Суптилности пословне телефонске комуникације

Уметност пословне комуникације важан је аспект преговарања и дуги низ година не губи на важности. Интензитет пословне комуникације телефоном расте из године у годину. А с развојем мобилних комуникација постаје један од главних начина комуникације. За успостављање телефонских вештина важно је знати детаље и правила пословне комуникације.

Телефон у савременом свету игра важну улогу, јер са њим комуницирамо са породицом, пријатељима, колегама, менаџментом и пословним партнерима.

Дакле, током разговора са одређеним кругом људи човек користи одговарајући начин комуникације и, на пример, никада неће водити дијалог са шефом, као са блиским пријатељем. У овој ситуацији се користи формалнија врста комуникације.

Запослени који врше социолошка испитивања становништва, примају позиве од купаца или преговарају телефоном, такође би требало да користе пословни етикет. Често успешни телефонски позиви постају кључ доброг пословног односа. Па чак и слика компаније у потпуности може зависити од способности запослених да воде компетентне дијалоге телефоном.

Тренутно се већина позива обавља путем мобилних уређаја. Користећи овај алат за комуникацију, морате следити нека правила.

• Увек искључите телефон или га подесите на режим вибрација на пословном састанку са клијентом, у биоскопу, на семинару.
• Мобилни уређај је подложнији звуку него фиксни телефон. Стога, у ситуацији када је, на јавном месту, потребно водити лични разговор без спољног уплитања, можете само тихо да разговарате, а саговорник вас дефинитивно чује.

• Не упуштајте гласне позиве на телефон. Може уплашити друге.
• Покушајте да говорите кратко. У присуству трећих страна, разговор не би требало да траје дуже од 30 секунди, јер у супротном постоји ризик да изгледате безобразни пред особом. Ако постоје добри разлози за телефонски разговор, на пример, болест рођака или велика трансакција, требало би да обавестите присутне о ​​ситуацији.
• Избегавајте телефонске разговоре током пословног ручка. Ако хитно требате одговорити на позив, требало би да напустите сто и разговарате на мање гужви.

Етички стандарди у телефонској комуникацији важни су за ефикасно пословање компаније. Култура телефонских разговора је посебна врста пословне комуникације. Познавање правила етикета помоћи ће у јачању пословних односа и повећању профитабилности организације.

• Неопходно је поздравити особу са којом ће бити телефонски разговор. Најприкладније за ово су фразе које се односе на доба дана ("Добро јутро", "Добар дан" или "Добро вече").
• Током службеног телефонског разговора, важно је пратити властиту интонацију. Да не бисте одгурнули саговорника, морате говорити пристојно и смирено, избегавајући непотребне емоције.

• Након поздрава, препоручује се да се представите и наведете своје име, положај и организацију.
• Ако позовете особу, увек бисте требали да јој појасните да ли је за њу тренутно прикладно да разговара.
• Према етичким стандардима, телефон требате преузети након другог или трећег позива.
• Током разговора не пушите, не једите храну и пиће.
• Ако се претплатник који зове позива заинтересован за другог запосленог у организацији, тада разговор мора да буде преусмерен на њега или му је омогућена функција приправности.
• У ситуацији у којој сте погрешили број, морате се, без постављања превише питања, извинити саговорнику и одмах се поздравити.
• Никада немојте звати рано ујутро, током паузе за ручак или пре краја радног дана.
• Секретар или помоћник уместо руководиоца може упућивати или одговарати на позиве.

• Партнера или клијента можете назвати само на лични број под условом да вам је он сам дао контакте. Али викендом и празницима такви позиви су забрањени.
• Постоје случајеви када се разговор прекида због лоше комуникације. У овој ситуацији, онај који је први позвао треба да се јави.
• Не повлачите разговор. Дуги разговор може да мучи саговорника и изазива огорчење. Ако је комуникација каснила, али сврха разговора није остварена, можете наредног дана назвати клијента или договорити лични састанак.
• Након завршетка разговора препоручује се захвалити саговорнику и уљудно се опростити од њега, након што га питате да ли има питања. Ова једноставна акција ће употпунити разговор и подстаћи даљу сарадњу.

Треба пажљиво припремити за телефонски разговор и обавити низ одређених радњи. Размотримо главне тачке детаљније.

• Позвати саговорника тек након што се састави јасан план разговора. Да бисте искључили мање детаље, можете направити графичке или шеме скице.
• Запишите важна питања која ћете морати запамтити да бисте поставили у преговарачком процесу.
• Припремите документа која ће вам можда бити потребна у процесу комуникације (дописивање, извештаји, уговори).

• Унапред питајте свог саговорника за погодан период времена за разговор.
• Да бисте забележили примљене информације, припремите свеску или дневник.
• Сазнајте општу листу људи који ће учествовати у разговору и обратите им се именом и презименом.
• Пре него што бирате број, покушајте да се прилагодите позитивном расположењу, тада би ваше емоционално стање, наравно, требало да изазове лоцирање саговорника.
• Приликом телефонског разговора размислите о безбедности комуникација у канцеларији, јер вредне информације могу пасти у руке конкурената.

Постоје и тачке које треба искључити и не дозволити у наредном телефонском разговору.

• Нема потребе да разговарате о пословним стварима са непознатом или случајном особом. Боље је заказати састанак.
• Не препоручује се тражење одлуке од особе која нема овлашћења за то или која мисли другачије. На телефон може дати сагласност иако ће бити противник ове одлуке.
• Не вреди исказивати своје захтеве ако нисте сигурни да се особа с којом разговарате слаже са вама и жели да вам помогне.

Улога телефона у пословној комуникацији је двострука. Врло често се одвлачи од хитних задатака који се обављају током дана, али истовремено убрзава решење многих задатака. Зато је неопходно научити принципе телефонских разговора, који доприносе ефикаснијој употреби.

Веома је важно имати технику пословне комуникације за запослене чији је рад специфичан у телефонским разговорима с потенцијалним купцима. Многе компаније покушавају од првих речи да успоставе контакт са позиваоцем како би га учинио правим купцем.

Фирме се такмиче користећи различите начине привлачења купаца. Важна фаза у промоцији услуга је телефонска продаја, па стога менаџери морају правилно и тактично водити дијалог са купцима, у противном ће профитабилни уговори ићи конкурентима.

Следећи савети ће вам помоћи да успете у свом пословном телефонском разговору.

• Препоручује се позивање особи која вам је пружила било коју корисну услугу. Ријечи захвалности су врло важне за будућу сарадњу.
• Увек се насмејте док водите разговор. Претплатник ће сигурно осјетити ваш осмијех и оптимизам.
• У преговарачком процесу покушајте да предвидите ток мисли саговорника.
• Никада немојте употребљавати лажне речи или разговоре. Ово је супротно култури комуникације.
• Користите изразе и изразе које позивалац разуме.
• Не покривајте телефон док паралелно разговарате са неким. Тако се манифестује непоштовање саговорника.
• Објасните свој положај са поуздањем и тачношћу, јер је тачност уљудност краљева.

• Преговоре је важно водити брзо, одговарати на постављена питања без одлагања и збуњујући предлоге. Пауза може бити оправдана само ако специјалиста тражи документацију потребну за преговоре. Ако је пауза продужена, особа има право да прекине комуникацију.
• У тренуцима телефонске, стварне или виртуалне комуникације, морате бити изузетно љубазни. Викање и разговор повишеним гласом сматра се кршењем етике.
• Исправно се опростите саговорнику, јер вешт завршетак разговора није мање значајан од главног дела дијалога. Можете омогућити другој особи да се прво поклопи. Овим ће се разговор завршити у пријатељском таласу.

Наравно, за успешну комуникацију на телефону морате имати добру дикцију.Искористите лекције из следећег видеа да свој говор учините изражајним и глас угоднијим.