sammendrag

Sekretær Sammendrag Skrivingstips

innhold

Hva gjør en spesialist?
struktur
Hva trenger ikke å være indikert?
Hvordan skrive et følgebrev?
prøver

Bedriftssekretæren påtar seg oppgavene med å organisere arbeidet i arbeidskollektivet, og spesielt lederen av selskapet. Dette er en assistent for sjefen for selskapet, derfor stilles det ganske strenge krav til kandidater for denne ledige stillingen. La oss gå nærmere inn på spørsmålene om å sammenstille et vellykket CV for å søke på en stilling som sekretær.

Hva gjør en spesialist?

Arbeidet til enhver sekretær krever muligheten til raskt å bytte fra en type arbeidsaktivitet til en annen. Denne personen utfører en rekke oppgaver, men alle er rettet mot å hjelpe den første personen i selskapet i arbeidet, samt å spare sin arbeids- og personlige tid. Tradisjonelt inkluderer stillingsfunksjonene til denne spesialisten papirarbeid, arbeid med telefon, PBX og kontorutstyr, omfordeling av samtaler, samt organisering av møter, forretningsreiser og annet arbeid.

Sekretær i resepsjonen Han er ansvarlig for den første mottakelsen av kunder og besøkende, kommunikasjon på telefon, mottak av fakser, samt servicestøtte for forhandlinger av sjefen.
Admin plikter inkluderer organisering av det mest effektive samspillet mellom de ansatte i bedriften, opprettholdelse av orden på kontorlokalet, vedlikehold av kontorutstyr, og gir selskapets kontor alt nødvendig papirvarer og husholdningsvarer.
Oppgavene til den personlige assistenten til lederen er litt forskjellige. Denne spesialisten er alltid oppdatert med kommende arrangementer.Det ligger på hans skuldre å utarbeide en timeplan for arbeidsmøter med sjefen, oppfyllelse av hans personlige oppgaver og mange andre oppgaver, som vanligvis spesifiseres individuelt i hvert tilfelle.
Domstolens kontorist vanligvis knyttet til en dommer - denne offiseren deltar i rettsmøter og utfører alt nødvendig dokumentararbeid. Domstolens kontorist er engasjert i arkivering av dokumenter, overføring av materiale til kontoret, fører journal over rettsmøtet, samt sender ut stevner. Kravene til denne stillingen er svært høye: arbeidstakeren må ha høyere juridisk utdanning og minst 2 års yrkeserfaring.
Press Secretary fører tilsyn med spørsmål om merkevarepresentasjon, samhandler med media, samler et utvalg av aktuelle nyheter. Den personlige assistenten godtar all korrespondanse, forbereder alle forretningsdokumenter for den første personen i selskapet, samler inn informasjon på en eller annen måte relatert til vedtakelse av viktige beslutninger, og utfører også engangsbestillinger fra sjefen.

Spesifikasjonene finnes også i aktivitetene til notar assistent, sekretær-oversetter, samt en ansatt ved skoleenheten.

struktur

Eventuell CV består av flere blokker. Nedenfor er anbefalinger om hva du skal indikere i hver av dem til den fremtidige sekretæren.

plikter

I en utvidet versjon er listen over stillingsoppgaver til enhver sekretær som følger:

aksept av innkommende brev og søknader, omfordeling av dem, overføring til ansvarlige personer;
mottak av dokumentasjon for signatur til hodet;
svare på innkommende anrop og videresende dem;
organisering av forretningsforhandlinger av sjefen;
utarbeide klager, brev og andre dokumenter etter ønske fra lederen;
å forberede møter og arbeidsmøter, samle inn nødvendig materiale, varsle alle deltakere om arrangementet om sted og tidspunkt for deres avholdelse, avslutte referatet fra møtene;
levering av tjenester for å arrangere et møte med gjester på hodet;
kontroll over utførelsen av selskapets ansatte av administrasjonens ordre;
å gi selskapets administrasjon nødvendig brevpapir, kontorutstyr og andre midler for å lette den jevne driften av personalet;
mottak av besøkende;
vedlikeholde arkivet til selskapet;
Organisering av forretningsreiser til den første personen i selskapet: kjøp av billetter, samt hotellrom reservasjoner
utførelse av andre instruksjoner.

Hvis du søker på stillingen som sekretærassistent, må du være forberedt på at oppgavelisten vil inneholde verifisering av dokumenter, utarbeidelse av analytiske anmeldelser, innsamling av materiale til rapporter og taler.

ferdigheter

En vellykket kandidat for stillingen som sekretær må ha følgende ferdigheter, som kan vises i CVen:

journalføring;
føre telefonsamtaler;
møte og innledende konsultasjon av klienter;
kontorstøtte;
korrespondanse behandling;
organisering av arrangementer og forretningsmøter;
tidsstyring av hodet;
kunnskap om kontorutstyr og kontor-PC-programmer.

Hvilke spesifikke ferdigheter som er prioritert avhenger av virksomhetsområdet til selskapet. For eksempel, hvis du trenger en sekretær i et medisinsk senter, og det vil neppe være behov for inngående kunnskap om papirer og arbeidsflyt, vil du neppe ha behov for muligheten til å utarbeide dokumenter for visum. Denne stillingen krever evne til å kommunisere med kunder, kunnskap om det grunnleggende om medisinske forhold, evnen til å kommunisere på telefonen i store mengder.

prestasjoner

Profesjonelle prestasjoner er viktige for alle arbeidsgivere, og blant de viktigste blir følgende punkter skilles:

optimalisering av dokumentstyring av selskapet;
skape et optimalt arbeidsklima på kontoret;
organisering av et system for samhandling mellom enheter;
Reisestøtte
koordinering av bud- og renholdstjenester.

Profesjonelle og personlige egenskaper

En kompetent sekretær bør ha så viktige egenskaper som:

åpenhet for kommunikasjon;
ansvar og resultatorientering;
aktiv livsstilling;
evne til å utføre oppgaver i multitasking;
muligheten til raskt å bytte fra en aktivitet til en annen;
fraværet av dårlige vaner;
stressmotstand;
nøyaktighet og nøye;
ønsket om å fullføre det som ble begynt til slutt;
anstendighet;
evne til å jobbe med personlig informasjon;
kompetent muntlig og skriftlig språk;
god kunnskap om forretningsetikette;
evne til å opptre i et team.

Arbeidserfaring

Hvis du allerede har jobbet som sekretær, vil det ikke være vanskelig for deg å beskrive arbeidserfaringen din. Det vil være mye vanskeligere for de som søker for arbeid i denne spesialiteten for første gang. Likevel er mangelen på erfaring ikke en grunn til å bli opprørt, du kan alltid fremheve de viktigste ferdighetene du har.

For eksempel kan du spesifisere:

flyt i engelsk og spansk;
besittelse av alle grunnleggende kontorprogrammer;
kunnskap om kontorutstyr;
10-finger blindtaking (300 tegn per minutt).

Du må alltid fremheve trumfkortene dine - dette gjør at arbeidsgiveren kan se hva du er sterk i og bli interessert i ditt kandidatur.

dannelse

For å søke på stillingen som referent for sekretær i et respektabelt selskap, må du ha en høyere utdanning. Imidlertid krever effektiv utførelse av oppgaver ofte tilleggskurs og opplæring i geistlig arbeid, arkivering, samt trening i arbeid med kontorutstyr. På små kontorer utfører sekretærer ofte tilleggsoppgavene som en junioradvokat eller fører regnskapsmateriell. I dette tilfellet vil du trenge en juridisk eller økonomisk utdanning.

Når du søker på stillingen som sekretær-administrator og ansatt i resepsjonen, er tilstedeværelsen av høyere utdanning ikke grunnleggende.

Hva trenger ikke å være indikert?

La oss dvele litt mer med hva som ikke trenger å være indikert i CVen.

Hobbyer og hobbyer. Du skal ikke male i detalj hvordan du liker å dyrke blomster / strikke / brodere i tilfelle din fremtidige aktivitet ikke er relatert til dette.
All tilgjengelig arbeidserfaring. Mange begynner sin karriere med stillinger som selger, vaktmester eller renholder. Hvis du har jobbet i mer enn 10 år, vil det være ganske nok å stoppe på 2-3 steder i en lignende spesialitet.
Sekretæren må ha et hyggelig utseende, derfor anbefales det å legge ved et fotografi på CVen. Imidlertid er ingen seksuell bakgrunn tillatt her - begrens deg til et strengt bilde "for dokumenter". Bilder i en badedrakt eller restaurant kan ikke behandles korrekt.

Hvordan skrive et følgebrev?

Et følgebrev er ikke påkrevd, men gjør likevel et gunstig inntrykk for den potensielle arbeidsgiveren. Det er ikke nødvendig å gjenta alt som er skrevet i selve CVen. Her må du identifisere din interesse for den ledige stillingen og kort understreke tilstedeværelsen av grunnleggende ferdigheter og kompetansefor å hjelpe deg med profesjonelle oppgaver.

På slutten av brevet, takk for interessen din og uttrykk et oppriktig håp om et svar.