ผู้จัดการสำนักงาน: ใครคือคนนี้และทำอะไร?

ในธุรกิจสมัยใหม่ไม่ใช่ บริษัท เดียวที่มีสำนักงานสามารถทำได้โดยไม่ต้องทำงานกับผู้จัดการสำนักงาน ตำแหน่งนี้เกี่ยวข้องกับการบริหารและการจัดการเวิร์กโฟลว์ของสำนักงานขององค์กร

ในสาระสำคัญผู้จัดการสำนักงานคือ การเชื่อมโยงข้อมูลและนำที่ทุกช่วงเวลาการทำงานของ บริษัท มาบรรจบกันและมีการตัดสินใจ เขาโต้ตอบระหว่างผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชาของเขาแจ้งให้พนักงานทั่วไปเกี่ยวกับเอกสารที่ลงนามโดยผู้จัดการโต้ตอบกับลูกค้าของ บริษัท ตรวจสอบการติดต่อโต้ตอบตรวจสอบประสิทธิภาพของ บริษัท และให้สำนักงานกับสำนักงานตามคำแนะนำโดยตรงของกรรมการและเจ้าหน้าที่ของเขา

ผู้จัดการสำนักงาน - พนักงานที่ให้บริการเวิร์กโฟลว์แบบเต็ม คำอธิบายของอาชีพจะช่วยให้เข้าใจสาระสำคัญของงานได้ดียิ่งขึ้น

ตามการจำแนกประเภทของอาชีพการทำงานและตำแหน่งของพนักงานอาชีพของผู้จัดการสำนักงานและหน้าที่ของเขาแตกต่างจากอาชีพเลขานุการ ผู้จัดการสำนักงานก่อนอื่นผู้จัดงานพื้นที่สำนักงานของ บริษัท ผู้จัดการและผู้ดูแลระบบในคนเดียว อาชีพของเลขานุการหมายถึงการอยู่ใต้บังคับบัญชาของเขากับบุคคลที่เฉพาะเจาะจง (ผู้อำนวยการรองผู้อำนวยการผู้จัดการระดับสูง) และการดำเนินการของกิจการของเขาเท่านั้น

ผู้จัดการสำนักงานควบคุมงานปัจจุบันทั้งหมดของสำนักงานงานกระดาษเป็นหลัก ติดตามอย่างต่อเนื่อง อุปกรณ์สำนักงานให้พนักงาน บริษัท เครื่องเขียนทันเวลาแจ้งพนักงานเกี่ยวกับคำสั่งคำแนะนำและประกาศสำหรับสำนักงานที่ออกโดยหัวหน้า รับสายเรียกเข้าถ้าจำเป็นให้เก็บปฏิทินการประชุมและการเดินทางของผู้อำนวยการ ในกรณีนี้ตำแหน่งที่ว่างถูกเรียกว่า "ผู้จัดการสำนักงานที่มีฟังก์ชั่นของเลขานุการ"

เนื่องจากการทำงานของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการกระทำขององค์กรข้อมูลและการบริหารความรับผิดชอบงานของเขาจึงรวมถึงหน้าที่การทำงานบางอย่าง มันคือสิ่งนี้ที่การจ้างงานและสาระสำคัญของกิจกรรมของผู้จัดการสำนักงานอยู่ซึ่งควร:

• เพื่อเตรียมสำนักงานสำหรับวันทำงานใหม่: ตรวจสอบการทำงานของโทรศัพท์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานความพร้อมใช้งานของวัสดุสิ้นเปลือง (กระดาษตลับหมึกเติมเครื่องพิมพ์)
• ตรวจสอบตรวจสอบความสะอาดในสถานที่สำนักงาน การปฏิบัติตามมาตรฐานสุขาภิบาล (แสงที่เหมาะสม, การระบายอากาศ, อุณหภูมิในสถานที่) ตรวจสอบการทำงานของระบบแยก;
• ซื้อเครื่องใช้สำนักงานตามกำหนดเวลา และจัดให้มีพนักงานออฟฟิศตรงเวลา
• สั่งน้ำดื่ม ผงซักฟอกกระดาษชำระผ้าเช็ดปาก
• ควบคุมเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน: จัดเตรียมเอกสารรายงานอุปกรณ์การทำงานที่จำเป็นสำหรับการทำงานเต็มรูปแบบของสำนักงานแก้ปัญหาช่วงเวลาและงานอื่น ๆ
• ตรวจสอบการทำงานของพนักงานขับรถและพนักงานขนส่งประจำวัน
• กำกับโดยผู้จัดการ ผู้จัดการสำนักงานกระจายหน้าที่ระหว่างพนักงาน กำหนดงานสำหรับพวกเขานำข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานกำหนดระดับของความรับผิดชอบวิเคราะห์ความมีประสิทธิผลของผลลัพธ์
• คำนวณและประเมินค่าใช้จ่ายทางการเงินรายเดือน ในการบำรุงรักษาของสำนักงานตรวจสอบการดำเนินงานของตน
• เก็บใบบันทึกเวลา จำนวนวันและเวลาทำงานของพนักงานแต่ละคนภายในเดือนปฏิทินตรงเวลาที่จะโอนรายงานแสดงเวลาไปยังการบัญชีเงินเดือน
• ตรวจสอบการปฏิบัติตามวินัยแรงงาน: ในกรณีที่เกิดความล่าช้าออกจากที่ทำงานก่อนเวลาทำงานขาดพนักงานแจ้งฝ่ายบริหารของ บริษัท ติดตามการฝ่าฝืนและไม่ปฏิบัติตามระเบียบการแต่งกาย
• จัดการประชุม ลงทะเบียนและช่วยเหลือผู้เข้าชมในการแก้ไขปัญหาของพวกเขา

ความสามารถหลักของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงการเตรียมการและดำเนินการเจรจาการประชุมการประชุม:

• เขาจะต้องเตรียมวัสดุที่จำเป็นทั้งหมด ให้แน่ใจว่าการเข้าร่วมในกิจกรรมของทุกฝ่ายที่สนใจเก็บบันทึกการประชุม;
• เพื่อให้สอดคล้องกับลูกค้าและคู่ค้าของ บริษัท ทำเอกสารทางไปรษณีย์
• ทำงานกับการติดต่อสำนักงานขาเข้าและขาออก ลงทะเบียนส่ง
• ให้ความช่วยเหลือและช่วยเหลือพนักงาน ในการแก้ไขข้อขัดแย้งและข้อพิพาท;
• ประสานงานสำนักงาน ในตอนท้ายของวันทำงานตรวจสอบอุปกรณ์สำนักงาน, ไฟ, ระบบแยก, เครื่องปรับอากาศสำหรับการตัดการเชื่อมต่อจากแหล่งจ่ายไฟ;
• ในบางกรณีผู้จัดการสำนักงานรับผิดชอบในการค้นหาและจ้างพนักงานใหม่ (ให้ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างที่จำเป็นในสถานที่พิเศษตรวจสอบประวัติย่อดำเนินการคัดเลือกผู้สมัครเบื้องต้นดำเนินการสัมภาษณ์)
• แจ้งผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษรหรือทางโทรศัพท์ เกี่ยวกับต้นทุนของสินค้าและบริการตามรายการราคา
• ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับที่ตั้งของแผนก บริษัท ฟังก์ชั่นของพวกเขา;
• รักษาฐานลูกค้า วิสาหกิจ
• ทำหน้าที่บำรุงรักษาไซต์ การโฆษณาเกี่ยวกับสินค้าและบริการสั่งซื้อของที่ระลึกการพิมพ์จัดจำหน่ายวัสดุข้อมูล

ในการที่จะดำรงตำแหน่งผู้จัดการสำนักงานผู้สมัครจะต้องมีทักษะหลักที่จำเป็นในการทำงานนี้รวมถึงมีคุณสมบัติส่วนตัวและเป็นมืออาชีพ

คุณสมบัติส่วนบุคคลของบุคคลเป็นองค์ประกอบทางชีวภาพและสังคมที่ประกอบขึ้นเป็นบุคลิกภาพของเขา องค์ประกอบทางชีวภาพ คนที่ได้รับจากธรรมชาติพ่อแม่และบรรพบุรุษของเขาในรูปแบบของชุดของยีน องค์ประกอบทางสังคม - นี่คือสภาพแวดล้อมทางสังคมที่บุคคลเติบโตขึ้นมา

องค์ประกอบทั้งสองนี้สร้างตัวละครและบุคลิกภาพทำให้แต่ละคนมีคุณสมบัติบางอย่างทั้งดีและไม่ดี โดยการรวบรวมลักษณะบุคลิกภาพทั้งหมดของบุคคลคุณจะได้ภาพทางจิตวิทยาที่น่าเชื่อถือ

คุณสมบัติเชิงบวกของบุคลิกภาพรวมถึงลักษณะนิสัยเช่น:

• ความซื่อสัตย์สุจริต;
• ความเพียรในการบรรลุเป้าหมาย;
• ดูแล;
• มีวินัยในตนเอง
• ความรับผิดชอบและองค์กร
• ความอุตสาหะความเพียร
• ขุนนางชั้นใน
• ความเที่ยงธรรม;
• ความเป็นกันเองความสุภาพทัศนคติที่เป็นมิตรต่อผู้คน
• ความสงบความมุ่งมั่นความสนใจความตรงต่อเวลา
• การขาดความขัดแย้งความสามารถในการแก้ไขข้อพิพาทระหว่างพนักงานการมองโลกในแง่ดีและแง่บวกในทุกสิ่ง
• ความรวดเร็วสติปัญญาอย่างรวดเร็วความเอื้ออาทร;
• กิจกรรมความทะเยอทะยาน

เบื้องหลังลักษณะบุคลิกภาพนี้คือการอบรมทางด้านจิตใจและอารมณ์ของบุคคลกรรมพันธุ์ของเขาและสภาพแวดล้อมทางสังคมที่เขาเติบโตขึ้นมา

คุณสมบัติเชิงลบของบุคลิกภาพรวมถึง:

• ขาดการประกอบความประมาท;
• แนวโน้มหดหู่ในชีวิตการขาดการมองในแง่ดี;
• ไม่สามารถรวบรวมความคิดในเวลาและแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมายอย่างต่อเนื่อง;
• ธรรมชาติก้าวร้าว
• แนวโน้มที่จะซุบซิบและวางอุบาย

คุณสมบัติทางธุรกิจของบุคคลคือความสามารถในการปฏิบัติงานและหน้าที่บางอย่าง

คุณสามารถตัดสินตามคุณสมบัติทางธุรกิจว่าผู้สมัครจะสามารถจัดระเบียบกระบวนการทำงานของเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด เพื่อที่จะประสบความสำเร็จในการจัดการสำนักงานผู้สมัครจะต้องมีนอกเหนือไปจากความรู้และทักษะคุณสมบัติทางธุรกิจบางอย่างซึ่งรวมถึง:

• การศึกษาระดับทักษะ
• ประสบการณ์การทำงาน
• ผู้เรียนรวดเร็วปรับตัวเข้ากับสภาพใหม่
• การยึดมั่นต่อตนเองและผู้อื่น
• ความสามารถในการทำงานในสภาวะหลายภารกิจพร้อมกันสามารถแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้พร้อมกัน
• การคิดเชิงวิเคราะห์ความสามารถในการคิดอย่างยืดหยุ่นและไม่ตั้งใจในการดึงข้อสรุปที่ถูกต้องมาสรุป
• ความเฉียบแหลมทางธุรกิจ
• คุณสมบัติความเป็นผู้นำ
• เต็มใจทำงานล่วงเวลา
• ปราศรัยการเจรจาต่อรองและการชักชวน;
• ทักษะการสื่อสารทางธุรกิจ

คุณสมบัติระดับมืออาชีพของบุคคลเป็นการรวมกันของคุณสมบัติส่วนบุคคลและธุรกิจรวมทั้งทักษะทั้งหมดที่เขาจัดการเพื่อให้ได้มาตลอดอาชีพของเขา ในกิจกรรมระดับมืออาชีพผู้จัดการสำนักงานควร:

• มีความรู้บางอย่าง ทักษะใน การจัดการสำนักงาน
• เป็นอาชีพ นำความรู้และทักษะของคุณไปสู่การปฏิบัติ;
• สามารถทำงานกับเอกสาร รู้หลักการขององค์กรของเวิร์กโฟลว์กฎของการเก็บถาวร
• เป็นผู้ใช้คอมพิวเตอร์ที่มั่นใจ และอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ
• รู้กระบวนการทำงานอย่างละเอียด ทำงานกับอีเมลขาเข้าและขาออกรู้กฎสำหรับการลงทะเบียนนำความตั้งใจของหัวหน้าหน่วยงานโครงสร้างไปตามกำหนดเวลาสำหรับพนักงานของ บริษัท เพื่อดำเนินการเอกสารที่เขียนโดยพวกเขาส่งจดหมายโต้ตอบทางไปรษณีย์หรือจดหมายด่วน
• มีทักษะการบริหาร
• สามารถพิมพ์ได้อย่างรวดเร็ว รู้หลักการและกฎสำหรับการจัดเตรียมเอกสารบางอย่าง (คำสั่งคำสั่งคำแนะนำคำสั่ง)
• จัดการความรู้ที่มีประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว (ติดต่อฉุกเฉินไฟฟ้าประปาบริการจัดส่งอาหารกลางวัน);
• รู้ภาษาต่างประเทศ (ไม่เสมอไป) แม้ว่าในบาง บริษัท ความรู้เกี่ยวกับภาษาต่างประเทศบางอย่างเป็นเงื่อนไขหลักสำหรับผู้สมัครและในกรณีนี้ผู้จัดการสำนักงานต้องมีความคล่องแคล่วในการพูดอ่านและเขียนในภาษาต่างประเทศ
• สามารถพูดและเขียนได้อย่างถูกต้อง แสดงความคิดเห็นของคุณในภาษาวรรณกรรมที่ดี
• ด้วยตัวเอง ทักษะมารยาททางธุรกิจ

ไม่มีสถาบันการศึกษาระดับสูงสอนอาชีพของผู้จัดการสำนักงาน คุณสามารถรับการฝึกอบรมและได้รับประกาศนียบัตรหรือใบรับรองการฝึกอบรมสายอาชีพในงบประมาณหรือศูนย์ฝึกอบรมเอกชนวิทยาลัย

ตามกฎแล้วพวกเขาต้องการเห็นผู้เชี่ยวชาญในตำแหน่งนี้เท่านั้นที่มีการศึกษาสูง องค์กรขนาดเล็กสามารถจ้างพนักงานที่มีการศึกษาพิเศษระดับมัธยมศึกษาหรือมัธยมศึกษาได้

สิ่งสำคัญที่นายจ้างให้ความสนใจคือ ประสบการณ์การทำงานในตำแหน่งนี้ระดับทักษะคอมพิวเตอร์ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานและความสามารถในการทำงานกับมัน ความรู้พื้นฐานของเอกสารและการเก็บถาวร ความรู้ภาษาต่างประเทศ

หากต้องการเขียนเรซูเม่อย่างถูกต้องและรับตำแหน่งที่คุณต้องการ ในรายละเอียด แต่ระบุข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับตัวคุณอย่างซื่อสัตย์: คุณสมบัติส่วนบุคคลมืออาชีพธุรกิจประสบการณ์การทำงานในตำแหน่งที่คล้ายกันระดับการศึกษา

ระดับของเงินเดือนที่คาดหวังจะทำให้นายจ้างชัดเจนในสิ่งที่เขาสามารถเสนอได้และสิ่งที่ผู้สมัครจะสมัคร

อย่าให้ข้อมูลเท็จเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานการศึกษา - ทั้งหมดนี้สามารถตรวจสอบได้อย่างง่ายดายในกรณีนี้ตำแหน่งที่ว่างสำหรับผู้สมัครจะไม่สามารถเข้าถึงได้พวกเขาก็จะปฏิเสธเขา

การปรากฏตัวของภาพถ่ายเป็นช่วงเวลาที่ดีสำหรับผู้สมัคร นายจ้างต้องรู้ว่าใครกำลังพิจารณาประวัติการทำงานอยู่ ผู้จัดการสำนักงานเป็นหน้าตาของ บริษัท และไม่สนใจนายจ้างที่จะเป็นตัวแทน

ให้แน่ใจว่าได้ระบุระดับการศึกษาของคุณซึ่งมักจะเป็นนายจ้างในตำแหน่งนี้ ใช้เวลา ผู้เชี่ยวชาญที่มีการศึกษาด้านเศรษฐกิจกฎหมายจิตวิทยาหรือปรัชญาที่สูงขึ้น

ข้อมูลดังกล่าวจะเป็นประโยชน์ต่อนายจ้าง

เมื่อรวบรวมเรซูเม่ให้ปฏิบัติตามโครงสร้าง:

• ข้อมูลส่วนบุคคล - ชื่ออายุที่ติดต่อ
• ส่วนบุคคล - ส่วนนี้ถือว่าไม่จำเป็นสำหรับการดำเนินการ แต่จะเป็นการดีกว่าที่จะกรอก
• ทักษะพื้นฐาน - ระบุโปรแกรมสำนักงานที่คุณมีรายการหลักสูตรการศึกษาต่อเนื่องสัมมนาการฝึกอบรมการฝึกอบรมเพิ่มเติมอื่น ๆ ที่คุณได้ทำ
• ประสบการณ์การทำงาน - ระบุวิธีปฏิบัติงานการฝึกงานโครงการที่เสร็จสมบูรณ์โครงการอาสาสมัครตามลำดับเวลาเพื่อระบุ บริษัท ที่คุณเคยทำงานมาก่อนการศึกษาและการฝึกอบรม
• คำแนะนำ - ในส่วนนี้ระบุชื่อและที่ติดต่อของผู้ที่อาจแนะนำให้คุณรู้จักกับนายจ้างใหม่เพื่อตอบสนองต่อคุณในทางบวก

หากผู้สมัครงานที่ไม่มีประสบการณ์การทำงานกำลังสมัครตำแหน่งผู้จัดการสำนักงานดังนั้นจะเป็นการดีกว่าถ้าไม่สะท้อนส่วนนี้เลย ไม่จำเป็นต้องแสดงให้นายจ้างเห็นถึงการขาดความรู้และทักษะ ในกรณีนี้จะเป็นการดีกว่าที่จะอธิบายถึงคุณสมบัติส่วนตัวและธุรกิจของคุณการศึกษาแบบไหนที่คุณมีพื้นฐานและเพิ่มเติม (การสัมมนาการฝึกอบรม)

ในฐานะประสบการณ์การทำงานเราสามารถระบุวิธีปฏิบัติทางอุตสาหกรรมการฝึกงานระดับปริญญาตรีทักษะในการจัดกิจกรรมเฉพาะการเข้าร่วมในโอลิมปิกการประชุมการแข่งขันและการทดสอบทุกประเภท หากคุณมีความสำเร็จและความสำเร็จใด ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานในอนาคตของคุณโปรดเขียนข้อมูลนี้โดยสรุป