Matricea lui Eisenhower - utilizează corect timpul

În secolul nostru nebunesc, timpul pare să nu meargă doar, ci zboară cu viteza unui avion supersonic. Într-un astfel de ciclu de evenimente și zile, încărcate cu o masă de lucruri și planuri, de multe ori nu putem realiza nici măcar jumătate din ceea ce a fost planificat. Și vreau să prind totul. Cum să utilizăm corect timpul, folosind matricea Eisenhower, vom lua în considerare mai detaliat.

Timpul este tot ce avem. În bine sau mai rău, ne trăim viața depinde direct de cum și de ce petrecem timpul nostru. Iar cei care doresc să aibă timp să facă multe în calea lor, de regulă, învață să-și gestioneze eficient timpul. Managementul timpului (managementul timpului) nu este altceva decât planificare. Este cea care ajută să încetezi să te îngrijorezi din cauza sentimentului amar că timpul este scurt, că îi lipsește foarte mult și, din această cauză, nu se poate face nimic.

A fost odată, faimosul personaj militar și politic american Dwight, David Eisenhower, s-a angajat serios în găsirea unei soluții la problema unei planificări eficiente, el a fost și președintele Statelor Unite. Și a reușit să găsească o soluție la această problemă, chiar a venit cu a sa sistem de management al timpului.

La fel s-a întâmplat ca creierul uman să perceapă mai ușor și mai bine informațiile structurate, adică aduse într-un sistem specific, defalcat pe rafturi. În același timp, ar fi bine să vizualizați aceste rafturi și să le faceți vizual, de exemplu, folosind un fel de diagrame sau diagrame.Tocmai acest principiu de distribuție a cazurilor este cel care stă la baza matricei Eisenhower, care este una dintre metodele de frunte în teoria gestionării eficiente a timpului.

Vizualizarea planului de acțiuni și acțiuni folosind matricea este foarte simplă. Desenați un pătrat pe hârtie, împărțiți-l cu două linii perpendiculare în patru câmpuri egale. Ar trebui să obțineți o fereastră cu un grătar sub formă de cruce. Aceste câmpuri vă vor împărți cazul în 4 grupuri, fiecare dintre acestea depinzând de semne de importanță / lipsă de importanță și de urgență / non-urgență. Câmpurile formate din intersecția liniilor se numesc cvadrante (concept matematic) și se notează astfel:

• cadranul A (sarcini importante și urgente);
• cadranul B (sarcini importante, dar nu urgente);
• quadrant C (sarcini importante, dar urgente);
• cadranul D (sarcini neimportante și non-urgente).

Matricea Eisenhower are atât avantaje, cât și dezavantaje. Vom descrie atât asta, cât și altul și vom începe cu avantaje.

• În ciuda numelui său „matrice”, care implică ceva complex, sistemul este de fapt foarte ușor de înțeles și este aplicat fără dificultăți.
• Cazurile, obiectivele și obiectivele sunt împărțite în doar 4 categorii, acest lucru ajută la o mai bună navigare a acestora.
• Distribuirea sarcinilor în funcție de criteriile de urgență și importanță vă permite să împingeți aspecte non-urgente și neimportante pe fundal, permițându-vă, astfel, să vă deplasați pe front important și urgent. Așa se analizează și se filtrează cazurile. Cele care nu au nevoie să piardă deloc timpul sunt eliminate.
• Avantajul principal este că matricea vă permite să faceți costuri de timp cât mai eficiente, ceea ce, la rândul său, face posibilă realizarea tuturor la timp.

Dezavantajele acestui sistem sunt de asemenea disponibile.

• Matricea este ineficientă în planificarea pe termen lung. Este potrivit pentru actualitatea sau pentru viitorul apropiat.
• Când nu există obiective zilnice, nu este necesar să folosiți un astfel de sistem.
• Pentru a utiliza eficient matricea, trebuie să distribuiți obiectivele în grupuri rapid și precis. Pentru a face acest lucru, trebuie să înțelegeți cui dintre ele li se poate atribui gradul de „important” și care obiective nu sunt foarte importante, care trebuie îndeplinite de urgență și care sunt opționale. Un astfel de antrenament necesită timp, adică matricea nu „funcționează” imediat pentru tine, dar este un minus.
• Și, ca urmare a alineatului precedent, pot exista erori cu exactitatea atribuirii cazurilor unui anumit statut.

Considerăm fiecare cadru al matricei mai detaliat.

Dacă sunteți un maestru în planificare, atunci cvadrantul A va fi gol. Dacă lucrurile au apărut în ea, acest lucru indică slaba dvs. organizare. Permiteți educația în problemele râmburilor și blocajelor. Motivul acestei imagini este, de regulă, lenea.

Sau nu aveți prioritate corect. Desigur, uneori astfel de situații sunt permise, dar atunci când acest lucru este observat sistematic, este pur și simplu necesar să lucrați la autodisciplina personală. Pentru a evita „așezarea” modului în cadranul A, este necesar să faceți față în timp util sarcinilor introduse în câmpurile rămase.

Dar o listă mică de activități din cadranul A poate fi încă introdusă. Poate fi:

• probleme de sănătate;
• cazuri, ale căror eșecuri pot provoca apariția unor probleme, agravează calitatea vieții, pot amenința bunăstarea familiei și a muncii;
• cazuri, a căror eșec va complica semnificativ calea către atingerea obiectivelor principale sau va duce la perturbarea acestora;
• ieșire din diverse situații de urgență și criză.

Dacă totuși, aveți multe puncte în acest cadran, atunci renunțați la toate eforturile pentru a le elimina. Și nu uitați că punerea în aplicare a anumitor articole din lista celor importante și urgente poate fi redirecționată complet, delegată cuiva de la reprezentanți, nu este necesar să suportați întreaga povară a tuturor lucrurilor doar asupra voastră.Această abordare vă va ajuta să faceți rapid față plinătății cadranului A.

Observațiile arată că persoanele care preferă rezolvarea problemelor din cadranul B devin cele mai de succes, merg mai repede pe scara carierei, sunt cele mai prospere din punct de vedere financiar, nu duc timp și trăiesc o viață armonioasă, plină de drept. Sarcinile non-urgente aparțin categoriei celor mai promițătoare și prioritare, iar dacă o persoană le acordă atenția principală, atunci totul se dezvoltă așa cum trebuie.

Trebuie avut în vedere faptul că lipsa de urgență în grupul B duce uneori la o întârziere în îndeplinirea punctelor desemnate și migrează către grupul A, unde vor necesita deja un răspuns rapid. Dacă rezolvăm sarcini importante, dar nu foarte urgente treptat și regulat, atunci acest proces se va desfășura calm și eficient. Este necesar să abordăm acest tip de afaceri în mod responsabil, iar lipsa de urgență face posibilă controlarea completă a progresului problemei, aducerea tuturor detaliilor la ideal, gândiți clar în toate etapele, obținând astfel un rezultat productiv.

Matricea lui Eisenhower vă învață în primul rând cum să acordați prioritate. Acest lucru înseamnă că cel mai important lucru în planificare este capacitatea de a distinge chestiuni importante care vă conduc la obiective mari de cele secundare. Sarcinile care trebuie aduse în grupul C nu sunt importante, în esență, acestea sunt lucruri care distrag de la obiectivele principale, nu contribuie la avansare, ci, dimpotrivă, nu împiedică doar procesul de dezvoltare. Adesea, te împiedică să te concentrezi la atingerea obiectivelor importante și, prin urmare, reduc eficacitatea timpului trecut.

Nu trebuie să confundați chestiunile urgente din câmpul C, care sunt lipsite de importanță, cu cele urgente din câmpul A, care sunt extrem de importante. Aceasta, de regulă, duce la faptul că adevăratul important va rămâne în fundal. Un exemplu viu al unei astfel de situații poate fi întâlnirile impuse de cineva din afară de care nu ai nevoie, sau goli conversații lungi, să te duci la petreceri și sărbători, invitații la care vin persoane care nu te interesează, un fel de treburi casnice, defalcarea aparatelor de uz casnic și altele asemenea. Da, acest lucru trebuie făcut urgent, dar soluția acestor sarcini nu este o necesitate vitală, iar neîndeplinirea lor nu atrage probleme.

Clasele din acest grup nu dau nimic, dimpotrivă, pot face mult rău. Ar trebui încercate să fie amânate până mai târziu și este mai bine să le ignorăm complet. Dar inamicul trebuie cunoscut la vedere - este imperativ să compunem o listă de astfel de „dăunători” în câmpul D, deoarece acestea sunt chiar activitățile care „mănâncă” timpul nostru. Aceste lucruri sunt atât de ispititoare și atractive pentru mulți oameni, datorită îndreptății lor și a promisiunii de a oferi relaxare și plăcere, de a petrece timp în dulcea fericire.

Astfel de caracteristici ale acestor „cazuri” creează o mare ispită de a le face față în primul rând și lasă, cum se spune, întreaga lume să aștepte. Poate fi extrem de dificil să ieși dintr-un ansamblu de astfel de pseudo-articole, deoarece acestea trăiesc într-adevăr o persoană. Însă încercările de a distruge obiceiul de a face cu ei nu trebuie abandonate.

Aceste activități includ:

• conversații despre nimic, conversații goale, fără sens (atât prin telefon, cât și în direct);
• la fel ca conversațiile din paragraful anterior, corespondența în mesageri, rețele sociale, tot felul de chat-uri;
• vizionarea de filme, seriale, programe de televiziune care nu poartă o sarcină semantică, distragând problemele și afacerile grave, provocând diverse emoții negative;
• computer și alte jocuri (care nu se dezvoltă).

Odihna pentru trup și suflet este, fără îndoială, necesară, dar există multe alte modalități utile pentru punerea în aplicare a acestuia:

• citirea literaturii de calitate;
• excursii la expoziții, teatre și muzee;
• jocuri de dezvoltare a inteligenței;
• cursuri la piscină, sală de sport, drumeții pe patinoare, excursii pe teren în afara orașului, călătorii etc.

Dacă nu puteți elimina complet ocupațiile dăunătoare din grupul D din viața voastră, atunci ar trebui să încercați cel puțin să le întârziați, să le acordați atenție numai atunci când lucrurile din grupele A și B. sunt finalizate. Încercați însă să minimalizați timpul petrecut în activitățile „goale”. .

Există o mare probabilitate de a atribui problema unui grup necorespunzător. Aceasta este principala problemă în construirea unei ierarhii a priorităților noastre. Pentru a facilita abordarea, trebuie să înveți cum să răspunzi la două întrebări cu ajutorul a două cuvinte - „da” sau „nu”. De exemplu: „Implementarea acestui caz mă va ajuta să mă apropii de obiectivul meu principal?” Răspunsul „da” înseamnă importanța cazului, răspunsul „nu” este lipsit de importanță.

"Dacă nu rezolv această problemă acum, își va pierde relevanța mâine?" Răspunsul „da” înseamnă urgența problemei, răspunsul „nu” - nu urgența. După ce am stabilit categoria pentru fiecare lecție în acest fel, mai întâi faceți lucrurile din grupa A, apoi din grupul B.

Cel mai bun moment pentru a compila o matrice este începutul unei noi zile. Gândiți-vă cu atenție la ce sarcini vă confruntați în viitorul apropiat și scrieți-le sub forma unei liste regulate. Apoi testează fiecare dintre ele folosind întrebările de mai sus și plasează-le în câmpuri în funcție de răspunsuri. Nu uitați să menționați cele mai mici și mai nesemnificative cazuri, care doar ne iau timpul în zadar.

Numărul total de sarcini pe care le determini pentru tine. După împărțirea cazurilor în categoriile corespunzătoare, puteți scrie într-un caiet sau puteți crea o listă convenabilă regulată în organizatorul telefonic, deoarece urgența și importanța scad, astfel încât primele din listă sunt cazurile din grupa A, al doilea din B, al treilea din C și din D nu trebuie să scrii deloc. Nu uitați că sarcinile din grupurile A și C sunt supuse delegării către rude, prieteni, colegi sau subordonați. Dar grupul B - acestea sunt lucrurile pe care este important să le faci singure.

Matricea Eisenhower poate fi folosită de toată lumea care are nevoie de ea. Este bine pentru că va fi la fel de util pentru toată lumea, indiferent de vârstă și statut social: șefii de organizații și întreprinderi, și lucrători obișnuiți și birouri, gospodine și studenți și copii care studiază în școli.

Să ne uităm la un exemplu despre cum ar putea arăta înregistrările zilnice în sistemul Eisenhower.

Grup de probleme urgente și importante:

• conduc mașina până la stația de service pentru reparații, deoarece am nevoie de ea pentru lucru;
• prezintă un raport trimestrial;
• face față unei probleme cu un card de credit.

Un grup de probleme urgente, dar importante:

• să dezvolte un subiect nou și să contureze principalele direcții ale unui nou proiect;
• renunta la fumat;
• invata engleza;
• cumpărați un membru la sală

Grup de probleme urgente, dar nu importante:

• mergi la aniversarea San Sanych de la departamentul juridic;
• felicită pe toată lumea pentru rețelele de socializare în prima zi de primăvară.

Grup de afaceri urgente și lipsite de importanță:

• curățați dulapul;
• fă lucruri pe mezzanin;
• urmăriți seria;
• joacă-te cu un papagal

Matricea lui Eisenhower poate fi comparată cu un sistem de purificare, un filtru care vă permite să scăpați de lucruri inutile. La început, s-ar putea să fie nevoie să-l faci zilnic, dar odată cu acumularea de experiență vei începe să simți la nivelul intuiției ce afacere aparține categoriei respective. Și de îndată ce un astfel de sistem de gestionare a timpului este stăpânit și înveți cum să-l folosești eficient, precum și să distribuiți corect cazurile în funcție de cadran, veți simți imediat un val de libertate.Vei începe să ai timp să faci totul la timp și, în același timp, să nu te grăbești, viața ta va fi readusă la normal, obiective care par de neatins se vor atinge brusc. Și vi se va garanta prezența condițiilor excelente și a spiritelor înalte, energie și vigoare.

Disciplina este fundamentul succesului. Cu siguranță că ai acordat atenție unor astfel de oameni cărora le lipsesc asemenea calități, se află într-un vârtej nesfârșit de „fapte” nesfârșite, ei sunt mereu angajați în ceva gol, fără sens, dar, potrivit afirmațiilor lor, este imposibil de important. Iar vederea acestor oameni este constant obosită, epuizată, pierdută, mizerabilă. Ei sunt întotdeauna enervat, agitat și neliniștit.

Dacă nu vrei să fii așa și nu vrei să trezești în oameni doar simpatie și milă, atunci trebuie să acționezi după principiul contrariului. Dacă totul se întâmplă așa pentru ei și doriți rezultate opuse, atunci trebuie să acționați în mod opus. Anume: să punem disciplina în ordine, să stăpâniți metodele de autoorganizare, să respectați planurile, programele și regimurile clare, să înțelegeți clar când și ce trebuie să faceți și, cel mai important, de ce toate acestea, care este scopul. Iar matricea Eisenhower va fi un mare ajutor pentru dvs. în aceste aspecte.

Într-adevăr, nu este degeaba că fondatorul său, al cărui nume îl poartă, a reușit să construiască o carieră atât de amețitoare și să devină unul dintre cei mai faimoși și iubiți de către președinții poporului american, precum și o figură militară de mare succes. Și toate acestea, în ciuda faptului că acest mare om s-a născut într-o familie săracă. Puteți lua un exemplu în siguranță de la astfel de persoane și puteți folosi instrumentele inventate de ei.