Култура пословне комуникације

Вештине пословне комуникације неопходне су за успешну каријеру у било којој области: успех у корпоративној комуникацији ће у великој мери зависити од вештина свакодневне комуникације, међутим, професионална сфера има своје специфичности. Култура пословне комуникације представља начин интеракције са колегама, надређенима, подређенима и партнерима, као и одређена правила. Веома је важно изградити комуникацију у зависности од ситуације, циљева и циљева, као и бити у стању да се брзо прилагодимо променљивим ситуацијама.

Комуникативна култура је шири појам од скупа говорних чинова. Састоји се од многих компоненти. У култури пословне комуникације изглед је од велике важности: мора да одговара сфери ваше активности и специфичној ситуацији.

За рад са клијентима обично постоји униформа, за рад у канцеларији - пословно одело, људи у креативним професијама се облаче на одређени начин, а они који заузимају високе положаје морају да нагласе свој статус одећом и додацима. Може се чинити да изглед није директно повезан са пословном комуникацијом. Међутим, први утисак који створите одређује однос саговорника према вама. Ако је овај утисак негативан, мораћете да потрошите много енергије у процесу дијалога да бисте се рехабилитовали.

Невербални језик је подједнако важан у комуникацији. Ваши положаји, гестикулације и понашања веома су важни са становишта психологије. Покушајте да будете сигурни да су изрази лица прилично суздржани. Гестикулација је веома важна, али треба да буде умерена и не преинтензивна.

Ако сте посвећени партнерском дијалогу, боље је одабрати отворену позу.Можете покушати нежно да се прилагодите пози саговорника. Да бисте избегли да вас перципирају агресијом, контакт очима треба да траје само неколико секунди. Седење за преговарачким столом није директно насупрот саговорнику, већ мало са стране.

Једнако је важно шта говорите и како то изговарате. Веома је важно имати поуздане информације, знати радити на чињеницама и правилно градити садржај дискусије.

Важно је бирати речи, интонацију, позе и гесте за одређену ситуацију, јер ће у различитим случајевима бити примерено различито понашање. Култура пословне комуникације, у зависности од ситуације и циљева којима се тежи, може се поделити у неколико типова:

• Тип ментора подразумева изградњу. Ова опција је типична за процес обуке полазника, за образовни и научни догађај, за објашњавање подређених појединачних радних тренутака, као и за тимски рад са колегама, ако сте стручњак у области у којој су мање упућени. Често се таква комуникација гради у облику монолога, међутим, у модерној пословној комуникацији дијалог се сматра пожељним: чак и у процесу учења, покушајте укључити саговорнике у расправу и послушати њихова становишта.
• Мотивацијски тип циљ је заинтересовати особу за пројекат, уверити га у прикладност одређеног посла, помоћи запосленима да верују у себе и осећају се више самопоуздано у неки нови или једноставно тежак посао. За успех покушајте да избегавате уобичајене фразе и клишеје. Најбоље је дати лични пример, испричати своју причу и сопственим речима објаснити шта вас тачно привлачи у одређеном пројекту.
• Тип конфронтације комуникативна култура изазива саговорника да вам приговара, да се не слаже са вашим гледиштем. Ова врста укључује бројне технике које се користе у случају сукоба интереса. Најчешће је ситуација конфронтације карактеристична за преговоре, као и за повећање пажње при раду са пасивном, инертном публиком.
• Тип информације најнеутралније - у његовом оквиру можете једноставно да пренесете ове или оне информације слушаоцу. Покушајте да не помешате врсту информација са другима. Ако је циљ да обавестите саговорника, не требате га покушавати подучити, заразити својим ентузијазмом или ући у сукоб. Истовремено, неопходно је да презентација буде разумљива - за то покушајте да се прилагодите саговорнику и објасните све примерима који су му јасни.

Већина важних питања која се односе на професионалне активности, решила смо да решимо у процесу личне комуникације. За друштвене и отворене људе који знају правилно представити било какве информације (помоћу гестикулација, израза лица и интонације) то је више од плуса. У личној пословној комуникацији садржај дискусије не игра кључну улогу, главна ствар је успоставити контакт и правилно навести свој став.

Лична комуникација се може састојати од прилично дугих монолога или, напротив, из више или мање кратких фраза. И у том и у другом случају врло је важно не само да саопштите информацију, као да пишете резиме, већ га проследите одређеном саговорнику, прилагођавајући се њему. Пре преговора запишите кључне тачке о којима желите да разговарате, али никад не меморисати говор - потребно је променити природу нарације, редоследа, примера (у зависности од реакције публике).

На исти начин морате радити и с интонацијом и гестама. Ако изгубите пажњу саговорника, учините говор емотивнијим. Ако осетите нежељену конфронтацију са партнером, покушајте да копирате држање и покрете особе.Веома је важно да се не понашате суздржано, иначе ће вам представљање информација бити досадно, а ви ћете створити утисак несигурне особе.

Током личног разговора, неко често мора спонтано да доноси тешке одлуке. Ако се преговарачки процес не бави темама које сте очекивали, веома је важно да останете мирни. Покушајте да не одговарате на проблеме са претераним узбуђењем, увек реагујте мирно. Ако не можете одмах одредити коју одлуку да донесете, увек можете одвојити мало времена да размислите и одмерите све предности и мане у мирном окружењу.

Многа питања се сада решавају телефоном. Обично су то безначајна појашњења било каквих информација или организационих аспеката: на пример, приликом телефонског позива колеге често наводе имена и тачне бројеве, заказују састанке, дају или примају задатке. Дуги телефонски позиви се обично обављају само када нема могућности да се лично сретнете. Штавише, видео позиви који имају своје специфичности све се више користе за потпунију комуникацију.

За успешан телефонски разговор, који утиче на радне тренутке, потребно је узети у обзир следеће нијансе:

• Ако зовете некога, важно је да питате да ли је особа сада угодно разговарати. Позив након радног времена у већини корпорација није прихваћен у складу с етикетом (осим ако није постојао посебан договор).
• Имајте на уму да може доћи до сметњи у комуникацији - или би спољни шум могао да омета разговор. У телефонском разговору, важно је говорити што јасно и не пребрзо.
• Изградите свој говор тако да буде што је могуће специфичнији и да се доживљава тачно онако како сте планирали. У процесу личне комуникације изрази лица и гестови играју врло важну улогу - то вам омогућава да боље разумете саговорникове наговештаје, подцењивање и скривене мотиве. Када разговарате телефоном, лишени сте ове могућности.
• Покушајте разговарати о потребним проблемима телефоном што је могуће краће. За сложене преговоре или контроверзне дискусије ретко је погодан телефонски разговор, зато је важно навести само оно најважније. О детаљима је најбоље разговарати лично или користећи видео.

Видео позиви у савременој корпоративној култури данас се све више и више користе. Прво, помажу у одржавању контакта са партнерима из различитих земаља и преговарају што је могуће ефикасније. Друго, многи људи сада раде удаљено од куће, а видеопозиви олакшавају решавање било каквих проблема.

Ако водите такве пословне разговоре, важно је обратити пажњу на следеће:

• Ваш изглед ће ићи дуг пут. Чак и ако сте код куће, покушајте да се обучете пословно.
• Пронађите место у кући где ће позадина бити мање или више неутрална. Ако се у позадини налази кухиња, радни телевизор или играње деце, то може да омета решавање пословних проблема.
• Многи сада користе слушалице, али вреди упамтити: оне вам омогућавају да боље чујете другу особу, али не гарантује да ће вас друга особа добро чути ако говорите кроз буку. Ако кући решавате корпоративне проблеме, замолите породицу да буде тихо или само седите у посебној соби.
• Пред камером је посебно важно да контролишете сопствене гесте и изразе лица. Често се јављају проблеми у комуникацији, слика се може полако учитавати, а пажња се може обратити на све неуспешне изразе лица.
• Ако разговарате о озбиљним проблемима који захтевају белешке или документацију пред вашим очима, припремите све ово унапред (пре позива) и проследите потребне саговорнике свом саговорнику.

Многа питања у организацијама сада се дописују. Једна од предности такве пословне комуникације је и структура информација.Ако у току комуникације уживо не можете обратити пажњу на одређене тачке које су важне за саговорника (или једноставно заборавите потребне информације), у снимљеном облику моћи ће се узети у обзир све нијансе.

Ако пуно разговарате са колегама и дописним партнерима, веома је важно да знате правилно писати. Уређивачи текста не исправљају увек исправне граматичке грешке, тако да се на њих не треба у потпуности ослањати - ако нисте сигурни у правопис речи, проверите се у речнику. Треба бити опрезан приликом слања текстуалних порука са телефона и таблета - са функцијом аутоматског уноса ваше речи могу бити замењене другима, а порука ће једноставно постати бесмислена.

Многи сматрају да је пословна кореспонденција једноставнији задатак од преговарања у стварном животу - заиста, увијек има времена за размишљање о поруци, а у процесу стварног дијалога морате одговорити спонтано. Међутим, минус је што не добијете спонтану реакцију саговорника, а то је важан психолошки аспект.

Више о култури пословне комуникације прочитајте даље.