Zakelijke communicatiecultuur

Zakelijke communicatieve vaardigheden zijn nodig voor een succesvolle carrière op elk gebied: succes in bedrijfscommunicatie hangt grotendeels af van de vaardigheden van alledaagse communicatie, maar de professionele sfeer heeft zijn eigen specifieke kenmerken. De cultuur van zakelijke communicatie is een manier van interactie met collega's, leidinggevenden, ondergeschikten en partners, evenals bepaalde regels. Het is erg belangrijk om communicatie op te bouwen afhankelijk van de situatie, doelen en doelstellingen, en om je snel aan te passen aan veranderende situaties.

Communicatieve cultuur is een breder concept dan een reeks spraakhandelingen. Het bestaat uit veel componenten. In de cultuur van zakelijke communicatie is uiterlijk van groot belang: het moet passen bij de sfeer van uw activiteit en de specifieke situatie.

Voor het werken met klanten is er meestal een uniform, voor het werken op kantoor - een pak, mensen met creatieve beroepen kleden zich op een bepaalde manier en degenen die een hogere functie bekleden, moeten hun status benadrukken met kleding en accessoires. Het lijkt erop dat het uiterlijk niet direct verband houdt met zakelijke communicatie. Het is echter de eerste indruk die u maakt die de houding van de gesprekspartner ten opzichte van u bepaalt. Als deze indruk negatief is, zult u veel energie moeten steken in het proces van dialoog om uzelf te rehabiliteren.

Non-verbale taal is even belangrijk in communicatie. Je houdingen, gebaren en gedragingen zijn erg belangrijk vanuit het oogpunt van psychologie. Probeer ervoor te zorgen dat gezichtsuitdrukkingen behoorlijk ingetogen zijn. Gesticulatie is erg belangrijk, maar het moet matig zijn en niet te intens.

Als je toegewijd bent aan partnerdialoog, is het beter om een ​​open houding te kiezen.Je kunt proberen je voorzichtig aan te passen aan de houding van de gesprekspartner. Om te voorkomen dat u met agressie wordt waargenomen, duurt oogcontact slechts enkele seconden. Aan de onderhandelingstafel zitten is niet direct tegenover de gesprekspartner, maar een beetje aan de zijkant.

Even belangrijk is wat u zegt en hoe u het zegt. Het is erg belangrijk om betrouwbare informatie te hebben, te kunnen werken op feiten en de inhoud van de discussie correct op te bouwen.

Het is belangrijk om voor een specifieke situatie woorden, intonatie, poses en gebaren te kiezen, omdat in verschillende gevallen ander gedrag passend is. De cultuur van zakelijke communicatie kan, afhankelijk van de situatie en de nagestreefde doelen, in verschillende typen worden onderverdeeld:

• Mentortype impliceert opbouw. Deze optie is typerend voor het opleiden van stagiaires, voor een educatief en wetenschappelijk evenement, voor het uitleggen van ondergeschikte individuele werkmomenten, maar ook voor teamwork met collega's, als je een expert bent in het vakgebied waarin ze minder bedreven zijn. Vaak wordt dergelijke communicatie gebouwd in de vorm van een monoloog, maar in moderne zakelijke communicatie wordt de dialoog als de voorkeur beschouwd: probeer zelfs in het leerproces gesprekspartners bij de discussie te betrekken en naar hun standpunten te luisteren.
• Motiverend type het doel is om een ​​persoon in het project te interesseren, hem te overtuigen van de geschiktheid van een bepaalde baan, om werknemers te helpen in zichzelf te geloven en meer vertrouwen te hebben in een nieuw of gewoon moeilijk bedrijf. Probeer voor succes veel voorkomende uitdrukkingen en clichés te vermijden. Het beste is om een ​​persoonlijk voorbeeld te geven, je eigen verhaal te vertellen en in je eigen woorden uit te leggen wat je precies aantrekt tot een bepaald project.
• Confronterend type communicatieve cultuur lokt de gesprekspartner uit om bezwaar tegen u te maken, om het niet eens te zijn met uw standpunt. Dit type omvat een aantal technieken die worden gebruikt in geval van belangenverstrengeling. Meestal is de situatie van confrontatie kenmerkend voor onderhandelingen en om de aandacht te vergroten bij het werken met een passief, inert publiek.
• Soort informatie de meest neutrale - in zijn raamwerk kun je deze of die informatie eenvoudig overbrengen naar de luisteraar. Probeer te voorkomen dat het informatietype met anderen wordt verward. Als het doel is om de gesprekspartner te informeren, hoef je hem niet te leren, met je enthousiasme te besmetten of een conflict aan te gaan. Tegelijkertijd moet de presentatie begrijpelijk zijn - probeer je hiervoor aan te passen aan de gesprekspartner en leg alles uit met voorbeelden die hem duidelijk zijn.

De meeste belangrijke kwesties met betrekking tot professionele activiteiten, besloten op te lossen in het proces van persoonlijke communicatie. Voor sociale en open mensen die weten hoe ze informatie correct moeten presenteren (door middel van gebaren, gezichtsuitdrukkingen en intonatie), is dit meer een pluspunt dan een minpuntje. Bij persoonlijke zakelijke communicatie speelt de inhoud van de discussie geen sleutelrol, het belangrijkste is om contact te leggen en je standpunt correct te vermelden.

Persoonlijke communicatie kan bestaan ​​uit vrij lange monologen of juist uit min of meer korte zinnen. En in dat, en in een ander geval, is het erg belangrijk om niet alleen de informatie te vermelden, alsof je een samenvatting schrijft, maar om deze over te brengen aan een specifieke gesprekspartner en je eraan aan te passen. Schrijf voor de onderhandelingen de belangrijkste punten op die u wilt bespreken, maar onthoud nooit spraak - het is noodzakelijk om de aard van het verhaal, de volgorde, voorbeelden te veranderen (afhankelijk van de reactie van het publiek).

Op dezelfde manier moet je werken met intonatie en gebaren. Als je de aandacht van de gesprekspartner verliest, maak de toespraak dan emotioneler. Als je een ongewenste confrontatie met een partner voelt, probeer dan de houdingen en gebaren van de persoon te kopiëren.Het is erg belangrijk om je niet te terughoudend te gedragen, anders wordt de presentatie van informatie saai en krijg je de indruk van een onzeker persoon.

Tijdens een persoonlijk gesprek moet men vaak spontaan moeilijke beslissingen nemen. Als het onderhandelingsproces niet de onderwerpen behandelt die u verwachtte, is het erg belangrijk om kalm te blijven. Probeer niet te reageren op problemen met overmatige opwinding, reageer altijd kalm. Als u niet direct kunt bepalen welke beslissing u moet nemen, kunt u altijd de tijd nemen om na te denken en alle voor- en nadelen af ​​te wegen in een rustige omgeving.

Veel problemen worden nu telefonisch aangepakt. Meestal zijn dit onbeduidende verduidelijkingen van alle informatie of organisatorische aspecten: collega's die bijvoorbeeld bellen, geven vaak namen en exacte nummers op, maken afspraken, geven of ontvangen taken. Lange telefoongesprekken vinden meestal alleen plaats als er geen gelegenheid is om elkaar persoonlijk te ontmoeten. Bovendien worden videogesprekken met hun eigen specifieke kenmerken steeds vaker gebruikt voor een completere communicatie.

Voor een succesvol telefoongesprek dat van invloed is op werkmomenten, moeten de volgende nuances worden overwogen:

• Als je iemand belt, is het belangrijk om te vragen of de persoon zich nu prettig voelt om te praten. Bellen buiten kantooruren wordt bij de meeste bedrijven niet geaccepteerd volgens etiquette (tenzij er een aparte overeenkomst was).
• Houd er rekening mee dat de communicatie kan worden gestoord - of dat externe ruis het gesprek kan verstoren. In een telefoongesprek is het belangrijk om zo duidelijk en niet te snel te spreken.
• Bouw je toespraak zo op dat deze zo specifiek mogelijk is en precies wordt waargenomen zoals je bedoelde. In het proces van persoonlijke communicatie spelen gezichtsuitdrukkingen en gebaren een zeer belangrijke rol - hierdoor kunt u de hints, understatement en verborgen motieven van de gesprekspartner beter begrijpen. Als u telefoneert, wordt u deze mogelijkheid ontnomen.
• Probeer de noodzakelijke problemen zo kort mogelijk telefonisch te bespreken. Voor complexe onderhandelingen of controversiële discussies is een telefoongesprek zelden geschikt, daarom is het belangrijk alleen het belangrijkste te vermelden. Details worden het best persoonlijk besproken of met behulp van video.

Videogesprekken in de moderne bedrijfscultuur beginnen steeds meer te worden gebruikt. Ten eerste helpen ze contact te onderhouden met partners uit verschillende landen en onderhandelen ze zo efficiënt mogelijk. Ten tweede werken veel mensen nu op afstand vanuit huis, en videogesprekken maken het eenvoudig om eventuele problemen op te lossen.

Als u dergelijke zakelijke gesprekken voert, is het belangrijk om op het volgende te letten:

• Je uiterlijk zal een lange weg gaan. Probeer, zelfs als je thuis bent, je op een zakelijke manier te kleden.
• Zoek een plek in huis waar de achtergrond min of meer neutraal zal zijn. Als er op de achtergrond een keuken, een werkende tv of spelende kinderen is, kan dit het oplossen van zakelijke problemen verstoren.
• Veel mensen gebruiken nu een koptelefoon, maar het is de moeite waard eraan te denken: ze stellen je in staat de ander beter te horen, maar garanderen niet dat de ander je goed kan horen als je door het geluid spreekt. Als u thuis zakelijke problemen oplost, vraag dan uw familie om stil te zijn of ga gewoon in een aparte kamer zitten.
• Voor de camera is het vooral belangrijk om je eigen gebaren en gezichtsuitdrukkingen te bedienen. Vaak treden er communicatieproblemen op, kan het beeld langzaam worden geladen en kan aandacht worden besteed aan alle mislukte gezichtsuitdrukkingen.
• Als u ernstige problemen bespreekt waarvoor u voor uw ogen aantekeningen of documentatie nodig heeft, bereid dit dan van tevoren (vóór het gesprek) voor en stuur het benodigde materiaal door naar uw gesprekspartner.

Veel problemen in organisaties worden nu per brief beantwoord. Een van de voordelen van dergelijke zakelijke communicatie is de informatiestructuur.Als je tijdens live communicatie geen aandacht kunt besteden aan bepaalde punten die belangrijk zijn voor de gesprekspartner (of vergeet gewoon de nodige informatie), zal het in geregistreerde vorm mogelijk zijn om rekening te houden met alle nuances.

Als je veel met collega's en correspondentiepartners praat, is het erg belangrijk om correct te kunnen schrijven. Teksteditors corrigeren grammaticafouten niet altijd correct, dus u moet er niet volledig op vertrouwen - als u niet zeker bent van de spelling van een woord, controleer dan uzelf in het woordenboek. Voorzichtigheid is geboden bij het verzenden van sms-berichten vanaf telefoons en tablets - met de automatische invoerfunctie kunnen uw woorden worden vervangen door anderen, en de boodschap wordt gewoon zinloos.

Velen beschouwen zakelijke correspondentie als een eenvoudiger taak dan in het echte leven te onderhandelen - inderdaad, er is altijd tijd om na te denken over een bericht, en in het proces van een echte dialoog moet je spontaan reageren. Het minpuntje is echter dat je geen spontane reactie krijgt van de gesprekspartner, en dit is een belangrijk psychologisch aspect.

Lees verder over de cultuur van zakelijke communicatie.