İş İletişimi Kültürü

Her alanda başarılı bir kariyer için iş iletişimi becerileri gereklidir: kurumsal iletişimdeki başarı büyük ölçüde günlük iletişim becerilerine bağlı olacaktır, ancak profesyonel alanın kendine özgü özellikleri vardır. İş iletişimi kültürü, meslektaşları, amirleri, astları ve ortakları ile belirli kurallarla etkileşim kurmanın bir yoludur. Değişen durumlara hızla uyum sağlayabilmenin yanı sıra duruma, amaçlara ve hedeflere bağlı olarak iletişim kurmak da çok önemlidir.

İletişim kültürü, bir dizi konuşma eyleminden daha geniş bir kavramdır. Birçok bileşenden oluşur. İş iletişimi kültüründe, görünüm çok önemlidir: faaliyetinizin alanına ve özel duruma karşılık gelmelidir.

Müşterilerle çalışmak için genellikle bir üniforma vardır, ofiste çalışmak için - bir iş kıyafeti, yaratıcı mesleklerdeki insanlar belirli bir şekilde giyinir ve üst düzey pozisyonlarda bulunanların durumlarını kıyafet ve aksesuarlarla vurgulamaları gerekir. Görünüşün doğrudan iş iletişimi ile ilgili olmadığı anlaşılıyor. Ancak, muhatabın size karşı tutumunu belirleyen ilk izlenimdir. Bu izlenim olumsuzsa, kendinizi iyileştirmek için diyalog sürecinde çok fazla enerji harcamanız gerekecektir.

Sözsüz dil iletişimde eşit derecede önemlidir. Duruşlarınız, jestleriniz ve davranışlarınız psikoloji açısından çok önemlidir. Yüz ifadelerinin oldukça kısıtlandığından emin olun. Gestisülasyon çok önemlidir, ancak ılımlı olmalı ve çok yoğun olmamalıdır.

Ortak diyalog kurmayı taahhüt ediyorsanız, açık bir poz seçmek daha iyidir.Muhatabın pozuna hafifçe uyum sağlamayı deneyebilirsiniz. Saldırganlıkla algılanmaktan kaçınmak için göz teması sadece birkaç saniye sürmelidir. Müzakere masasında oturmak muhatabın tam karşısında değil, biraz yanındadır.

Eşit önemde söylediğiniz ve nasıl söylediğinizdir. Güvenilir bilgiye sahip olmak, gerçekler üzerinde çalışabilmek ve tartışmanın içeriğini doğru bir şekilde oluşturabilmek çok önemlidir.

Belirli bir durum için kelimeler, tonlama, pozlar ve jestler seçmek önemlidir, çünkü farklı durumlarda farklı davranışlar uygun olacaktır. İş iletişimi kültürü, duruma ve izlenen hedeflere bağlı olarak birkaç türe ayrılabilir:

• Mentor tipi kurgu anlamına gelir. Bu seçenek, kursiyerleri eğitme süreci, eğitimsel ve bilimsel bir olay için, alt bireysel çalışma anlarını açıklamanın yanı sıra, daha az bilgili oldukları alanda uzman iseniz meslektaşlarınızla ekip çalışması için tipiktir. Çoğu zaman, bu iletişim bir monolog şeklinde inşa edilir, ancak modern iş iletişiminde diyalog tercih edilir: öğrenme sürecinde bile muhatapları tartışmaya dahil etmeye ve bakış açılarını dinlemeye çalışın.
• Motivasyon türü amaç, projedeki bir kişiyi ilgilendirmek, onu belirli bir işin uygunluğuna ikna etmek, çalışanların kendilerine inanmalarına ve bazı yeni ya da zor işlerde kendilerine daha güvende hissetmelerine yardımcı olmaktır. Başarı için, yaygın ifadelerden ve klişelerden kaçınmaya çalışın. En iyi şey, kişisel bir örnek oluşturmak, kendi hikayenizi anlatmak ve sizi belirli bir projeye tam olarak neyin çektiğini kendi sözlerinizle açıklamaktır.
• Çatışma tipi iletişim kültürü muhatabı size itiraz etmeye, bakış açınıza katılmamaya kışkırtır. Bu tür bir çıkar çatışması durumunda kullanılan bir takım teknikleri içerir. Çoğu zaman, çatışma durumu, müzakerelerin karakteristiğidir ve pasif, atıl bir kitleyle çalışırken dikkati arttırır.
• Bilgi türü en nötr - çerçevesi içinde bunu veya bu bilgiyi dinleyiciye aktarabilirsiniz. Bilgi türünü başkalarıyla karıştırmaktan kaçının. Amaç muhatabı bilgilendirmekse, ona öğretmeye, coşkunuza bulaşmaya veya çatışmaya girmeye çalışmanıza gerek yoktur. Aynı zamanda, sunumun anlaşılabilir olması gerekir - bunun için muhatabına uyum sağlamaya çalışın ve her şeyi kendisine açık olan örneklerle açıklayın.

Mesleki faaliyetlerle ilgili önemli konuların çoğu, kişisel iletişim sürecinde çözülmeye karar verdi. Herhangi bir bilgiyi (jestler, yüz ifadeleri ve tonlama yoluyla) doğru bir şekilde nasıl sunacağını bilen sosyal ve açık insanlar için, bu eksi olmaktan çok bir artıdır. Kişisel iş iletişiminde, tartışmanın içeriği önemli bir rol oynamaz, asıl mesele temas kurmak ve konumunuzu doğru bir şekilde belirtmektir.

Kişisel iletişim oldukça uzun monologlardan veya tam tersine az ya da çok kısa ifadelerden oluşabilir. Ve bu şekilde ve başka bir durumda, sadece bir özet yazıyormuşsunuz gibi bilgileri belirtmek değil, belirli bir muhatapa iletmek, ona göre ayarlamak çok önemlidir. Müzakerelerden önce tartışmak istediğiniz kilit noktaları yazın, ancak konuşmayı asla ezberlemeyin - anlatı, sıra, örneklerin doğasını değiştirmek gerekir (izleyicinin tepkisine bağlı olarak).

Aynı şekilde tonlama ve jestlerle çalışmanız gerekir. Muhatabın dikkatini kaybederseniz, konuşmayı daha duygusal hale getirin. Bir iş ortağı ile istenmeyen bir karşılaşma hissederseniz, kişinin duruşlarını ve jestlerini kopyalamayı deneyin.Çok kısıtlı davranmamak çok önemlidir, aksi takdirde bilgi sunumu sıkıcı olacaktır ve güvensiz bir kişi izlenimi vereceksiniz.

Kişisel bir konuşma sırasında, çoğu zaman kendiliğinden zor kararlar almak zorundadır. Müzakere süreci beklediğiniz konulara değinmezse, sakin kalmak çok önemlidir. Aşırı heyecanlı sorunlara cevap vermemeye çalışın, her zaman sakince cevap verin. Hangi kararı alacağınızı hemen belirleyemiyorsanız, sakin bir ortamdaki tüm avantaj ve dezavantajları düşünmek ve tartmak için her zaman biraz zaman ayırabilirsiniz.

Birçok konu şu anda telefonla ele alınmaktadır. Genellikle bunlar herhangi bir bilginin veya organizasyonel yönün önemsiz açıklamalarıdır: örneğin, bir telefon görüşmesi yaparken, meslektaşlar genellikle isimleri ve tam numaraları belirtir, randevu alır, görev verir veya alırlar. Uzun telefon görüşmeleri genellikle sadece yüz yüze görüşme fırsatı olmadığında gerçekleşir. Dahası, kendi spesifikasyonlarına sahip video görüşmeleri giderek daha eksiksiz iletişim için kullanılıyor.

Başarılı bir telefon görüşmesi için, çalışma anlarını etkileyen, aşağıdaki nüansları dikkate almak gerekir:

• Birini arıyorsanız, kişinin şu anda rahat konuşup konuşmadığını sormak önemlidir. Çoğu şirkette saatler sonra çağrı yapmak görgü kurallarına göre kabul edilmez (ayrı bir anlaşma olmadığı sürece).
• İletişim ile etkileşimin olabileceğini veya yabancı gürültünün konuşmayı etkileyebileceğini unutmayın. Bir telefon görüşmesinde, net ve çok hızlı konuşmak önemlidir.
• Konuşmanızı mümkün olduğunca spesifik olacak ve tam olarak istediğiniz şekilde algılanacak şekilde oluşturun. Kişisel iletişim sürecinde yüz ifadeleri ve jestler çok önemli bir rol oynar - bu, muhatabın ipuçlarını, yetersizliği ve gizli motifleri daha iyi anlamanıza olanak tanır. Telefonla konuşurken bu fırsattan mahrum kalırsınız.
• Gerekli sorunları olabildiğince kısa bir şekilde telefonda tartışmaya çalışın. Karmaşık müzakereler veya tartışmalı tartışmalar için telefon görüşmesi nadiren uygundur, bu nedenle sadece en önemlilerini belirtmek önemlidir. Ayrıntılar en iyi şekilde şahsen veya video kullanılarak tartışılır.

Modern şirket kültüründe görüntülü görüşmeler artık daha fazla kullanılmaya başlanıyor. İlk olarak, farklı ülkelerden ortaklarla temasın sürdürülmesine yardımcı olur ve mümkün olduğunca verimli bir şekilde müzakere ederler. İkincisi, birçok kişi artık evden uzaktan çalışıyor ve video görüşmeleri herhangi bir sorunu çözmeyi kolaylaştırıyor.

Bu tür iş konuşmalarınız varsa, aşağıdakilere dikkat etmek önemlidir:

• Görünüşünüz çok yol alacak. Evde olsanız bile, işiniz gibi giyinmeye çalışın.
• Evde arka planın az ya da çok nötr olacağı bir yer bulun. Arka planda bir mutfak, çalışan bir TV veya oyun oynayan çocuklar varsa, bu iş sorunlarının çözülmesini engelleyebilir.
• Birçoğu artık kulaklık kullanıyor, ancak hatırlamaya değer: diğer kişiyi daha iyi duymanıza izin veriyorlar, ancak gürültüden konuşursanız diğer kişinin sizi iyi duyabileceğini garanti etmiyorlar. Kurumsal sorunları evden çözüyorsanız, ailenizden sessiz olmasını isteyin veya sadece ayrı bir odada oturun.
• Kameranın önünde, kendi hareketlerinizi ve yüz ifadelerinizi kontrol etmek özellikle önemlidir. Genellikle iletişim sorunları oluşur, görüntü yavaş yüklenebilir ve başarısız olan tüm yüz ifadelerine dikkat edilebilir.
• Gözlerinizin önünde notlar veya belgeler gerektiren ciddi sorunları tartışıyorsanız, tüm bunları önceden (aramadan önce) hazırlayın ve gerekli malzemeleri muhatabınıza iletin.

Organizasyonlardaki birçok konu yazışmalarla ele alınmaktadır. Bu tür ticari iletişimin avantajlarından biri de bilginin yapısıdır.Canlı iletişim sürecinde, muhatap için önemli olan belirli noktalara dikkat edemezseniz (veya sadece gerekli bilgileri unutursanız), kaydedilmiş formda tüm nüansları dikkate almak mümkün olacaktır.

İş arkadaşlarınızla ve yazışma ortaklarınızla çok konuşuyorsanız, doğru yazabilmek çok önemlidir. Metin editörleri dilbilgisi hatalarını her zaman doğru şekilde düzeltmez, bu nedenle bunlara tamamen güvenmemelisiniz - bir kelimenin yazımından emin değilseniz, sözlükte kendinizi kontrol edin. Telefonlardan ve tabletlerden kısa mesaj gönderirken dikkatli olunmalıdır - otomatik giriş işleviyle, kelimeleriniz başkaları tarafından değiştirilebilir ve mesaj anlamsızca ortaya çıkacaktır.

Birçoğu iş yazışmasını gerçek hayatta müzakere etmekten daha basit bir görev olarak görür - aslında, bir mesaj hakkında düşünmek için her zaman zaman vardır ve gerçek bir diyalog sürecinde kendiliğinden cevap vermelisiniz. Ancak eksi, muhataptan kendiliğinden bir tepki almamanızdır ve bu önemli bir psikolojik özelliktir.

İş iletişimi kültürü hakkında daha fazla bilgi edinin.