Vedoucí kanceláře: kdo je to a co dělá?

V moderním byznysu se ani jedna společnost s kanceláří neobejde bez práce vedoucího kanceláře. Tato pozice zahrnuje správu a řízení pracovního postupu v kanceláři organizace.

V podstatě je vedoucí kanceláře tento informativní a vedoucí odkaz, kde se všechny pracovní momenty společnosti sbližují a jsou rozhodovány. Interaguje mezi vedoucím a jeho podřízenými, informuje běžné zaměstnance o dokumentech podepsaných vedoucím, komunikuje s klienty společnosti, sleduje korespondenci, sleduje výkon společnosti a poskytuje kanceláři kancelář, řídí se přímými pokyny ředitele a jeho zástupců.

Správce kanceláře - zaměstnanec, který poskytuje celé kanceláři plnohodnotný pracovní postup. Popis profese pomůže lépe pochopit podstatu práce.

Podle klasifikátoru pracovních profesí a pozic zaměstnanců se profese vedoucího úřadu a jeho povinnosti výrazně liší od profese sekretáře. Vedoucí kanceláře, především organizátor kancelářských prostor společnosti, manažer a správce v jedné osobě. Povolání tajemníka zahrnuje jeho podřízenost konkrétní osobě (ředitel, zástupci ředitele, vrcholoví vedoucí pracovníci) a pouze vedení jeho záležitostí.

Vedoucí kanceláře řídí veškerou současnou práci kanceláře, zejména papírování. Sleduje nepřetržité sledování kancelářské vybaveníposkytuje zaměstnance společnosti papírnictví, včas informuje zaměstnance o objednávkách, pokynech a oznámeních pro kancelář vydaných vedoucím, přijímá příchozí telefonní hovoryv případě potřeby vede kalendář schůzek a výletů ředitele. V tomto případě se volné místo nazývá „vedoucí kanceláře s funkcemi tajemníka“.

Vzhledem k tomu, že práce vedoucího kanceláře zahrnuje organizační, informační a administrativní činnosti, zahrnuje jeho pracovní povinnosti určité funkční úkoly. Právě v tom spočívá zaměstnání a podstata činnosti vedoucího kanceláře, která by měla:

• připravit kancelář na nový pracovní den: zkontrolovat provoz telefonů, počítačů a kancelářské techniky, dostupnost spotřebního materiálu (papír, náplně do tiskáren);
• sledovat, sledovat čistotu v kancelářských prostorách, dodržování hygienických norem (správné osvětlení, větrání, teplotní podmínky v budově), kontrola provozu splitových systémů;
• včasný nákup kancelářských potřeb a poskytnout jim včas administrativní pracovníky;
• objednat pitnou vodu, detergenty, toaletní papír, ubrousky;
• ovládat aktuální pracovní postup: připravit potřebné dokumenty, zprávy, pracovní materiály nezbytné pro plnohodnotnou práci kanceláře, řešit další pracovní momenty a úkoly;
• denně sledujte práci řidiče a kurýra;
• podle pokynů manažera, vedoucí kanceláře rozděluje povinnosti mezi zaměstnance, stanoví jim úkoly, upozorňuje na potřebné pracovní informace, určuje úroveň jejich odpovědnosti, analyzuje efektivitu výsledku;
• vypočítat a odhadnout měsíční finanční výdaje při údržbě úřadu sledovat jeho provádění;
• uschovejte časový rozvrh počet dní a hodin odpracovaných každým zaměstnancem v kalendářním měsíci, včas na převod výkazu času do účtování mezd;
• sledovat dodržování pracovní kázně: v případě zpoždění, předčasného odchodu z práce, nepřítomnosti zaměstnanců, informovat vedení společnosti, sledovat porušení a nedodržování kodexu oblékání;
• organizovat schůzky zaregistrujte se a pomáhejte návštěvníkům při řešení jejich problémů.

Mezi hlavní kompetence vedoucího kanceláře patří příprava a vedení jednání, schůzek, schůzek:

• musí připravit všechny potřebné materiály, zajistit účast na akcích všech zúčastněných stran, vést záznamy o schůzi;
• komunikovat s klienty a partnery společnosti, dělat poštovní materiály;
• práce s korešpondencí příchozí a odchozí kanceláře, zaregistrujte jej, pošlete;
• poskytovat pomoc a pomoc zaměstnancům při řešení konfliktů a sporů;
• koordinovat kancelářské práce na konci pracovního dne zkontrolovat, zda je kancelářské vybavení, osvětlení, split systémy, klimatizace odpojeno od napájení;
• v některých případech je za nalezení a najmutí nových zaměstnanců odpovědný vedoucí kanceláře (umísťuje informace o nezbytných volných místech na zvláštních stránkách, prohledává životopisy, provádí předběžný výběr uchazečů, vede pohovory);
• informuje potenciální klienty písemně nebo telefonicky o nákladech na zboží a služby podle ceníku;
• radí o umístění oddělení společnosti, jejich funkce;
• udržuje zákaznickou základnu podniky;
• Plní úkoly údržby webu, reklama na zboží a služby, objednávání suvenýrů, tisk, distribuce informačních materiálů.

Aby mohl uchazeč vykonávat funkci vedoucí kanceláře, musí mít klíčové dovednosti nezbytné k výkonu této práce, jakož i určité osobní a profesní kvality.

Osobní vlastnosti člověka jsou biologické a sociální složky, které tvoří jeho osobnost. Biologické složky člověk dostává od přírody, svých rodičů a předků ve formě určité sady genů. Sociální složka - Toto je sociální prostředí, ve kterém člověk vyrostl.

Obě tyto složky tvoří charakter a osobnost a dotují jednotlivce určitými kvalitami, dobrými i negativními. Spojením všech osobnostních rysů člověka získáte objektivní spolehlivý psychologický portrét.

Pozitivní vlastnosti osobnosti zahrnují takové charakterové rysy jako:

• upřímnost
• vytrvalost při dosahování cíle;
• pozornost;
• sebekázeň;
• odpovědnost a organizace;
• pracovitost, vytrvalost;
• vnitřní šlechta;
• objektivita;
• společenskost, slušnost, přátelský přístup k lidem;
• klid, odhodlání, pozornost, dochvilnost;
• nedostatek konfliktů, schopnost řešit spory mezi zaměstnanci, optimismus a pozitivní ve všem;
• rychlost, rychlý vtip, vstřícnost;
• aktivita, ambicióznost.

Za tímto rysem osobnosti stojí psychologické a emoční výchova člověka, jeho dědičnost a sociální prostředí, ve kterém vyrostl.

Negativní vlastnosti osobnosti zahrnují:

• nedostatek montáže, nedbalost;
• depresivní pohled na život, nedostatek optimismu;
• neschopnost sbírat myšlenky včas a důsledně řešit zadané úkoly;
• agresivní povaha;
• sklon ke klebám a intrikám.

Obchodní vlastnosti člověka jsou jeho schopnost vykonávat určité pracovní úkoly a funkce.

Podle obchodních kvalit můžete posoudit, jak efektivně bude žadatel schopen zorganizovat pracovní proces, jak dobře bude plnit své pracovní povinnosti. Aby mohl žadatel úspěšně řídit kancelář, musí mít kromě znalostí a dovedností určité obchodní vlastnosti, které zahrnují:

• vzdělání, úroveň dovedností;
• pracovní zkušenosti;
• rychlý student, přizpůsobení se novým podmínkám;
• náročnost na sebe a ostatní;
• schopnost pracovat v multitaskingových podmínkách, současně řešit několik problémů najednou;
• analytické myšlení, schopnost pružně a nekonvenčně myslet, vyvodit správné závěry, zobecnit;
• obchodní prozíravost;
• vůdčí vlastnosti;
• ochota pracovat přesčas;
• oratorium, diplomacie a přesvědčování;
• obchodní komunikační dovednosti.

Profesní vlastnosti člověka jsou kombinací osobních a obchodních kvalit plus všech dovedností, které se mu podařilo získat během celé své kariéry. Ve své profesní činnosti by měl vedoucí kanceláře:

• mít určité znalosti dovednosti v kancelářské řízení;
• profesionálně uveďte své znalosti a dovednosti do praxe;
• umět pracovat s dokumenty znát principy organizace pracovního postupu, pravidla archivu;
• být sebevědomým uživatelem počítače a jiné kancelářské vybavení;
• důkladně znát proces pracovního postupu, pracovat s příchozí a odchozí poštou, znát pravidla pro její registraci, neprodleně doručit vedoucímu rozhodnutí strukturální jednotky, sledovat lhůty pro zaměstnance společnosti k provedení dokumentů, které napsali, odesílat odchozí korespondenci poštou nebo kurýrem;
• mít administrativní dovednosti;
• Být schopen psát rychle znát zásady a pravidla pro přípravu některých dokumentů (příkazy, pokyny, pokyny, vyhlášky);
• rychle spravovat užitečné znalosti (nouzové kontakty, elektrika, instalatérství, doručování obědů);
• zná cizí jazyky (ne vždy), ačkoli v některých společnostech je znalost určitého cizího jazyka hlavní podmínkou pro uchazeče, a v tomto případě musí vedoucí kanceláře plynule hovořit, číst a psát v cizím jazyce;
• umět správně mluvit a psát, vyjádřete své myšlenky v dobrém literárním jazyce;
• vlastní obchodní etiketa dovednosti.

Žádná vysoká škola neučí povolání vedoucího kanceláře. Můžete získat školení a získat diplom nebo osvědčení o odborné přípravě v rozpočtových nebo soukromých školicích střediscích, na vysokých školách.

Ve velkých společnostech zpravidla chtějí vidět odborníka v této pozici pouze s vysokoškolským vzděláním, Malé podniky mohou najmout zaměstnance se středním nebo středním odborným vzděláním.

Hlavní věc, které každý zaměstnavatel věnuje pozornost, je pracovní zkušenosti v této pozici, úroveň počítačových dovedností, znalost kancelářského vybavení a schopnost na něm pracovat, znalost základů papírování a archivace, znalost cizích jazyků.

Abyste správně vytvořili životopis a získali drahocennou pozici, potřebujete podrobně, ale upřímně uveďte všechny informace o sobě: osobní, profesní, obchodní kvality, pracovní zkušenosti v podobné pozici, úroveň vzdělání.

Úroveň očekávané mzdy objasní zaměstnavateli, co může nabídnout a na co uchazeč žádá.

Nedávejte nepravdivé informace o pracovní zkušenosti, vzdělání - To vše lze snadno zkontrolovat, v takovém případě se uvolní místo pro žadatele, jednoduše ho odmítne.

Přítomnost fotografie je pro kandidáta pozitivním okamžikem zaměstnavatel musí vědět, o jehož životopisu uvažuje. Vedoucí kanceláře je tváří společnosti a není lhostejné vůči zaměstnavateli, který ji bude zastupovat.

Nezapomeňte uvést úroveň vašeho vzdělání, často zaměstnavatele pro tuto pozici přijímá specialista s vyšším ekonomickým, právním, psychologickým nebo filologickým vzděláním.

Takové informace budou pro zaměstnavatele užitečné.

Při sestavování životopisu dodržujte jeho strukturu:

• osobní údaje - jméno, věk, kontakty;
• osobní - oddíl se nepovažuje za povinný k provedení, ale je lepší jej vyplnit;
• základní dovednosti - uveďte, jaké kancelářské programy máte, uveďte seznam všech kurzů dalšího vzdělávání, seminářů, školení, dalších doplňkových školení, které jste absolvovali;
• pracovní zkušenosti - uveďte všechny své praxe, stáže, dokončené projekty, dobrovolnické programy, v chronologickém pořadí, uveďte podniky, pro které jste dříve pracovali, vzdělávání a odbornou přípravu (odrážejte všechny vzdělávací programy a směry, které jste absolvovali);
• doporučení - v této části uveďte jména a kontakty lidí, kteří vás mohou doporučit novému zaměstnavateli, aby na vás reagovali pozitivně.

Pokud se uchazeč o zaměstnání bez pracovních zkušeností uchází o pozici vedoucího kanceláře, bylo by lepší tuto část vůbec nezohlednit. Není třeba prokazovat zaměstnavateli nedostatek znalostí a dovedností. V tomto případě je lepší popsat vaše osobní a obchodní vlastnosti, jaký druh vzdělání máte základní a doplňkové (semináře, školení).

Jako pracovní zkušenost lze určit průmyslovou praxi, vysokoškolské stáže, dovednosti při organizaci konkrétních akcí, účast na olympiádách, konferencích, soutěžích a všech druzích testů. Pokud máte nějaké úspěchy a úspěchy, které přímo souvisejí s vaší budoucí prací, nezapomeňte tyto informace napsat do shrnutí.