จดหมายสมัครงาน: มันคืออะไรและทำอย่างไร?

วันนี้การสมัครงานเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างยาวและใช้เวลานาน คุณจะต้องจัดทำเอกสารจำนวนมากผ่านการสัมภาษณ์ (และบางครั้งก็มีหลายอย่าง) การฝึกงานการฝึกอบรมการทำข้อสอบเป็นต้น ในการเชื่อมต่อกับการคัดเลือกที่เข้มงวดผู้สมัครบางคน (สิ่งนี้ใช้ได้กับผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์สูง) ในที่สุดก็สามารถรับงานได้

หนึ่งในนวัตกรรมในการจ้างงานคือจดหมายปะหน้า การเขียนเอกสารดังกล่าวทำให้เกิดคำถามและข้อสงสัยจำนวนมากในหมู่ผู้สมัคร (ทั้งในหมู่เด็กและผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์) จดหมายปะคืออะไรและทำอย่างไรจึงจะวาดได้อย่างถูกต้อง ควรรวมส่วนใดไว้ในโครงสร้างของเอกสารและควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดอะไรบ้าง คุณจะพบคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้และคำถามอื่น ๆ ในเนื้อหาของเรา

บ่อยครั้งที่เมื่อสมัครงานนายจ้างจะขอให้ผู้สมัครงานจัดหาตำแหน่งไม่เพียง แต่ทำประวัติย่อ แต่ยังมีจดหมายสมัครงานด้วย คำขอดังกล่าวสามารถทำให้สับสนทั้งสำหรับผู้เริ่มต้นและมืออาชีพที่มีประสบการณ์ซึ่งเมื่อเข้าร่วม บริษัท ไม่เคยพบเอกสารประกอบดังกล่าวและไม่ทราบว่าพวกเขามองอย่างไร ในบทความของเราเราจะพยายามชี้แจงประเด็นทั้งหมดที่คุณสนใจ

คุณควรเริ่มด้วยการถามว่าจดหมายปะหน้าคืออะไร ที่แกนกลาง เอกสารนี้ช่วยให้คุณเปิดเผยตัวเองในฐานะผู้สมัครเพื่อรับตำแหน่งที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นย้ายออกจากโครงสร้างที่เข้มงวดของเรซูเม่บอกนายจ้างว่าเหตุใดผู้สมัครของคุณจึงเหมาะสมที่สุดเล่าถึงข้อดีของคุณเมื่อเปรียบเทียบกับผู้สมัครคนอื่น ๆ อธิบายการศึกษาและประสบการณ์การทำงานโดยละเอียด

แม้ว่าที่จริงแล้วจดหมายปะมีโครงสร้างที่ยืดหยุ่นอย่าลืมว่า มันเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการดังนั้นมันจะต้องถูกวาดขึ้นและวาดขึ้นตามกฎทั้งหมด นอกจากนี้เราควรคำนึงถึงความจริงที่ว่านายจ้างจำนวนมากพยายามตรวจสอบความสนใจของผู้สมัครแม้ในประกาศจะระบุข้อกำหนดทั้งหมดที่ส่งต่อไปยังจดหมาย (ตัวอย่างเช่นโครงสร้างที่เฉพาะเจาะจงหรือแม้แต่คำที่ต้องใช้รหัส)

มันก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน นายจ้างจำนวนมากเริ่มทำความคุ้นเคยกับผู้สมัครงานของผู้สมัครงานไม่ใช่โดยการตรวจสอบประวัติ แต่เป็นการวิเคราะห์จดหมายสมัครงาน. นั่นคือเหตุผลที่ไม่ควรยกเลิกการรวบรวมเอกสารและคิดว่าประวัติย่อที่มีความสามารถพอเพียง - อาจมีสถานการณ์ที่นายจ้างจะสร้างความประทับใจแรกให้กับคุณในฐานะพนักงานในอนาคตของ บริษัท บนพื้นฐานของจดหมายปะหน้า

จดหมายปะหน้าใด ๆ ที่มาพร้อมกับเรซูเม่จะต้องจัดทำขึ้นตามกฎทั้งหมดและคำนึงถึงความต้องการทั้งหมดของนายจ้าง พิจารณาโครงสร้างของเอกสารนี้และทำความเข้าใจกับสิ่งที่จำเป็นต้องเขียนในแต่ละส่วน

เริ่มจดหมายสมัครงานของคุณด้วยคำทักทาย แม้จะมีกฎดังกล่าวอยู่ แต่ผู้สมัครหลายคนก็เพิกเฉย ท้ายที่สุดนี่อาจเป็นข้อเสียอย่างใหญ่หลวงของจดหมายสมัครงานของคุณเมื่อเทียบกับเอกสารที่ผู้สมัครคนอื่นยื่น หากคุณไม่ทราบชื่อและนามสกุลของบุคคลที่จะอ่านจดหมายของคุณคุณสามารถเขียน“ สวัสดี”,“ ยินดีต้อนรับ” หรือ“ สวัสดียามบ่าย” ที่เป็นกลางได้ อย่างไรก็ตามการทำเช่นนั้นจะแนะนำเฉพาะในกรณีที่รุนแรงที่สุด

เป็นการดีที่สุดที่จะไม่ขี้เกียจเกินไปและทำการศึกษา บริษัท ที่คุณต้องการหางานและคิดให้ชัดเจนว่าใครจะอ่านจดหมายของคุณ นี่อาจเป็นหัวหน้าและพนักงานทั่วไปของแผนกบุคคลหัวหน้าองค์กร ฯลฯ หากจำเป็นคุณยังสามารถ โทรหาองค์กรและชี้แจงปัญหานี้ (อย่างไรก็ตามควรทำอย่างประณีตและมีไหวพริบ)

หลังจากที่คุณค้นหาข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลที่จะอ่านจดหมายปะหน้าของคุณคุณสามารถกำหนดคำทักทายของคุณ เป็นส่วนตัวมากขึ้น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน "สวัสดีที่รัก Ivan Ivanovich"

ส่วนหลักของจดหมายปะหน้าเป็นบล็อกที่สำคัญที่สุดของเอกสารนี้ ด้วยความช่วยเหลือของมันนายจ้างจะค้นหาข้อมูลที่เขาสนใจเกี่ยวกับคุณและในที่สุดก็สามารถอธิบายตัวคุณเองจากด้านที่ดีที่สุด

ในโลกธุรกิจไม่มีโครงสร้างที่เข้มงวดสำหรับการสร้างบล็อกนี้ อย่างไรก็ตามไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง แต่ในส่วนนี้คุณควรตอบคำถามพื้นฐานสองสามข้อ

• สิ่งแรกที่คุณต้องทราบคือที่ที่คุณค้นพบเกี่ยวกับงานเฉพาะ ในเรื่องนี้เราจะต้องจริงใจและซื่อสัตย์อย่างยิ่ง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนว่าคุณอ่านข้อมูลบนกระดานข่าวเมืองหรือบนเว็บไซต์ของศูนย์จัดหางานท้องถิ่น อย่าลังเลที่จะบอกความจริงแม้ว่าเพื่อนหรือญาติที่ทำงานที่ บริษัท แล้วจะบอกคุณเกี่ยวกับตำแหน่งที่ว่างนายจ้างจะชื่นชมความจริงใจนี้ ในขณะเดียวกันก็ไม่ควรลืมว่าจดหมายปะหน้าเป็นเอกสารทางธุรกิจดังนั้นควรยึดถือสไตล์การเขียนที่เหมาะสม
• ต่อไปคุณต้องเขียนตำแหน่งที่คุณสมัคร มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องระบุชื่ออย่างถูกต้อง (ในขณะที่มุ่งเน้นไปที่รายละเอียดงาน) ที่นี่คุณสามารถอธิบายฟังก์ชั่นที่คุณพร้อมและสามารถปฏิบัติงานตามหน้าที่รับผิดชอบของคุณได้
• เมื่อเขียนจดหมายสมัครงานคุณไม่ควรลืมส่วนแรงจูงใจ ในนั้นคุณควรเขียนเกี่ยวกับสิ่งที่ดึงดูดคุณไปสู่ตำแหน่งที่ว่างนี้และ บริษัท นี้โดยเฉพาะ ในเรื่องนี้มันเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินงานเตรียมการอย่างละเอียด - เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท (คุณสามารถใช้เว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ บริษัท รวมถึงแหล่งอื่น ๆ บนอินเทอร์เน็ต) เป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับความเชี่ยวชาญเฉพาะขององค์กรประวัติของการก่อตั้งโครงสร้างภายในและความเป็นผู้นำ ดังนั้นหากคุณเป็นแพทย์และต้องการหางานในคลินิกที่มีชื่อเสียงและทันสมัยคุณสามารถระบุได้ว่าคุณมีความสนใจในงานวิจัยที่ดำเนินการโดยองค์กร
• ในจดหมายปะหน้าเป็นสิ่งสำคัญที่จะพูดคุยเกี่ยวกับสาเหตุที่ผู้สมัครรับเลือกตั้งของคุณเหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งนี้ ในเรื่องนี้คุณสามารถอธิบายประสบการณ์การทำงานที่คล้ายกัน (ตัวอย่างเช่นคุณเคยทำงานเป็นแพทย์ทั่วไปมาเป็นเวลา 10 ปีในคลินิกอื่น) นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องระบุทักษะความเป็นมืออาชีพที่มีค่าซึ่งจะช่วยคุณในการทำงานของคุณ (ตัวอย่างเช่นความรู้เกี่ยวกับวิธีการสำหรับการทำวิจัยในห้องปฏิบัติการหรือความสามารถในการทำงานในโปรแกรมคอมพิวเตอร์พิเศษที่ซับซ้อน) ในกรณีนี้ส่วนใหญ่คุณควรเน้นทักษะเหล่านั้นที่จะช่วยให้คุณโดดเด่นจากมวลชนทั่วไปของผู้สมัคร
• สามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมได้ในตอนท้ายของบล็อก (เช่นเขียนเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณตัดสินใจเป็นหมอหรือพูดคุยเกี่ยวกับหลักสูตรฝึกอบรมขั้นสูงเพิ่มเติมที่คุณจัดการเพื่อรับ) นอกจากนี้คุณยังสามารถชี้แจงประเด็นที่ขัดแย้งของเรซูเม่ของคุณ ตัวอย่างเช่นพูดคุยเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณออกจากงานก่อนหน้า

ส่วนสุดท้ายของจดหมายสมัครงานของคุณมีความสำคัญมากเพราะ มันสามารถแก้ไขหรือทำลายความคิดเห็นของนายจ้างเกี่ยวกับคุณ ในฐานะมืออาชีพที่ได้พัฒนากับนายจ้างหลังจากศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับส่วนหลักของเอกสารประกอบของคุณ

ในส่วนสุดท้าย มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใส่ใจและสุภาพเพื่อแสดงความเคารพ ดังนั้นผู้สมัครมักจะขอบคุณนายจ้างที่ให้ความสนใจ นอกจากนี้ความคิดที่ดีในการทำเอกสารทางธุรกิจคือการเสนอการประชุมส่วนตัวที่จะกระตุ้นให้นายจ้างเชิญคุณเข้าสัมภาษณ์ส่วนตัว คุณสามารถเขียนว่าคุณพร้อมที่จะตอบคำถามของคุณด้วยตนเอง ดังนั้นคุณจะต้องทำให้นายจ้างชัดเจนว่าคุณสนใจที่จะรับตำแหน่ง

การอำลาเช่นเดียวกับการทักทายขึ้นอยู่กับหลักการของการปรับให้เป็นแบบส่วนตัว เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ พูดถึงชื่อและนามสกุลของพนักงานที่อ่านจดหมายอีกครั้ง คุณยังสามารถขอให้เป็นวันที่ดี

จบจดหมายสมัครงานโดยระบุรายละเอียดการติดต่อของคุณ ในเวลาเดียวกัน คุณไม่ควรกลัวความจริงที่ว่าข้อมูลดังกล่าวมีอยู่แล้วในการสรุป. ก่อนอื่นการแสดงข้อมูลการติดต่อส่วนบุคคลในตอนท้ายของเอกสารธุรกิจเป็นเพียงรูปแบบที่ดีและการสื่อสารทางจริยธรรมทางธุรกิจประการที่สองจดหมายปะหน้าของคุณ (หากคุณทำตามคำแนะนำทั้งหมดของเรา) มีแนวโน้มที่จะสร้างความประทับใจให้กับนายจ้างเขาอาจต้องการติดต่อคุณทันทีหรือเขียนหมายเลขโทรศัพท์ของคุณในรายการแยกต่างหากซึ่งรวมถึงผู้สมัครทั้งหมด ผู้ที่จะได้รับเชิญให้สัมภาษณ์เพิ่มเติม

ด้วยวิธีนี้ การระบุข้อมูลการติดต่อ (หมายเลขโทรศัพท์อีเมลผู้ส่งข้อความด่วน) จะช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานของแผนกบุคคลและประหยัดเวลาของพวกเขา ดังนั้นคุณจะพิสูจน์อีกครั้งว่าคุณเป็นพนักงานมืออาชีพและมีประสบการณ์ซึ่งจะกลายเป็นสิ่งที่มีค่าสำหรับทีมของ บริษัท

โปรดจำไว้ว่าในจดหมายปะหน้าซึ่งแตกต่างจากประวัติย่อ บล็อกทั้งหมดควรไหลอย่างราบรื่นซึ่งกันและกัน คุณไม่ควรเขียนหัวเรื่องและวิธีการอย่างเป็นทางการเพื่อเตรียมเอกสารเท่านั้น

คุณสามารถเขียนจดหมายสมัครงานที่จำเป็นเพื่อตอบสนองต่อตำแหน่งที่ว่างโดยไม่ต้องมีประสบการณ์ในการเขียนเอกสารดังกล่าว สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามกฎมาตรฐานบางอย่างเพื่อสร้างความประทับใจให้กับนายจ้าง

• ความกะทัดรัด จดหมายปะหน้าควรสั้นและกระชับ: เป็นที่ต้องการของหนังสือไม่เกิน 1 หน้า สิ่งสำคัญคือในกระบวนการค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่งนายจ้างจะได้รับเอกสารจำนวนมากจากผู้สมัครจำนวนมาก ดังนั้นหากคุณทำจดหมายที่เรียบง่าย แต่น่าสนใจผู้สมัครของคุณจะได้รับการพิจารณา
• เนื้อหาที่มีความหมาย คุณไม่ควรเขียนจดหมายปะหน้าที่ไม่ได้มาตรฐานหรือต้นฉบับ เอกสารดังกล่าวควรบรรลุเป้าหมายเฉพาะหนึ่งข้อ - เพื่อช่วยให้นายจ้างประเมินระดับความเป็นมืออาชีพและความสามารถของคุณ
• สไตล์การเขียน โปรดจำไว้ว่าจดหมายปะหน้าเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการดังนั้นรูปแบบการเขียนที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดคือธุรกิจอย่างเป็นทางการ ไม่จำเป็นต้องใช้เทคนิคทางศิลปะของภาษารัสเซีย (ตัวอย่างเช่นการเปรียบเทียบคำอุปมาอุปมัย ฯลฯ ) การใช้คำและวลีภาษาพูดก็ห้ามเช่นกัน เมื่อเขียนเอกสารให้ติดต่อผู้อ่านที่ "คุณ"
• ส่วนบุคคล เพื่อให้คุณได้รับการจ้างงานคุณต้องส่งจดหมายสมัครงานที่เป็นส่วนตัวและเป็นรายบุคคลมากที่สุด โปรดจำไว้ว่าสำหรับแต่ละ บริษัท คุณจะต้องเขียนเอกสารแยกต่างหากเนื่องจากในส่วนหลักของจดหมายคุณควรพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่คุณถูกดึงดูดโดยตำแหน่งเฉพาะและ บริษัท เฉพาะและสิ่งนี้คุณต้องทำงานเตรียมการมากมาย
• ความเป็นเอกลักษณ์ อย่าใช้เทมเพลตจดหมายที่พบบนอินเทอร์เน็ต คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ตัวอย่างที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีและประสบความสำเร็จ แต่ไม่ว่าในกรณีใด ๆ ก็ตามอย่าคัดลอกและไม่เขียนซ้ำทั้งหมด
• ความถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ เมื่อส่งจดหมายให้อ่านซ้ำหลาย ๆ ครั้งขอให้ญาติหรือเพื่อนของคุณทำสิ่งนี้ใช้บริการพิเศษ ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง แต่คุณต้องแน่ใจว่ามีการพิมพ์ผิดในจดหมายของคุณเครื่องหมายวรรคตอนทั้งหมดถูกตั้งค่าอย่างถูกต้องและสะกดทุกคำอย่างถูกต้อง ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่น่ารำคาญจะทำให้คุณประทับใจแม้ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติสูงและปฏิบัติตามข้อกำหนดอื่น ๆ ทั้งหมดอย่างเต็มที่
• การลงทะเบียน. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณได้รับการออกแบบอย่างสวยงาม เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ให้ใช้แบบอักษรและการจัดแนวเดียว
• คำแนะนำ คุณสามารถแนบคำแนะนำเชิงบวกของนายจ้างจากงานก่อนหน้านี้กับจดหมายปะหน้าของคุณ ขอขอบคุณพวกเขาผู้นำคนใหม่จะสามารถทำให้แน่ใจว่าคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญที่คุณสามารถไว้วางใจได้

เมื่อเขียนจดหมายปะหน้า สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปจำนวนมาก

• ขาดความจำเพาะ. ซึ่งหมายความว่าเมื่อเขียนจดหมายปะหน้าคุณไม่ควรใช้วลีทั่วไปเช่น“ ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม” หรือ“ ฉันมีประสบการณ์มากมาย” แต่ละวลีควรได้รับการยืนยันด้วยข้อมูลเฉพาะ
• การบอกต่อเรซูเม่ จดหมายปะหน้าเป็นเอกสารแยกต่างหากที่เปิดโอกาสให้คุณเปิดเผยตัวเองอย่างเต็มที่ในฐานะมืออาชีพและบุคลิกภาพ เมื่อเขียนมันคุณไม่ควรเพียงแค่คัดลอกข้อมูลที่คุณได้ระบุไว้ในประวัติย่อ
• ข้อมูลส่วนบุคคล ในจดหมายอย่าเล่ารายละเอียดประวัติของคุณ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะระบุเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกรณีและปัญหา

คุณอาจถูกขอให้จัดทำจดหมายสมัครงานโดยไม่คำนึงถึงความพิเศษเฉพาะ ดังนั้นความรู้เกี่ยวกับกฎการเขียนมันจะเป็นประโยชน์กับทุกคน: ช่างแต่งหน้า, เสมียน, พนักงานต้อนรับบนเครื่องบิน, พนักงานธนาคาร, ผู้สอบบัญชี, ผู้ช่วยส่วนตัว ฯลฯ

ลองพิจารณาตัวอย่างการเขียนจดหมายปะหน้า คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่พวกเขาเมื่อรวบรวมเอกสารส่วนบุคคล