Exekutiv assistentöversikt: Riktlinjer för struktur och sammanställning

Assistentchef - en person som är chefens högra hand, löser alla organisatoriska frågor, äger relevant information och visar en vilja att lösa brådskande frågor. En sådan position för många är ett välkommet steg i en karriär. En välskriven CV kommer att hjälpa till att ockupera den.

Executive Assistant CV - Detta är ett professionellt porträtt av den sökande. Arbetsgivaren utvärderar inte dig ännu, men den text som bäst bör representera dig. För att göra detta måste det vara strukturerat.

Strukturen för en bra CV.

• Personlig information. I början av en affärshistoria om dig själv bör du presentera dig själv. Namn, födelseår, aktuell kontaktinformation. Det senare bör varieras: mobiltelefon, hem, e-post. Se till att bifoga ett foto. Ett litet foto av hög kvalitet i det högra hörnet bredvid "Personlig information" är inte ett obligatoriskt attribut för CV, men det är önskvärt. Speciellt för arbetssökande, biträdande chef, personlig sekreterare.
• Utbildning. Om du tänker ta med en lång lista med olika kurser och seminarier i det här avsnittet kommer detta att vara ett överskott. Lista endast de viktigaste: universitetet och eventuellt ett av de viktigaste seminarierna, varefter du fick rätt certifikat.
• Arbetslivserfarenhet. Om du har ändrat mycket arbete bör du inte ange allt - endast nyckel- eller 2-3-tjänsttjänster. Ange företagets namn, år av arbete, position.Om du inte har arbetat någonstans tidigare, markera i det här stycket platsen där du gjorde din praktik på universitetet.
• Professionella egenskaper. En personlig sekreterare är en person som måste kunna lära sig mycket och, ännu viktigare, lära sig mycket. Oavsett vilka yrkeskunskaper du anger, ange det faktum att du är redo att lära dig och utvecklas som en del av din position.
• Personliga egenskaper. Ange här dina inneboende egenskaper som kan hjälpa till i professionell tillväxt: till exempel uthållighet, ansvar, noggrannhet, känslomässig stabilitet, nyfikenhet.
• prestationer. Vad kan du lägga till din tillgång? Du kanske inte hade arbetslivserfarenhet, men på institutet var du en chef och lyckades hantera denna roll. Eller till exempel organiserade de ett nyckelfärdigt bröllop för vänner, som redan talar om goda organisationsförmågor.
• Motivation. Inte ett obligatoriskt stycke, men det kan bli huvuddelen av CV. Skriv bokstavligen två meningar varför du vill bli assistent eller sekreterare för ledaren. Det kan se ut så här: "Jag ser min egen professionella tillväxt i denna position, jag korrelerar mina förmågor och styrkor med den sökande begäran. Jag kan registrera ansvar, beslutsamhet och beredskap för utveckling som en tillgång."
• Ytterligare information. Är du gift, känner du ett främmande språk, har du ett körkort, vad är du intresserad av?

Hur dokumentet presenteras visuellt är också viktigt. Information bör vara strukturerad, läsbar, levande, uttrycksfull och samtidigt bör den inte vara "busting". Användningen av ett stort antal färger är ett extra verktyg för att återuppta. Samtidigt är det inte nödvändigt att göra CV i svart och vitt: välj en mörkblå design: markera artikelnamnen i fet mörkblå. Se till att artiklarna är relativt proportionella.

Försök att få all text att passa på en sida. Lämna inte tomrum: placera punkter mitt emot varandra. Använd listor.

Korrekt genomförande av avsnitten definierar dig som en person som vet hur du klart ska utföra uppgiften. Detta är det första testet av den framtida assistenten. Smal, informativ text, designad i samma stil, informativ och väl presenterad - det är egenskaperna för självpresentation, som är nödvändiga för assistentledaren.

Som redan nämnts är det inte alls nödvändigt att markera dem alla för dem som gillar att lära sig och fylla på "skorpor". Om du har examen från högskolan med en examen i sekreterareassistent och sedan ett universitet med en examen i psykologi, till exempel, se till att lista båda enheterna i det här avsnittet. Du måste skriva namnet på universitetet, fakulteten, specialitet, studieår - helst i denna ordning. Kurser, seminarier, utbildningar, skriv bara de där du fick ett certifikat eller certifikat. Ange den utbildningsorganisation som har utfärdat dokumentet.

Förutom listan över organisationer där du redan har arbetat är det vettigt att ange det jobbansvar du utförde där. Ett exempel på en förteckning över uppgifter:

• bibehålla inkommande och utgående dokumentation;
• förberedelse av dokument för signering;
• samordning av anställdas arbetsscheman;
• organisering av pressmeddelanden, möten, protokollhändelser;
• telefonrådgivning (initial konsultation);
• upprätthålla sociala nätverk som reklamplattformar för företagstjänster.

Skriv bara vad du verkligen hade att göra. Överdriv inte dina egna funktioner. Skriv inte den funktionalitet som du gjorde på frivillig basis, men som inte direkt relaterade till din position. Till exempel har du ett bra ledning av en fotoredigerare, en grafisk redaktör och regelbundet utvecklade visitkort och broschyrer för företaget.

Här beskriver du de yrkeskunskaper som du säkert äger. Listan kan vara följande:

• säker datoranvändare;
• innehav av kontorsutrustning (överföring);
• erfarenhet av konfidentiell information;
• kunskap om affärsetikett, bedriva affärskorrespondens;
• förmåga att arbeta med en stor mängd information;
• förmåga att arbeta i multitasking;
• behörigt tal (muntligt och skriftligt);
• kunskap om registerhantering;
• erfarenhet av insamling av rapporteringsdokumentation;
• korrespondensbehandlingsfärdigheter;
• erfarenhet av att organisera affärsmöten, förhandlingar;
• färdigheter i att tillämpa relevanta metoder för att samla in information och dess efterföljande analys;
• kunskap om grunderna i psykologin för entreprenörskap.

Det är inte nödvändigt att skriva en sådan lång lista. Lista 5-6 nyckelfärdigheter som inte är överdrivna att behärska. Använd "levande" fraser för att beskriva dina egna färdigheter: "förmåga att göra ...", "äga detta", "kunskap om det."

Arbetsgivaren läser detta avsnitt särskilt noggrant. Prestationerna inkluderar framgångsrika projekt som du personligen har övervakat och naturligtvis kampanjer, examensbevis och tack. Kanske har några av de initiativ som du lagt fram förankrat dig i din tidigare arbetsplats.

Även om det verkar som om prestationer från det förflutna inte tillhör en ny arbetsplats, kan de bli ytterligare markörer för ditt professionella porträtt. Detta gäller särskilt för organisatoriska färdigheter som är värdefulla för en biträdande chef.

Skriv bokstavligen 3-4 meningar som ger ditt porträtt ljusstyrka. Till exempel är den sökande förtjust i att springa, deltar årligen i maraton. Detta kan tala om din konsistens, viljiga egenskaper, engagemang för en hälsosam livsstil. Här kan du ange deras äktenskapliga status, närvaron av barn, ett körkort.

Detta är ett affärsdokument som måste uppfylla kraven i affärskorrespondens.

Hur strukturen i dokumentet ser ut.

• Välkommen. Ett opersonligt dokument orsakar inte godkännande, personifierad på en medvetslös nivå orsakar godkännande. Informell behandling bör undvikas. Skriv "God eftermiddag!", "Hej!", Alla andra samtal är inte så framgångsrika.
• Huvuddelen. Ange från vilken källa du har lärt dig om vakansen. Nämn vilken position du föreslår för. Förklara varför denna position är attraktiv för dig som specialist. Beskriv i en eller två meningar din upplevelse, vilket är viktigt för denna lediga tjänst.
• Slutlig fras. Tack läsaren av brevet för din uppmärksamhet, notera villigheten att träffas för att arrangera en intervju.
• adjö. Det räcker med att skriva "hälsningar, namn".
• Kontaktuppgifter. Och även om denna information finns i texten till sammanfattningen, skulle det vara användbart att nämna den här.

Varje stycke börjar med ett nytt stycke och kan inte överstiga 3 meningar. Ett följebrev är ett kortfattat, abstrakt dokument. Dess styrkor kommer att vara unik och relevans.

Ett provprov som återupptas för en tjänstledare kommer att hjälpa dig att sammanställa ditt eget informationsdokument.

Chernova Julia Igorevna

vakans: assistentchef

Personliga uppgifter: bostad - ..., födelsedatum, äktenskaplig status. Här kan du ange kontaktinformation.

utbildning: Far Eastern Pedagogical University. Fakultet - Främmande språk. Specialitet "lärare i engelska". 2008-2013 ,. Kurser: Higher School of Economics and Service, Moskva. Kursens titel ”Sekreterare - kontorist”, 2017

erfarenhet: från 2017 till 2019 arbetade som sekreterare för företaget "Smart House", Moskva. Innan dess arbetade hon från 2013 till 2017 som sekreterare för pedagogiska enheten för Moskvas pedagogiska högskola.

uppgifter:

• planering och samordning av ledarens arbetsschema;
• organisering av möten, intervjuer, förhandlingar;
• kontroll av inkommande och utgående dokumentation;
• teknisk hjälp till ledaren;
• snabb överföring av dokument till huvudet;
• bedriva affärskorrespondens;
• arbeta med supportpersonal;
• upprätthålla elektroniska kataloger över företagets interna dokumentation.

Nyckelfärdigheter:

• hög kompetensnivå (inklusive dator);
• kunskaper i engelska, tyska är över genomsnittet;
• kunskap om affärsetikett.

Resultat: högst 3 (uppskattningsbrev, tilldelade kategorier, sammanställning av komplexa projekt).

Personliga egenskaper: högst 5. Till exempel: organisation, självförtroende, godvilja, resursförmåga.

Ytterligare information: Körupplevelse (kategori B) - 6 år.