مدير المشتريات: مسؤوليات ومتطلبات الوظيفة

في المجتمع الحديث ، فإن المهنة الإدارية تحظى بشعبية كبيرة وهي مطلوبة ، ولكن ليس كل شخص يفهم تمامًا جوهر هذا النوع من النشاط. بالإضافة إلى ذلك ، لدى الكثير فكرة عامة إلى حد ما عن هذا العمل ، وقليل من الناس يعرفون أن المهنة الإدارية مقسمة إلى العديد من الصناعات المنفصلة. على سبيل المثال ، يتخصص مديرو الموارد البشرية في اختيار الموظفين المؤهلين ، ويستند مديرو الأحداث أنشطتهم على تنظيم الأحداث المختلفة. هناك أيضًا صناعة من متخصصي المشتريات الذين تختلف أنشطتهم بشكل أساسي عن عمل الممثلين الآخرين لهذه المهنة.

دعونا نفكر بمزيد من التفصيل في جوهر أنشطة مدير المشتريات ومسؤوليات الوظيفة الرئيسية والمتطلبات والفروق الدقيقة الهامة الأخرى المرتبطة بهذه المهنة.

مدير المشتريات هو رابط مهم إلى حد ما في موظفي أي شركة ، خاصة عندما يتعلق الأمر بمشروع تجاري. بالضبط تشمل واجبات هذا المتخصص البحث عن العروض التجارية الأكثر ربحية ، والتواصل مع الموردين ، وشراء جميع ما يلزم وإعداد الوثائق ذات الصلة.

في بعض الشركات الكبيرة بشكل خاص ، حتى يتم إنشاء قسم خاص لهذه الأغراض ، والتي يكون لموظفيها مهام معينة ومتعمدة ، بحيث يكون عملهم أكثر تماسكًا وقياسًا ، لأن أكثر من شخص واحد مشارك في العملية برمتها ، وبالتالي ، لا يوجد اندفاع ، يتم تقليل خطر الارتباك. على سبيل المثال ، تعد ممارسة توزيع الموظفين على الإدارات نموذجية بالنسبة للمنظمات العاملة في المشتريات العامة. قد تكون هذه المنتجات الزراعية من أطياف مختلفة ، وكذلك أصناف وأنواع مختلفة من المحاصيل. في بعض الحالات ، قد يحتاج المدير إلى مساعد ، يمكنه أن يسند إليه بعض المسؤوليات لشراء الحبوب والمنتجات الأخرى.

في كثير من الأحيان ، يمكن هيكلة أقسام المشتريات على النحو التالي:

• يشغل المدير الرئيسي منصبًا قياديًا في القسم ويقع الجزء الأكبر من المسؤوليات ، على التوالي ، على عاتقه ، مما يجعله مسؤولًا عن عمل القسم بأكمله ؛
• لدى المدير العديد من المساعدين الذين يبسطون عمله ، والذين يمكنهم المساعدة في العثور على عروض مربحة وتنظيم اجتماعات مع الموردين.

كما هو الحال في أي مجال آخر من مجالات النشاط ، فإن مهنة مدير المشتريات لها مزاياها الخاصة ، ولكن لا يمكن الاستغناء عنها.

تشمل المزايا التي لا جدال فيها ما يلي:

• دراسة مستمرة لسوق التوريد ، والتي تساهم بدرجة أو بأخرى في تطوير مكثف أكثر للمهارات المهنية ؛
• نظرًا للعدد الهائل من الاتصالات مع الشركات المصنعة لمختلف السلع وممثلي شركات البيع ، يمكنك الحصول على دائرة جيدة من المعارف التي قد تكون مفيدة في الحياة اللاحقة ؛
• في بعض الحالات ، من الممكن شراء سلع من الإنتاج الأجنبي ، والتي لا يمكن اختيارها من مسافة بعيدة ، لأنه يجب عليك التحقق شخصيًا من جودة المنتج ؛ هذا هو السبب في تزويد المتخصصين في هذا المجال برحلات عمل أجنبية منتظمة ، حيث يمكن للمرء أيضًا العثور على وقت للترفيه الشخصي ؛
• سيعتمد مستوى الأجور دائمًا بشكل شخصي على مهاراتك واحترافك ، لذا يمكنك التأكد من أن العمل عالي الجودة حقًا سيتم تقديره دائمًا.

من بين أوجه القصور ، غالباً ما يلاحظ ما يلي:

• درجة عالية جدًا من المسؤولية تقع على عاتق المتخصص - يعتمد عمل الشركة ككل على مدير الشراء ، لأن جودة السلع وربحية المعاملة ستؤثر بشكل مباشر على الوضع المالي للمؤسسة ؛
• في حالة عدم وجود المواد الخام والمواد الخام من الموردين المعتادين ، سيتعين على المتخصص البحث بشكل عاجل عن موردين جدد والتفاوض ووضع شروط العقد الجديدة ؛
• من الضروري حساب كمية البضائع والمواد الخام التي سيتم شراؤها بشكل صحيح ، حيث يمكن أن يؤدي النقص إلى مشاكل في الإنتاج ، ويمكن أن يؤدي الفائض إلى مشاكل في الخطة المالية.

إن المسؤوليات الوظيفية لمدير المشتريات ، بالإضافة إلى الوظائف التي يؤديها هذا المتخصص ، متنوعة للغاية ، على الرغم من أنها يمكن أن تختصر إلى شيء واحد - المشتريات.

دعنا نفكر بمزيد من التفصيل في ما يفعله محترف من هذا النوع بالضبط:

• كما ذكر سابقا ، المسؤولية الرئيسية هي تزويد المؤسسة بكل ما يلزم للعمل;
• كل موظف مشتريات يجب أن تعرف كيفية الحفاظ على علاقات تجارية جيدة مع الموردين الحاليينكيفية العثور على عروض مربحة جديدة ؛
• وضع التطبيقات في الوقت الحالي ، والتي ستشير إلى الطلبات المستقبلية - إحدى المهام الرئيسية ؛
• يجب مراقبة عمليات التوريد عن كثب، وخاصة عندما يتعلق الأمر بالتعاون مع الموردين الجدد ، وبالتالي ، تشمل مسؤوليات المدير أيضًا تتبع الإمدادات ؛
• بالإضافة إلى ذلك ، متخصص يجب أن تراقب باستمرار سوق العرض، بحثًا عن موردين جدد ، بالإضافة إلى تتبع التغييرات في مجموعة متنوعة من الموردين القدامى ؛
• وفقًا لمستوى المبيعات الذي قد يزيد أو ينقص ، من الضروري أيضًا إجراء تعديلات على كمية المواد المشتراةبحيث لا يوجد وضع مع نقصه أو فائضه ؛
• من المهم جدًا تتبع العروض الجديدة من الموردين المنتظمين.لأنه في مثل هذه الحالات يمكن الاتفاق على شروط أكثر ملاءمة للمعاملة ؛
• في حالة شراء أي مواد خام قاطعة ، على سبيل المثال ، لإنتاج الغذاء أو في مطعم ، من الضروري التحقق من جودة البضائع ، وكذلك تواريخ انتهاء الصلاحية ؛
• وبالطبع ضرورية حل المشاكل المالية في الوقت المحددلتجنب الديون للموردين.

يجب على الباحثين عن العمل الذين يرغبون في ربط أنشطتهم بهذه المهنة أن يعرفوا أن هناك متطلبات معينة لا تنطبق فقط على المعايير المهنية ، ولكن أيضًا على الصفات الشخصية. بدون مزيج من جميع المتطلبات ومستوى معين من الكفاءة ، من المستحيل أن تصبح محترفًا حقيقيًا في مجالهم.

بالطبع ، يجب أن يكون الشخص الذي يشغل مثل هذا المنصب متميزًا جدًا وأن يكون له موقف حياة نشط وواثق. هذا ضروري للبحث عن العروض التجارية المربحة التي تلبي احتياجات الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن "جوهر" داخلي قوي سيساعد على التفاعل بكفاءة مع المنافسين ويؤدي إلى التنافس الصحي. سيكون من الأسهل على الأشخاص الواثقين من أنفسهم الذين يمتلكون أيضًا صفات مثل المؤانسة والإيجابية والمؤانسة أن يتفاوضوا ويجدوا لغة مشتركة مع الشركاء المباشرين. يمكن لمدير المشتريات ذو العقلية التحليلية أن يحل بسهولة حتى أكثر المهام تعقيدًا ، إن لم يكن لصالح شركته ، فعلى الأقل ليس على حسابها.

سوف تساعد المسؤولية والالتزام بالمواعيد في التفاعل مع الرؤساء والشركاء ، لأن هذه الصفات هي التي ستساعدك على الظهور بمزيد من الاحتراف في عيون الآخرين. المتعلم السريع والتصميم وكذلك المستوى العالي من القدرة على العمل هي الصفات التي ستساعدك على التطور في المجال المهني وتحقيق نمو مهني أسرع.

هناك أيضًا العديد من الخصائص الشخصية الأخرى التي يجب أن يمتلكها وكيل الشراء المهني. ولكن في هذه الحالة ، يتم تقديم الصفات الرئيسية ، والتي بدونها من المستحيل أن تصبح متخصصًا موثوقًا في مجالهم.

أما بالنسبة للمعرفة والمهارات المهنية ، فكل شيء هنا أكثر تعقيدًا. والحقيقة هي أنه يمكن الاستغناء عن بعض الصفات الشخصية إذا كان الأخصائي يجيد المهارات المهنية ، لكن صاحب العمل ببساطة لا يمكنه أن يغض الطرف عن غياب حتى بعض منهم ، حتى إذا كنت مالكًا لخصائص شخصية جذابة للغاية.

يجب أن يكون لدى المتخصص المعرفة والمهارات التالية:

• بادئ ذي بدء ، يحدد المعيار المهني الحاجة إلى التعليم العالي في الإدارةبفضلها ستعرف كل تعقيدات العمل ، حتى من الناحية النظرية ، إذا لم تكن هناك خبرة عملية ؛
• من المستحيل الاستغناء عن مستوى معين من التدريب في مسائل إجراء المفاوضات التجارية ؛ نقدر بشكل خاص الموظفين الذين أكملوا الدورات التدريبية في هذا المجال ، حيث يتم دراسة جميع التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة المهمة بالتفصيل ؛
• في بعض الحالات قد يكون من الضروري العمل مع كميات كبيرة جدًا من المعلومات المختلفة ، لذلك ، يجب أن يكون المحترف الحقيقي على دراية جيدة بالمواد وأن يكون قادرًا على تحويل الانتباه بسرعة من مهمة إلى أخرى ؛
• إلى جانب هذا بحاجة إلى المعرفة في مجال الخدمات اللوجستية، ولديهم أيضًا مستوى معين من المعرفة في مجال النظم القانونية المدنية والتجارية ؛
• اهلا وسهلا المعرفة في مجال التسعير والاستخدام الواثق للكمبيوتر الشخصي والخبرة في مجال المبيعات.

مما لا شك فيه أنه يجب أن يحصل كل متخصص على تعليم متخصص في مجاله ، مما يسمح له ، نظريًا على الأقل ، بالحصول على فكرة عن الوظيفة التي سيشغلها في المستقبل. ولكن في كثير من الأحيان ، يعتقد الكثير من الناس أنه بالنسبة للعمل في قطاع المشتريات ، يكفي الحصول على دبلوم يؤكد المؤهلات في مجال الإدارة. هذا الرأي خاطئ ، لأنه من الضروري الحصول على معرفة متخصصة أكثر ضيقة حول هذا المجال. حتى لو كان لديك شهادة جامعية في الإدارة ، أنت بالتأكيد بحاجة إلى أن تأخذ دورة إعادة تدريب أو تأخذ دورة تعليم مستمر في إدارة المشتريات وأن تتعرف بشكل منفصل على المشتريات العامة، والتي تختلف بشكل أساسي عن الأنشطة التجارية للمؤسسات الخاصة.

بالإضافة إلى ذلك ، يدعم العديد من أرباب العمل التدريب المنتظم لموظفيهم ، والذي يهدف إلى تحسين المهارات وتحديث المعرفة ، بما يتوافق مع تغير الوضع في السوق واقتصاد البلاد. يجب أن يكون مستعدًا لحقيقة أنه بمجرد استلام هذا المنصب في أي شركة ، بأي شكل وحجم على الإطلاق ، في البداية ستبدأ حياتك المهنية مع تدريب مدفوع الأجر ، وعند الانتهاء بنجاح ، يمكنك بالفعل اعتبار مدير مشتريات كامل.. في المستقبل ، حتى لا يفقد الموظفون الدافع للعمل ، يجب على المدير أن يهتم بالأخصائيين ، وأن يوفر لهم فرص عمل. على سبيل المثال ، في الشركات الكبيرة حيث توجد أقسام شراء كاملة ، يمكنك بدء حياتك المهنية مع اختصاصي مبتدئ ، ثم الحصول على ترقية إلى محترف متوسط ​​أو كبير والحصول تدريجياً على منصب رئيس القسم.

من أجل أن ينتبه جميع المتقدمين إليك ، من الضروري وضع سيرة ذاتية مختصة يتم تقديمك فيها في أفضل ضوء مناسب لصاحب العمل.

خذ بعين الاعتبار القواعد الأساسية التالية لإنشاء السيرة الذاتية:

• لا تمد القصة عن نفسك وإنجازاتك على عدة صفحات ؛ يجب أن تكون المعلومات موجزة وواضحة;
• ممنوع منعا باتا تحريف، فيما يتعلق بالتدريب والخبرة العملية الخاصة بك ، حيث ستحتاج إلى تأكيد هذه المعلومات مع مستند يحتوي على دبلوم تعليمي أو سجل عمل ؛
• يجب أن يكون التصميم كليًالذلك ، يوصى باستخدام نفس الأساليب لإبراز أي تفاصيل مهمة ، بالإضافة إلى خط واحد ؛
• من أجل الحصول على تصرف إيجابي من صاحب العمل مقدما ، يوصى بإرفاق صورتك بالسيرة الذاتية؛ الأفضل إذا كانت لقطة احترافية حيث يتم تقديمك بطريقة أنيقة إلى حد ما ولكن مقيدة ؛
• يجب أن تكون السيرة الذاتية نظيفة من حيث علامات الترقيم والتهجئة، ولديها أيضًا تركيز معين - يوصى بالإشارة في البداية إلى موقف ومستوى المكافأة التي تطمح إليها ؛
• الإنجازات الشخصيةتلقى في الوظائف السابقة أيضا موضع ترحيب.