İş iletişimi psikolojisinin incelikleri

İş iletişimi, günlük konulardaki konuşmalardan temelde farklıdır. Bu tür konuşmaların psikolojisinin incelikleri, karşılıklı yararlı işbirliğini sonuçlandırmak için görgü kurallarının oluşmasını gerektirir.

İş iletişimi, ortak mesleki çıkarlarla bağlantılı muhataplar arasında ilişkiler yaratmak için karmaşık çok aşamalı bir sürecin oluşturulmasıdır. Karakteristik bir özellik, ulusal tolerans üzerinde bir bükülme ile performans görgü kuralları ile sınırlı, yerleşik sınırlar içindeki katı davranıştır.

Görgü kuralları iki kategoriye tabidir - yönetmeliklerin ve talimatların bir listesi. İkincisi, çalışanların tutumunu daha yüksek bir konuma getirirken, normlar, kariyer basamakları sisteminde eşit çalışanlar arasındaki etkileşimin psikolojik yönleridir.

Bununla birlikte, her iki grup da kibar işbirliğinin genel gereksinimlerine tabidir. Kişisel çıkarlar, düşmanlık ve olumsuz ruh hali işin gidişatını etkilememelidir.

İletişimsel etkileşim kültürü iş ortakları arasında daha fazla ilişki sağlayan birkaç ana aşamada:

• Muhataplara samimi bir yer göstermek için kibar bir tebrik. İnsanlar ortak bir girişimde birbirlerine güvenmelidir;
• Tanışma, birbirinin görsel temsili için temas kurmak anlamına gelir;
• Belirli bir konuyu hedefleme;
• Bir hedefin tartışılması veya akut bir sorunun çözümü;
• Konuşmanın sonucu.

İş iletişimi kurallarının bilinmesi, bir kişinin kariyer basamaklarını hızla tırmanmasını sağlayarak toplumdaki statüsünü ve önemini artırır. İyileşme sürecinde, birey belirli bir çoğu durumda etkinlik türüne bağlı olan davranış stili:

1. insancıl. Bu yaklaşım, destek sağlanmasını ve soruna bir çözüm arayışını içerdiğinden giderek daha fazla popülerlik kazanmaktadır. Bir çalışan, duygularını ve karakterini dikkate alarak bireysel niteliklere sahip bir kişi olarak algılanır;
2. Manipülatif. Yönetici veya meslektaş, muhatabı belirli hedeflere ulaşmak için bir araç olarak kullanır. Örneğin, görevlerin uygulanması üzerinde kişisel sıkı kontrol, bir ortağın diğeri üzerinde manipüle edilmesidir;
3. Ritüel tarzıhümanist olanın aksine, toplumda gerekli statünün yaratılmasını ima eder. İş ve kişisel nitelikler, özellikleri önceden belirlenmiş olan belirli bir “maskenin” arka planında silinir. Bu, bireysel olarak oluşturulan her çalışan için günlük bir roldür.

İletişim politikası bilgisi iş bağlantıları kurmanızı sağlar, çünkü iş iletişimi organizasyonel süreçleri yönetmenin ayrılmaz bir parçasıdır. Sahipler, yöneticiler ve çalışanlar düşüncelerini ve fikirlerini şirkette ve ötesinde çalışan diğer insanlara etkili bir şekilde aktarmalıdır.

İşte bu tür iletişim, sözlü bir bilgi aktarımıdır. Sözlü iletişim toplantılar, yüz yüze görüşmeler, telefon görüşmeleri ve video konferans şeklinde olabilir. Muhatapların birbirlerini görsel olarak değerlendirmelerine izin verdiği için en iyi iş iletişimi türüdür.

Sözsüz iletişim iş notları, resmi mektuplar, belgeler ve çeşitli duyurularla temsil edilir. Aynı mesajı birkaç kişiye göndermek için sözsüz iletişim pratik önem taşımaktadır. Teknik talimatların aktarılmasına yardımcı olabilir ve iş için görüntülenmesi gereken diyagramları, grafikleri gösterebilir.

Kişisel bir toplantı sırasında sözsüz iletişim çeşitli jestler, pozlar ve yüz ifadeleriyle ifade edilir. Davranış, muhatap için ek bilgiler taşır ve uygun sonuçları çıkarmasına yardımcı olur.

Teknoloji yeni iş iletişimi formları açtı. E-posta, web konferansları, sosyal ağlar aynı anda birden fazla kişiyle iş iletişimi yapmanızı sağlar. Şirketlerin resmi web siteleri, aynı zamanda şirketin güçlü niteliklerini ve özelliklerini sergilerken, tüketici ile iletişim seviyesini de azaltır.

Bununla birlikte, bir iş ilişkisi kurarken, göz teması kurmaya ve muhatabın görsel bir temsilini oluşturmaya yardımcı olan doğrudan iletişim önemlidir. Her iki tarafın da aynı zamanda ve alanda olması önemlidir, çünkü katılımcıların iyi bir izlenim bırakması gerekir. Kişisel varlığın tüm iş iletişimi süreci üzerinde güçlü bir etkisi olabilir.

Duruma bağlı olarak doğrudan temas her zaman mümkün değildir. Tam olarak, birkaç kişiyle tartışma olarak bilgi alışverişine engel oluşturur. Bu nedenle, iş iletişimi farklı bir etkileşim biçimi alır:

• İş yazışmaları. Emirler, mektuplar ve emirler dolaylı bir iletişim biçimidir. Kurum içinde ve tüzel kişiler arasındaki çatışmaları veya akut durumları çözmek için yazılı bir iletişim şekli gereklidir;
• Basın toplantısı medya yetkilileri ile yetkililerin bir toplantısı yoluyla acil konuların tartışılması konusunda halkı bilgilendirmek;
• Toplantı. Çalışanlar arasındaki sorunun belirlenmesi ve çözülmesi amacıyla doğrudan organizasyon içerisinde yürütülmektedir. Yöneticinin aynı anda birkaç çalışanla iş faaliyetlerini tartışması gerekir.

Mesleki faaliyet sırasında, iş iletişimi biçimlerini kapsayan çeşitli durumlar ortaya çıkar. Bazıları çatışma olmadan çözülemez, diğerleri hoşgörülü bir yaklaşım gerektirir. Süreç, bireylerin kendi bakış açılarını savunan duygusal patlamaları ile engellenir.

Kişisel özelliklerin varlığı, iş iletişimi tanımını tamamlar. Etkileşen taraflar, ulusal ve profesyonel özelliklere bağlı olarak gelişen yerleşik görgü kurallarına uyarlar. Psikoloji, dilbilimsel davranış ve katılımcıların devlet aygıtına ilişkin algılamaları da konuşmaların seyri üzerinde önemli bir etkiye sahiptir.

Konuşmanın altında yatan strateji doğru seçilmelidir. Bu amaçla, öncelikle muhatabın özelliklerini dikkate almanız önerilir:

• mizaç türü ve duyguların ifadesi;
• dil özellikleri;
• ulusal adetler;
• profesyonel küre;
• şirketteki pozisyonu;
• farklı bir milletten insanlara karşı hoşgörü ve tutum.

İş iletişimi felsefesinde etik, bugün acil bir konu olan önemli bir rol oynamaktadır. Hemen hemen her insan her gün ticari bir işlem yapar. Ayrıca, yaşamın önemli bir kısmı profesyonel faaliyetlere katılım ve hazırlığa aittir.

Kapsamlı etik uyum programlarının bir parçası olarak, birçok şirket çalışanların kültürel davranışlarına yönelik iç politikalar geliştirmiştir. Politika, hem genel kültür kurallarına uymak için basit çağrılarda hem de daha ayrıntılı bir kodda uygulanır.

İkincisi, şirketin çalışanların beklentilerini ifade eden özel davranış gereksinimleri içerir. Ayrıca, iç politika, işin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan bazı yaygın sorunları ele almak için bir öneri listesidir.

İş ahlakının temeli olarak iki alan vardır: pragmatizm ve reçeteler. İlk ilke, daha fazla insanın faydalarını en üst düzeye çıkarmaktır. Giderlerin miktarı, iş bağlantıları ve anlaşmaların faydalarının toplamı ile dengelenmelidir.

Ahlaki reçete şudur: bireyin aldığı kararlar toplumun belirlediği sonuçlara ve kurallara bağlı olmamalıdır. Örneğin, kuruluşun sunulan hizmetler konusunda tüketiciye yalan söylememesi gerekir.

İş görgü kuralları bilgisi, konuşmaya katılan kişinin daha avantajlı bir pozisyon almasına yardımcı olan gerçeği açısından önemlidir. Ancak muhataplar, birbirlerinin çıkarlarını göz önünde bulundurmalı ve hedeflerini tartışırken karşılıklı faydalar üzerine inşa etmelidir. Aynı zamanda, pozisyonunuzu açık bir şekilde tanımlanmış bir konuşma ile savunmak, düşüncelerinizi doğru bir şekilde formüle etmek gerekir. Olumlu bir sonuca ulaşmak, her iki tarafın karşılıklı anlayışına ve işbirliğine bağlıdır.

İş iletişimi alanı günlük yaşamın neredeyse tüm alanlarını etkiler. Böyle geniş bir etkileşim, süreçlerin ayarlanmasını gerektiren kişiler arası iletişim listesine bir istisna değildir.

İş görüşmesi süreçlerinin seyri temel ilkelere dayanmaktadır:

• İş iletişimi sadece belirli konuların tartışılmasını değil, aynı zamanda muhatapların kişisel ilişkilerini de etkiler. Bu nedenle, herhangi bir temas kişilerarası çatışma olmadan değildir;
• Her kişi konuşmanın devamlılığını sözlü ve sözsüz jestlerle başlatır. Bu mesajlar sayesinde muhatap mevcut durumu sonuçlandırır ve modeller;
• Amaçlılık. Herhangi bir iletişimsel eylemin belirli bir amacı vardır: ticari temas kurmak veya ortak bir sorunu çözmek. Bununla birlikte, gizli görevler de var. Örneğin, toplantının özünü iletmek için bir problemi tanımlayan konuşmacı, kitlenin bilgisizliğini ve konuşmalarını bilmeden gösterebilir;
• Çokboyutluluk, sadece muhataplar arasındaki bilgilerin dolaşımına değil, aynı zamanda ilişkilerin ilgili düzenlemesine de dayanmaktadır. Konuşma, kişisel verilerin ve iş ortakları arasındaki koordinasyonun bir çevirisidir. Aynı zamanda, bireyler arasında duygusal bir arka planın tezahürü vardır. Örneğin, muhataplardan biri eşine göre baskın bir pozisyonu ifade edebilir.

Davranış kuralları, konuşmanın tonunu belirler. Herhangi bir yanlış hareket ve dikkatsiz kelime milyonlarca dolarlık bir anlaşmayı bozabilirken, dostça bir yer karlı bir sözleşme yapılmasına yardımcı olacaktır. İş iletişiminin olumlu bir sonucu için temel normların listesini bilmek önemlidir.

Optimum konuşma hızını korumak ve psikolojik teknikleri kullanmak gerekir. Yavaş konuşma muhatabı ana bilgi alışverişinden uzaklaştırır. Hızlı konuşma sayesinde, aksine, gerekli bilgileri dinleyiciye iletmek neredeyse imkansızdır. Uzun ve kısa mesajları değiştirerek olumlu bir sonuç elde edebilirsiniz.

Aşırı yüklenmiş bilgi teklifleri daha küçük, kolay sindirilebilir olarak ayrılmalıdır. Ancak, yalnızca doğru izlenimi vermeyen kısa pasajlar kullanmamalısınız.

Bir görüntü oluştururken, başarı yüzdesini artıran çeşitli standartlara uyulması önerilir:

1. Görüşmenin başlangıcı iş tekliflerine yük getirmemelidir. Muhatap onları konuşmaya aşırı düşmanlıkla hemen cevap verecek olan saldırgan saldırılar olarak kabul edebilir;
2. Doğru sorulan sorular muhatabı gerekli düşünceye yönlendirmeye ve gergin konuşmayı seyreltmeye yardımcı olacaktır;
3. Kişi kendi bakış açısını açıkça ifade etmemelidir. Bundan kaçınılamıyorsa, düşünceyi nazikçe ve göze batmayan bir şekilde ifade edilen öznel bir görüş olarak gizlemek gerekir;
4. İş iletişimi görgü kuralları gerektirir. Kültürel normların sınırlarını aşmak iletişimin gidişatını olumsuz etkiler;
5. Hazır çözümlerin ifade edilmesi önerilmez.Bağımsız sonuçların teşviki muhatabın bulunduğu yere ve kişiler arası temasın olumlu bir sonucuna katkıda bulunur.

Düşünceleri açıkça ifade etme ve doğru seçilmiş bir strateji, bir hedefe ulaşma şansını artırabilir. Aynı zamanda, katılımcılar karşılıklı yarar sağlayan işbirliği çerçevesinde kendi rollerini yerine getirmelidirler. Muhataplar birbirlerinin çıkarlarını dikkate almalı ve yerleşik kültürel normlara uymalıdır.

İş iletişimi yaparken profesyonel alandan ayrılmamalıdır. Günlük yaşamda, muhatap hem lider hem de orta düzey bir çalışan olabilir. Her iki katılımcı da mesleki faaliyetin rolünü gözlemlemektedir. Çalışmada işbirliği ve aktif etkileşim önemlidir.

En önemli iş iletişimi becerileri hakkında daha fazla bilgi için sonraki videoya bakın.