מנהל רכש: אחריות ודרישות התפקיד

בחברה המודרנית, מקצוע הניהול פופולרי למדי ומבוקש, אך לא כולם מבינים לגמרי את מהות הפעילות מסוג זה. בנוסף, לרבים יש מושג כללי למדי לגבי עבודה זו, ומעטים יודעים כי מקצוע הניהול מחולק לתעשיות נפרדות רבות. לדוגמא, מנהלי משאבי אנוש מתמחים בבחירת כוח אדם מוסמך, ומנהלי אירועים מבססים את פעילותם על ארגון אירועים שונים. ישנה גם ענף של מומחי רכש שפעילותו שונה מהותית מעבודתם של נציגים אחרים של מקצוע זה.

הבה נבחן ביתר פירוט את מהות פעילויותיו של מנהל הרכש, את חובותיו העיקריות, הדרישות ודקויות חשובות אחרות הקשורות במקצוע זה.

מנהל הרכש הוא חוליה חשובה למדי בצוות של כל חברה, במיוחד כשמדובר במפעל מסחרי. בדיוק חובותיו של מומחה זה כוללות חיפוש אחר הצעות מסחר רווחיות ביותר, תקשורת עם ספקים, רכישת כל הדרוש והכנת תיעוד רלוונטי.

בכמה חברות גדולות במיוחד, אף נוצרת מחלקה מיוחדת למטרות אלה, שעובדיה מטלות משימות מסוימות, מכוונות, כך שעבודתם קוהרנטית ומדודה יותר, מכיוון שיותר מאדם אחד מעורב בכל התהליך, בהתאם, אין מה למהר, הסיכון לבלבול ממוזער. לדוגמה, הנוהג של חלוקת עובדים למחלקות אופייני לארגונים העוסקים ברכש ציבורי. יתכן שמדובר במוצרים חקלאיים בעלי ספקטרום שונים, כמו גם זנים וסוגי גידולים שונים. במקרים מסוימים המנהל עשוי אפילו להזדקק לעוזר עליו יוכל להקצות חלק מהאחריות לרכישת תבואה ומוצרים אחרים.

לעתים קרובות מאוד ניתן לבנות מחלקות רכש באופן הבא:

• המנהל הראשי תופס תפקיד מנהיגותי במחלקה ורוב האחריות המרבית, בהתאמה, מוטלת עליו, מה שהופך אותו לאחראי על עבודת המחלקה כולה;
• למנהל מספר עוזרים שמפשטים את עבודתו, שיכולים לעזור במציאת הצעות רווחיות וארגון פגישות עם ספקים.

כמו בכל תחום פעילות אחר, למקצוע של מנהל רכש יתרונות משלו, אך הוא אינו יכול להסתדר בלי חסרונות.

היתרונות הבלתי מעורערים כוללים את הדברים הבאים:

• לימוד מתמיד של שוק האספקה, התורם במידה זו או אחרת לפיתוח אינטנסיבי יותר של כישורים מקצועיים
• בגלל המספר העצום של קשרים עם יצרני מוצרים שונים ונציגי חברות מוכרות, אתה יכול לקבל מעגל מכרים טוב שעשוי להיות מועיל בהמשך החיים;
• במקרים מסוימים, ניתן לרכוש סחורות מייצור חוץ, שלא ניתן לבחור מהן מרחוק, מכיוון שאתה צריך לאמת באופן אישי את איכות המוצר; זו הסיבה שמומחים בתחום זה מקבלים נסיעות עסקיות זרות רגילות, בהן ניתן למצוא זמן לפנאי אישי;
• רמת השכר תלויה תמיד באופן אישי בכישוריכם ובמקצועיותכם, כך שתוכלו להיות בטוחים שעבודה איכותית באמת תוערך תמיד.

בין החסרונות, לרוב ניתן לראות את הדברים הבאים:

• מידת אחריות גבוהה מאוד הנשענת על הרופא המומחה - תפקוד החברה בכללותה תלוי במנהל הרכש, מאחר ואיכות הסחורה ורווחיות העסקה ישפיעו ישירות על המצב הכספי של המיזם;
• בהיעדר חומרים וחומרי גלם נחוצים מהספקים הרגילים, המומחה יצטרך לחפש בדחיפות חדשים, לנהל משא ומתן ולגבש תנאי חוזה חדשים;
• יש צורך לחשב נכון את כמות הסחורות וחומרי הגלם שיירכשו, מכיוון שמחסור יכול להוביל לבעיות בייצור, ועודף יכול להוביל לבעיות בתוכנית הכספית.

האחריות התפקידית של מנהל הרכש, כמו גם התפקידים שמומחה זה מבצע, הן מגוונות מאוד, אם כי הן יכולות להרגיע דבר אחד - רכש.

בואו נשקול ביתר פירוט מה בדיוק עושה איש מקצוע מסוג זה:

• כאמור, האחריות העיקרית היא לספק לארגון את כל הדרוש לתפקוד;
• כל עובד רכש עלי לדעת לשמור על קשרים עסקיים טובים עם ספקים קיימיםכיצד למצוא הצעות רווחיות חדשות;
• עריכת יישומים בזמן הנוכחי, אשר יציין פקודות עתידיות - אחת המשימות העיקריות;
• יש לעקוב מקרוב אחר תהליכי האספקה, במיוחד כשמדובר בשיתוף פעולה עם ספקים חדשים, לכן האחריות של המנהל כוללת גם מעקב אחר אספקה;
• בנוסף, מומחה צריך להיות במעקב מתמיד אחר שוק האספקה, בחיפוש אחר ספקים חדשים, כמו גם במעקב אחר שינויים במבחר הישנים;
• בהתאם לרמת המכירות העשויה לעלות או לרדת, כמו כן, יש לבצע התאמות לכמות החומר שנרכשכך שאין מצב עם המחסור או העודף שלו;
• חשוב לעקוב אחר הצעות חדשות מספקים קבועיםמכיוון שבמקרים כאלה ניתן להסכים על תנאים טובים יותר של העסקה;
• במקרה של רכישת חומרי גלם קטגוריים כלשהם, למשל לייצור מזון או במסעדה, יש צורך לאמת את איכות הסחורה וכן את תאריכי התפוגה;
• וכמובן הכרחי לפתור בעיות כספיות בזמןכדי למנוע חובות לספקים.

מחפשי עבודה שרוצים לחבר את פעילויותיהם למקצוע זה צריכים לדעת שיש דרישות מסוימות החלות לא רק על הסטנדרטים המקצועיים, אלא גם על התכונות האישיות. ללא שילוב של כל הדרישות ורמת מיומנות מסוימת, אי אפשר להפוך לאיש מקצוע אמיתי בתחומם.

כמובן שאדם המחזיק בתפקיד כזה צריך להיות מצטיין מאוד ולמלא תפקיד פעיל ובטוח בעצמו. זה הכרחי כדי לחפש הצעות מסחריות רווחיות העונות על צרכי החברה. בנוסף, "ליבה" פנימית איתנה תעזור לקיים אינטראקציה עם מתחרים בצורה כשרונית ולהוביל ליריבות בריאה. לאנשים עם ביטחון עצמי המחזיקים גם בתכונות כמו חברותיות, חיוביות וחברותיות יהיה קל הרבה יותר לנהל משא ומתן ולמצוא שפה משותפת עם שותפים ישירים.. מנהל רכש עם הלך רוח אנליטי יכול לפתור בקלות אפילו את המשימות המורכבות ביותר, אם לא לטובת החברה שלו, אז לפחות לא לרעתה.

אחריות ועמידה בזמנים תסייע באינטראקציה עם הממונים והשותפים, מכיוון שתכונות אלה הן שיעזרו לכם להראות מקצועיים יותר בעיני הזולת. למידה מהירה, נחישות, כמו גם יכולת עבודה גבוהה הם התכונות שיעזרו לכם להתפתח בתחום המקצועי ולהשיג צמיחה מהירה יותר בקריירה.

ישנם גם מאפיינים אישיים רבים אחרים שעל סוכן רכש מקצועי להחזיק. אך במקרה זה מוצגות התכונות העיקריות, שבלעדיהן אי אפשר להפוך למומחה אמין בתחומן.

לגבי ידע ומיומנויות מקצועיות, הכל כאן קצת יותר מסובך. העובדה היא שניתן להיפטר מכמה תכונות אישיות אם המומחה שולט בכישורים מקצועיים, אך המעביד פשוט לא יכול להעלים עין מהיעדרם של אפילו חלק מהם, גם אם אתה הבעלים של מאפיינים אישיים מאוד מושכים.

על המומחה להיות בעל הידע והכישורים הבאים:

• ראשית, מגדיר התקן המקצועי הצורך בהשכלה גבוהה בניהולבזכותו תוכלו להכיר את כל המורכבויות של היצירה, אפילו בתיאוריה, אם אין ניסיון מעשי;
• אי אפשר להסתדר בלי הדרכה מסוימת בענייני ניהול משא ומתן עסקי; מוערכים במיוחד הם עובדים שסיימו השתלמויות בתחום זה, בהם נלמד בפירוט כל הדקויות והניואנסים החשובים של התהליך;
• בחלק מהמקרים יתכן שיהיה צורך לעבוד עם כמויות גדולות מאוד של מידע שונה, לפיכך, איש מקצוע אמיתי צריך להיות בקיא בחומר ולהיות מסוגל להחליף במהירות את תשומת הלב ממשימה למשימה אחרת;
• חוץ מזה צריך להיות בעל ידע בתחום הלוגיסטיקהוכן, יש להם רמה מסוימת של ידע בתחום מערכות משפט אזרחיות ומסחריות;
• ברוך הבא ידע בתחום התמחור, שימוש בטוח במחשב אישי והתנסות בתחום המכירות.

אין ספק, לכל מומחה צריך להיות בעל השכלה מיוחדת בתחומו, המאפשרת לו, לפחות בתיאוריה, לקבל מושג לגבי המשרה שהוא עתיד למלא בעתיד. אך לעיתים קרובות, אנשים רבים חושבים שלעבודה בענף הרכש מספיק רק תעודה המאשרת כישורים בתחום הניהול. חוות דעת זו שגויה, מכיוון שיש צורך בידע צר ומומחה יותר בנושא זה. גם אם יש לך תואר אוניברסיטאי בניהול, אתה בהחלט צריך לעבור קורס הסבה מקצועית או לעבור קורס לימודי המשך בניהול רכש ולהכיר בנפרד את הרכש הציבוריהשונים מהותית מהפעילות המסחרית של מפעלים פרטיים.

בנוסף, מעסיקים רבים תומכים בהכשרה קבועה לעובדיהם, שמטרתם לשפר את המיומנויות ולעדכן את הידע, התואם לשינוי במצב בשוק ובכלכלת המדינה. יש להיערך לכך שעם קבלת תפקיד זה בחברה כלשהי, בכל פורמט ובכל קנה מידה, בהתחלה תתחיל את הקריירה שלך עם סטאז 'בתשלום, עם סיומו בהצלחה אתה כבר יכול להיחשב כמנהל רכש מן המניין. בעתיד, כך שהעובדים לא יאבדו את המוטיבציה לעבוד, על הבוס לעניין מומחים, לספק להם הזדמנויות קריירה. לדוגמא, בחברות גדולות בהן יש מחלקות רכש שלמות, תוכלו להתחיל את הקריירה אצל מומחה זוטר, ואז לקבל קידום למקצוען ברמה הבינונית או הבכירה ולהגיע בהדרגה לתפקיד ראש המחלקה.

על מנת שכל הפונים ישימו לב אליכם, יש צורך לערוך קורות חיים מוסמכים בהם תוצגו באור הנוח ביותר עבור המעסיק.

שקול את הכללים הבסיסיים הבאים להרכבת קורות חיים:

• אל תמתח את הסיפור על עצמך ועל הישגייך על פני מספר עמודים; המידע צריך להיות תמציתי וברור;
• חל איסור מוחלט על מצג שוואלגבי הכשרתך וניסיון העבודה שלך, מאחר שתצטרך לאשר מידע זה במסמך עם תעודת חינוך או תיעוד עבודה;
• העיצוב צריך להיות הוליסטילכן מומלץ להשתמש באותן טכניקות כדי להדגיש כל פרטים חשובים, כמו גם גופן יחיד;
• על מנת לקבל מראש את המעביד לטובה, מומלץ לצרף את התמונה לקורות החיים; הכי טוב אם מדובר בצילום מקצועי שבו מוצגים בצורה די מסוגננת אך מאופקת;
• קורות החיים צריכים להיות נקיים מבחינת פיסוק ואיות, ויש להם גם דגש מסוים - מומלץ לציין תחילה את עמדת ורמת התגמול שאליו אתם שואפים;
• הישגים אישייםיתקבלו בעבודות קודמות יתקבלו בברכה.