Matriz de Eisenhower - use o tempo corretamente

Em nosso século insanamente acelerado, o tempo não parece apenas ir, mas voa à velocidade de um avião supersônico. Nesse ciclo de eventos e dias, carregado de assuntos e planos, muitas vezes não conseguimos perceber nem a metade do que foi planejado. E eu quero pegar tudo. Como usar o tempo corretamente, usando a matriz Eisenhower, consideraremos com mais detalhes.

Tempo é tudo o que temos. Para melhor ou pior, vivemos nossa vida diretamente, depende de como e em que gastamos nosso tempo. E aqueles que querem ter tempo para fazer muito em seu caminho, geralmente aprendem a gerenciar efetivamente seu tempo. Gerenciamento de tempo (gerenciamento de tempo) nada mais é do que planejamento. É isso que ajuda a parar de se preocupar por causa de um sentimento amargo de que o tempo é curto, que falta muito e, por isso, nada pode ser feito.

Era uma vez, a famosa figura militar e política americana Dwight David Eisenhower, que estava seriamente empenhada em encontrar uma solução para o problema do planejamento eficaz. Ele também era o presidente dos Estados Unidos. E ele conseguiu encontrar uma solução para esse problema, ele chegou a sistema de gerenciamento de tempo.

Aconteceu que o cérebro humano mais facilmente e melhor percebe informações estruturadas, ou seja, trazidas para algum sistema específico, dividido em prateleiras. Ao mesmo tempo, seria bom visualizar essas prateleiras, visualizá-las, por exemplo, usando algum tipo de diagramas ou diagramas.É precisamente esse princípio de distribuição de casos que subjaz à matriz de Eisenhower, que é um dos métodos principais na teoria do gerenciamento efetivo do tempo.

A visualização do plano de ações e ações usando a matriz é muito simples. Desenhe um quadrado no papel, divida-o com duas linhas perpendiculares em quatro campos iguais. Você deve obter uma janela com uma grelha em forma de cruz. Esses campos dividirão seu caso em 4 grupos, cada um dos quais dependerá de sinais de importância / sem importância e urgência / não urgência. Os campos formados a partir da interseção das linhas são chamados de quadrantes (conceito matemático) e são indicados da seguinte forma:

• quadrante A (tarefas importantes e urgentes);
• quadrante B (tarefas importantes, mas não urgentes);
• quadrante C (tarefas não importantes, mas urgentes);
• quadrante D (tarefas sem importância e não urgentes).

A matriz Eisenhower tem vantagens e desvantagens. Vamos descrever isso e outro, e começaremos com vantagens.

• Apesar do nome "matriz", que implica algo complexo, o sistema é realmente muito fácil de entender e é aplicado sem nenhuma dificuldade.
• Casos, metas e objetivos são divididos em apenas 4 categorias, o que ajuda a melhor navegá-los.
• A distribuição de tarefas de acordo com os critérios de urgência e importância permite que você coloque questões não urgentes e sem importância em segundo plano, permitindo que você passe para a frente importante e urgente. É assim que os casos são analisados ​​e filtrados. Aqueles que não precisam perder tempo são eliminados.
• A principal vantagem é que a matriz permite tornar os custos de tempo o mais eficientes possível, o que, por sua vez, torna possível fazer tudo dentro do prazo.

Desvantagens deste sistema também estão disponíveis.

• A matriz é ineficaz no planejamento a longo prazo. É adequado para assuntos atuais ou para o futuro próximo.
• Quando não há metas diárias, não há necessidade de usar esse sistema.
• Para usar a matriz de maneira eficaz, você precisa distribuir as metas com rapidez e precisão em grupos. Para fazer isso, você precisa entender quais delas podem receber o grau de "importante" e quais metas não são muito importantes, quais devem ser concluídas com urgência e quais são opcionais. Esse treinamento leva tempo, ou seja, a matriz não "funciona" para você imediatamente, mas é um sinal de menos.
• E, como resultado do parágrafo anterior, pode haver erros na precisão de atribuir um determinado status aos casos.

Consideramos cada quadrante da matriz em mais detalhes.

Se você é mestre em planejamento, o quadrante A estará vazio. Se algo aparecesse, isso indica sua organização deficiente. Você permite a educação nos assuntos de remoções e bloqueios. A razão para esta imagem é, em regra, a preguiça.

Ou você pode não priorizar corretamente. É claro que algumas vezes essas situações são permitidas, mas quando isso é observado sistematicamente, é simplesmente necessário trabalhar a autodisciplina pessoal. Para evitar “resolver” a moda no quadrante A, é necessário lidar com as tarefas introduzidas nos campos restantes em tempo hábil.

Mas uma pequena lista de tarefas no quadrante A ainda pode ser inserida. Pode ser:

• questões de saúde;
• casos, cuja falha pode provocar o aparecimento de problemas, pioram a qualidade de vida, ameaçam o bem-estar da família e do trabalho;
• casos, cuja falha complicará significativamente o caminho para alcançar os objetivos principais ou levará à sua ruptura;
• saída de várias situações de emergência e crise.

Se, no entanto, você tiver muitos pontos nesse quadrante, desista de todos os esforços para eliminá-los. E não se esqueça que a implementação de certos itens da lista de importantes e urgentes pode ser completamente redirecionada, delegada a alguém de procuradores, não é necessário arcar com todo o ônus de todos os assuntos apenas sobre você.Essa abordagem ajudará a lidar rapidamente com a plenitude do quadrante A.

As observações mostram que as pessoas que preferem resolver os problemas do quadrante B se tornam as mais bem-sucedidas, sobem mais rapidamente na carreira, são mais prósperas financeiramente, não têm falta de tempo e vivem uma vida harmoniosa e completa. As tarefas não urgentes pertencem à categoria das mais promissoras e prioritárias e, se uma pessoa presta a atenção principal, tudo se desenvolve como deveria.

Deve-se ter em mente que a falta de urgência no grupo B às vezes leva a um atraso no cumprimento dos pontos designados e eles migram para o grupo A, onde já exigirão uma resposta rápida. Se resolvermos tarefas importantes, mas não muito urgentes, gradual e regularmente, esse processo continuará com calma e eficiência. É necessário abordar esse tipo de negócio de forma responsável, e a falta de urgência possibilita controlar totalmente o andamento do assunto, trazer todos os detalhes ao ideal, pensar claramente em todas as etapas, obtendo assim um resultado produtivo.

A matriz de Eisenhower ensina principalmente como priorizar. Isso significa que a coisa mais importante no planejamento é a capacidade de distinguir assuntos importantes que o levam a grandes objetivos dos secundários. As tarefas que precisam ser trazidas para o grupo C não são importantes, em essência, são coisas que desviam os objetivos principais, não contribuem para o avanço, mas, pelo contrário, apenas atrapalham o processo de desenvolvimento. Muitas vezes, eles impedem que você se concentre em alcançar objetivos importantes e, assim, reduzem a eficácia do tempo passado.

Você não deve confundir assuntos urgentes do campo C, que não são importantes, com assuntos urgentes do campo A, que são extremamente importantes. Como regra, isso leva ao fato de que o verdadeiramente importante permanecerá em segundo plano. Um exemplo vívido dessa situação pode ser reuniões impostas por alguém de fora que você não precisa, ou esvaziar longas conversas, ir a festas e comemorações, convites para convites provenientes de pessoas que não lhe interessam, algumas tarefas domésticas, quebra de eletrodomésticos e afins. Sim, isso deve ser feito com urgência, mas a solução dessas tarefas não é uma necessidade vital, e sua falha no cumprimento não implica nenhum problema.

As turmas deste grupo não dão nada, pelo contrário, podem fazer muito mal. Eles devem ser adiados para mais tarde, e é melhor ignorá-los completamente. Mas o inimigo deve ser conhecido à vista - é imperativo compilar uma lista dessas “pragas” no campo D, porque essas são as próprias atividades que “consomem” nosso tempo. São essas coisas que são tentadoras e atraentes para muitas pessoas, devido à sua franqueza e à promessa de proporcionar relaxamento e prazer, de passar um tempo em doce felicidade.

Tais características desses “casos” criam uma grande tentação de lidar com eles em primeiro lugar e deixam, como dizem, o mundo inteiro esperar. Pode ser extremamente difícil sair de um pool de tais pseudo-itens, pois eles realmente arrastam uma pessoa. Mas as tentativas de destruir o hábito de lidar com eles não devem ser abandonadas.

Essas atividades incluem:

• conversas sobre nada, conversas vazias e sem sentido (tanto por telefone quanto ao vivo);
• o mesmo que as conversas do parágrafo anterior, correspondência em mensageiros, redes sociais, todo tipo de bate-papo;
• assistir filmes, séries, programas de televisão que não carregam uma carga semântica, distraindo-se de sérios problemas e assuntos, causando várias emoções negativas;
• computador e outros jogos (sem desenvolvimento).

O descanso para o corpo e a alma é sem dúvida necessário, mas existem muitas outras maneiras úteis para sua implementação:

• leitura de literatura de qualidade;
• viagens a exposições, teatros e museus;
• jogos de desenvolvimento de inteligência;
• aulas na piscina, academia, caminhadas em pistas de patinação, passeios fora da cidade, viagens, etc.

Se você não pode erradicar completamente as atividades prejudiciais do grupo D da sua vida, tente pelo menos atrasá-las, preste atenção apenas quando as coisas dos grupos A e B. forem concluídas. Mas tente minimizar a quantidade de tempo gasto em atividades "vazias" .

Existe uma alta probabilidade de atribuir o assunto a um grupo inadequado. Este é o principal problema na construção de uma hierarquia de nossas prioridades. Para facilitar o processo, você precisa aprender a responder duas perguntas com a ajuda de duas palavras - "sim" ou "não". Por exemplo: "A implementação deste caso me ajudará a me aproximar do meu objetivo principal?" A resposta "sim" significa a importância do caso, a resposta "não" é sem importância.

"Se eu não resolver esse problema agora, ele perderá sua relevância amanhã?" A resposta "sim" significa a urgência do assunto, a resposta "não" - não urgência. Depois de determinar a categoria de cada lição dessa maneira, faça primeiro as coisas do grupo A e depois do grupo B.

O melhor momento para compilar uma matriz é o início de um novo dia. Pense cuidadosamente em quais tarefas você está enfrentando no futuro próximo e anote-as na forma de uma lista regular. Em seguida, teste cada uma delas usando as perguntas acima e coloque-as nos campos de acordo com as respostas. Não esqueça de mencionar os casos menores e mais insignificantes, que apenas levam nosso tempo em vão.

O número total de tarefas que você determina por si mesmo. Depois de dividir os casos em categorias apropriadas, você pode escrever em um bloco de anotações ou criar uma lista conveniente e regular no organizador do telefone à medida que a urgência e a importância diminuem, de modo que o primeiro da lista sejam os casos do grupo A, o segundo de B, o terceiro de C e D você não precisa escrever nada. Não esqueça que as tarefas dos grupos A e C estão sujeitas a delegação a parentes, amigos, colegas ou subordinados. Mas grupo B - essas são as coisas que é importante fazer por conta própria.

A matriz de Eisenhower pode ser usada por todos que precisam. É bom porque será igualmente útil para todos, independentemente da idade e do status social: chefes de organizações e empresas, trabalhadores comuns e funcionários de escritórios, donas de casa, estudantes e crianças estudando nas escolas.

Vejamos um exemplo de como podem ser as gravações diárias no sistema Eisenhower.

Grupo de assuntos urgentes e importantes:

• dirija o carro até a estação de serviço para reparos, pois preciso dele para o trabalho;
• enviar um relatório trimestral;
• lidar com um problema com um cartão de crédito.

Um grupo de assuntos urgentes, mas importantes:

• desenvolver um novo tópico e delinear as principais direções de um novo projeto;
• parar de fumar;
• aprenda ingles
• comprar uma academia.

Grupo de assuntos urgentes, mas não importantes:

• vá para o aniversário de San Sanych do departamento jurídico;
• parabenize a todos nas redes sociais no primeiro dia da primavera.

Grupo de assuntos urgentes e sem importância:

• limpe o armário;
• decifrar coisas no mezanino;
• assista a série;
• brincar com um papagaio.

A matriz de Eisenhower pode ser comparada com um sistema de purificação, um filtro que permite que você se livre de coisas desnecessárias. No início, talvez seja necessário compilá-lo diariamente, mas com o acúmulo de experiência, você começará a sentir, no nível da intuição, qual empresa pertence a qual categoria. E assim que um sistema de gerenciamento de tempo for dominado e você aprender a usá-lo com eficiência, bem como distribuir corretamente os casos de acordo com os quadrantes, você sentirá imediatamente uma onda de liberdade.Você começará a ter tempo para fazer tudo a tempo e, ao mesmo tempo, para não se apressar, sua vida voltará ao normal, objetivos que parecem inatingíveis serão alcançados de repente. E você será garantida a presença de excelentes condições e alto astral, energia e vigor.

A disciplina é a base do sucesso. Certamente você prestou atenção a pessoas que não possuem essas qualidades; elas estão em um turbilhão interminável de "ações" intermináveis, o tempo todo em que estão fazendo algo vazio, sem sentido, mas, de acordo com as afirmações deles, é impossível. E a visão dessas pessoas está constantemente cansada, exausta, perdida, infeliz. Eles estão sempre irritados, agitados e inquietos.

Se você não quer ser assim e não desperta nas pessoas apenas simpatia e piedade, deve agir de acordo com o princípio do contrário. Se tudo acontece assim para eles e você deseja os resultados opostos, precisa agir de maneira oposta. Ou seja: para colocar a disciplina em ordem, dominar os métodos de auto-organização, aderir a planos, horários e modos claros, entender claramente quando e o que fazer e, o mais importante, por que tudo isso, qual é o objetivo. E a matriz Eisenhower será um grande ajudante para você nesses assuntos.

De fato, não é à toa que seu fundador, cujo nome ela leva, foi capaz de construir uma carreira tão estonteante e se tornar um dos mais famosos e amados pelos presidentes do povo americano, além de uma figura militar de muito sucesso. E tudo isso, apesar do fato de esse grande homem ter nascido em uma família pobre. Você pode dar um exemplo seguro a essas pessoas e usar as ferramentas inventadas por elas.