Етикет и етика пословне преписке

Тренутна пословна стварност је да само 15% средњих и великих предузетника који желе да ојачају своју тржишну позицију постигну циљ. Из тог разлога се релевантност пословног етикета повећава за неколико пута, јер непоштовање његових стандарда, између осталог, често доводи до прекида корисних пословних односа.

У широком тумачењу етике они подразумевају скуп општих принципа усмерених на регулисање друштвених односа. Сходно томе, етика пословних односа разматра питања која се односе на прихваћени ред и стил интеракције у пословној сфери.

Детаљ етичких аспеката пословних односа представља пословни етикет, укључујући, на пример, преговарачки поступак, правила корпоративног понашања, пословне традиције и ритуале, елементе подређености, манире и стилове комуникације и писања, као и питања коректности у пословању са партнерима и пословним колегама.

Значај етике и етикета, као њеног саставног дела, лежи у чињеници да регулаторни оквир који је настао као резултат дугогодишње праксе увелико поједностављује комуникацију, стварајући јасан и доступан контекст у пословном сектору који омогућава исправно постизање циљева и значајно уштеде времена.

Другим речима, говоримо о посебном алгоритму за решавање пословних проблема који омогућава рационално и без сукоба постављање и успешно постизање жељених пословних циљева. Ниво власништва над овим алгоритмом омогућава вам да извучете директне закључке о степену професионалности пословног партнера или противника у пословном спору.

У том је контексту важно придржавати се следећих општих принципа:

• тачност свуда и у свему;
• поштовање информационе сигурности;
• звучни алтруизам;
• повољна слика примјерена пословном окружењу;
• компетентан говорни и писани језик;
• следећи правила пословне културе говора.

Врсте пословне кореспонденције су различите и уз одређени степен конвенционалности могу се поделити у две главне врсте:

• међудржавни - између државних организација, страних мисија и званичника (разне белешке, меморандуми и други облици) - елементи дипломатских односа;
• комерцијални - писма полу-званичног статуса која се користе у области пословних односа између институција и организација.

Стил писања службеног писма, упркос језичким и неким традиционалним разликама, има одређену општу основу и групу установа развијених устаљеном праксом. На пример, број захтева за протокол, одређених положајем пошиљаоца и примаоца, заснива се на почетним поставкама за међусобно поштовање и тачност. Стога, без обзира на врсту документа, структурно мора нужно да садржи следеће елементе:

• жалба (званични статус примаоца);
• комплимент (пристојан завршетак писма);
• потпис
• датум (дан, месец, година и место писања поруке);
• адреса пошиљаоца (презиме, званични статус, адреса се налазе на врху или на дну прве странице писма).

Поред тога, постоји низ одредби које се директно односе на писма:

• пословна писма налазе се на плочама или листовима папира искључиво на предњој страни;
• пагинација се врши арапским бројевима;
• поруке се изводе на папиру;
• брисања и исправке нису дозвољене у тијелу документа;
• документ се савија према унутра;
• време чекања за одговор на писмо није више од десет дана.

Пословна порука треба да има изричит наменски фокус и да садржи једно питање, а целокупно значење текста требало би да буде у потпуности и потпуно подређено његовом садржају, било да је реч о предлогу за трансакцију, комерцијалном захтеву или једноставно релевантним информацијама.

Класификација пословних порука је разнолика и зависи од њихове функционално циљане оријентације. На пример, слова су:

• информисање;
• подсећа на;
• позивнице
• информације прегледи;
• наређења;
• пратеће;
• друге врсте.

У комерцијалној преписци најтипичнија су:

• упити;
• сугестије;
• наређења;
• приговори;
• гарантна писма.

Као један од облика пословне комуникације, у строгом смислу те речи, слова се деле у две врсте - пословна и приватно-званична.

Посао укључује преписку која се води међу организацијама и институцијама. Приватно-службено писмо је порука коју институција шаље приватном лицу, или, обрнуто, институција - приватном лицу.

Постоји низ правила за пословну преписку.

• Писмо треба да подстакне појаву пословног интересовања код примаоца, јасно и на основу убедљивих доказа који показују предности партнерства и непримерености прекида партнерства. Текст треба бити подстицајан, мотивишући за сарадњу.
• Манифестација превеликих личних емоција у пословном писму није најбољи начин да докажете свој случај и решите проблем.
• Да би се избегло преоптерећење и зачепљење текста писма, требало би избегавати било какве фигуративне поређења, метафоре, алегорија и хипербола.
• За јасан и концизан приказ теме, боље је користити једноставне реченице, избегавајући детаље и претеране детаље. Главна идеја поруке треба да буде подржана искључиво релевантним аргументима, који се обично налазе у прилозима писма (дијаграми, графикони, дигитални подаци).
• Текст треба да истакне одломке од којих сваки, представљајући независну мисао, започиње новим ретком.

• Пословна писана порука не би требало да користи описне придеве, непотребна појашњења и детаље. На крају писања препоручљиво је проверити документ и уклонити изразе који не садрже релевантан семантички садржај.
• Писменост је основни елемент текста. Присуство правописних и других грешака у поруци је неприхватљиво.
• Обавезна је тема писма. Тема у документима треба да се одрази укратко и сажето, ово штеди време при читању и позитивно карактерише пошиљаоца. Ако се писмо шаље е-поштом и садржи посебно важне информације, требало би да буде опремљено посебном „заставом“ доступном у електроничкој служби.
• Добра читљивост текста дају Ариал или Тимес Нев Роман фонтови са просечном величином слова. Ако постоји посебна потреба, могуће је истакнути кључне идеје курзивним или подебљаним словима.

• У тексту је корисно користити титлове (3-4) који омогућавају лакше разумевање текста.
• Пописе, спискове и пописе је боље саставити помоћу посебних маркера.
• Шаблон (шема) корпоративног идентитета одличан је показатељ ефикасности и објективности у пословној комуникацији. Посебно је примерен у корпоративном аспекту, јер вам омогућава да се истакнете у повољном светлу и придржавате се утврђене званичности.

Структура пословне поруке је типична. Традиционално садржи:

• увод;
• главни део;
• закључак.

У уводу је резимирана сврха писма. Главни део описује суштину проблема. Закључно, пожељно је да сумирамо садржај главног дела, на пример, у облику закључака. "Постцриптс" и разне врсте фуснота су непожељне.

Закључно, фразе које су по облику сличне манипулацијама нису прикладне, попут: "Надам се обострано корисном партнерству" и тако даље. Боље је да се поздравите у пословном писму једноставним фразама - „Поздрави“, „Срдачан поздрав“ и тако даље.

На дну поруке су означени: Ф. И. О., службени статус, назив компаније, потпис. Наведени су и контакт бројеви.

Табеле и графикони су приложени као посебна датотека (пакет), што означава на крају писма. Ако постоји група прилога, тада им се попис даје са именима.

Можете користити кратицу и посебне скраћенице само ако сте сигурни да ће их прималац разумети.

Да би се текст добио већа логичка строгост и доследност у пословном речнику, следећи заокрети говора користе се као везиви:

• из тог разлога;
• на основу претходног;
• захваљујући овоме;
• у складу са подацима;
• на основу тога;
• разматрање;
• и други.

У виртуелном простору, пословна интеракција, која представља комуникацију на минијатуру, је специфична, и не захтева мање поштовање одговарајућих стандарда етикета. Компетентан рад с писмом, у складу са праксом, укључује следеће белешке у вези са волуменом, језиком, структуром и форматом.

• Формула теме мора апсолутно тачно одговарати теми наведеној у тексту. Ово вам омогућава да брзо прилагодите читач жељеном пословном духу.
• Оптимална количина документа која се шаље е-поштом уклапа се у „један екран“, а максимална количина текста - један лист у формату А4.
• Оптимална величина инвестиције није већа од 3 Мб.
• Препоручује се да се послате датотеке „спакују“ у стандардне Зип или Рар архиве за кодирање. Остали су често блокирани током отпреме.
• Хипервезе морају бити стандардне (плава, подвучена испод).
• Одговор примаоца треба да буде изнад, на почетку писма, а не испод. Ово елиминише потребу да се дописни партнер сувишно и силовито креће кроз претходни текст.

• Потребно је користити језик писања који је партнеру најразумљивији. Питање препоручљивости употребе професионализма, интерног речника, сленгонских израза и скраћеница (посебно у екстерној преписци) у поруци одлучује се одвојено, у зависности од контекста и квалитета партнера.
• Важно је информисати партнера о пријему његове поруке - ово је знак доброг укуса и део пословног етикета, показујући поштовање према њему.
• Одговор треба бити што бржи. Ако из неког разлога није могуће брзо одговорити, партнера треба обавестити о пријему писма и навести време одговора. Етичка и угодна пауза пре давања одговора је 48 сати након пријема поруке. Након тог времена, особа обично верује да је порука изгубљена или игнорисана. Прекомерна пауза у преписци често је повезана са ризиком губитка партнера и у послу се тумачи као кршење етичких стандарда.
• На крају поруке треба ставити контакт податке који су наведени у свим словима, без изузетка, без обзира на редослед дистрибуције.
• Током слања, важно је обратити посебну пажњу на питања приватности.

За више информација о етикету пословне кореспонденције погледајте следећи видео.