Sumário

Dicas para redação do resumo do secretário

Conteúdo

O que faz um especialista?
Estrutura
O que não precisa ser indicado?
Como escrever uma carta de apresentação?
Amostras

O secretário da empresa assume as tarefas de organizar o trabalho do coletivo de trabalho e, em particular, o chefe da empresa. Este é um assistente do chefe da empresa, portanto, requisitos bastante rigorosos são impostos aos candidatos a esta vaga. Vamos nos aprofundar nos detalhes da compilação de um currículo bem-sucedido para se candidatar a um cargo de secretário.

O que faz um especialista?

O trabalho de qualquer secretária exige a capacidade de mudar rapidamente de um tipo de atividade profissional para outro. Essa pessoa executa uma variedade de tarefas, mas todas elas visam ajudar a primeira pessoa da empresa no trabalho, além de economizar seu tempo de trabalho e pessoal. Tradicionalmente, as funções de trabalho desse especialista incluem papelada, trabalho com telefone, PBX e equipamento de escritório, redistribuição de chamadas, bem como organização de reuniões, viagens de negócios e outros trabalhos.

Secretário na recepção Ele é responsável pela recepção inicial de clientes e visitantes, comunicação por telefone, recebimento de faxes, bem como suporte de serviço para negociações do chefe.
Deveres de administrador inclui a organização da interação mais eficaz entre os funcionários da empresa, mantendo a ordem no espaço do escritório, manutenção de equipamentos de escritório, fornecendo ao escritório da empresa todos os artigos de papelaria e utensílios domésticos necessários.
As tarefas do assistente pessoal do líder são um pouco diferentes. Este especialista está sempre atualizado com os próximos eventos.Cabe a ele elaborar um cronograma de reuniões de trabalho do chefe, cumprimento de suas tarefas pessoais e muitas outras tarefas, que geralmente são especificadas individualmente em cada caso.
Funcionário do tribunal geralmente anexado a um juiz - esse oficial participa de audiências judiciais e realiza todo o trabalho documental necessário. O funcionário do tribunal está empenhado em arquivar documentos, transferir materiais para o escritório, manter um registro da sessão do tribunal, bem como enviar intimações. Os requisitos para esta posição são muito altos: o funcionário deve ter uma educação jurídica superior e pelo menos 2 anos de experiência profissional.
Porta-voz supervisiona questões de apresentação da marca, interage com a mídia, compila uma seleção de notícias atuais. O assistente pessoal aceita toda a correspondência, prepara todos os documentos comerciais para a primeira pessoa da empresa, coleta informações de uma maneira ou de outra relacionadas à adoção de decisões importantes e também executa ordens únicas do chefe.

As especificidades também existem nas atividades do assistente de notário, secretário-tradutor, bem como dos funcionários da unidade educacional da escola.

Estrutura

Qualquer currículo consiste em vários blocos. Abaixo estão recomendações sobre o que indicar em cada uma delas para a futura secretária.

Responsabilidades

Em uma versão expandida, a lista de tarefas do trabalho de qualquer secretária é a seguinte:

aceitação de cartas e pedidos recebidos, sua redistribuição, transferência para pessoas responsáveis;
recepção de documentação para assinatura na cabeça;
atender chamadas e encaminhar;
organização de negociações comerciais do chefe;
elaborar recursos, cartas e outros documentos a pedido do chefe;
preparar reuniões e reuniões de trabalho, coletando os materiais necessários, notificando todos os participantes do evento sobre o local e horário da sua realização, finalizando as atas das reuniões;
a prestação de serviços para organizar uma reunião de convidados do chefe;
controle sobre a execução pelos funcionários da empresa das ordens da administração;
fornecer à administração da empresa os artigos de papelaria, equipamentos de escritório e outros meios necessários para facilitar o bom funcionamento da equipe;
recepção de visitantes;
manutenção do arquivo da empresa;
organização de viagens de negócios da primeira pessoa da empresa: compra de passagens e reservas de quartos de hotel;
execução de outras instruções.

Se você estiver se candidatando ao cargo de secretário-assistente, esteja preparado para que a lista de tarefas inclua verificação de documentos, preparação de revisões analíticas, coleta de materiais para relatórios e discursos.

Competências

Um candidato bem-sucedido ao cargo de secretário deve ter as seguintes habilidades, que podem ser indicadas no currículo:

papelada;
Condução de conversas telefônicas;
reunião e consulta inicial de clientes;
suporte de escritório;
processamento de correspondência;
organização de eventos e reuniões de negócios;
gerenciamento de tempo da cabeça;
conhecimento de equipamentos de escritório e programas de PC para escritório.

Quais habilidades específicas são prioritárias depende da esfera de atividade da empresa. Por exemplo, se uma secretária é necessária em um centro médico, é improvável que seja necessário um conhecimento profundo do trabalho de escritório e do gerenciamento de documentos, é improvável que você precise redigir documentos para obter um visto. Esta posição requer a capacidade de se comunicar com os clientes, o conhecimento dos fundamentos dos assuntos médicos, a capacidade de se comunicar no telefone em grandes quantidades.

Conquistas

As realizações profissionais são importantes para qualquer empregador; entre as mais significativas, os seguintes pontos são geralmente distinguidos:

otimização de gerenciamento de documentos da empresa;
criando um clima de trabalho ideal no escritório;
organização de um sistema de interação entre unidades;
Suporte de viagem
coordenação dos serviços de correio e limpeza.

Qualidades profissionais e pessoais

Um secretário competente deve possuir qualidades importantes como:

abertura à comunicação;
responsabilidade e orientação para resultados;
posição de vida ativa;
capacidade de desempenhar funções em multitarefa;
a capacidade de mudar rapidamente de uma atividade para outra;
a ausência de maus hábitos;
resistência ao estresse;
precisão e escrupulosidade;
o desejo de completar o que foi iniciado até o fim;
decência;
capacidade de trabalhar com informações pessoais;
linguagem falada e escrita competente;
bom conhecimento de etiqueta comercial;
capacidade de atuar em equipe.

Experiência profissional

Se você já trabalhou como secretária, não será difícil descrever sua experiência profissional. Será muito mais difícil para os candidatos que procuram trabalho nesta especialidade pela primeira vez. No entanto, a falta de experiência não é motivo para ficar chateado; você sempre pode destacar suas principais habilidades que possui.

Por exemplo, você pode especificar:

fluência em inglês e espanhol;
posse de todos os programas básicos de escritório;
conhecimento de equipamentos de escritório;
Digitação cega com 10 dedos (300 caracteres por minuto).

Você sempre precisa destacar seus trunfos - isso permitirá que o empregador veja em que você é forte e se interesse por sua candidatura.

Educação

Para se candidatar ao cargo de secretário-referente em uma empresa respeitável, você precisa ter um ensino superior. No entanto, o desempenho efetivo de tarefas exige muitas vezes cursos e treinamentos adicionais em trabalho de escritório, arquivamento e treinamento em trabalho com equipamentos de escritório. Em pequenos escritórios, os secretários costumam desempenhar adicionalmente os deveres de um advogado júnior ou manter registros contábeis. Nesse caso, respectivamente, você precisará de uma educação jurídica ou econômica.

Ao se candidatar ao cargo de secretário-administrador e funcionário na recepção, a presença do ensino superior não é fundamental.

O que não precisa ser indicado?

Vamos nos concentrar um pouco mais no que não precisa ser indicado no currículo.

Passatempos e passatempos. Você não deve pintar em detalhes como gosta de cultivar flores / tricotar / bordar, caso sua atividade futura não esteja relacionada a isso.
Toda a experiência de trabalho disponível. Muitos começam sua carreira com posições como vendedor, zelador ou faxineiro. Se você trabalha há mais de 10 anos, basta parar em 2 ou 3 lugares em uma especialidade semelhante.
A secretária deve ter uma aparência agradável, portanto, é aconselhável anexar uma fotografia ao currículo. No entanto, nenhuma formação sexual é permitida aqui - restrinja-se a uma foto estrita “para documentos”. Imagens em traje de banho ou restaurante podem não ser processadas corretamente.

Como escrever uma carta de apresentação?

Uma carta de apresentação não é necessária, mas, no entanto, causa uma impressão favorável no potencial empregador. Não é necessário repetir tudo o que está escrito no próprio currículo. Aqui você precisa identificar seu interesse na vaga e enfatizar brevemente a presença de habilidades e competências básicaspara ajudá-lo com tarefas profissionais.

No final da carta, agradeça pelo seu interesse e expresse sincera esperança por uma resposta.