Ofis yöneticisi: bu kim ve ne yapıyor?

Modern işlerde, ofisli tek bir şirket, ofis yöneticisinin çalışması olmadan yapamaz. Bu pozisyon bir kuruluşun ofisinin iş akışının yönetimini ve yönetimini içerir.

Özünde, ofis yöneticisi Şirketin tüm çalışma anlarının birleştiği ve kararlaştırıldığı bilgi verici ve lider bağlantıdır. Yönetici ve astları arasında etkileşim kurar, sıradan çalışanları yönetici tarafından imzalanan belgeler hakkında bilgilendirir, şirketin müşterileri ile etkileşir, yazışmaları izler, şirketin performansını izler ve ofise bir ofis sağlar, direktör ve yardımcılarının doğrudan talimatlarını takip eder.

Ofis yöneticisi - tüm ofise tam teşekküllü bir iş akışı sağlayan bir çalışan. Mesleğin tanımı, eserin özünü daha iyi anlamaya yardımcı olacaktır.

Çalışan mesleklerin sınıflandırıcısına ve çalışanların pozisyonlarına göre, ofis müdürü mesleği ve görevleri sekreterlik mesleğinden önemli ölçüde farklıdır. Ofis yöneticisi, her şeyden önce, şirketin ofis alanının organizatörü, yöneticisi ve yöneticisi bir kişide. Bir sekreterin mesleği, belirli bir kişiye (müdür, müdür yardımcıları, üst düzey yöneticiler) bağlılığını ve sadece işlerinin yürütülmesini ima eder.

Ofis müdürü, ofisin şu andaki tüm çalışmalarını, özellikle kağıt işi kontrol eder. Kesintisiz izler tutar ofis ekipmanlarışirket çalışanlarına kırtasiye, çalışanlarını, müdürün verdiği ofis için verilen emir, talimat ve duyurular hakkında zamanında bilgilendirir, gelen telefon çağrılarını alır, gerekirse yönetmenin toplantıları ve gezileri hakkında bir takvim tutar. Bu durumda, boşluğa "sekreter işlevlerine sahip ofis yöneticisi" denir.

Ofis yöneticisinin çalışmaları örgütsel, bilgilendirici ve idari eylemleri içerdiğinden, iş sorumlulukları bazı fonksiyonel görevleri içerir. Ofis yöneticisinin faaliyetlerinin istihdamı ve özü şu şekildedir:

• ofisi yeni iş günü için hazırlamak: telefonların, bilgisayarların ve ofis ekipmanlarının çalışmasını, sarf malzemelerinin kullanılabilirliğini (kağıt, yeniden doldurulmuş yazıcı kartuşları) kontrol edin;
• ofis binalarındaki temizliği izlemek, izlemek, sıhhi standartlara uygunluk (uygun aydınlatma, havalandırma, tesislerdeki sıcaklık koşulları), bölünmüş sistemlerin çalışmasını kontrol edin;
• ofis malzemelerinin zamanında satın alınması ve onlara ofis çalışanlarını zamanında sağlamak;
• içme suyu siparişi, deterjanlar, tuvalet kağıdı, peçeteler;
• mevcut iş akışını kontrol edin: ofisin tam teşekküllü çalışması için gerekli belgeleri, raporları, çalışma materyallerini hazırlamak, diğer çalışma anlarını ve görevlerini çözmek;
• günlük sürücü ve kurye çalışmalarını izlemek;
• yönetici tarafından yönetildiği gibi, ofis müdürü görevleri çalışanlara dağıtır, onlar için görevler belirler, gerekli çalışma bilgilerini dikkatlerine getirir, sorumluluklarının seviyesini belirler, sonucun etkinliğini analiz eder;
• aylık finansal giderleri hesaplamak ve tahmin etmek ofisin bakımı konusunda, uygulanmasını izlemek;
• zaman çizelgesi tutmak zaman çizelgesinin bordro muhasebesine aktarılması için zamanında takvim ayı içinde her çalışanın çalıştığı gün ve saatlerin sayısı;
• iş disiplini ile uyumu izlemek: gecikmeler, işten erken ayrılma, çalışanların devamsızlığı, şirket yönetimini bilgilendirme, ihlalleri takip etme ve kıyafet kurallarına uymama;
• toplantılar düzenlemek ziyaretçilerin sorunlarını çözmelerine yardımcı olun.

Ofis yöneticisinin temel yeterlilikleri arasında müzakerelerin, toplantıların, toplantıların hazırlanması ve yürütülmesi yer alır:

• gerekli tüm malzemeleri hazırlamalı, ilgili tüm tarafların etkinliklerine katılımı sağlamak, toplantının kaydını tutmak;
• şirketin müşterileri ve ortakları ile yazışmak, postalama malzemeleri yapmak;
• gelen ve giden ofis yazışmaları ile çalışmak, kaydet, gönder;
• çalışanlara yardım ve yardım sağlamak çatışma ve anlaşmazlıkların çözümünde;
• ofis çalışmasını koordine etmek çalışma gününün sonunda, ofis ekipmanlarını, aydınlatmayı, split sistemleri, klimaları güç kaynağından ayırmak için kontrol edin;
• bazı durumlarda ofis müdürü yeni çalışanlar bulmaktan ve işe almaktan sorumludur (gerekli alanlara ilişkin bilgileri özel sitelere yerleştirir, özgeçmişleri inceler, adayların ön seçimini yapar, röportajlar yapar);
• potansiyel müşterileri yazılı olarak veya telefonla bilgilendirir fiyat listesine göre mal ve hizmetlerin maliyeti hakkında;
• şirket departmanlarının yerleri hakkında tavsiyelerde bulunur, işlevleri;
• müşteri tabanını korur kurumsal;
• Saha bakım görevlerini yerine getirir, mal ve hizmetler hakkında reklam, hediyelik eşya siparişi, matbaa, bilgi materyalleri dağıtır.

Büro müdürü pozisyonunu işgal edebilmek için, adayın bu işi yapmak için gerekli temel becerilere sahip olmasının yanı sıra belirli kişisel ve mesleki niteliklere sahip olması gerekir.

Bir kişinin kişisel nitelikleri, kişiliğini oluşturan biyolojik ve sosyal bileşenlerdir. Biyolojik bileşenler bir kişi doğadan, ebeveynlerinden ve atalarından belirli bir gen kümesi şeklinde alır. Sosyal bileşen - Bu, bir insanın büyüdüğü sosyal ortamdır.

Bu bileşenlerin her ikisi de bireye hem iyi hem de olumsuz belirli niteliklerle donatılmış karakter ve kişilik oluşturur. Bir kişinin tüm kişilik özelliklerini bir araya getirerek nesnel ve güvenilir bir psikolojik portre elde edebilirsiniz.

Kişiliğin olumlu nitelikleri aşağıdaki gibi karakter özelliklerini içerir:

• doğruluk;
• hedefe ulaşmada ısrar;
• care;
• öz-disiplin;
• sorumluluk ve organizasyon;
• çalışkanlık, azim;
• iç asalet;
• nesnellik;
• sosyallik, nezaket, insanlara karşı dostça tutum;
• soğukkanlılık, kararlılık, dikkat, dakiklik;
• çatışma eksikliği, çalışanlar arasındaki anlaşmazlıkları çözme yeteneği, iyimserlik ve her şeyde olumlu;
• çabukluk, çabuk zekâ, yardımseverlik;
• etkinlik, hırslılık.

Bu kişilik özelliğinin arkasında, bir kişinin psikolojik ve duygusal olarak yetiştirilmesi, kalıtımı ve içinde büyüdüğü sosyal ortam vardır.

Kişiliğin olumsuz nitelikleri şunları içerir:

• montaj eksikliği, dikkatsizlik;
• hayata depresif bakış, iyimserlik eksikliği;
• düşünceleri zamanında toplayamama ve atanan görevleri tutarlı bir şekilde çözememe;
• agresif doğa;
• dedikodu ve entrika eğilimi.

Bir kişinin iş nitelikleri, belirli iş görevlerini ve işlevlerini yerine getirebilmesidir.

İş niteliklerine göre, başvuru sahibinin çalışma sürecini ne kadar verimli bir şekilde organize edebileceğini, iş sorumluluklarını ne kadar iyi yerine getireceğini değerlendirebilirsiniz. Ofisi başarılı bir şekilde yönetmek için, başvuru sahibi, bilgi ve becerilere ek olarak, aşağıdakileri içeren belirli iş niteliklerine sahip olmalıdır:

• eğitim, beceri seviyesi;
• iş tecrübesi;
• hızlı öğrenen, yeni koşullara uyum;
• kendine ve başkalarına titizlik;
• çoklu görev koşullarında çalışma yeteneği, aynı anda birkaç sorunu çözme;
• analitik düşünme, esnek ve alışılmadık biçimde düşünme, doğru sonuçları çıkarma, genelleme becerisi;
• iş zekası;
• liderlik özellikleri;
• fazla mesai yapma isteği;
• hitabet, diplomasi ve ikna;
• iş iletişimi becerileri.

Bir kişinin profesyonel nitelikleri, kişisel ve iş niteliklerinin yanı sıra kariyeri boyunca edinmeyi başardığı tüm becerilerin bir kombinasyonudur. Profesyonel faaliyetlerinde ofis yöneticisi:

• belli bilgiye sahip olmak beceriler ofis yönetimi;
• profesyonel bilgi ve becerilerinizi uygulamaya koyun;
• belgelerle çalışabilme iş akışının organizasyon ilkelerini, arşivin oluşum kurallarını bilir;
• kendine güvenen bir bilgisayar kullanıcısı olmak ve diğer ofis ekipmanları;
• iş akışı sürecini iyice bilir, gelen ve giden postalarla çalışmak, kayıt kurallarını bilmek, başın kararlarını derhal yapısal birimlere getirmek, şirket çalışanlarının yazdıkları belgeleri yürütmek için son tarihleri ​​izlemek, posta veya kurye ile giden yazışmaları göndermek;
• idari becerilere sahip olmak;
• Hızlı yazabilme belirli belgelerin hazırlanması için ilke ve kuralları bilir (emirler, talimatlar, talimatlar, kararnameler);
• yararlı bilgileri hızla yönetin (acil durum irtibat kişileri, elektrik, tesisat, öğle yemeği teslimat hizmetleri)
• yabancı dil bilmek (her zaman değil), bazı şirketlerde belirli bir yabancı dil bilgisi adayın temel koşulu olmasına rağmen ve bu durumda ofis müdürünün yabancı dilde konuşma, okuma ve yazma konusunda akıcı olması gerekir;
• doğru konuşabilme ve yazabilme, düşüncelerinizi iyi bir edebi dilde ifade etmek;
• kendi iş görgü kuralları.

Hiçbir yükseköğretim kurumu ofis müdürü mesleğini öğretmez. Bütçe veya özel eğitim merkezleri, kolejlerde eğitim alabilir ve diploma veya mesleki eğitim sertifikası alabilirsiniz.

Büyük şirketlerde, kural olarak, sadece yüksek öğrenimle bu pozisyonda bir uzman görmek istiyorlar, Küçük işletmeler ortaöğretim veya ortaöğretim uzmanlık eğitimi almış bir çalışanı işe alabilir.

Herhangi bir işverenin dikkat ettiği en önemli şey bu pozisyonda iş tecrübesi, bilgisayar becerileri, ofis donanımı bilgisi ve üzerinde çalışma becerisi, evrak ve arşivlemeyle ilgili temel bilgiler, yabancı dil bilgisi.

Doğru bir özgeçmiş oluşturmak ve sevecen bir pozisyon almak için, ayrıntılı olarak, ancak dürüstçe kendinizle ilgili tüm bilgileri belirtin: kişisel, mesleki, iş nitelikleri, benzer bir konumda iş deneyimi, eğitim düzeyi.

Beklenen maaş seviyesi, işverene neler sunabileceğini ve adayın ne için başvurduğunu açıklığa kavuşturacaktır.

İş deneyimi, eğitim hakkında yanlış bilgi vermeyin - Tüm bunlar kolayca kontrol edilebilir, bu durumda başvuranın boşluğuna erişilemez hale gelir, sadece onu reddeder.

Bir fotoğrafın varlığı aday için olumlu bir andır, işveren kimin özgeçmişini değerlendirdiğini bilmelidir. Ofis müdürü şirketin yüzüdür ve onu temsil edecek işveren için kayıtsız değildir.

Genellikle bu pozisyon için işveren olan eğitim düzeyinizi belirttiğinizden emin olun. alır yüksek ekonomik, yasal, psikolojik veya filolojik eğitim uzmanı.

Bu tür bilgiler işveren için faydalı olacaktır.

Bir özgeçmiş derlerken yapısına uyun:

• kişisel bilgi - isim, yaş, rehber;
• kişisel - bölüm yürütme için zorunlu değildir, ancak doldurmak daha iyidir;
• temel beceriler - Hangi ofis programlarına sahip olduğunuzu belirtin, devam eden tüm eğitim kurslarını, seminerleri, eğitimleri ve tamamladığınız diğer ek eğitimleri listeleyin;
• iş tecrübesi - tüm uygulamalarınızı, stajlarınızı, tamamladığınız projeleri, gönüllü programlarınızı kronolojik sırayla listeleyin, daha önce çalıştığınız işletmeleri, eğitim ve öğretimi belirtin (tüm eğitim programlarını ve tamamladığınız alanları yansıtın);
• tavsiyeler - bu bölümde, size olumlu yanıt vermek için yeni bir işverene tavsiye edebilecek kişilerin adlarını ve irtibat kişilerini belirtiniz.

İş tecrübesi olmayan bir iş başvurusunda bulunan kişi ofis müdürü pozisyonuna başvuruyorsa, bu bölümü hiç yansıtmamak daha iyi olur. İşverene bilgi ve beceri eksikliğini göstermeye gerek yoktur. Bu durumda, kişisel ve iş niteliklerinizi, temel ve ek eğitiminiz olduğunu (seminerler, eğitimler) tanımlamak daha iyidir.

İş tecrübesi olarak endüstriyel uygulama, lisans stajı, belirli etkinlikleri organize etme becerileri, olimpiyatlara katılım, konferanslar, yarışmalar ve her türlü test belirtilebilir. Gelecekteki çalışmalarınızla doğrudan ilgili başarılarınız ve başarılarınız varsa, bu bilgileri bir özet halinde yazdığınızdan emin olun.