver, men alle er rettet mod at hjælpe den første person i virksomheden i arbejde, samt spare hans arbejds- og personlige tid. Traditionelt inkluderer denne specialists jobfunktioner papirarbejde, arbejde med telefon, PBX og kontorudstyr, omfordeling af opkald, samt afholdelse af møder, forretningsrejser og noget andet arbejde.

Sekretær i receptionen Han er ansvarlig for den første modtagelse af kunder og besøgende, kommunikation via telefon, modtagelse af faxer samt servicestøtte til hovedforhandlinger.
Admin pligter inkluderer organisering af det mest effektive samspil mellem medarbejderne i virksomheden, opretholdelse af orden på kontorlokalet, vedligeholdelse af kontorudstyr, forsyner virksomhedens kontor med alle nødvendige papirvarer og husholdningsartikler.
Opgaverne som den personlige assistent for lederen er lidt forskellige. Denne specialist er altid ajour med kommende begivenheder.Det ligger på hans skuldre at udarbejde en tidsplan for arbejdsmøder hos chefen, udførelse af hans personlige opgaver og mange andre opgaver, som normalt specificeres individuelt i hvert enkelt tilfælde.
Domstolens kontorist normalt knyttet til en dommer - denne officerer deltager i retsmøder og udfører alt nødvendigt dokumentararbejde. Retsmægleren er engageret i arkivering af dokumenter, overførsel af materiale til kontoret, fører journal over retsmødet samt udsendelse af stævninger. Kravene til denne stilling er meget høje: medarbejderen skal have en højere juridisk uddannelse og mindst 2 års erhvervserfaring.
pressesekretær fører tilsyn med brandpræsentationsspørgsmål, interagerer med medierne, udarbejder et udvalg af aktuelle nyheder. Den personlige assistent accepterer al korrespondance, forbereder alle forretningsdokumenter til virksomhedens første person, indsamler information på en eller anden måde relateret til vedtagelsen af vigtige beslutninger og udfører også engangsbestillinger fra chefen.

Specifikationerne findes også i aktiviteterne hos notarassistenten, sekretær-oversætter samt en medarbejder ved skoleenheden.

struktur

Enhver CV består af flere blokke. Nedenfor er anbefalinger om, hvad de skal angive i hver af dem til den kommende sekretær.

pligter

I en udvidet version er listen over jobopgaver for enhver sekretær som følger:

accept af indgående breve og ansøgninger, deres omfordeling, overførsel til ansvarlige personer;
modtagelse af dokumentation til underskrift til hovedet;
besvare indgående opkald og videresende dem;
organisering af forretningsforhandlinger med chefen;
udarbejdelse af appeller, breve og andre dokumenter efter anmodning fra lederen;
forberede møder og arbejdsmøder, indsamle det nødvendige materiale, underrette alle deltagere om begivenheden om sted og tidspunkt for deres afholdelse, færdigbehandle mødereferaterne;
levering af tjenester til afholdelse af et møde med hovedets gæster;
kontrol med virksomhedens medarbejderes udførelse af administrationens ordrer;
forsyner virksomhedens administration med det nødvendige brevpapir, kontorudstyr og andre midler til at lette personalets gnidningsløse drift;
modtagelse af besøgende;
vedligeholdelse af virksomhedens arkiv;
organisering af forretningsrejser for virksomhedens første person: køb af billetter samt hotelværelsesreservationer;
udførelse af andre instruktioner.

Hvis du ansøger om stillingen som sekretærassistent, skal du være forberedt på, at listen over opgaver inkluderer verifikation af dokumenter, forberedelse af analytiske anmeldelser, indsamling af materiale til rapporter og indlæg.

færdigheder

En vellykket kandidat til stillingen som sekretær skal have følgende færdigheder, som kan angives i CVen:

journalføring;
føre telefonsamtaler;
møde og indledende høring af klienter;
kontor support;
korrespondance behandling;
tilrettelæggelse af arrangementer og forretningsmøder;
tidsstyring af hovedet;
viden om kontorudstyr og kontor-pc-programmer.

Hvilke specifikke færdigheder der er prioriteret afhænger af virksomhedens aktivitetsområde. For eksempel, hvis du har brug for en sekretær i et medicinsk center, er det usandsynligt, at indgående kendskab til papirarbejde og arbejdsgang er nødvendig, har du næppe brug for evnen til at udarbejde dokumenter til et visum. Denne position kræver evnen til at kommunikere med kunder, viden om det grundlæggende i medicinske anliggender, evnen til at kommunikere i telefonen i store mængder.

resultater

Erhvervsmæssige resultater er vigtige for enhver arbejdsgiver; blandt de mest markante skelnes følgende punkter normalt:

optimering af dokumentstyring af virksomheden;
skabe et optimalt arbejdsklima på kontoret;
organisering af et interaktionssystem mellem enheder;
Rejsesupport
koordinering af kurer- og rengøringsservice.

Professionelle og personlige egenskaber

En kompetent sekretær skal have så vigtige egenskaber som:

åbenhed for kommunikation;
ansvar og resultatorientering;
aktiv livsstil;
evne til at udføre opgaver i multitasking;
evnen til hurtigt at skifte fra en aktivitet til en anden;
fraværet af dårlige vaner;
stress modstand;
nøjagtighed og nøje;
ønsket om at afslutte det, der blev begyndt til slutningen;
anstændighed;
evne til at arbejde med personlige oplysninger;
kompetent talt og skriftligt sprog;
god viden om forretningsetikette;
evne til at handle i et team.

Arbejdserfaring

Hvis du allerede har arbejdet som sekretær, vil det ikke være svært for dig at beskrive din arbejdserfaring. Det vil være meget vanskeligere for de ansøgere, der leder efter arbejde i denne specialitet for første gang. Ikke desto mindre er manglen på erfaring ikke en grund til at blive forstyrret, du kan altid fremhæve dine nøgleværdigheder, som du besidder.

For eksempel kan du specificere:

flytning i engelsk og spansk;
besiddelse af alle basale kontorprogrammer;
viden om kontorudstyr;
10-finger blind indtastning (300 tegn pr. Minut).

Du skal altid fremhæve dine trumfkort - dette giver arbejdsgiveren mulighed for at se, hvad du er stærk i og blive interesseret i dit kandidatur.

formation

For at ansøge om stillingen som referent for referent i en respektabel virksomhed, skal du have en videregående uddannelse. Imidlertid kræver effektiv udførelse af opgaver ofte yderligere kurser og træninger i kontorarbejde, arkivering samt træning i arbejde med kontorudstyr. På små kontorer udfører sekretærer ofte desuden en junior advokats pligter eller fører regnskabsregistre. I dette tilfælde har du brug for en juridisk eller økonomisk uddannelse.

Når man ansøger om stillingen som sekretær-administrator og medarbejder i receptionen, er tilstedeværelsen af videregående uddannelse ikke grundlæggende.

Hvad behøver ikke at være angivet?

Lad os dvæle lidt mere om, hvad der ikke behøver at være angivet i CVen.

Hobbyer og hobbyer. Du skal ikke male detaljeret, hvordan du kan dyrke blomster / strik / brodere, hvis dine fremtidige aktiviteter ikke er relateret til dette.
Al tilgængelig arbejdserfaring. Mange begynder deres karriere med positioner som en sælger, vaktmester eller renholder. Hvis du har arbejdet i mere end 10 år, vil det være helt nok at stoppe på 2-3 steder i en lignende specialitet.
Sekretæren skal have et behageligt udseende, derfor anbefales det at vedhæfte et fotografi til CVen. Her er dog ingen seksuel baggrund tilladt - begræns dig til et strengt foto "til dokumenter". Billeder i en badedragt eller restaurant behandles muligvis ikke korrekt.

Hvordan skriver jeg et følgebrev?

Et følgebrev er ikke påkrævet, men gør alligevel et positivt indtryk på den potentielle arbejdsgiver. Det er ikke nødvendigt at gentage alt, der er skrevet i selve CVet. Her skal du identificere din interesse i den ledige stilling og kort understrege tilstedeværelsen af basale færdigheder og kompetencerat hjælpe dig med professionelle opgaver.

I slutningen af brevet tak for din interesse og udtryk oprigtigt håb om et svar.