Resum

Resum Secretari Consells sobre redacció

Continguts

Què fa un especialista?
Estructura
Què no cal indicar?
Com escriure una carta de presentació?
Mostres

El secretari d’empresa assumeix les tasques d’organització del treball del col·lectiu laboral i, en especial, del cap de l’empresa. Es tracta d’un ajudant del cap de l’empresa, per tant s’imposen requisits força estrictes als candidats a aquesta vacant. Analitzem amb més detall els temes d’elaborar un currículum d’èxit per sol·licitar un lloc de secretari.

Què fa un especialista?

El treball de qualsevol secretari requereix la possibilitat de passar ràpidament d’un tipus d’activitat laboral a un altre. Aquesta persona realitza diverses tasques, però totes tenen com a objectiu ajudar la primera persona de l'empresa a la feina, així com estalviar el seu temps laboral i personal. Tradicionalment, les funcions laborals d’aquest especialista inclouen tràmits, treballar amb el telèfon, PBX i equipament d’oficina, redistribuir trucades, així com organització de reunions, viatges de negocis i altres treballs.

Secretari a la recepció És responsable de la recepció inicial de clients i visitants, de la comunicació per telèfon, de la recepció de faxos, així com del servei de suport per a les negociacions del cap.
Tasques d’administrador inclou l’organització de la interacció més eficaç entre els empleats de l’empresa, el manteniment de l’ordre a l’espai d’oficines, el manteniment d’equips d’oficina, proporcionant a l’oficina de l’empresa tots els articles de papereria i de la llar necessaris.
Les tasques de l’assistent personal del líder són lleugerament diferents. Aquest especialista sempre està al dia dels propers esdeveniments.És a les seves espatlles elaborar un calendari de reunions de treball del cap, compliment de les seves tasques personals i moltes altres tasques, que se solen especificar individualment en cada cas.
Secretari judicial normalment adscrit a un jutge: aquest oficial participa en audiències judicials i realitza tots els treballs documentals necessaris. El secretari judicial es dedica a l'arxivatge de documents, a la transferència de materials a l'oficina, al registre de la sessió judicial, així com a l'enviament de cites. Els requisits per a aquest càrrec són molt elevats: l’empleat ha de tenir una formació legal superior i almenys 2 anys d’experiència professional.
Portaveu supervisa els problemes de presentació de la marca, interactua amb els mitjans de comunicació, recopila una selecció de notícies actuals. L’assistent personal accepta tota la correspondència, prepara tots els papers empresarials per a la primera persona de l’empresa, recopila informació d’una manera o d’una altra relacionada amb l’adopció de decisions importants i també realitza comandes puntuals del cap.

Els detalls també existeixen en les activitats de l’assistent de notari, secretari-traductor, així com del personal de la unitat educativa de l’escola.

Estructura

Qualsevol currículum consta de diversos blocs. A continuació es mostren recomanacions sobre què indicar en cadascuna d’elles al futur secretari.

Responsabilitats

En una versió ampliada, la llista de tasques de qualsevol secretari és la següent:

acceptació de cartes i sol·licituds entrants, la seva redistribució, transferència a persones responsables;
recepció de documentació per a la seva signatura al cap;
respondre a les trucades entrants i reenviar-les;
organització de negociacions empresarials del cap;
l'elaboració de crides, cartes i altres documents a petició del responsable;
preparant reunions i reunions de treball, recollint els materials necessaris, notificant a tots els participants de l’esdeveniment sobre el lloc i l’hora de la celebració, finalitzant l’acta de les reunions;
la prestació de serveis per organitzar una reunió de convidats al cap;
control sobre l'execució per part dels empleats de l'empresa de les ordres de l'administració;
proporcionar a l’administració de l’empresa la papereria, el material d’oficina i altres mitjans necessaris per facilitar el bon funcionament del personal;
recepció de visitants;
manteniment de l’arxiu de l’empresa;
organització de viatges de negocis de la primera persona de l’empresa: compra d’entrades, així com reserves d’habitacions d’hotel;
execució d’altres instruccions.

Si sol·liciteu el càrrec de secretari-assistent, prepareu-vos que la llista de tasques inclourà la verificació de documents, la preparació de revisions analítiques, la recollida de materials per a informes i discursos.

Habilitats

Un candidat amb èxit al càrrec de secretari ha de tenir les habilitats següents, que es poden indicar al currículum:

tràmits;
realització de converses telefòniques;
reunió i consulta inicial de clients;
suport d’oficina;
processament de correspondència;
organització d’esdeveniments i reunions d’empresa;
gestió del temps del cap;
coneixement d’equips d’oficina i programes d’ordinador d’oficina.

La prioritat de les competències específiques depèn de l’àmbit d’activitat de l’empresa. Per exemple, si es requereix un secretari en un centre mèdic, és poc probable que es necessiti un coneixement profund dels tràmits i de la gestió de documents, difícilment necessitarà la possibilitat d’elaborar documents per a un visat. Aquesta posició requereix la possibilitat de comunicar-se amb els clients, coneixements bàsics dels afers mèdics, capacitat de comunicar-se per telèfon en grans quantitats.

Assoliments

Els èxits professionals són importants per a qualsevol empresari, entre els més significatius se solen distingir els punts següents:

optimització de la gestió de documents de l'empresa;
crear un clima de treball òptim a l’oficina;
organització del sistema d'interacció d'unitats;
Suport de viatges
coordinació de serveis de missatgeria i neteja.

Qualitats professionals i personals

Un secretari competent hauria de posseir qualitats tan importants com:

obertura a la comunicació;
responsabilitat i orientació al resultat;
posició de vida activa;
capacitat de realitzar tasques en multitasca;
la capacitat de canviar ràpidament d’una activitat a una altra;
l’absència de mals hàbits;
resistència a l'estrès;
precisió i escrupolositat;
el desig de completar el que es va començar fins al final;
decència;
capacitat de treballar amb informació personal;
llengua parlada i escrita competent;
bon coneixement de l’etiqueta empresarial;
capacitat d’actuar en equip.

Experiència laboral

Si ja heu treballat com a secretari, no us serà difícil descriure la vostra experiència laboral. Serà molt més difícil per als candidats que busquen feina per primera vegada en aquesta especialitat. No obstant això, la manca d’experiència no és motiu per molestar, sempre podeu posar de manifest les vostres habilitats clau que disposeu.

Per exemple, podeu especificar:

fluïdesa en anglès i castellà;
tinença de tots els programes bàsics d’oficina;
coneixement d’equips d’oficina;
Mecanografia de 10 dits (300 caràcters per minut).

Sempre heu de posar en relleu les vostres butlletines, això permetrà a l'empresari veure en quins eres fort i interessar-vos en la vostra candidatura.

Educació

Per sol·licitar la posició de secretari-referent en una empresa respectable, cal tenir una formació superior. Tanmateix, sovint es requereix un compliment eficaç dels deures cursos i formacions addicionals en treballs clericals, arxivística, així com formació en treballs amb equipament d’oficina. En les petites oficines, els secretaris sovint també exerceixen les funcions d’un advocat major o mantenen registres comptables. En aquest cas, respectivament, necessitareu una formació legal o econòmica.

Quan es presenta la sol·licitud del lloc de secretari-administrador i empleat a la recepció, la presència de l'educació superior no és fonamental.

Què no cal indicar?

Pensem una mica més en allò que no cal indicar al currículum.

Aficions i aficions. No heu de pintar amb detall com us agrada cultivar flors, fer punt / brodar en cas que les vostres activitats futures no estiguin relacionades amb això.
Tota l’experiència laboral disponible. Molts comencen la seva carrera amb posicions com a venedor, conseller o netejador. Si fa més de 10 anys que treballa, n’hi ha prou amb aturar-se en 2-3 llocs d’una especialitat similar.
El secretari ha de tenir un aspecte agradable, per això és recomanable que adjunteu una fotografia al currículum. Tanmateix, no es permet cap antecedent sexual aquí: limita’t a una foto estricta “per a documents”. És possible que les imatges d’un banyador o restaurant no es puguin processar correctament.

Com escriure una carta de presentació?

No és necessària una carta de presentació, però, tot i així, fa una impressió favorable al possible empresari. No cal repetir tot el que s’escriu en el propi currículum. Aquí heu d’identificar el vostre interès per la vacant i destacar breument la presència d’habilitats i competències bàsiquesper ajudar-vos en els deures professionals.

Al final de la carta, agraïu el vostre interès i expresseu sincera esperança de resposta.