Eisenhower matrisi - zamanı doğru kullanın

Delicesine hızlı tempolu yüzyılda, zaman sadece gitmek gibi görünmüyor, süpersonik bir uçak hızında uçuyor. Bir dizi olay ve planla dolu böyle bir olay ve gün döngüsünde, planlanan şeyin yarısını bile fark edemeyiz. Ve her şeyi yakalamak istiyorum. Eisenhower matrisini kullanarak zamanı doğru bir şekilde nasıl kullanacağımızı daha ayrıntılı olarak ele alacağız.

Tüm sahip olduğumuz zaman. Daha iyi ya da kötü için, hayatımızı doğrudan, zamanımızı nasıl ve neye harcadığımıza bağlı olarak yaşıyoruz. Ve yollarında çok şey yapmak için zamana sahip olmak isteyenler, kural olarak, zamanlarını etkili bir şekilde yönetmeyi öğrenir. Zaman yönetimi (zaman yönetimi) planlamadan başka bir şey değildir. Zamanın kısa olduğu, acısız olduğu ve bu nedenle hiçbir şey yapılamadığı acı hissi nedeniyle endişelenmeyi durdurmaya yardımcı olur.

Bir zamanlar, ünlü Amerikan askeri ve siyasi figürü Dwight David Eisenhower, etkili planlama sorununa bir çözüm bulmakla ciddi şekilde meşguldü, aynı zamanda Amerika Birleşik Devletleri'nin başkanıydı. Ve bu soruna bir çözüm bulmayı başardı, hatta zaman yönetim sistemi.

İnsan beyninin yapılandırılmış bilgiyi daha kolay ve daha iyi algılaması, yani belirli bir sisteme getirilmesi, raflara bölünmesi o kadar oldu. Aynı zamanda, bu rafları görselleştirmek, örneğin bir tür diyagram veya diyagram kullanarak görsel hale getirmek güzel olurdu.Etkili zaman yönetimi teorisinde önde gelen yöntemlerden biri olan Eisenhower matrisinin altında yatan vakaların tam olarak bu dağıtım ilkesidir.

Eylem planını ve eylemleri matrisi kullanarak görselleştirmek çok basittir. Kağıt üzerine bir kare çizin, iki dikey çizgi ile dört eşit alana bölün. Haç şeklinde ızgaralı bir pencere almalısınız. Bu alanlar, vakanızı her biri önem / önemsizlik ve aciliyet / aciliyet belirtilerine bağlı olacak şekilde 4 gruba ayıracaktır. Çizgilerin kesişiminden oluşan alanlara kadran (matematiksel kavram) denir ve aşağıdaki gibi gösterilir:

• kadran A (önemli ve acil görevler);
• kadran B (önemli, ancak acil olmayan görevler);
• kadran C (önemli değil, acil görevler);
• kadran D (önemsiz ve acil olmayan görevler).

Eisenhower matrisinin hem avantajları hem de dezavantajları vardır. Hem bunu hem de diğerini tarif edeceğiz ve avantajlarla başlayacağız.

• Karmaşık bir şey anlamına gelen “matris” ismine rağmen, sistemin aslında anlaşılması çok kolaydır ve herhangi bir zorluk olmadan uygulanır.
• Vakalar, hedefler ve hedefler sadece 4 kategoriye ayrılmıştır, bu daha iyi gezinmenize yardımcı olur.
• Görevlerin aciliyet ve önem ölçütlerine göre dağıtımı, acil olmayan ve önemsiz konuları arka plana itmenize, böylece önemli ve acil olarak öne geçmenize izin verir. Vakalar bu şekilde analiz edilir ve filtrelenir. Hiç zaman kaybetmesi gerekmeyenler elenir.
• Ana avantaj, matrisin zaman maliyetlerini mümkün olduğunca verimli hale getirmenize izin vermesidir, bu da her şeyi zamanında yapmayı mümkün kılar.

Bu sistemin dezavantajları da mevcuttur.

• Matris, uzun vadeli planlamada etkisizdir. Güncel işler veya yakın gelecek için uygundur.
• Günlük hedefler olmadığında, böyle bir sistemi kullanmaya gerek yoktur.
• Matrisi etkili bir şekilde kullanmak için, hedefleri hızlı ve doğru bir şekilde gruplara dağıtmanız gerekir. Bunu yapmak için hangilerine “önemli” derecesi verilebileceğini ve hangi hedeflerin çok önemli olmadığını, hangilerinin acilen tamamlanması gerektiğini ve hangilerinin isteğe bağlı olduğunu anlamanız gerekir. Böyle bir eğitim zaman alır, yani matris sizin için hemen "işe yaramaz", ancak bir eksi.
• Ve önceki paragrafın bir sonucu olarak, vakalara belirli bir durum atamanın doğruluğuyla ilgili hatalar olabilir.

Matrisin her çeyreğini daha ayrıntılı olarak ele alıyoruz.

Planlama ustasıysanız, A çeyreği boş olacaktır. İçinde bir şey ortaya çıktıysa, bu sizin zayıf organizasyonunuzu gösterir. Söylentiler ve tıkanmalar konusunda eğitime izin veriyorsunuz. Bu resmin nedeni, kural olarak tembelliktir.

Veya doğru bir şekilde öncelik veremezsiniz. Tabii ki, bazen bu tür durumlara izin verilir, ancak bu sistematik olarak gözlemlendiğinde, kişisel öz disiplin üzerinde çalışmak yeterlidir. Kaderin A kadranına “yerleşmesini” önlemek için, geri kalan alanlara getirilen görevlerle zamanında başa çıkmak gerekir.

Ancak, çeyrek daire A'da küçük bir yapılacaklar listesi hala girilebilir. Olabilir:

• sağlık sorunları;
• başarısızlığı sorunların ortaya çıkmasına neden olabilir, yaşam kalitesini kötüleştirebilir, ailenin ve işin refahını tehdit edebilir;
• başarısızlığı ana hedeflere ulaşma yolunu önemli ölçüde karmaşıklaştıracak veya bunların bozulmasına yol açacak vakalar;
• çeşitli acil ve kriz durumlarının çıkış yolu.

Yine de, bu çeyrekte birçok puanınız varsa, bunları ortadan kaldırmak için tüm çabalardan vazgeçin. Önemli ve acil listeden belirli öğelerin uygulanmasının tamamen yeniden yönlendirilebileceğini, vekillerden birine delege edilebileceğini unutmayın, tüm işlerin tüm yükünü sadece kendinize omuzlamak gerekli değildir.Bu yaklaşım, kadran A'nın doluluğu ile hızlı bir şekilde başa çıkmaya yardımcı olacaktır.

Gözlemler, kadran B'den problem çözmeyi tercih eden kişilerin en başarılı hale geldiğini, kariyer basamaklarını daha hızlı yukarı taşıdıklarını, finansal olarak müreffeh olduklarını, zaman sıkıntısına sahip olmadıklarını ve uyumlu, tam teşekküllü bir hayat yaşadıklarını göstermektedir. Acil olmayan görevler en umut verici ve öncelikli olanların kategorisine aittir ve bir kişi onlara ana dikkatini verirse, her şey olması gerektiği gibi gelişir.

Grup B'deki aciliyet eksikliğinin bazen belirlenen noktaların yerine getirilmesinde gecikmeye yol açtığı ve zaten hızlı bir yanıt gerektirecekleri A grubuna göç ettikleri unutulmamalıdır. Önemli ama çok acil olmayan görevleri aşamalı ve düzenli olarak çözersek, bu süreç sakin ve verimli bir şekilde ilerleyecektir. Bu tür bir işletmeye sorumlu bir şekilde yaklaşmak gerekir ve aciliyet eksikliği, konunun ilerlemesini tam olarak kontrol etmeyi, tüm detayları ideale getirmeyi, tüm adımları açıkça düşünmeyi ve böylece verimli bir sonuç elde etmeyi mümkün kılar.

Eisenhower'ın matrisi öncelikle size nasıl öncelik vereceğinizi öğretir. Bu, planlamadaki en önemli şeyin, sizi büyük hedeflere götüren önemli konuları ikincil olanlardan ayırt edebilmesidir. C grubuna getirilmesi gereken görevler önemli değildir, özünde bunlar ana hedeflerden dikkati çeken, ilerlemeye katkıda bulunmayan, aksine, sadece geliştirme sürecini engelleyen şeylerdir. Genellikle önemli hedeflere ulaşmaya konsantre olmanızı engeller ve böylece geçmiş zamanın etkinliğini azaltırlar.

Önemsiz olan C alanından, A alanından çok önemli olan acil konuları karıştırmamalısınız. Bu, kural olarak, gerçekten önemli olanın arka planda kalacağı gerçeğine yol açar. Böyle bir durumun canlı bir örneği, dışarıdan ihtiyaç duymadığınız biri tarafından yapılan toplantılar veya uzun sohbetler, partilere ve kutlamalara gitme, ilginizi çekmeyen insanlardan gelen davetiyeler, bir tür ev işleri, beyaz eşya ve benzeri parçaların bozulması. Evet, bu acilen yapılmalıdır, ancak bu görevlerin çözümü hayati bir gereklilik değildir ve yerine getirilmemesi herhangi bir sorun yaratmaz.

Bu gruptaki sınıflar hiçbir şey vermez, aksine çok fazla zarar verebilirler. Daha sonraya ertelenmeye çalışılmalı ve onları tamamen görmezden gelmek daha iyidir. Ancak düşman görme ile bilinmelidir - D alanında bu tür “zararlıların” bir listesini derlemek zorunludur, çünkü bunlar zamanımızı “yiyen” aktivitelerdir. Düzgünlükleri ve rahatlama ve zevk verme, tatlı mutlulukta zaman geçirme vaadi nedeniyle birçok insan için çok cazip ve çekici olan şeyler.

Bu “vakaların” bu özellikleri, ilk etapta onlarla başa çıkmak için büyük bir cazibe yaratır ve dedikleri gibi tüm dünyanın beklemesine izin verir. Bir insanı gerçekten sürükledikleri için bu tür sahte öğelerin havuzundan çıkmak son derece zor olabilir. Ancak onlarla başa çıkma alışkanlığını yok etme girişimleri terk edilmemelidir.

Bu faaliyetler şunları içerir:

• boş, anlamsız sohbetler (telefonla ve canlı olarak);
• önceki paragraftaki konuşmalar, habercilerdeki yazışmalar, sosyal ağlar, her türlü sohbetle aynı;
• anlamsal yük taşımayan, ciddi sorunlardan ve işlerden uzaklaşan, çeşitli olumsuz duygulara neden olan film, dizi, televizyon programları izlemek;
• bilgisayar ve diğer (gelişmeyen) oyunlar.

Beden ve ruh için dinlenmek şüphesiz gereklidir, ancak uygulanması için başka birçok yararlı yol vardır:

• kalite literatürünün okunması;
• sergi, tiyatro ve müzelere geziler;
• zeka geliştirme oyunları;
• havuz, spor salonu, buz pateni pistlerinde yürüyüş, şehir dışında geziler, seyahat vb.

D grubundaki zararlı meslekleri hayatınızdan tamamen kaldıramıyorsanız, en azından onları ertelemeye çalışmalı, sadece A ve B gruplarındaki işler tamamlandığında bunlara dikkat etmelisiniz, ancak “boş” aktivitelere harcanan zamanı en aza indirmeye çalışmalısınız. .

Konuyu uygunsuz bir gruba atfetme olasılığı yüksektir. Önceliklerimizin hiyerarşisini oluşturmanın ana sorunu budur. Bununla başa çıkmayı kolaylaştırmak için, iki soruyla iki soruya nasıl cevap vereceğinizi öğrenmeniz gerekir - “evet” veya “hayır”. Örneğin: “Bu davanın uygulanması ana hedefime yaklaşmama yardımcı olacak mı?” “Evet” yanıtı davanın önemi, “hayır” yanıtı önemsizdir.

“Bu sorunu şimdi çözmezsem, yarın ilgisini kaybedecek mi?” “Evet” yanıtı, sorunun aciliyeti, “hayır” cevabı anlamına gelir - aciliyet değil. Her dersin kategorisini bu şekilde belirledikten sonra, önce A grubundan sonra da B grubundan şeyler yapın.

Bir matrisi derlemek için en iyi zaman yeni bir günün başlangıcıdır. Yakın gelecekte hangi görevlerle karşılaşacağınızı dikkatlice düşünün ve bunları düzenli bir liste halinde yazın. Daha sonra yukarıdaki soruları kullanarak her birini test edin ve cevaplara göre alanlara yerleştirin. Zamanımızı boşa harcayan en küçük ve en önemsiz vakalardan bahsetmeyi unutmayın.

Kendiniz için belirlediğiniz toplam görev sayısı. Vakaları uygun kategorilere böldükten sonra, bir not defterine yazabilir veya telefon düzenleyicisinde aciliyet ve önem azaldıkça düzenli bir uygun liste oluşturabilirsiniz, böylece listedeki ilk grup A, ikincisi B, üçüncüsü C ve D hiç yazmak zorunda değilsiniz. A ve C gruplarındaki görevlerin akrabalara, arkadaşlara, meslektaşlara veya astlara delege tabi olduğunu unutmayın. Ancak B grubu - bunlar kendi başlarına yapmanın önemli olduğu şeylerdir.

Eisenhower'ın matrisi ona ihtiyacı olan herkes tarafından kullanılabilir. Bu iyidir çünkü yaş ve sosyal statüden bağımsız olarak herkes için eşit derecede yararlı olacaktır: organizasyonların ve işletmelerin başkanları, sıradan işçi ve ofis çalışanları ve ev hanımları ve öğrenciler ve okullarda okuyan çocuklar.

Eisenhower sistemindeki günlük kayıtların nasıl görünebileceğine bir örnek verelim.

Acil ve önemli konular grubu:

• iş için ihtiyacım olduğu için onarım için arabayı servis istasyonuna götürmek;
• üç ayda bir rapor sunmak;
• kredi kartıyla ilgili bir sorunla başa çıkmak.

Acil ama önemli bir grup konu:

• yeni bir konu geliştirmek ve yeni bir projenin ana yönlerini belirlemek;
• sigarayı bırakmak;
• ingilizce öğren;
• spor salonu üyeliği satın alın.

Acil, ancak önemli olmayan grup:

• hukuk departmanından San Sanych'in yıldönümüne git;
• baharın ilk gününde herkesi sosyal ağlarda kutluyorum.

Acil ve önemsiz işler grubu:

• dolabı temizleyin;
• asma kat üzerinde bir şeyler yapmak;
• diziyi izle;
• bir papağan ile oynamak.

Eisenhower'ın matrisi, gereksiz şeylerden kurtulmanızı sağlayan bir filtre olan bir arıtma sistemi ile karşılaştırılabilir. İlk başta, günlük olarak derlemeniz gerekebilir, ancak deneyim birikimi ile sezgi düzeyinde hangi işletmenin hangi kategoriye ait olduğunu hissetmeye başlayacaksınız. Ve böyle bir zaman yönetimi sistemine hakim olur olmaz ve onu verimli bir şekilde nasıl kullanacağınızı öğrenirsiniz ve vakaları çeyreklere göre doğru bir şekilde dağıtırsanız, hemen bir özgürlük dalgası hissedeceksiniz.Her şeyi zamanında yapmak için zamanınız olmaya başlayacak ve aynı zamanda acele etmemeye başlayacaksınız, hayatınız normale dönecek, ulaşılamaz gibi görünen hedeflere aniden ulaşılacak. Ve mükemmel durumun ve yüksek ruhların, enerjinin ve canlılığın varlığını garanti edeceksiniz.

Disiplin başarının temelidir. Elbette böyle niteliklere sahip olmayan insanlara dikkat ettiniz, onlar sonsuz “eylem” in bitmeyen bir kasırgasındalar, her zaman boş, anlamsız bir şey yapıyorlar, ancak açıklamalarına göre imkansız önemli. Ve bu insanların görüşü sürekli yorgun, bitkin, kayıp, sefil. Onlar her zaman rahatsız, telaşlı ve huzursuz.

Eğer böyle olmak istemiyorsanız ve insanlarda sadece sempati ve acıma uyandırmak istemiyorsanız, aksine prensip üzerinde hareket etmelisiniz. Her şey onlar için böyle olursa ve tam tersi sonuçlar istiyorsanız, tam tersi şekilde hareket etmeniz gerekir. Yani: disiplini düzene sokmak, kendi kendini örgütleme yöntemlerinde ustalaşmak, açık planlara, programlara ve rejimlere bağlı kalmak, ne zaman ve ne yapılacağını ve en önemlisi neden bunların hepsinin amacı nedir. Ve Eisenhower matrisi bu konularda sizin için büyük bir yardımcı olacaktır.

Gerçekten de, adını taşıdığı kurucusunun böylesine baş döndürücü bir kariyer inşa edebildiği ve Amerikan halkının en ünlü ve sevilenlerinden biri olduğu kadar çok başarılı bir askeri figür olduğu hiçbir şey için değil. Ve tüm bunlar, bu büyük adamın fakir bir ailede doğmasına rağmen. Bu tür insanlardan güvenli bir şekilde örnek alabilir ve onlar tarafından icat edilen araçları kullanabilirsiniz.