Matryca Eisenhowera - poprawnie wykorzystuj czas

W naszym niezwykle szybkim stuleciu czas wydaje się nie płynąć, ale leci z prędkością naddźwiękowego samolotu. W takim cyklu wydarzeń i dni, wypełnionym masą spraw i planów, często nie jesteśmy w stanie zrealizować nawet połowy tego, co zostało zaplanowane. I chcę wszystko złapać. Jak prawidłowo wykorzystać czas, używając macierzy Eisenhowera, rozważymy bardziej szczegółowo.

Czas to wszystko, co mamy. Na dobre i na złe, nasze życie zależy bezpośrednio od tego, jak i na co spędzamy czas. A ci, którzy chcą mieć dużo czasu na swojej drodze, z reguły uczą się efektywnie zarządzać swoim czasem. Zarządzanie czasem (zarządzanie czasem) to nic innego jak planowanie. To właśnie pomaga przestać się martwić z powodu gorzkiego poczucia, że ​​czasu jest mało, że bardzo go brakuje, i dlatego nic nie można zrobić.

Pewnego razu słynna amerykańska postać wojskowa i polityczna Dwight David Eisenhower był poważnie zaangażowany w znalezienie rozwiązania problemu skutecznego planowania, był także prezydentem Stanów Zjednoczonych. I udało mu się znaleźć rozwiązanie tego problemu, nawet wymyślił swój system zarządzania czasem.

Zdarzyło się tak, że ludzki mózg łatwiej i lepiej postrzega uporządkowaną informację, to znaczy wprowadzoną do jakiegoś konkretnego systemu, podzielonego na półki. Jednocześnie byłoby miło wyobrazić sobie te półki, aby uczynić je wizualnymi, na przykład za pomocą pewnego rodzaju diagramów lub diagramów.Właśnie ta zasada rozkładu przypadków leży u podstaw macierzy Eisenhowera, która jest jedną z wiodących metod w teorii efektywnego zarządzania czasem.

Wizualizacja planu działań i działań przy użyciu macierzy jest bardzo prosta. Narysuj kwadrat na papierze, podziel go dwiema prostopadłymi liniami na cztery równe pola. Powinieneś dostać okno z grillem w kształcie krzyża. Te pola podzielą twoją sprawę na 4 grupy, z których każda będzie zależała od oznak ważności / nieważności i pilności / braku pilności. Pola utworzone z przecięcia linii nazywane są kwadrantami (koncepcja matematyczna) i są oznaczone następująco:

• kwadrant A (ważne i pilne zadania);
• kwadrant B (ważne, ale nie pilne zadania);
• kwadrant C (zadania nieistotne, ale pilne);
• kwadrant D (zadania nieistotne i niepilne).

Matryca Eisenhowera ma zarówno zalety, jak i wady. Opiszemy to i inne, i zaczniemy od zalet.

• Pomimo nazwy „matryca”, co sugeruje coś złożonego, system jest w rzeczywistości bardzo łatwy do zrozumienia i jest stosowany bez żadnych trudności.
• Sprawy, cele i zadania są podzielone tylko na 4 kategorie, co pomaga w lepszej nawigacji.
• Podział zadań według kryteriów pilności i ważności pozwala odepchnąć sprawy niepilne i nieistotne w tle, umożliwiając w ten sposób przejście na pierwszy plan ważne i pilne. W ten sposób przypadki są analizowane i filtrowane. Te, które wcale nie muszą tracić czasu, są eliminowane.
• Główną zaletą jest to, że matryca pozwala maksymalnie efektywnie obniżyć koszty czasu, co z kolei umożliwia zrobienie wszystkiego na czas.

Dostępne są także wady tego systemu.

• Matryca jest nieskuteczna w planowaniu długoterminowym. Nadaje się do bieżących spraw lub w najbliższej przyszłości.
• Gdy nie ma codziennych celów, nie ma potrzeby korzystania z takiego systemu.
• Aby efektywnie korzystać z matrycy, musisz szybko i dokładnie rozdzielić cele na grupy. Aby to zrobić, musisz zrozumieć, któremu z nich można przypisać stopień „ważny”, a które cele nie są bardzo ważne, które należy pilnie zrealizować, a które są opcjonalne. Taki trening wymaga czasu, to znaczy, matryca nie „od razu” działa, ale jest to minus.
• W wyniku poprzedniego akapitu mogą wystąpić błędy w dokładności przypisywania spraw do określonego statusu.

Bardziej szczegółowo rozważamy każdą ćwiartkę macierzy.

Jeśli jesteś mistrzem w planowaniu, kwadrant A będzie pusty. Jeśli coś się w nim pojawiło, oznacza to twoją słabą organizację. Pozwalacie na edukację w sprawach szperania i blokowania. Powodem tego zdjęcia jest z reguły lenistwo.

Lub możesz nie ustalić priorytetów poprawnie. Oczywiście czasami takie sytuacje są dopuszczalne, ale kiedy jest to systematycznie przestrzegane, konieczne jest po prostu wypracowanie osobistej samodyscypliny. Aby uniknąć „uregulowania” mody w kwadrancie A, należy odpowiednio wcześnie poradzić sobie z zadaniami wprowadzonymi w pozostałych polach.

Ale nadal można wprowadzić małą listę rzeczy do zrobienia w ćwiartce A. Może to być:

• problemy zdrowotne;
• przypadki, których niepowodzenie może wywołać pojawienie się problemów, pogorszyć jakość życia, zagrozić dobrobytowi rodziny i pracy;
• przypadki, których niepowodzenie znacznie skomplikuje drogę do osiągnięcia głównych celów lub doprowadzi do ich zakłócenia;
• wyjście z różnych sytuacji awaryjnych i kryzysowych.

Jeśli jednak masz wiele punktów w tej ćwiartce, zrezygnuj z wszelkich starań, aby je wyeliminować. I nie zapominaj, że realizacja niektórych pozycji z listy ważnych i pilnych może być całkowicie przekierowana, przekazana komuś z pełnomocników, nie musisz ponosić całego ciężaru wszystkich spraw tylko na siebie.Takie podejście pomoże szybko poradzić sobie z pełnią kwadrantu A.

Obserwacje pokazują, że ludzie, którzy wolą rozwiązywać problemy z kwadrantu B, odnoszą największe sukcesy, szybciej wspinają się po szczeblach kariery, są najlepiej prosperujący finansowo, nie mają czasu i żyją harmonijnym, pełnoprawnym życiem. Zadania niepilne należą do kategorii najbardziej obiecujących i priorytetowych, a jeśli dana osoba poświęci im swoją główną uwagę, wszystko rozwija się tak, jak powinno.

Należy pamiętać, że brak pilności w grupie B czasami prowadzi do opóźnienia w spełnieniu wyznaczonych punktów i migrują do grupy A, gdzie będą już wymagać szybkiej reakcji. Jeśli stopniowo i regularnie rozwiążemy ważne, ale niezbyt pilne zadania, proces ten będzie przebiegał spokojnie i skutecznie. Konieczne jest odpowiedzialne podejście do tego rodzaju działalności, a brak pilności umożliwia pełną kontrolę postępu sprawy, doprowadzenie wszystkich szczegółów do ideału, przejrzyste przemyślenie wszystkich kroków, a tym samym uzyskanie produktywnego rezultatu.

Macierz Eisenhowera przede wszystkim uczy, jak ustalać priorytety. Oznacza to, że najważniejszą rzeczą w planowaniu jest umiejętność odróżnienia ważnych kwestii, które prowadzą do wielkich celów od drugorzędnych. Zadania, które należy przenieść do grupy C, nie są ważne, w istocie są to rzeczy, które odwracają uwagę od głównych celów, nie przyczyniają się do postępu, a wręcz przeciwnie, jedynie utrudniają proces rozwoju. Często uniemożliwiają ci skoncentrowanie się na osiągnięciu ważnych celów, a tym samym zmniejszają skuteczność czasu przeszłego.

Nie należy mylić pilnych spraw z pola C, które są nieistotne, z pilnymi sprawami z pola A, które są po prostu niezwykle ważne. To z reguły prowadzi do tego, że naprawdę ważne pozostaną w tle. Żywym przykładem takiej sytuacji mogą być spotkania narzucone przez osobę z zewnątrz, których nie potrzebujesz, lub puste długie rozmowy, chodzenie na imprezy i uroczystości, zaproszenia, na które przychodzą osoby, które Cię nie interesują, niektóre prace domowe, podział urządzeń gospodarstwa domowego i tym podobnych. Tak, należy to zrobić w trybie pilnym, ale rozwiązanie tych zadań nie jest istotną koniecznością, a ich niewykonanie nie pociąga za sobą żadnych problemów.

Klasy z tej grupy nic nie dają, wręcz przeciwnie, mogą wyrządzić wiele szkody. Powinny one zostać przełożone na później i lepiej je całkowicie zignorować. Ale wróg musi być znany z pola widzenia - konieczne jest sporządzenie listy takich „szkodników” w polu D, ponieważ są to działania, które „pochłaniają” nasz czas. To są rzeczy, które są tak kuszące i atrakcyjne dla wielu ludzi ze względu na ich prostotę i obietnicę dawania relaksu i przyjemności, spędzania czasu w słodkiej błogości.

Takie cechy tych „przypadków” stawiają przede wszystkim pokusę, by sobie z nimi poradzić i pozwolić, jak mówią, całemu światu czekać. Wydostanie się z puli takich pseudo-przedmiotów może być niezwykle trudne, ponieważ naprawdę ciągną one osobę. Ale nie należy porzucać prób zniszczenia nawyku radzenia sobie z nimi.

Działania te obejmują:

• rozmowy o niczym, puste, pozbawione znaczenia rozmowy (zarówno telefoniczne, jak i na żywo);
• tak samo jak rozmowy z poprzedniego akapitu, korespondencja w posłańcach, sieciach społecznościowych, wszelkiego rodzaju czatach;
• oglądanie filmów, seriali, programów telewizyjnych, które nie niosą semantycznego obciążenia, odwracając uwagę od poważnych problemów i spraw, powodując różne negatywne emocje;
• gry komputerowe i inne (nie rozwijające się) gry.

Odpoczynek dla ciała i duszy jest niewątpliwie konieczny, ale istnieje wiele innych przydatnych sposobów jego realizacji:

• czytanie wysokiej jakości literatury;
• wycieczki do wystaw, teatrów i muzeów;
• gry rozwijające inteligencję;
• zajęcia w basenie, siłownia, wędrówki na lodowiskach, wycieczki poza miasto, podróże itp.

Jeśli nie możesz całkowicie wyeliminować szkodliwych zawodów z grupy D ze swojego życia, powinieneś przynajmniej spróbować je opóźnić, zwracaj na nie uwagę dopiero po ukończeniu czynności z grup A i B. Ale spróbuj zminimalizować ilość czasu poświęconą na „puste” czynności .

Istnieje duże prawdopodobieństwo przypisania sprawy nieodpowiedniej grupie. Jest to główny problem w budowaniu hierarchii naszych priorytetów. Aby łatwiej sobie z tym poradzić, musisz nauczyć się odpowiadać na dwa pytania za pomocą dwóch słów - „tak” lub „nie”. Na przykład: „Czy wdrożenie tej sprawy pomoże mi zbliżyć się do mojego głównego celu?” Odpowiedź „tak” oznacza wagę sprawy, odpowiedź „nie” jest nieistotna.

„Jeśli nie rozwiążę teraz tego problemu, czy jutro straci na znaczeniu?” Odpowiedź „tak” oznacza pilność sprawy, odpowiedź „nie” - nie pilność. Po określeniu kategorii dla każdej lekcji w ten sposób, najpierw wykonaj czynności z grupy A, a następnie z grupy B.

Najlepszy czas na stworzenie matrycy to początek nowego dnia. Zastanów się dokładnie, jakie zadania napotkasz w najbliższej przyszłości i zapisz je w formie regularnej listy. Następnie przetestuj każde z nich za pomocą powyższych pytań i umieść je w polach zgodnie z odpowiedziami. Nie zapomnij wspomnieć o najmniejszych i najbardziej nieistotnych przypadkach, które na próżno poświęcają nasz czas.

Całkowita liczba zadań, które sam określisz. Po podzieleniu skrzynek na odpowiednie kategorie możesz pisać w zeszycie lub utworzyć regularną wygodną listę w organizatorze telefonicznym, gdy pilność i ważność maleją, tak aby pierwsze na liście były sprawy z grupy A, drugie z B, trzecie z C i D nie musisz w ogóle pisać. Nie zapominaj, że zadania z grup A i C podlegają delegacji krewnym, przyjaciołom, kolegom lub podwładnym. Ale grupa B - są to rzeczy, które należy robić same.

Macierz Eisenhowera może być używana przez każdego, kto jej potrzebuje. Jest dobry, ponieważ będzie równie przydatny dla wszystkich, bez względu na wiek i status społeczny: kierowników organizacji i przedsiębiorstw, zwykłych pracowników i pracowników biurowych oraz gospodyń domowych, studentów i dzieci uczących się w szkołach.

Spójrzmy na przykład, jak mogłyby wyglądać codzienne nagrania w systemie Eisenhower.

Grupa pilnych i ważnych spraw:

• pojechać samochodem na stację paliw w celu naprawy, ponieważ potrzebuję go do pracy;
• złożyć kwartalny raport;
• rozwiązać problem z kartą kredytową.

Grupa pilnych, ale ważnych spraw:

• opracować nowy temat i nakreślić główne kierunki nowego projektu;
• rzucić palenie;
• uczyć się angielskiego;
• wykup członkostwo na siłowni.

Grupa pilnych, ale nieistotnych spraw:

• udać się na rocznicę San Sanych z działu prawnego;
• pogratuluj wszystkim w sieciach społecznościowych pierwszego dnia wiosny.

Grupa spraw pilnych i nieistotnych:

• posprzątaj szafę;
• rozróżnij rzeczy na antresoli;
• oglądać serial;
• grać z papugą.

Matrycę Eisenhowera można porównać z systemem oczyszczania, filtrem, który pozwala pozbyć się niepotrzebnych rzeczy. Na początku może być konieczne codzienne kompilowanie, ale wraz z nagromadzeniem doświadczenia zaczniesz odczuwać na poziomie intuicji, jaki biznes należy do której kategorii. A gdy tylko opanujesz taki system zarządzania czasem i nauczysz się, jak z niego efektywnie korzystać, a także poprawnie rozprowadzać skrzynie według kwadrantów, natychmiast poczujesz przypływ wolności.Zaczniesz mieć czas, aby zrobić wszystko na czas, a jednocześnie nie spieszyć się, twoje życie wróci do normy, cele, które wydają się nieosiągalne, zostaną nagle osiągnięte. I będziesz mieć gwarancję obecności doskonałej kondycji i dobrego humoru, energii i wigoru.

Dyscyplina jest podstawą sukcesu. Z pewnością zwróciłeś uwagę na ludzi, którzy nie mają takich cech, są w niekończącym się wichrze niekończących się „czynów”, przez cały czas robią coś pustego, bezsensownego, ale, zgodnie z ich stwierdzeniami, niemożliwie ważne. A widok tych ludzi jest ciągle zmęczony, wyczerpany, zagubiony, nieszczęśliwy. Zawsze są zirytowani, wybredni i niespokojni.

Jeśli nie chcesz być taki i nie chcesz wzbudzać w ludziach tylko współczucia i litości, musisz działać na zasadzie przeciwnej. Jeśli wszystko dzieje się dla nich tak, a chcesz odwrotnych rezultatów, musisz działać w odwrotny sposób. Mianowicie: aby uporządkować dyscyplinę, opanować metody samoorganizacji, przestrzegać jasnych planów, harmonogramów i reżimów, jasno zrozumieć, kiedy i co robić, a co najważniejsze, dlaczego to wszystko, jaki jest cel. A matryca Eisenhowera będzie dla ciebie doskonałym pomocnikiem w tych sprawach.

Rzeczywiście, nie bez powodu jej założyciel, którego imię nosi, był w stanie zbudować tak oszałamiającą karierę i stać się jednym z najbardziej znanych i lubianych przez prezydentów narodu amerykańskiego, a także odnoszącą sukcesy postacią wojskową. A wszystko to pomimo faktu, że ten wielki człowiek urodził się w biednej rodzinie. Możesz bezpiecznie wziąć przykład od takich osób i skorzystać z narzędzi przez nich wymyślonych.