Фазе пословне комуникације

Комуникативне вјештине један су од најважнијих услова за успјешну комуникацију међу људима, размјену информација и постизање жељеног резултата. Пословни етикет почео је да се користи од појаве тржишних односа. Многе културе дају му засебну нишу у односима међу људима, подижући их на ред церемонија. А то је уродило плодом, јер пословни етикет помаже у успостављању контакта са партнером, а успех предузећа у великој мери зависи од понашања људи током пословног састанка.

За разлику од свакодневне комуникације, пословна комуникација има своје јасне принципе и усмерена је ка постизању одређеног циља договором и испуњавањем обавеза. Пословно окружење вам омогућава да успоставите нове корисне контакте, од којих зависи успех вашег пословања. Али не увек будући партнери могу саосећати један с другим и наћи заједничку основу.

Пословни контакт укључује профит. Ако будемо једнаки, победиће онај ко поседује знање и правила пословног етикета. То је лако пратити примером интеракције двојице бизнисмена, од којих један лако и природно доводи саговорника до закључака који су му потребни, а други нема вештине пословне комуникације или ораторија и приморан је да изнова пропушта профитабилне пословне прилике.

Дакле, пословна комуникација је систем вештина који укључује читав комплекс комуникативног понашања:

• култура комуникације (усвојена у одређеној земљи);
• ораториј;
• пословна етика (правила и прописи);
• психологија односа;
• логика конструкције говора (усмена и писмена);
• имаге;
• тембре гласа и интонације.

У савременом свету, пословна комуникација је представљена у више својих облика одједном:

• Пословни разговор - Ово је усмена или виртуелна комуникација између колега или партнера, усмерена на дискусију о пословним проблемима. Најчешће, разговор се одвија између учесника исте пословне сфере, који разумеју специфичности овог дијалога, који су у стању да воде разговор о уској професионалној теми.
• Пословни састанак - јасно усмерена дискусија, чији задаци укључују решавање тренутних организационих проблема, анализу информација доступних учесницима, изградњу линије за даље понашање, доношење и изражавање одлука.

• Пословна преписка - Ово је службена комуникација путем пословног писма, искључујући било какву манифестацију познавања или сленга. Пословно писмо је документ који садржи званичну поруку и сачињен је у складу са свим стандардима пословне преписке. По правилу се и у папирном и у електронском облику обрасцу пословног писма пружа логотип, адреса адресе компаније или институције. Такође се у пословним писмима примећује одређени маркирање на страници.
• Јавни говор - интеракција говорника и слушалаца. Ова врста пословне комуникације је сложена и захтева ораторијске вештине. Говорник треба да буде што компетентнији у гласном питању и да поседује вештине говорништва, интересовања и уверења слушалаца. Према врсти презентације, јавни говор може бити информативни (извештај), подстицање (узнемиреност), убедјивање (свечани говор).

Разумевање специфичности и важности пословне комуникације доводи до закључка да може и треба да учи.

Придржавање правила пословног етикета неопходно је за успешну изградњу пословних односа између пословних партнера, колега, дипломата из различитих земаља. Пословна култура и понашање могу се драматично разликовати једни од других, али Постоје општеприхваћене норме понашања које мора поштовати свака особа која се поштује, без обзира на припадност неком друштву.

• Тачност. У пословном окружењу, изрека „Вријеме је новац“ је релевантна, тако да је касно за састанке и тјерање саговорника на врх неетичности.
• Обавезно. Испуњавање наших обавеза основа је добре репутације, без које је успешна интеракција у пословном окружењу немогућа.
• Поверљивост Способност чувања поверљивих података, чувања корпоративне тајне један је од услова за међусобно поверење и потпуну сарадњу.
• Поштујући став. Поштивање саговорника, способност да га слуша, буде прожет оним што му је речено, отвара широке могућности за успостављање контакта. Ова вештина је такође корисна у интеракцији са запосленима и подређенима.

• Самопоштовање. Што се тиче перцепције себе у процесу комуникације, морате бити у стању да пронађете „средину“. Мирно одговарати на критике или савете, али исто тако не дозволити да се њима манипулише, да се достојанствено зауставе покушаји притиска, да се разговор врати на прави пут.
• Ораториј. Способност да јасно изнесете своје мисли, пренесите саговорнику значење говора, без да зачепљујете фразе непримереним речима и не скидајући мисао са теме разговора. Ова способност није дата свима по природи, стога би ораторију требало дати време у њеном тренингу.
• Писменост. Јасноћа говора у великој мери зависи од писмености особе, а способност писања без грешака обавезан је услов у пословном окружењу.
• Изглед У савременом свету већ постоји успостављени дресс цоде (одевни код), који укључује одређени облик одеће за посету радном месту, догађајима, организацијама или институцијама. Обично су то пословна одијела за мушкарце и жене, стандардни сет накита и додатака. У случају прве посете непознатој организацији или догађају, требало би да унапред знате о усвојеном кодексу облачења.

У структури пословне комуникације могу се разликовати четири фазе, чија ће редоследа постићи преговори.

Овде је први утисак који је направљен од примарне важности. Припремајући се за сусрет са саговорником, биће корисно радити са информацијама унапред: кругом интереса саговорника, окружењем и карактеристикама његове културе, правилима и традицијама важним за саговорника. То ће вам омогућити да се осећате самопоузданије и уз дужно поштовање према третманима или неком од карактеристика партнера.

Правилно састављене прве фразе су кључ успеха даље комуникације. За почетак морате привлачити пажњу и локацију противника према себи. У томе ће вам помоћи уобичајена људска љубазност, љубазност, испољавање уљудног интересовања за особу саговорника, изговарање његовог имена.

У току расправе о задацима потребно је ускладити се са саговорником за један "талас". Овај резултат се може постићи ако пажљиво пратите емоционално стање партнера или општу емоционалну атмосферу у групи када су у питању преговори са публиком.

Познавање три главна канала перцепције: вид, слух и кинестетика (то укључује додир, мирис, положај тела, гесте и изразе лица) помоћи ће вам да се прилагодите са саговорником.

Непосредна концентрација на тему састанка, дискусија о проблемима и задацима. Сврха ове фазе је постизање договора који је што задовољавајући за обе стране.

У трећој фази се користи неколико фаза од којих се састоји суштина контакта:

• препознавање мотива и циљева саговорника;
• одржавање пажње: важно је видјети главну нит разговора, не одустајати од стране и не скакати са теме на тему;
• аргументација и убеђивање: примењује се у случају неслагања;
• фиксирање резултата је критични тренутак у разговору, када би требало да завршите комуникацију о овој теми, без обзира на резултате, тај унутрашњи осећај долази са искуством и зависи од посматрања, способности да се јасно примете и најмање промене у емотивној позадини саговорника.

Општи утисак састанка формира се у последњој фази пословне комуникације и најјасније му се памти у памћењу. Стога способност исправног завршетка разговора може бити одлучујући фактор у даљој сарадњи.

Погледајте како лепо комуницирати у следећем видеу.