Vedúci kancelárie: kto je to a čo robí?

V modernom podnikaní sa ani jedna spoločnosť s kanceláriou nezaobíde bez práce vedúceho kancelárie. Táto pozícia zahŕňa správu a riadenie pracovného toku v kancelárii organizácie.

V podstate je manažér kancelárie toto informačné a vedúce spojenie, kde sa všetky pracovné momenty spoločnosti zbližujú a rozhodujú sa. Interaguje medzi manažérom a jeho podriadenými, informuje bežných zamestnancov o dokumentoch podpísaných manažérom, komunikuje s klientmi spoločnosti, monitoruje korešpondenciu, monitoruje výkon spoločnosti a poskytuje kanceláriu kanceláriu, riadi sa priamymi pokynmi riaditeľa a jeho zástupcov.

Správca kancelárie - zamestnanec, ktorý poskytuje celej kancelárii plnohodnotný pracovný tok. Opis povolania pomôže lepšie pochopiť podstatu práce.

Podľa klasifikátora pracovných povolaní a pozícií zamestnancov sa povolanie vedúceho úradu a jeho povinnosti výrazne líšia od povolania tajomníka. Vedúci kancelárie, predovšetkým organizátor kancelárskych priestorov spoločnosti, manažér a správca v jednej osobe. Z povolania tajomníka vyplýva jeho podriadenie konkrétnej osobe (riaditeľ, zástupca riaditeľa, vedúci pracovníci) a iba jeho záležitosti.

Vedúci kancelárie riadi všetku súčasnú prácu úradu, najmä prácu s papierom. Sleduje nepretržité kancelárske vybavenieposkytuje zamestnancov spoločnosti papiernictvo, včas informuje zamestnancov o pokynoch, pokynoch a oznámeniach pre úrad vydaných vedúcim, prijíma prichádzajúce telefónne hovoryv prípade potreby vedie kalendár schôdzí a ciest riaditeľa. V takom prípade sa voľné pracovné miesto nazýva „vedúci kancelárie s funkciou tajomníka“.

Keďže práca vedúceho kancelárie zahŕňa organizačné, informačné a administratívne činnosti, jeho pracovné povinnosti zahŕňajú určité funkčné úlohy. Práve v tom spočíva zamestnanie a podstata činnosti vedúceho kancelárie, ktorá by mala:

• pripraviť kanceláriu na nový pracovný deň: skontrolovať fungovanie telefónov, počítačov a kancelárskeho vybavenia, dostupnosť spotrebného materiálu (papier, náplne do tlačiarní);
• monitorovať, monitorovať čistotu v kancelárskych priestoroch, dodržiavanie hygienických noriem (správne osvetlenie, vetranie, teplotné podmienky v priestoroch), kontrola prevádzky splitových systémov;
• včasný nákup kancelárskych potrieb a poskytnúť im administratívnych pracovníkov včas;
• objednať pitnú vodu, saponáty, toaletný papier, servítky;
• ovládať aktuálny pracovný tok: pripravuje potrebné dokumenty, správy, pracovné materiály potrebné na plnohodnotnú prácu úradu, rieši ďalšie pracovné momenty a úlohy;
• denné sledovanie práce vodiča a kuriéra;
• podľa pokynov manažéra, vedúci kancelárie rozdeľuje povinnosti medzi zamestnancov, stanovuje im úlohy, upozorňuje na potrebné pracovné informácie, určuje úroveň ich zodpovednosti, analyzuje efektívnosť výsledku;
• vypočítať a odhadnúť mesačné finančné náklady o údržbe úradu monitorovať jeho vykonávanie;
• viesť pracovný výkaz počet dní a hodín odpracovaných každým zamestnancom v kalendárnom mesiaci v čase prevodu výkazu času do účtovníctva miezd;
• monitorovať dodržiavanie pracovnej disciplíny: v prípade meškania, skorého odchodu z práce, neprítomnosti zamestnancov informovať vedenie spoločnosti, sledovať porušenia a nedodržiavanie kódexu obliekania;
• organizovať stretnutia zaregistrovať sa a pomôcť návštevníkom pri riešení ich problémov.

Medzi hlavné právomoci vedúceho kancelárie patrí príprava a vedenie rokovaní, stretnutí, stretnutí:

• musí pripraviť všetky potrebné materiály, zabezpečiť účasť na podujatiach všetkých zainteresovaných strán, viesť záznamy o stretnutí;
• korešpondovať s klientmi a partnermi spoločnosti, robiť poštové materiály;
• práca s korešpondenciou prichádzajúcej a odchádzajúcej kancelárie, zaregistrovať, poslať;
• poskytovať pomoc a pomoc zamestnancom pri riešení konfliktov a sporov;
• koordinovať kancelársku prácu na konci pracovného dňa skontrolujte, či nie je kancelárske vybavenie, osvetlenie, split systémy, klimatizácia odpojené od napájania;
• v niektorých prípadoch je za nájdenie a prijatie nových zamestnancov zodpovedný vedúci kancelárie (umiestňuje informácie o potrebných voľných pracovných miestach na špeciálne miesta, preveruje životopisy, vykonáva predbežný výber uchádzačov, vedie pohovory);
• informuje potenciálnych klientov písomne ​​alebo telefonicky o nákladoch na tovary a služby podľa cenníka;
• poradenstvo v oblasti umiestnenia oddelení spoločnosti, ich funkcie;
• udržuje zákaznícku základňu podnik;
• Vykonáva úlohy údržby staveniska, reklama na tovar a služby, objednávanie suvenírov, tlač, distribúcia informačných materiálov.

Na obsadenie pozície vedúceho kancelárie musí mať uchádzač kľúčové zručnosti potrebné na vykonávanie tejto práce, ako aj určité osobné a profesionálne vlastnosti.

Osobné vlastnosti človeka sú biologické a sociálne zložky, ktoré tvoria jeho osobnosť. Biologické zložky človek prijíma od prírody, svojich rodičov a predkov vo forme určitého súboru génov. Sociálna zložka - Toto je sociálne prostredie, v ktorom človek vyrastal.

Obe tieto zložky tvoria charakter a osobnosť, poskytujúc jednotlivcovi určité vlastnosti, dobré aj negatívne. Spojením všetkých osobnostných čŕt osoby získate objektívny a spoľahlivý psychologický portrét.

Pozitívne vlastnosti osobnosti zahŕňajú také charakterové vlastnosti, ako sú:

• poctivosť;
• vytrvalosť pri dosahovaní cieľa;
• starostlivosť;
• sebadisciplína;
• zodpovednosť a organizácia;
• pracovitosť, vytrvalosť;
• vnútorná šľachta;
• objektivita;
• spoločenskosť, slušnosť, priateľský prístup k ľuďom;
• pokoj, odhodlanie, pozornosť, dochvíľnosť;
• nedostatok konfliktov, schopnosť riešiť spory medzi zamestnancami, optimizmus a pozitíva vo všetkom;
• rýchlosť, pohotovosť, ústretovosť;
• aktivita, ambicióznosť.

Za touto črtou osobnosti je psychická a emocionálna výchova človeka, jeho dedičnosť a sociálne prostredie, v ktorom vyrastal.

Negatívne vlastnosti osobnosti zahŕňajú:

• nedostatok montáže, nedbanlivosť;
• depresívny pohľad na život, nedostatok optimizmu;
• neschopnosť včas zbierať myšlienky a dôsledne riešiť pridelené úlohy;
• agresívna povaha;
• sklon ku klebám a intrikám.

Obchodné vlastnosti osoby sú jeho schopnosti vykonávať určité pracovné úlohy a funkcie.

Podľa obchodných vlastností môžete posúdiť, ako efektívne bude uchádzač schopný zorganizovať svoj pracovný proces, ako dobre bude plniť svoje pracovné povinnosti. S cieľom úspešne riadiť úrad musí uchádzač vlastniť, okrem vedomostí a zručností, určité obchodné vlastnosti, ktoré zahŕňajú:

• vzdelanie, úroveň zručností;
• pracovné skúsenosti;
• rýchlo sa učiaci, prispôsobenie sa novým podmienkam;
• náročnosť na seba a ostatných;
• schopnosť pracovať v multitaskingových podmienkach, súčasne riešiť niekoľko problémov naraz;
• analytické myslenie, schopnosť flexibilne a nekonvenčne myslieť, vyvodiť správne závery, zovšeobecniť;
• obchodná prezývka;
• vodcovské vlastnosti;
• ochota pracovať nadčas;
• oratórium, diplomacia a presviedčanie;
• obchodné komunikačné zručnosti.

Odborné vlastnosti osoby sú kombináciou osobných a obchodných kvalít a všetkých zručností, ktoré sa mu podarilo získať počas celej svojej kariéry. V rámci svojich profesionálnych činností by mal manažér kancelárie:

• mať určité vedomosti zručnosti v kancelárske riadenie;
• profesionálne uveďte svoje vedomosti a zručnosti do praxe;
• byť schopný pracovať s dokumentmi poznať zásady organizácie pracovných postupov, pravidlá tvorby archívu;
• byť spoľahlivým používateľom počítača a iné kancelárske vybavenie;
• dôkladne poznať proces workflow, pracovať s prichádzajúcou a odchádzajúcou poštou, poznať pravidlá pre jej registráciu, okamžite odovzdať uznesenia vedúceho štruktúrnym jednotkám, dodržať termíny, v ktorých môžu zamestnanci spoločnosti vykonať dokumenty, ktoré napísali, odoslať odchádzajúcu poštu poštou alebo kuriérom;
• mať administratívne zručnosti;
• Byť schopný písať rýchlo poznať zásady a pravidlá na prípravu určitých dokumentov (objednávky, pokyny, pokyny, vyhlášky);
• rýchlo spravovať užitočné vedomosti (núdzové kontakty, elektrika, inštalatérske služby, doručovanie obedov);
• ovládať cudzie jazyky (nie vždy), hoci v niektorých spoločnostiach je znalosť určitého cudzieho jazyka hlavnou podmienkou pre uchádzača, av takom prípade musí byť vedúci kancelárie plynule hovoriaci, čítajúci a písajúci v cudzom jazyku;
• byť schopný hovoriť a písať správne, vyjadrte svoje myšlienky v dobrom literárnom jazyku;
• vlastný obchodné etikety zručnosti.

Žiadna vysoká škola neučí povolanie manažéra kancelárie. Môžete získať školenie a získať diplom alebo osvedčenie o odbornej príprave v rozpočte alebo v súkromných školiacich strediskách, na vysokých školách.

Vo veľkých spoločnostiach spravidla chcú vidieť špecialistu v tejto pozícii iba s vysokoškolským vzdelaním, Malé podniky môžu najať zamestnanca so stredným alebo stredným odborným vzdelaním.

Hlavná vec, ktorej každý zamestnávateľ venuje pozornosť, je pracovné skúsenosti v tejto pozícii, úroveň počítačových zručností, znalosť kancelárskeho vybavenia a schopnosť pracovať na ňom, znalosť základov dokumentácie a archivácie, znalosť cudzích jazykov.

Ak chcete správne zostaviť životopis a získať drahocennú pozíciu, potrebujete podrobne, ale úprimne uveďte všetky informácie o sebe: osobné, profesionálne, obchodné kvality, pracovné skúsenosti v podobnom postavení, úroveň vzdelania.

Úroveň očakávaného platu zamestnávateľovi objasní, čo môže ponúknuť a čo uchádzač žiada.

Nedávajte nepravdivé informácie o pracovných skúsenostiach, vzdelaní - To všetko sa dá ľahko skontrolovať, v takom prípade sa voľné miesto pre žiadateľa stane neprístupným, jednoducho ho odmietne.

Prítomnosť fotografie je pre kandidáta pozitívnym momentom, zamestnávateľ musí vedieť, o ktorom životopise uvažuje. Vedúci kancelárie je tvárou spoločnosti a nie je ľahostajné zamestnávateľovi, ktorý ju bude zastupovať.

Nezabudnite uviesť úroveň vášho vzdelania, často zamestnávateľa pre túto pozíciu berie špecialista s vyšším ekonomickým, právnym, psychologickým alebo filologickým vzdelaním.

Takéto informácie budú pre zamestnávateľa užitočné.

Pri zostavovaní životopisu sa držte jeho štruktúry:

• osobné informácie - meno, vek, kontakty;
• osobné - oddiel sa nepovažuje za povinný na vykonanie, ale je lepšie ho vyplniť;
• základné zručnosti - uveďte, aké kancelárske programy máte, zoznam všetkých kurzov ďalšieho vzdelávania, seminárov, školení, iného doplnkového vzdelávania, ktoré ste absolvovali;
• pracovné skúsenosti - uveďte všetky svoje postupy, stáže, ukončené projekty, dobrovoľnícke programy, v chronologickom poradí, uveďte podniky, pre ktoré ste predtým pracovali, vzdelávanie a odbornú prípravu (odrážajte všetky vzdelávacie programy a smery, ktoré ste absolvovali);
• odporúčanie - v tejto časti uveďte mená a kontakty ľudí, ktorí vás môžu odporučiť novému zamestnávateľovi, aby na vás reagovali pozitívne.

Ak sa uchádzač o zamestnanie bez pracovných skúseností uchádza o pozíciu vedúceho kancelárie, bolo by lepšie túto časť vôbec neodzrkadliť. Nie je potrebné preukazovať zamestnávateľovi nedostatok vedomostí a zručností. V takom prípade je lepšie opísať svoje osobné a obchodné vlastnosti, aký druh vzdelania máte a ako doplnkové (semináre, školenia).

Ako pracovné skúsenosti je možné určiť priemyselnú prax, vysokoškolské stáže, zručnosti pri organizovaní konkrétnych podujatí, účasť na olympiádach, konferenciách, súťažiach a rôznych skúškach. Ak máte nejaké úspechy a úspechy, ktoré priamo súvisia s vašou budúcou prácou, nezabudnite tieto informácie zapísať do zhrnutia.