Bedriftskommunikasjonskultur

Bedriftskommunikasjonsevner er nødvendige for en vellykket karriere innen alle felt: suksess i bedriftskommunikasjon vil i stor grad avhenge av ferdighetene i hverdagskommunikasjon, men den profesjonelle sfæren har sine egne detaljer. Kulturen for forretningskommunikasjon er en måte å samhandle med kolleger, overordnede, underordnede og samarbeidspartnere, samt visse regler. Det er veldig viktig å bygge kommunikasjon avhengig av situasjon, mål og mål, i tillegg til å kunne tilpasse seg raskt til endrede situasjoner.

Kommunikativ kultur er et bredere konsept enn et sett med talehandlinger. Den består av mange komponenter. I kulturen for forretningskommunikasjon er utseende av stor betydning: det må tilsvare aktivitetsområdet og den spesifikke situasjonen.

For å jobbe med klienter er det vanligvis en uniform, for å jobbe på kontoret - en forretningsdrakt, folk i kreative yrker kler seg på en viss måte, og de som inntar seniorstillinger må understreke sin status med klær og tilbehør. Det kan se ut som om utseendet ikke er direkte relatert til forretningskommunikasjon. Imidlertid er det førsteinntrykket du gjør som avgjør samtalepersonens holdning til deg. Hvis dette inntrykket er negativt, må du bruke mye energi i prosessen med dialog for å rehabilitere deg selv.

Ikke-verbalt språk er like viktig i kommunikasjonen. Holdninger, bevegelser og atferd er veldig viktige fra psykologiens synspunkt. Forsøk å sørge for at ansiktsuttrykk er ganske behersket. Gesticulation er veldig viktig, men den skal være moderat og ikke for intens.

Hvis du er forpliktet til partnerdialog, er det bedre å velge en åpen stilling.Du kan prøve å forsøke å tilpasse seg samtalens stilling. For å unngå å bli oppfattet med aggresjon, bør øyekontakt bare ta noen få sekunder. Å sitte ved forhandlingsbordet er ikke rett overfor samtalepartneren, men litt på siden.

Av like stor betydning er hva du sier og hvordan du sier det. Det er veldig viktig å ha pålitelig informasjon, kunne operere på fakta og bygge innholdet i diskusjonen riktig.

Det er viktig å velge ord, intonasjon, positurer og bevegelser for en spesifikk situasjon, fordi i forskjellige tilfeller ulik atferd vil være passende. Kulturen for forretningskommunikasjon, avhengig av situasjonen og målene som nås, kan deles inn i flere typer:

• Mentortype innebærer oppbyggelse. Dette alternativet er typisk for opplæringsprosessen for praktikanter, for en pedagogisk og vitenskapelig hendelse, for å forklare underordnede individuelle arbeidsmomenter, så vel som for teamarbeid med kolleger, hvis du er en ekspert på området de er mindre godt kjent med. Svært ofte er slik kommunikasjon bygget i form av en monolog, men i moderne forretningskommunikasjon anses dialog å være å foretrekke: selv i læringsprosessen, prøv å engasjere samtalepartnere i diskusjonen og lytte til deres synspunkter.
• Motiverende type Målet er å interessere en person i prosjektet, overbevise ham om egnetheten til en bestemt jobb, å hjelpe de ansatte til å tro på seg selv og føle seg mer trygge på en ny eller ganske enkelt vanskelig virksomhet. For å lykkes, prøv å unngå vanlige setninger og klisjeer. Det beste er å stille et personlig eksempel, fortelle din egen historie og forklare med dine egne ord hva som tiltrekker deg akkurat til et bestemt prosjekt.
• Konfronterende type kommunikativ kultur provoserer samtalepartneren til å innvende deg, til å være uenig i ditt synspunkt. Denne typen inkluderer en rekke teknikker som brukes i tilfelle en interessekonflikt. Oftest er konfrontasjonssituasjonen karakteristisk for forhandlinger, samt å øke oppmerksomheten når du arbeider med et passivt, inert publikum.
• Informasjonstype den mest nøytrale - i rammene kan du ganske enkelt formidle denne eller den informasjonen til lytteren. Forsøk å unngå å forvirre informasjonstypen med andre. Hvis målet er å informere samtalepartneren, trenger du ikke å prøve å lære ham, smitte med entusiasmen din eller komme i konflikt. Samtidig er det nødvendig at presentasjonen er forståelig - for dette, prøv å tilpasse seg samtalepartneren og forklare alt med eksempler som er klare for ham.

De fleste av de viktige problemene knyttet til profesjonelle aktiviteter, bestemte seg for å løse i prosessen med personlig kommunikasjon. For omgjengelige og åpne mennesker som vet hvordan de skal presentere all informasjon (gjennom gester, ansiktsuttrykk og intonasjon), er dette mer et pluss enn et minus. I personlig forretningskommunikasjon spiller ikke innholdet i diskusjonen noen nøkkelrolle, det viktigste er å etablere kontakt og oppgi riktig posisjon.

Personlig kommunikasjon kan bestå av ganske lange monologer eller tvert imot fra mer eller mindre korte setninger. Og i det, og i et annet tilfelle, er det veldig viktig å ikke bare oppgi informasjonen, som om du skriver et sammendrag, men å formidle den til en spesifikk samtalepartner og tilpasse deg den. Før forhandlingene, skriv ned de viktigste punktene du vil diskutere, men husk aldri tale - det er nødvendig å endre karakteren til fortellingen, sekvensen, eksemplene (avhengig av reaksjon fra publikum).

På samme måte må du jobbe med intonasjon og gester. Hvis du mister samtalepartnerens oppmerksomhet, gjør talen mer emosjonell. Hvis du føler en uønsket konfrontasjon med en partner, kan du prøve å kopiere personens holdninger og gester.Det er veldig viktig å ikke oppføre seg for behersket, ellers vil presentasjonen av informasjon være kjedelig, og du vil gi inntrykk av en usikker person.

I løpet av en personlig samtale må man ofte spontant ta vanskelige beslutninger. Hvis forhandlingsprosessen ikke tar opp temaene du forventet, er det veldig viktig å være rolig. Forsøk å ikke svare på problemer med overdreven spenning, svar alltid rolig. Hvis du ikke umiddelbart kan bestemme hvilken beslutning du skal ta, kan du alltid ta litt tid å tenke og veie alle fordeler og ulemper i et rolig miljø.

Mange saker blir nå adressert på telefon. Vanligvis er dette ubetydelige avklaringer av informasjon eller organisatoriske aspekter: for eksempel når kolleger ringer, spesifiserer kolleger ofte navn og eksakte numre, gjør avtaler, gir eller mottar oppgaver. Lange telefonsamtaler foregår vanligvis bare når det ikke er anledning til å møtes personlig. Videre blir videosamtaler som har sine egne detaljer i økende grad brukt til mer fullstendig kommunikasjon.

For en vellykket telefonsamtale som påvirker arbeidsøyeblikkene, er det nødvendig å vurdere følgende nyanser:

• Hvis du ringer noen, er det viktig å spørre om personen er komfortabel med å snakke nå. Å ringe etter timer i de fleste selskaper aksepteres ikke i henhold til etikette (med mindre det var en egen avtale).
• Husk at det kan være forstyrrelse i kommunikasjonen - eller utvendig støy kan forstyrre samtalen. I en telefonsamtale er det viktig å snakke så tydelig og ikke for raskt.
• Bygg talen slik at den er så spesifikk som mulig og oppfattes nøyaktig som du hadde tenkt. I prosessen med personlig kommunikasjon spiller ansiktsuttrykk og gester en veldig viktig rolle - dette gjør at du bedre kan forstå samtalepersonens hint, understatement og skjulte motiv. Når du snakker i telefonen blir du fratatt denne muligheten.
• Prøv å diskutere nødvendige problemer over telefonen så kort som mulig. For komplekse forhandlinger eller kontroversielle diskusjoner er telefonsamtale sjelden egnet, derfor er det viktig å oppgi bare det viktigste. Detaljer diskuteres best personlig eller ved bruk av video.

Videosamtaler i moderne bedriftskultur begynner nå å bli brukt mer og mer. For det første er de med på å opprettholde kontakten med partnere fra forskjellige land og forhandle så effektivt som mulig. For det andre er det mange som jobber eksternt hjemmefra, og videosamtaler gjør det enkelt å løse problemer.

Hvis du har slike forretningssamtaler, er det viktig å ta hensyn til følgende:

• Utseendet ditt vil gå langt. Selv om du er hjemme, kan du prøve å kle deg på en forretningsmessig måte.
• Finn et sted i huset hvor bakgrunnen vil være mer eller mindre nøytral. Hvis det i bakgrunnen er et kjøkken, en fungerende TV eller leker barn, kan dette forstyrre løsningen av forretningsproblemer.
• Mange bruker nå hodetelefoner, men det er verdt å huske: de lar deg høre den andre personen bedre, men garanterer ikke at den andre personen kan høre deg godt hvis du snakker gjennom støyen. Hvis du løser bedriftens problemer hjemmefra, kan du be familien om å være stille eller bare sitte i et eget rom.
• Foran kameraet er det spesielt viktig å kontrollere dine egne gester og ansiktsuttrykk. Ofte oppstår kommunikasjonsproblemer, bildet kan lastes sakte og oppmerksomhet kan rettes mot alle mislykkede ansiktsuttrykk.
• Hvis du diskuterer alvorlige spørsmål som krever notater eller dokumentasjon foran øynene, må du forberede alt dette på forhånd (før samtalen) og videresende nødvendig materiale til din samtalepartner.

Mange saker i organisasjoner blir nå adressert ved korrespondanse. En av fordelene med slik virksomhetskommunikasjon er informasjonsstrukturen.Hvis du i prosessen med live kommunikasjon ikke kan ta hensyn til visse punkter som er viktige for samtalepartneren (eller bare glem nødvendig informasjon), i nedtegnet form vil det være mulig å ta hensyn til alle nyansene.

Hvis du snakker mye med kolleger og korrespondansepartnere, er det veldig viktig å kunne skrive riktig. Tekstredaktører korrigerer ikke alltid grammatikkfeil på riktig måte, så du bør ikke stole helt på dem - hvis du ikke er sikker på stavemåten til et ord, sjekk deg selv i ordboken. Vær forsiktig når du sender tekstmeldinger fra telefoner og nettbrett - Med den automatiske inndatafunksjonen kan ordene dine erstattes av andre, og meldingen blir ganske enkelt meningsløs.

Mange anser forretningskorrespondanse som en enklere oppgave enn å forhandle i det virkelige liv - det er faktisk alltid tid til å tenke på et budskap, og i prosessen med en reell dialog må du svare spontant. Minuset er imidlertid at du ikke får en spontan reaksjon fra samtalepartneren, og dette er et viktig psykologisk aspekt.

Les mer om kulturen for forretningskommunikasjon videre.