מנהל משרד: מי זה ומה הוא עושה?

בעסקים מודרניים, אף חברה שאינה בעלת משרד אינה יכולה להסתדר בלי עבודתו של מנהל משרד. תפקיד זה כרוך בניהול וניהול של זרימת העבודה של משרד הארגון.

במהותו, מנהל המשרד הוא אותו קישור אינפורמטיבי ומוביל בו כל רגעי העבודה של החברה מתכנסים ומתקבלים החלטה. הוא מקיים אינטראקציה בין המנהל לפקודיו, מודיע לעובדים מן השורה על המסמכים עליהם חתם המנהל, מתקשר עם לקוחות החברה, עוקב אחר התכתבויות, עוקב אחר ביצועי החברה ומספק למשרד משרד, עוקב אחר הוראות ישירות של המנהל וסגניו.

מנהל משרד - עובד המספק לכלל המשרד זרימת עבודה מלאה. תיאור המקצוע יעזור להבין טוב יותר את מהות העבודה.

על פי הסיווג של מקצועות עובדים ותפקידי עובדים, מקצוע מנהל המשרד ותפקידו שונים באופן משמעותי ממקצוע המזכירה. מנהל המשרד, קודם כל, מארגן חלל המשרדים של החברה, מנהל ומנהל באדם אחד. מקצוע מזכיר מרמז על כפיפותו לאדם ספציפי (דירקטור, סגן דירקטורים, מנהלים בכירים) ועל ניהול ענייניו בלבד.

מנהל המשרד שולט בכל העבודות השוטפות במשרד, בעיקר בעבודות נייר. עוקב אחר הפרעות ציוד משרדימספקת עובדי החברה נייר מכתבים, מודיעה בזמן לעובדים על ההזמנות, ההוראות וההודעות של המשרד שהונפקו על ידי המשרד, מקבל שיחות טלפון נכנסות, במידת הצורך, מקיים לוח פגישות וטיולים של הבמאי. במקרה זה, הפנוי נקרא "מנהל משרד עם תפקידים של מזכירה."

מכיוון שעבודתו של מנהל המשרד כוללת פעולות ארגוניות, אינפורמטיביות ומנהליות, תחומי התפקיד שלו כוללים משימות פונקציונליות מסוימות. בכך טמונה התעסוקה ומהות הפעילות של מנהל המשרד, שצריכה:

• להכין את המשרד ליום העבודה החדש: לבדוק את פעולתם של טלפונים, מחשבים וציוד משרדי, את זמינותם של חומרים מתכלים (נייר, מחסניות מדפסת שמילאו מחדש);
• לפקח, לפקח על ניקיון במשרדים, עמידה בתקנים סניטריים (תאורה נכונה, אוורור, תנאי טמפרטורה במקום), לבדוק את פעולתן של מערכות מפוצלות;
• רכישה מתאימה של ציוד משרדי במועד ולספק להם עובדים במשרד בזמן;
• להזמין מים לשתייה, חומרי ניקוי, נייר טואלט, מפיות;
• לשלוט בזרימת העבודה הנוכחית: להכין את המסמכים, הדוחות, חומרי העבודה הדרושים לעבודתם המלאה של המשרד, לפתור רגעי עבודה ומשימות אחרים;
• מעקב יומי אחר עבודות הנהג והבלדר;
• כפי שהורה המנהל, מנהל משרד מחלק חובות בין עובדים, מציב עבורם משימות, מביא לידיעתם ​​את המידע העובד הדרוש, קובע את רמת האחריות שלהם, מנתח את יעילות התוצאה;
• לחשב ולהעריך הוצאות כספיות חודשיות על תחזוקת המשרד, פיקוח על יישומו;
• שמור גיליון זמן מספר הימים והשעות שעבד על ידי כל עובד במהלך החודש הקלנדרי, במועד להעברת גיליון הזמן לחשבונאות לגבי שכר עבודה;
• לפקח על ציות לתחום העבודה: במקרה של עיכובים, יציאה מוקדמת מהעבודה, היעדרות עובדים, יש ליידע את הנהלת החברה, לעקוב אחר הפרות ואי עמידה בקוד הלבוש;
• לארגן פגישות להירשם ולעזור למבקרים בפתרון הבעיות שלהם.

מיומנויותיו העיקריות של מנהל המשרד כוללות הכנה וניהול משא ומתן, ישיבות, ישיבות:

• עליו להכין את כל החומרים הדרושים, להבטיח נוכחות באירועים של כל המעוניינים, לנהל רישום של הישיבה;
• להתכתב עם לקוחות ושותפי החברה, לעשות חומרי תפוצה;
• לעבוד עם תכתובת משרדית נכנסת ויוצאת, לרשום אותו, לשלוח;
• לספק עזרה וסיוע לעובדים בפתרון סכסוכים וסכסוכים;
• תיאום עבודות משרד בתום יום העבודה, בדקו ציוד משרדי, תאורה, מערכות מפוצלות, מזגנים לצורך ניתוקם מאספקת החשמל;
• בחלק מהמקרים מנהל המשרד אחראי על מציאת עובדים חדשים והעסקתם (מציב מידע על המשרות הפנויות הנחוצות באתרים מיוחדים, עיין בקורות חיים, מבצע בחירה ראשונית של מועמדים, מקיים ראיונות);
• מודיע ללקוחות פוטנציאליים בכתב או בטלפון על עלות סחורות ושירותים לפי מחירון;
• מייעץ במיקום מחלקות החברה, תפקידיהם;
• שומר על בסיס לקוחות מפעלים;
• מבצע חובות תחזוקת אתרים, פרסום על סחורות ושירותים, הזמנת מזכרות, הדפסה, הפצת חומרי מידע.

על מנת למלא את תפקיד מנהל המשרד, על המועמד להיות בעל כישורי המפתח הדרושים לביצוע עבודה זו, כמו גם להיות בעלי איכויות אישיות ומקצועיות מסוימות.

התכונות האישיות של אדם הם המרכיבים הביולוגיים והחברתיים המרכיבים את אישיותו. רכיבים ביולוגיים אדם מקבל מהטבע, את הוריו ואבותיו בצורה של מערכת מסוימת של גנים. מרכיב חברתי - זו הסביבה החברתית בה אדם גדל.

שני המרכיבים הללו יוצרים אופי ואישיות, ומעניקים לאדם איכויות מסוימות, טובות ושליליות כאחד. על ידי הרכבת כל תכונות האישיות של אדם, אתה יכול לקבל דיוקן פסיכולוגי אמין.

התכונות החיוביות של האישיות כוללות תכונות אופי כמו:

• יושר
• התמדה בהשגת המטרה;
• קשב;
• משמעת עצמית;
• אחריות וארגון;
• חרוצים, התמדה;
• אצילות פנימית;
• אובייקטיביות;
• חברותיות, נימוס, יחס ידידותי לאנשים;
• קור רוח, נחישות, קשב, דייקנות;
• חוסר קונפליקט, יכולת לפתור מחלוקות בין עובדים, אופטימיות וחיובית בכל דבר;
• מהירות, שנינות מהירה, עוזרות;
• פעילות, שאפתנות.

מאחורי תכונת אישיות זו עומדת ההתפתחות הפסיכולוגית והרגשית של האדם, התורשה שלו והסביבה החברתית בה גדל.

התכונות השליליות של האישיות כוללות:

• חוסר הרכבה, חוסר זהירות;
• השקפה מדוכאת על החיים, חוסר אופטימיות;
• חוסר יכולת לאסוף מחשבות בזמן ולפתור באופן עקבי משימות שהוקצו;
• טבע תוקפני;
• נטייה לרכילות ותככים.

התכונות העסקיות של אדם הן יכולתו לבצע משימות ותפקידים מסוימים בעבודה.

אתה יכול לשפוט לפי תכונות עסקיות באיזו יעילות יוכל הפונה לארגן את תהליך עבודתו, עד כמה הוא ימלא את אחריות העבודה שלו. על מנת לנהל את המשרד בהצלחה, על המבקש להחזיק, בנוסף לידע ומיומנויות, איכויות עסקיות מסוימות הכוללות:

• השכלה, רמת מיומנות;
• ניסיון בעבודה;
• לומד מהיר, הסתגלות לתנאים חדשים;
• הדייקנות כלפי עצמו ואחרים;
• יכולת לעבוד בתנאי ריבוי משימות, ולפתור בו זמנית מספר סוגיות בבת אחת;
• חשיבה אנליטית, היכולת לחשוב בגמישות ולא שגרתית, להסיק את המסקנות הנכונות, להכליל;
• חריפות עסקית;
• תכונות מנהיגות;
• נכונות לעבוד שעות נוספות;
• בית משפט, דיפלומטיה ושכנוע;
• כישורי תקשורת עסקית.

איכויות מקצועיות של אדם הן שילוב של תכונות אישיות ועסקיות, בתוספת כל הכישורים שהוא הצליח לרכוש לאורך הקריירה. בפעילותו המקצועית, על מנהל המשרד:

• יש ידע מסוים מיומנויות ב ניהול משרדים;
• באופן מקצועי להוציא לפועל את הידע והכישורים שלך;
• להיות מסוגלים לעבוד עם מסמכים להכיר את עקרונות ארגון זרימת העבודה, את כללי היווצרות הארכיון;
• להיות משתמש מחשב בטוח וציוד משרדי אחר;
• מכיר היטב את תהליך זרימת העבודה, לעבוד עם דואר נכנס ויוצא, להכיר את כללי הרישום שלו, להביא מייד את החלטות הראש ליחידות המבניות, לעקוב אחר מועדי מועדי עובדי החברה לבצע את המסמכים שכתבו, לשלוח דואר יוצא היוצא בדואר או באמצעות שליח;
• להיות בעל כישורים מנהליים;
• להיות מסוגלים להקליד מהר להכיר את העקרונות והכללים להכנת מסמכים מסוימים (הוראות, הוראות, הוראות, גזירות);
• לנהל במהירות ידע שימושי (אנשי קשר חירום, מוצרי חשמל, אינסטלציה, שירותי משלוח ארוחות צהריים);
• יודע שפות זרות (לא תמיד), למרות שבחברות מסוימות ידע בשפה זרה מסוימת הוא התנאי העיקרי עבור המועמד, ובמקרה זה על מנהל המשרד להיות דובר דיבור, קריאה וכתיבה בשפה זרה;
• להיות מסוגלים לדבר ולכתוב נכון, לבטא את מחשבותיך בשפה ספרותית טובה;
• משלו כישורי נימוס עסקי.

אף מוסד השכלה גבוהה לא מלמד את מקצוע מנהל המשרד. אתה יכול לקבל הכשרה ולקבל תעודה או תעודת הכשרה מקצועית במרכזי הכשרה פרטיים, מכללות.

בחברות גדולות, ככלל, הם רוצים לראות מומחה בתפקיד זה רק עם השכלה גבוהה, ארגונים קטנים יכולים להעסיק עובד עם השכלה מיוחדת או תיכונית.

הדבר העיקרי שכל מעסיק שם אליו לב הוא ניסיון בעבודה בתפקיד זה, רמת מיומנויות מחשב, ידע בציוד משרדי והיכולת לעבוד עליו, הכרת יסודות הניירת והארכיון, ידיעת שפות זרות.

כדי לחבר קורות חיים נכונים ולקבל עמדה מוקירה, אתה צריך בפירוט, אך ציין בכנות את כל המידע אודות עצמך: איכויות אישיות, מקצועיות, עסקיות, ניסיון בעבודה במשרה דומה, רמת השכלה.

גובה השכר הצפוי יבהיר למעסיק מה הוא יכול להציע ומה המועמד מגיש בקשה.

אל תמסור מידע כוזב על ניסיון בעבודה, השכלה - ניתן לבדוק את כל זה בקלות, במקרה זה הפנוי עבור הפונה יהפוך לבלתי נגיש, הם פשוט יסרבו לו.

הנוכחות של תצלום היא רגע חיובי עבור המועמד, המעביד צריך לדעת מי קורות החיים שלו שוקלים. מנהל המשרד הוא הפנים של החברה, ואינו אדיש למעסיק שייצג אותה.

הקפד לציין את רמת השכלתך, לעיתים קרובות המעסיק לתפקיד זה מקבל מומחה בעל השכלה כלכלית, משפטית, פסיכולוגית או פילולוגית גבוהה יותר.

מידע כזה יועיל למעביד.

בעת עריכת קורות חיים, דבק במבנה שלה:

• מידע אישי - שם, גיל, אנשי קשר;
• אישי - החלק נחשב לא חובה לביצוע, אך עדיף למלא אותו;
• כישורים בסיסיים - ציין אילו תוכניות משרד יש לך, רשום את כל קורסי ההשתלמות, ימי עיון, הדרכות, הכשרה נוספת נוספת שסיימת;
• ניסיון בעבודה - רשימת כל הנוהגים שלך, התמחות, פרויקטים שהושלמו, תכניות התנדבות, לפי סדר כרונולוגי, ציין את המפעלים שעבדתם איתם בעבר, חינוך והכשרה (לשקף את כל התוכניות וההנחיות שהשלמת);
• המלצות - בחלק זה, ציין את שמותיהם ואנשי הקשר של אנשים שעשויים להמליץ ​​לך על מעסיק חדש, כדי להגיב לך בחיוב.

אם מבקש עבודה ללא ניסיון בעבודה מגיש מועמדות לתפקיד מנהל המשרד, עדיף שלא לשקף כלל את החלק הזה. אין צורך להראות למעסיק חוסר ידע ומיומנויות. במקרה זה, עדיף לתאר את התכונות האישיות והעסקיות שלך, איזה חינוך יש לך בסיסי ונוסף (ימי עיון, הדרכות).

כניסיון עבודה ניתן לציין תרגול תעשייתי, סטאז 'לתואר ראשון, מיומנויות בארגון אירועים ספציפיים, השתתפות באולימפיאדות, כנסים, תחרויות ומבחנים שונים. אם יש לך הישגים והצלחות שקשורים ישירות לעבודה העתידית שלך, הקפד לכתוב מידע זה בסיכום.