Gerente de escritório: quem é esse e o que faz?

Nos negócios modernos, nenhuma empresa com escritório pode ficar sem o trabalho de um gerente de escritório. Essa posição envolve a administração e o gerenciamento do fluxo de trabalho do escritório de uma organização.

Em essência, o gerente do escritório é esse elo informativo e líder, onde todos os momentos de trabalho da empresa convergem e são decididos. Ele interage entre o gerente e seus subordinados, informa os funcionários comuns sobre os documentos assinados pelo gerente, interage com os clientes da empresa, monitora a correspondência, monitora o desempenho da empresa e fornece ao escritório um escritório, segue as instruções diretas do diretor e seus substitutos.

Gerente de escritório - um funcionário que fornece a todo o escritório um fluxo de trabalho completo. A descrição da profissão ajudará a entender melhor a essência do trabalho.

De acordo com o classificador de profissões e cargos de empregados, a profissão de gerente de escritório e suas funções são significativamente diferentes da profissão de secretário. O gerente de escritório, em primeiro lugar, o organizador do espaço de escritório da empresa, gerente e administrador em uma pessoa. A profissão de secretário implica sua subordinação a uma pessoa específica (diretor, vice-diretores, altos executivos) e apenas a conduta de seus negócios.

O gerente do escritório controla todo o trabalho atual do escritório, principalmente o trabalho em papel. Acompanha ininterruptamente equipamento de escritóriofornece funcionários da empresa artigos de papelaria, informa oportunamente os funcionários dos pedidos, instruções e anúncios do escritório emitidos pelo chefe, recebe chamadas telefônicas, se necessário, mantém um calendário de reuniões e viagens do diretor. Nesse caso, a vaga é chamada de "gerente de escritório com as funções de secretária".

Como o trabalho do gerente do escritório inclui ações organizacionais, informativas e administrativas, suas responsabilidades incluem determinadas tarefas funcionais. É nisso que reside o emprego e a essência da atividade do gerente do escritório, que deve:

• preparar o escritório para o novo dia útil: verificar o funcionamento de telefones, computadores e equipamentos de escritório, a disponibilidade de consumíveis (papel, cartuchos de impressora recarregados);
• monitorar, monitorar a limpeza nas instalações do escritório, conformidade com as normas sanitárias (iluminação adequada, ventilação, condições de temperatura nas instalações), verifique o funcionamento dos sistemas divididos;
• compra atempada de material de escritório e fornecer-lhes funcionários de escritório a tempo;
• pedir água potável, detergentes, papel higiênico, guardanapos;
• controlar o fluxo de trabalho atual: preparar os documentos, relatórios e materiais de trabalho necessários para o trabalho completo do escritório, resolver outros momentos e tarefas de trabalho;
• monitorar diariamente o trabalho do motorista e do correio;
• conforme indicado pelo gerente, gerente de escritório distribui tarefas entre funcionários, define tarefas para eles, chama a atenção as informações de trabalho necessárias, determina o nível de sua responsabilidade, analisa a eficácia do resultado;
• calcular e estimar despesas financeiras mensais na manutenção do escritório, monitorar sua implementação;
• mantenha uma folha de ponto o número de dias e horas trabalhados por cada funcionário no mês civil, a tempo de transferir a folha de horas para a contabilidade da folha de pagamento;
• monitorar o cumprimento da disciplina trabalhista: em caso de atrasos, saída antecipada do trabalho, absenteísmo dos funcionários, informar a gerência da empresa, acompanhar as violações e o não cumprimento do código de vestimenta;
• organizar reuniões registrar e ajudar os visitantes a resolver seus problemas.

As principais competências do gerente do escritório incluem a preparação e condução de negociações, reuniões, reuniões:

• ele deve preparar todos os materiais necessários, garantir a participação nos eventos de todas as partes interessadas, manter um registro da reunião;
• corresponder com clientes e parceiros da empresa, faça materiais para correspondência;
• trabalhar com correspondência de entrada e saída do escritório, registre, envie;
• prestar assistência e assistência aos funcionários na resolução de conflitos e disputas;
• coordenar o trabalho de escritório no final do dia útil, verifique o equipamento de escritório, a iluminação, os sistemas de divisão e os aparelhos de ar condicionado para desconectar-se da fonte de alimentação;
• em alguns casos, o gerente do escritório é responsável por encontrar e contratar novos funcionários (coloca informações sobre as vagas necessárias em sites especiais, analisa currículos, realiza seleção preliminar de candidatos, realiza entrevistas);
• informa potenciais clientes por escrito ou por telefone sobre o custo de bens e serviços de acordo com a lista de preços;
• aconselha sobre a localização dos departamentos da empresa, suas funções;
• mantém uma base de clientes empresas;
• Executa tarefas de manutenção do site, a publicidade de bens e serviços, encomenda lembranças, impressão e distribui materiais informativos.

Para ocupar o cargo de gerente do escritório, o candidato deve possuir as habilidades essenciais necessárias para realizar esse trabalho, além de possuir certas qualidades pessoais e profissionais.

As qualidades pessoais de uma pessoa são os componentes biológicos e sociais que compõem sua personalidade. Componentes biológicos uma pessoa recebe da natureza, seus pais e ancestrais na forma de um certo conjunto de genes. Componente social - Este é o ambiente social em que uma pessoa cresceu.

Ambos os componentes formam caráter e personalidade, dotando o indivíduo de certas qualidades, boas e negativas. Ao reunir todos os traços de personalidade de uma pessoa, você pode obter um retrato psicológico confiável e objetivo.

As qualidades positivas da personalidade incluem traços de caráter como:

• honestidade
• persistência em alcançar a meta;
• atenção;
• autodisciplina;
• responsabilidade e organização;
• diligência, perseverança;
• nobreza interior;
• objetividade;
• sociabilidade, polidez, atitude amigável com as pessoas;
• compostura, determinação, atenção, pontualidade;
• falta de conflito, capacidade de resolver disputas entre funcionários, otimismo e positivo em tudo;
• rapidez, perspicácia, prestatividade;
• atividade, ambição.

Por trás desse traço de personalidade está a educação psicológica e emocional de uma pessoa, sua hereditariedade e o ambiente social em que ele cresceu.

As qualidades negativas da personalidade incluem:

• falta de montagem, descuido;
• visão deprimida da vida, falta de otimismo;
• incapacidade de reunir pensamentos a tempo e resolver consistentemente tarefas atribuídas;
• natureza agressiva;
• tendência a fofocar e intrigar.

As qualidades comerciais de uma pessoa são sua capacidade de executar determinadas tarefas e funções de trabalho.

Você pode julgar pelas qualidades comerciais com que eficiência o candidato poderá organizar seu processo de trabalho e quão bem ele cumprirá suas responsabilidades profissionais. Para gerenciar com êxito o cargo, o candidato deve possuir, além de conhecimentos e habilidades, certas qualidades comerciais, que incluem:

• educação, nível de habilidade;
• experiência de trabalho;
• aprendiz rápido, adaptação a novas condições;
• exatidão para si e para os outros;
• capacidade de trabalhar em condições de multitarefa, resolver simultaneamente vários problemas ao mesmo tempo;
• pensamento analítico, a capacidade de pensar de maneira flexível e não convencional, para tirar as conclusões corretas, para generalizar;
• perspicácia nos negócios;
• qualidades de liderança;
• vontade de trabalhar horas extras;
• oratória, diplomacia e persuasão;
• habilidades de comunicação empresarial.

As qualidades profissionais de uma pessoa são uma combinação de qualidades pessoais e comerciais, além de todas as habilidades que ele conseguiu adquirir ao longo de sua carreira. Em suas atividades profissionais, o gerente do escritório deve:

• tem certo conhecimento habilidades em gerenciamento de escritório;
• profissionalmente coloque seus conhecimentos e habilidades em prática;
• ser capaz de trabalhar com documentos conhecer os princípios de organização do fluxo de trabalho, as regras para criar um arquivo;
• ser um usuário confiante de computador e outros equipamentos de escritório;
• conhecer completamente o processo do fluxo de trabalho, trabalhe com correspondência recebida e enviada, conheça as regras para seu registro, leve prontamente as resoluções do chefe às unidades estruturais, cumpra os prazos para os funcionários da empresa executarem os documentos por eles escritos, envie correspondência por correio ou courier;
• possuir habilidades administrativas;
• Ser capaz de digitar rápido conhecer os princípios e regras para a preparação de certos documentos (ordens, instruções, instruções, decretos);
• gerenciar rapidamente conhecimentos úteis (contatos de emergência, eletricidade, encanamento, serviços de entrega de almoço);
• conhece línguas estrangeiras (nem sempre), embora em algumas empresas o conhecimento de uma determinada língua estrangeira seja a principal condição do candidato e, nesse caso, o gerente do escritório deva ser fluente em falar, ler e escrever em uma língua estrangeira;
• ser capaz de falar e escrever corretamente, expresse seus pensamentos em uma boa linguagem literária;
• possuir habilidades de etiqueta nos negócios.

Nenhuma instituição de ensino superior ensina a profissão de gerente de escritório. Você pode obter treinamento e obter um diploma ou certificado de treinamento profissional em centros de treinamento orçamentários ou particulares, faculdades.

Em grandes empresas, como regra, eles querem ver um especialista nessa posição apenas com ensino superior, Pequenas empresas podem contratar um funcionário com educação especializada secundária ou secundária.

A principal coisa que qualquer empregador presta atenção é experiência de trabalho nesta posição, nível de conhecimentos de informática, conhecimento de equipamento de escritório e capacidade de trabalhar nele, conhecimento dos conceitos básicos de papelada e arquivo, conhecimento de línguas estrangeiras.

Para compor corretamente um currículo e obter uma posição estimada, você precisa em detalhes, mas declare honestamente todas as informações sobre você: pessoais, profissionais, qualidades de negócios, experiência de trabalho em uma posição semelhante, nível de educação.

O nível de salário esperado deixará claro ao empregador o que ele pode oferecer e o que o candidato está solicitando.

Não forneça informações falsas sobre experiência de trabalho, educação - Tudo isso pode ser facilmente verificado; nesse caso, a vaga do candidato se tornará inacessível, eles simplesmente o recusarão.

A presença de uma fotografia é um momento positivo para o candidato, o empregador precisa saber cujo currículo está considerando. O gerente do escritório é o rosto da empresa e não é indiferente ao empregador que a representará.

Certifique-se de indicar o nível de sua educação, geralmente o empregador para esta posição aceita especialista em educação econômica, jurídica, psicológica ou filológica superior.

Essas informações serão úteis para o empregador.

Ao compilar um currículo, siga sua estrutura:

• informação pessoal - nome, idade, contatos;
• pessoal - a seção é considerada não obrigatória para execução, mas é melhor preenchê-la;
• habilidades básicas - indique quais programas de escritório você possui, liste todos os cursos de educação continuada, seminários, treinamentos e outros treinamentos adicionais que você concluiu;
• experiência profissional - listar todas as suas práticas, estágios, projetos concluídos, programas de voluntariado, em ordem cronológica, indicar as empresas para as quais trabalhou antes, educação e treinamento (refletir todos os programas educacionais e orientações que você concluiu);
• recomendações - nesta seção, indique os nomes e contatos das pessoas que podem recomendar você a um novo empregador, para responder positivamente a você.

Se um candidato sem experiência profissional estiver se candidatando à posição de gerente do escritório, seria melhor não refletir esta seção. Não há necessidade de mostrar ao empregador falta de conhecimento e habilidades. Nesse caso, é melhor descrever suas qualidades pessoais e comerciais, que tipo de educação você tem básica e adicional (seminários, treinamentos).

Como experiência de trabalho, pode-se especificar a prática industrial, estágios de graduação, habilidades na organização de eventos específicos, participação em olimpíadas, conferências, competições e todos os tipos de testes. Se você tiver alguma conquista ou sucesso diretamente relacionado ao seu trabalho futuro, não se esqueça de escrever essas informações em um resumo.