Biznesa komunikācijas psiholoģijas smalkumi

Uzņēmējdarbības komunikācija būtiski atšķiras no sarunām par ikdienas tēmām. Šāda veida sarunu psiholoģijas smalkumiem ir nepieciešama etiķetes veidošana, lai noslēgtu abpusēji izdevīgu sadarbību.

Uzņēmējdarbības komunikācija ir sarežģīta daudzpakāpju procesa izveidošana, lai izveidotu attiecības starp sarunu partneriem, kurus saista kopīgas profesionālās intereses. Raksturīga iezīme ir stingra izturēšanās noteiktajās robežās, ko ierobežo izrādes etiķete ar vērienu pēc nacionālās iecietības.

Etiķete pakļauj divas kategorijas - noteikumu un instrukciju sarakstu. Pēdējie atspoguļo darbinieku attieksmi pret augstāku amatu, savukārt normas ir psiholoģiski aspekti mijiedarbībā starp vienlīdz stāvošiem darbiniekiem karjeras kāpņu sistēmā.

Tomēr uz abām grupām attiecas vispārīgās pieklājīgās sadarbības prasības. Personīgās intereses, naidīgums un negatīvs noskaņojums nedrīkst ietekmēt darba gaitu.

Komunikatīvās mijiedarbības kultūra ir vairākos galvenajos posmos, kas nodrošina turpmākas attiecības starp biznesa partneriem:

• Pieklājīgs sveiciens, lai parādītu sarunu partnerim draudzīgu atrašanās vietu. Cilvēkiem vajadzētu uzticēties vienam otram kopuzņēmumā;
• Iepazīšanās ir kontakta nodibināšana, lai vizuāli attēlotu viens otru;
• Mērķauditorijas atlase pēc noteiktas tēmas;
• Mērķa apspriešana vai akūta jautājuma atrisināšana;
• Sarunas iznākums.

Biznesa komunikācijas noteikumu pārzināšana ļauj cilvēkam ātri pakāpties pa karjeras kāpnēm, palielinot statusu un nozīmi sabiedrībā. Pilnveidošanas procesā indivīds veido noteiktu uzvedības stils, kas vairumā gadījumu ir atkarīgs no darbības veida:

1. Humānisms. Šī pieeja iegūst arvien lielāku popularitāti, jo tā ietver atbalsta sniegšanu un kopīgu problēmas risinājuma meklēšanu. Darbinieks tiek uztverts kā cilvēks ar individuālām īpašībām, ņemot vērā viņa emocijas un raksturu;
2. Manipulējošs. Vadītājs vai kolēģis izmanto sarunu partneri kā instrumentu noteiktu mērķu sasniegšanai. Piemēram, personiska stingra kontrole pār uzdevumu izpildi ir viena partnera manipulēšana ar otru;
3. Rituāla stilsatšķirībā no humānistiskā nozīmē nozīmē nepieciešamā statusa radīšanu sabiedrībā. Biznesa un personiskās īpašības tiek izdzēstas, ņemot vērā noteiktu “masku”, kuras īpašības tika noteiktas iepriekš. Šī ir katra darbinieka ikdienas loma, kas tiek veidota individuāli.

Komunikācijas politikas zināšanas ļauj nodibināt biznesa kontaktus, jo biznesa komunikācija ir neatņemama organizatorisko procesu vadības sastāvdaļa. Īpašniekiem, vadītājiem un darbiniekiem efektīvi jāpārsūta savas domas un idejas citiem cilvēkiem, kas strādā uzņēmumā un ārpus tā.

Šāda veida komunikācija darbā ir verbāla informācijas pārraide. Verbālā komunikācija var būt tikšanās, klātienes sarunas, telefona sarunas un video konferences. Tas ir labākais biznesa komunikācijas veids, jo tas ļauj sarunu partneriem vizuāli novērtēt viens otru.

Neverbālo komunikāciju pārstāv biznesa piezīmes, oficiālas vēstules, dokumenti un dažādi paziņojumi. Lai nosūtītu vienu un to pašu ziņojumu vairākiem cilvēkiem, neverbālajai komunikācijai ir praktiska nozīme. Tas var palīdzēt nododot tehniskās instrukcijas un parādot diagrammas, grafikus, kas jāapskata darbam.

Neverbālā komunikācija personīgas tikšanās laikā tiek izteikta ar dažādiem žestiem, pozām un sejas izteiksmēm. Uzvedība sniedz papildu informāciju sarunu partnerim un palīdz viņam izdarīt attiecīgus secinājumus.

Tehnoloģija ir pavērusi jaunus biznesa komunikācijas veidus. E-pasts, tīmekļa konferences, sociālie tīkli ļauj vienlaikus uzturēt lietišķu saziņu ar vairākiem cilvēkiem. Uzņēmumu oficiālās mājas lapas samazina saziņas līmeni ar patērētāju, vienlaikus demonstrējot uzņēmuma spēcīgās īpašības un īpašības.

Tomēr, nodibinot biznesa attiecības, ir svarīga tieša komunikācija, kas palīdz nodibināt acu kontaktu un radīt sarunu biedra vizuālu attēlojumu. Ir svarīgi, lai abas puses atrastos vienā laikā un telpā, jo dalībniekiem ir jārada labs iespaids. Personīga klātbūtne var spēcīgi ietekmēt visu biznesa komunikācijas procesu.

Tiešs kontakts ne vienmēr ir iespējams atkarībā no situācijas. Tieši tā, kā jautājuma apspriešana ar vairākām personām rada šķēršļus informācijas apmaiņai. Tāpēc biznesa komunikācijai ir atšķirīgs mijiedarbības veids:

• Lietišķā sarakste. Rīkojumi, vēstules un rīkojumi ir netieša saziņas forma. Rakstiska saziņas forma ir nepieciešama, lai atrisinātu konfliktus vai akūtas situācijas gan organizācijā, gan starp juridiskām personām;
• Preses konference ietver sabiedrības informēšanu, lai apspriestu aktuālus jautājumus, tiekoties ar amatpersonām un plašsaziņas līdzekļu pārstāvjiem;
• Tikšanās. To veic tieši organizācijā ar mērķi noteikt un atrisināt problēmu starp darbiniekiem. Vadītājam ir jāapspriež darba aktivitātes ar vairākiem darbiniekiem vienlaikus.

Profesionālās darbības laikā rodas dažādas situācijas, kas ietver biznesa komunikācijas formas. Dažus nevar atrisināt bez konfliktiem, citiem ir nepieciešama iecietīga pieeja. Procesu kavē personu emocionāli uzliesmojumi, aizstāvot savu viedokli.

Personisko īpašību klātbūtne papildina biznesa komunikācijas definīciju. Mijiedarbīgās puses ievēro noteikto etiķeti, kas attīstās atkarībā no nacionālajām un profesionālajām iezīmēm. Psiholoģija, lingvistiskā izturēšanās un dalībnieku uztvere par valsts aparātu arī būtiski ietekmē sarunas gaitu.

Sarunas pamatā esošā stratēģija jāizvēlas pareizi. Šim nolūkam vispirms ieteicams ņemt vērā sarunu partnera iezīmes:

• temperamenta tips un emociju izpausme;
• valodas iezīmes;
• nacionālās paražas;
• profesionālā sfēra;
• amats uzņēmumā;
• iecietība un attieksme pret dažādu tautību cilvēkiem.

Ētikai biznesa komunikācijas filozofijā ir liela nozīme, un tā šodien ir aktuāls jautājums. Gandrīz katrs cilvēks katru dienu veic komerciālu darījumu. Turklāt ievērojama dzīves daļa pieder dalībai un sagatavošanai profesionālajai darbībai.

Kā daļu no visaptverošām ētikas ievērošanas programmām, daudzi uzņēmumi ir izstrādājuši iekšējās politikas, kas pievēršas darbinieku uzvedībai kultūrā. Politika tiek īstenota gan vienkāršos aicinājumos ievērot vispārējos kultūras noteikumus, gan detalizētākā kodeksā.

Pēdējais satur īpašas uzvedības prasības, kas pauž uzņēmuma cerības uz darbiniekiem. Arī iekšpolitika ir ieteikumu saraksts, lai risinātu dažas izplatītas problēmas, kas rodas uzņēmējdarbības laikā.

Biznesa ētikas pamatā kalpo divas jomas: pragmatisms un receptes. Pirmais princips ir palielināt maksimālu labumu vairāk cilvēku. Izdevumu summa ir jākompensē ar biznesa kontaktu un līgumu priekšrocībām kopumā.

Morālais priekšraksts ir tāds indivīda pieņemtajiem lēmumiem nevajadzētu būt atkarīgiem no sekām un noteikumiem, ko diktē sabiedrība. Piemēram, organizācijai nevajadzētu melot patērētājam par sniegtajiem pakalpojumiem.

Biznesa etiķetes zināšanas ir būtiskas, ņemot vērā faktu, kas palīdz sarunas dalībniekam ieņemt izdevīgāku stāvokli. Tomēr sarunu partneriem, apspriežot savus mērķus, jāņem vērā viens otra intereses un jābalstās uz abpusēju izdevīgumu. Tajā pašā laikā ir jāaizstāv pozīcija ar skaidri noteiktu runu, pareizi noformulējot savas domas. Pozitīva rezultāta sasniegšana ir atkarīga no abu pušu savstarpējas sapratnes un sadarbības.

Uzņēmējdarbības komunikācijas lauks ietekmē gandrīz visas ikdienas dzīves jomas. Šāda plaša mijiedarbība nav izņēmums starppersonu komunikāciju sarakstā, kurai nepieciešami procesu pielāgojumi.

Biznesa sarunu procesu gaita ir pamatprincipi:

• Uzņēmējdarbības komunikācija ietekmē ne tikai konkrētu jautājumu apspriešanu, bet arī sarunu biedru personīgās attiecības. Tādējādi jebkurš kontakts notiek bez starppersonu sadursmēm;
• Katrs cilvēks sāk sarunas nepārtrauktību, izmantojot verbālos un neverbālos žestus. Pateicoties šādām ziņām, sarunu biedrs izdara secinājumus un modelē pašreizējo situāciju;
• Mērķtiecība. Jebkuram komunikatīvam aktam ir noteikts mērķis: nodibināt biznesa kontaktu vai atrisināt kopīgu problēmu. Līdztekus tam ir arī latenti uzdevumi. Piemēram, aprakstot problēmu, lai izteiktu tikšanās būtību, runātājs spēj neapzināti demonstrēt auditorijai erudīciju un daiļrunību;
• Daudzdimensionalitātes pamatā ir ne tikai informācijas aprite starp sarunu biedriem, bet arī attiecīgais attiecību regulējums. Saruna ir personas datu tulkošana un koordinācija starp biznesa partneriem. Tajā pašā laikā starp indivīdiem notiek emocionāla fona izpausme. Piemēram, viens no sarunu biedriem spēj izteikt dominējošo stāvokli attiecībā pret savu partneri.

Uzvedības noteikumi nosaka sarunas toni. Jebkurš nepareizs žests un neuzmanīgs vārds var izjaukt vairāku miljonu dolāru darījumu, savukārt draudzīga atrašanās vieta palīdzēs noslēgt rentablu līgumu. Ir svarīgi zināt pamatnormu sarakstu, lai panāktu pozitīvu biznesa komunikāciju.

Ir nepieciešams uzturēt optimālu sarunu tempu un izmantot psiholoģiskās metodes. Lēna saruna novērš sarunu biedru no galvenās informācijas apmaiņas. Pateicoties ātrai runai, tieši pretēji, gandrīz neiespējami nodot vajadzīgo informāciju klausītājam. Pārmaiņus mainot garos un īsos ziņojumus, jūs varat sasniegt pozitīvu rezultātu.

Ar informācijas priekšlikumiem pārslogoti jāsadala mazākos, viegli sagremojamos. Tomēr nevajadzētu izmantot tikai īsus fragmentus, kas nerada pareizu iespaidu.

Veidojot attēlu, ieteicams ievērot vairākus standartus, kas palielina panākumu procentuālo daudzumu:

1. Sarunas sākumam nevajadzētu apgrūtināt biznesa priekšlikumus. Sarunu biedrs tos var pieņemt kā agresīvus uzbrukumus, kas uz sarunu nekavējoties reaģēs ar ārkārtīgu naidīgumu;
2. Pareizi uzdotie jautājumi palīdzēs vadīt sarunu biedru pie nepieciešamās domas un mazināt saspringto sarunu;
3. Nevajadzētu atklāti paust savu viedokli. Ja no tā nevar izvairīties, tad ir nepieciešams maskēt domu kā subjektīvu viedokli, kas izteikts saudzīgi un neuzkrītoši;
4. Uzņēmējdarbības komunikācijai ir nepieciešama etiķete. Kultūras normu pārsniegšana negatīvi ietekmē komunikācijas gaitu;
5. Nav ieteicams izteikt gatavus risinājumus.Neatkarīgu secinājumu veicināšana veicina sarunu biedra atrašanās vietu un labvēlīgu starppersonu kontaktu iznākumu.

Spēja skaidri formulēt domas un pareizi izvēlēta stratēģija var palielināt iespējas sasniegt mērķi. Tajā pašā laikā dalībniekiem jāizpilda savas lomas savstarpēji izdevīgas sadarbības ietvaros. Sarunu partneriem jāņem vērā viens otra intereses un jāievēro noteiktās kultūras normas.

Veicot biznesa komunikāciju, nevajadzētu atstāt profesionālo telpu. Ikdienā sarunu partneris var būt gan vadītājs, gan vidēja līmeņa darbinieks. Abi dalībnieki novēro profesionālās darbības lomu. Darbā svarīga ir sadarbība un aktīva mijiedarbība.

Plašāku informāciju par vissvarīgākajām biznesa komunikācijas prasmēm skatiet nākamajā video.