Matriks Eisenhower - gunakan masa dengan betul

Dalam abad kita yang pantas pantas, masa tidak kelihatan seperti pergi, tetapi terbang dengan kelajuan pesawat supersonik. Dalam kitaran peristiwa dan hari, penuh dengan banyak urusan dan rancangan, sering kali kita tidak dapat menyedari bahkan separuh daripada apa yang dirancang. Dan saya mahu menangkap segala-galanya. Bagaimana untuk menggunakan masa dengan betul, menggunakan matriks Eisenhower, kami akan mempertimbangkan lebih terperinci.

Masa adalah semua yang kita ada. Untuk lebih baik atau lebih teruk, kita hidup kita secara langsung bergantung kepada bagaimana dan apa yang kita habiskan masa kita. Dan mereka yang ingin mempunyai masa untuk melakukan banyak jalan mereka, sebagai peraturan, belajar untuk menguruskan masa mereka dengan berkesan. Pengurusan masa (pengurusan masa) tidak lebih daripada perancangan. Ia adalah yang membantu untuk berhenti bimbang kerana rasa pahit bahawa masa yang singkat, bahawa ia amat kurang, dan kerana ini tidak ada yang boleh dilakukan.

Suatu ketika dahulu, tokoh tentera dan politik Amerika yang terkenal Dwight David Eisenhower serius terlibat dalam mencari penyelesaian kepada masalah perancangan yang berkesan, dia juga presiden Amerika Syarikat. Dan dia dapat mencari penyelesaian untuk masalah ini, malah dia datang dengannya sistem pengurusan masa.

Ia hanya berlaku bahawa otak manusia lebih mudah dan lebih baik melihat maklumat berstruktur, iaitu, dibawa ke dalam beberapa sistem tertentu, dipecahkan ke dalam rak. Pada masa yang sama, lebih baik untuk memvisualisasikan rak ini, untuk menjadikannya visual, contohnya, menggunakan beberapa jenis gambarajah atau gambar rajah.Justru prinsip pengedaran kes ini yang mendasari matriks Eisenhower, yang merupakan salah satu kaedah utama dalam teori pengurusan masa yang berkesan.

Penglihatan rencana tindakan dan tindakan menggunakan matriks sangat mudah. Lukiskan persegi di atas kertas, bahagikannya dengan dua garis tegak lurus ke dalam empat medan yang sama. Anda perlu mendapatkan tingkap dengan grill dalam bentuk salib. Bidang ini akan memecahkan kes anda kepada 4 kumpulan, masing-masing bergantung pada tanda-tanda penting / ketidaksimenan dan urgensi / tidak mendesak. Bidang yang terbentuk dari persimpangan garis disebut quadrants (konsep matematik) dan dilambangkan sebagai berikut:

• kuadran A (tugas penting dan mendesak);
• kuadran B (penting, tetapi tugas tidak penting);
• kuadran C (tidak penting, tetapi tugas mendesak);
• kuadran D (tugas tidak penting dan tidak penting).

Matriks Eisenhower mempunyai kedua-dua kelebihan dan kekurangan. Kami akan menerangkan kedua-dua itu dan yang lain, dan kami akan mulakan dengan kelebihan.

• Walaupun namanya "matriks", yang membayangkan sesuatu yang rumit, sistem itu sebenarnya sangat mudah difahami dan digunakan tanpa sebarang kesulitan.
• Kes, matlamat dan objektif dibahagikan kepada hanya 4 kategori, ini membantu untuk menavigasi mereka dengan lebih baik.
• Pengagihan tugas mengikut kriteria penting dan penting membolehkan anda menolak perkara-perkara yang tidak penting dan tidak penting ke dalam latar belakang, sehingga membolehkan anda untuk bergerak ke depan yang penting dan mendesak. Ini adalah bagaimana kes dianalisis dan ditapis. Mereka yang tidak perlu membuang masa sama sekali dihapuskan.
• Kelebihan utama ialah matriks membolehkan anda membuat kos masa seefisien yang mungkin, yang seterusnya memungkinkan untuk melakukan segala-galanya tepat pada waktunya.

Kelemahan sistem ini juga tersedia.

• Matriks tidak berkesan dalam perancangan jangka panjang. Ia sesuai untuk urusan semasa atau untuk masa terdekat.
• Apabila tiada matlamat harian, maka tidak perlu menggunakan sistem sedemikian.
• Untuk menggunakan matriks dengan berkesan, anda perlu dengan cepat dan tepat mengedarkan matlamat menjadi kumpulan. Untuk melakukan ini, anda perlu memahami mana daripada mereka yang boleh diberikan tahap "penting", dan matlamat mana yang tidak begitu penting, yang mesti diselesaikan dengan segera, dan yang merupakan pilihan. Latihan semacam itu memerlukan masa, iaitu, matriks tidak "berfungsi" untuk anda dengan segera, tetapi itu adalah tolak.
• Dan, sebagai akibat daripada perenggan yang terdahulu, mungkin ada kesilapan dengan ketepatan menugaskan kes status tertentu.

Kami menganggap setiap kuadran matriks lebih terperinci.

Jika anda seorang tuan dalam perancangan, maka kuadran A akan kosong. Jika ada perkara di dalamnya, ini menunjukkan organisasi miskin anda. Anda membenarkan pendidikan dalam hal-hal rummages dan penyumbatan. Alasan gambar ini, sebagai peraturan, kemalasan.

Atau anda tidak boleh mengutamakan dengan betul. Sudah tentu, kadang-kadang situasi seperti ini dibenarkan, tetapi apabila ini diperhatikan secara sistematik, ia hanya perlu untuk mengendalikan disiplin diri sendiri. Untuk mengelakkan "menyelesaikan" fad dalam kuadran A, adalah perlu untuk mengatasi tugas-tugas yang diperkenalkan dalam bidang-bidang lain pada waktu yang tepat.

Tetapi senarai tugas kecil dalam kuadran A masih boleh dimasukkan. Ia boleh:

• isu kesihatan;
• kes, kegagalan yang boleh mencetuskan kemunculan masalah, memperburuk kualiti hidup, mengancam kesejahteraan keluarga dan kerja;
• kes-kes, kegagalan yang mana akan merumitkan jalan ke arah mencapai matlamat utama atau membawa kepada gangguan mereka;
• jalan keluar dari pelbagai situasi kecemasan dan krisis.

Jika, walau bagaimanapun, anda mempunyai banyak mata dalam kuadran ini, kemudian melepaskan segala usaha untuk menghapuskannya. Dan jangan lupa bahawa pelaksanaan barang-barang tertentu dari senarai yang penting dan mendesak dapat diarahkan sepenuhnya, didelegasikan kepada seseorang dari proksi, tidak perlu membebani beban semua urusan hanya pada diri sendiri.Pendekatan ini akan membantu dengan cepat menampung kepenuhan kuadran A.

Pemerhatian menunjukkan bahawa orang yang lebih suka menyelesaikan masalah dari kuadran B menjadi yang paling berjaya, bergerak naik tangga kerjaya dengan lebih cepat, paling makmur dari segi kewangan, tidak kekurangan masa dan hidup yang harmoni, lengkap. Tugas-tugas yang tidak mendesak tergolong dalam kategori yang paling menjanjikan dan keutamaan, dan jika seseorang memberi perhatian utama kepada mereka, maka segala-galanya berkembang sebagaimana mestinya.

Perlu diingat bahawa kekurangan urgensi dalam kumpulan B kadang-kadang membawa kepada penangguhan dalam memenuhi titik yang ditetapkan, dan mereka berpindah ke kumpulan A, di mana mereka akan memerlukan respons yang cepat. Sekiranya kita menyelesaikan tugas yang penting tetapi tidak begitu penting secara beransur-ansur dan teratur, maka proses ini akan berjalan dengan tenang dan efisien. Adalah perlu untuk mendekati jenis perniagaan ini secara bertanggungjawab, dan kekurangan mendesak memungkinkan untuk sepenuhnya mengawal kemajuan perkara itu, membawa semua butiran kepada yang ideal, dengan jelas berfikir melalui semua langkah, dengan itu memperoleh hasil yang produktif.

Matriks Eisenhower terutamanya mengajar anda bagaimana untuk memberi keutamaan. Ini bermakna bahawa perkara yang paling penting dalam perancangan adalah keupayaan untuk membezakan perkara-perkara penting yang membawa anda ke matlamat yang hebat dari orang-orang yang menengah. Tugas yang perlu dibawa ke dalam kumpulan C tidak penting, pada dasarnya, mereka adalah perkara yang mengalihkan perhatian dari matlamat utama, mereka tidak menyumbang kepada kemajuan, tetapi, sebaliknya, hanya menghalang proses pembangunan. Selalunya mereka menghalang anda daripada menumpukan perhatian untuk mencapai matlamat penting dan dengan itu mengurangkan keberkesanan masa lalu.

Anda tidak boleh mengelirukan perkara penting dari medan C, yang tidak penting, dengan hal-hal yang mendesak dari medan A, yang sangat penting. Ini, sebagai peraturan, membawa kepada hakikat bahawa yang benar-benar penting akan kekal di latar belakang. Contoh yang jelas mengenai situasi sedemikian adalah pertemuan yang dikenakan oleh seseorang dari luar yang tidak perlu, atau perbualan yang panjang, pergi ke pesta dan perayaan, undangan yang berasal dari orang yang tidak menarik minat anda, beberapa jenis pekerjaan rumah tangga, pecahan peralatan rumah tangga dan sebagainya. Ya, ini mesti dilakukan dengan segera, tetapi penyelesaian tugas ini bukanlah keperluan penting, dan kegagalan mereka untuk memenuhi tidak memerlukan masalah.

Kelas-kelas dari kumpulan ini tidak memberi apa-apa, sebaliknya, mereka boleh melakukan banyak bahaya. Mereka harus cuba ditunda sehingga kemudian, dan lebih baik untuk mengabaikannya. Tetapi musuh mesti diketahui oleh penglihatan - adalah penting untuk menyusun senarai "perosak" seperti di lapangan D, kerana ini adalah aktiviti yang "makan" waktu kita. Inilah perkara-perkara yang begitu menarik dan menarik bagi ramai orang kerana keadilan mereka dan janji untuk memberikan kelonggaran dan kesenangan, untuk meluangkan masa dalam kebahagiaan yang indah.

Ciri-ciri "kes" ini mencipta godaan yang hebat untuk menangani mereka di tempat pertama, dan, seperti yang mereka katakan, menunggu seluruh dunia. Ia boleh menjadi sangat sukar untuk keluar dari kolam barang-barang semacam itu, kerana mereka benar-benar menyeret seseorang. Tetapi percubaan untuk menghancurkan kebiasaan berurusan dengan mereka tidak boleh dibiarkan.

Aktiviti-aktiviti ini termasuk:

• perbualan mengenai apa-apa, kosong, perbualan yang tidak bermakna (baik melalui telefon dan hidup);
• sama seperti perbualan dari perenggan sebelumnya, surat-menyurat dalam messenger, rangkaian sosial, semua jenis sembang;
• menonton filem, siri, program televisyen yang tidak membawa beban semantik, mengganggu masalah dan hal ehwal yang serius, menyebabkan pelbagai emosi negatif;
• permainan komputer dan lain-lain (tidak membangun).

Rehat untuk badan dan jiwa tidak diragukan lagi diperlukan, tetapi terdapat banyak cara lain yang berguna untuk pelaksanaannya:

• membaca kesusasteraan berkualiti;
• perjalanan ke pameran, teater dan muzium;
• permainan perisikan-membangun;
• kelas di kolam renang, gimnasium, hiking di gelanggang luncur, perjalanan lapangan di luar bandar, perjalanan, dll.

Sekiranya anda tidak dapat memadam sepenuhnya pekerjaan berbahaya dari kumpulan D dari kehidupan anda, maka sekurang-kurangnya anda harus cuba menangguhkannya, perhatikan mereka hanya apabila perkara dari kumpulan A dan B selesai.Tetapi cuba meminimumkan jumlah masa yang dihabiskan untuk aktiviti "kosong" .

Terdapat kebarangkalian yang tinggi untuk mengaitkan perkara itu kepada kumpulan yang tidak sesuai. Inilah masalah utama dalam membina hierarki keutamaan kami. Untuk memudahkannya, anda perlu belajar bagaimana menjawab dua soalan dengan bantuan dua perkataan - "ya" atau "tidak". Sebagai contoh: "Adakah pelaksanaan kes ini membantu saya mendekati matlamat utama saya?" Jawapannya "ya" bermaksud kepentingan kes itu, jawapan "tidak" adalah tidak penting.

"Jika saya tidak menyelesaikan masalah ini sekarang, adakah ia akan kehilangan kaitan esoknya?" Jawapannya "ya" bermakna perkara yang mendesak, jawapan "tidak" - tidak perlu. Setelah menentukan kategori untuk setiap pelajaran dengan cara ini, pertama sekali melakukan perkara dari kumpulan A, dan kemudian dari kumpulan B.

Masa terbaik untuk menyusun matriks adalah permulaan hari baru. Berfikir dengan teliti tentang tugas-tugas yang anda hadapi dalam masa terdekat dan tuliskannya dalam bentuk senarai biasa. Kemudian ujian masing-masing menggunakan soalan-soalan di atas dan letakkannya di dalam bidang mengikut jawapannya. Jangan lupa menyebutkan kes terkecil dan paling tidak penting, yang hanya mengambil masa yang sia-sia.

Jumlah tugas yang anda tentukan untuk diri sendiri. Setelah membahagikan kes-kes ke dalam kategori-kategori yang sesuai, anda boleh menulis di dalam buku nota atau membuat senarai mudah yang biasa di penganjur telefon kerana penurunan urgensi dan kepentingan, supaya yang pertama dalam senarai adalah kes dari kumpulan A, yang kedua dari B, yang ketiga dari C, dan dari D anda tidak perlu menulis sama sekali. Jangan lupa bahawa tugas-tugas dari kumpulan A dan C tertakluk kepada delegasi kepada saudara-mara, rakan-rakan, rakan sekerja atau orang bawahan. Tetapi kumpulan B - ini adalah perkara yang penting untuk dilakukan dengan sendirinya.

Matriks Eisenhower boleh digunakan oleh semua orang yang memerlukannya. Ini adalah baik kerana ia sama-sama berguna untuk semua orang, tanpa mengira umur dan status sosial: ketua organisasi dan perusahaan, dan pekerja biasa dan pekerja pejabat, suri rumah, pelajar dan kanak-kanak yang belajar di sekolah.

Mari lihat contoh rekod harian dalam sistem Eisenhower.

Kumpulan perkara penting dan penting:

• memandu kereta ke stesen servis untuk pembaikan, kerana saya memerlukannya untuk bekerja;
• mengemukakan laporan suku tahunan;
• berurusan dengan masalah dengan kad kredit.

Sekumpulan perkara penting tetapi penting:

• untuk membangunkan topik baru dan menggariskan arahan utama projek baru;
• berhenti merokok;
• belajar bahasa inggeris;
• beli keahlian gim.

Kelompok penting, tetapi tidak penting:

• pergi ke ulang tahun San Sanych dari jabatan undang-undang;
• mengucapkan tahniah kepada semua orang di rangkaian sosial pada hari pertama musim bunga.

Kumpulan hal ehwal yang penting dan tidak penting:

• membersihkan almari;
• membuat benda di mezanin;
• menonton siri ini;
• bermain dengan burung nuri.

Matriks Eisenhower boleh dibandingkan dengan sistem pembersihan, penapis yang membolehkan anda menyingkirkan perkara yang tidak perlu. Pada mulanya, anda mungkin perlu menyusunnya setiap hari, tetapi dengan pengumpulan pengalaman anda akan mula merasakan pada tahap intuisi apa perniagaan yang menjadi kategori mana. Dan sebaik sahaja sistem pengurusan masa itu dikuasai, dan anda belajar bagaimana menggunakannya dengan cekap, serta mengedar kes-kes mengikut quadrants, dengan serta-merta merasakan peningkatan kebebasan.Anda akan mula mempunyai masa untuk melakukan segala-galanya tepat pada masanya dan pada masa yang sama tidak tergesa-gesa, hidup anda akan kembali normal, matlamat yang kelihatan tidak dapat dicapai tiba-tiba dapat dicapai. Dan anda akan dijamin kehadiran keadaan yang sangat baik dan semangat, tenaga dan semangat yang tinggi.

Disiplin adalah asas kejayaan. Sesungguhnya anda memberi perhatian kepada orang-orang yang tidak mempunyai sifat seperti itu, mereka berada dalam angin badai yang tidak berkesudahan "perbuatan yang tidak berkesudahan", sepanjang masa mereka melakukan sesuatu yang kosong, tidak bermakna, tetapi menurut pernyataan mereka, mustahil penting. Dan penglihatan orang-orang ini sentiasa letih, letih, hilang, sengsara. Mereka sentiasa marah, rewel dan gelisah.

Jika anda tidak mahu menjadi seperti itu dan tidak mahu membangkitkan perasaan simpati dan belas kasihan kepada orang lain, maka anda harus bertindak berdasarkan prinsip yang bertentangan. Sekiranya semuanya berlaku untuk mereka, dan anda mahu keputusan yang bertentangan, maka anda perlu bertindak dengan cara yang bertentangan. Iaitu: untuk meletakkan disiplin secara teratur, menguasai kaedah organisasi diri, mematuhi pelan, jadual dan rejim yang jelas, dengan jelas memahami bila dan apa yang perlu dilakukan, dan yang paling penting, mengapa semua ini, apakah maksudnya. Matriks Eisenhower akan menjadi penolong yang hebat untuk anda dalam perkara ini.

Sesungguhnya, tidak ada apa-apa pun yang pengasasnya, yang namanya dia berikan, dapat membina kerjaya yang menggembirakan dan menjadi salah satu yang paling terkenal dan dikasihi oleh presiden rakyat Amerika, serta tokoh ketenteraan yang sangat berjaya. Dan semua ini walaupun pada hakikatnya manusia hebat ini dilahirkan dalam keluarga yang miskin. Anda boleh mengambil contoh dari orang tersebut dengan selamat dan menggunakan alat yang dicipta oleh mereka.