összefoglalás

Titkári összefoglaló írásbeli tippek

tartalom

Mit csinál egy szakember?
struktúra
Mit nem kell feltüntetni?
Hogyan lehet kísérőlevelet írni?
minták

A társasági titkár vállalja a munkatársak és különösen a társaság vezetőjének munkáját. Ez a társaság vezetőjének asszisztense, ezért meglehetősen szigorú követelményeket támasztanak a pályázókra. Nézzünk részletesebben a sikeres önéletrajz összeállításának kérdéseire a titkári tisztségre való jelentkezésre.

Mit csinál egy szakember?

Bármely titkár munkája megköveteli a képességet, hogy gyorsan átválthasson az egyik típusú munkavégzésről a másikra. Ez a személy különféle feladatokat lát el, de ezek mindegyikének célja a vállalkozás első személyének segítése a munka során, valamint a munka és a személyes idő megtakarítása. Hagyományosan, a szakember munkakörülményei közé tartozik a papírmunka, a telefonos, alközponti és irodai berendezésekkel való munka, a hívások újraelosztása, valamint találkozók, üzleti utak és egyéb munkák szervezése.

Titkár a recepción Ő felel az ügyfelek és a látogatók kezdeti fogadásáért, a telefonos kommunikációért, a faxok fogadásáért, valamint az ügyvezető tárgyalásainak szolgálatáért.
Rendszergazdai feladatok magában foglalja a vállalkozás alkalmazottai közötti leghatékonyabb interakció szervezését, az irodaterület rendjének fenntartását, az irodai felszerelések karbantartását, a cég irodájának a szükséges papír- és háztartási cikkek biztosítását.
A vezető személyes asszisztensének feladatai kissé eltérnek. Ez a szakember mindig naprakész a közelgő eseményekkel.Vállára áll a főnök munkaértekezleteinek ütemezése, személyes feladatainak teljesítése és sok más olyan feladat elvégzése, amelyeket általában minden esetben külön-külön meghatározzák.
Bírósági tisztviselő általában egy bíróhoz csatolva - ez a tisztviselő részt vesz a bírósági meghallgatásokon és elvégzi az összes szükséges dokumentációs munkát. A bírósági tisztviselő dokumentumok archiválásával, anyagok irodába továbbításával, a bírósági ülés nyilvántartásának vezetésével, valamint idézetek küldésével foglalkozik. A beosztás követelményei nagyon magasak: a munkavállalónak felsőbb jogi képzettséggel és legalább 2 éves szakmai tapasztalattal kell rendelkeznie.
sajtótitkára felügyeli a márkabemutató kérdéseit, kapcsolatba lép a médiával, összeállítja a legfrissebb híreket. A személyes asszisztens elfogadja az összes levelezést, elkészíti az üzleti dokumentumokat a társaság első személyének, valamilyen módon gyűjt információkat a fontos döntések elfogadásával kapcsolatban, és a főnök egyszeri megbízásait is végrehajtja.

A sajátosságok a közjegyzői asszisztens, a titkár-fordító, valamint az iskolai oktatási egység személyzetének tevékenységében is fennállnak.

struktúra

Bármely önéletrajz több blokkból áll. Az alábbiakban ajánlásokat fogalmazunk meg, amelyekben mindegyikben jelezni kell a jövőbeli titkárnak.

feladatai

Bővített változatban az összes titkár munkakörének felsorolása a következő:

a beérkező levelek és pályázatok elfogadása, újraelosztása, átadása felelős személyeknek;
dokumentáció fogadása aláírásra a fej számára;
a bejövő hívások fogadása és továbbítása;
a főnök üzleti tárgyalásainak megszervezése;
fellebbezések, levelek és egyéb dokumentumok elkészítése a vezető kérésére;
ülések és munkaértekezletek előkészítése, a szükséges anyagok összegyűjtése, a rendezvény összes résztvevőjének értesítése a megtartásuk helyéről és idejéről, az ülések jegyzőkönyveinek véglegesítése;
Szolgáltatások nyújtása a feje vendégeinek találkozójának megszervezésére;
az adminisztrációs parancsok vállalati alkalmazottak általi végrehajtásának ellenőrzése;
a cég vezetőségének biztosítása a szükséges papírárukkal, irodai eszközökkel és egyéb eszközökkel a személyzet zökkenőmentes működésének elősegítése érdekében;
látogatók fogadása;
a cég levéltárának karbantartása;
a társaság első személyének üzleti utak szervezése: jegyvásárlás, valamint szállodai szobafoglalás;
egyéb utasítások végrehajtása.

Ha titkársági asszisztensre jelentkezik, készüljön fel arra, hogy a feladatlistában szerepel a dokumentumok ellenőrzése, az analitikai áttekintések készítése, a jelentésekhez és beszédekhez szükséges anyagok összegyűjtése.

szakértelem

A sikeres titkársági jelöltnek a következő ismeretekkel kell rendelkeznie, amelyeket fel lehet tüntetni az önéletrajzban:

nyilvántartás;
telefonos beszélgetések vezetése;
ügyfelek találkozása és kezdeti konzultációja;
irodai támogatás;
levelezés feldolgozása;
rendezvények és üzleti találkozók szervezése;
a fej időkezelése;
irodai berendezések és irodai számítógépes programok ismerete.

A konkrét készségek prioritása a vállalat tevékenységi körétől függ. Például, ha titkárra van szükség az orvosi központban, akkor valószínűleg nincs szükség a papírmunka és a dokumentumkezelés alapos ismeretére, akkor valószínűleg nincs szüksége a vízum dokumentumok elkészítésére. Ez a pozíció megköveteli az ügyfelekkel való kommunikáció képességét, az orvosi ügyek alapjainak ismeretét, a telefonban való nagy mennyiségű kommunikáció képességét.

eredmények

A szakmai eredmények minden munkáltató számára fontosak, a legjelentősebbek között általában a következő pontokat különböztetik meg:

a dokumentum dokumentumkezelési optimalizálása;
optimális munkakörnyezet megteremtése az irodában;
az egységek közötti interakciós rendszer megszervezése;
Utazási támogatás
futárszolgálat és takarítási szolgáltatások koordinálása.

Szakmai és személyes tulajdonságok

Az illetékes titkárnak olyan fontos tulajdonságokkal kell rendelkeznie, mint:

nyitottság a kommunikációval szemben;
felelősségvállalás és eredményorientáció;
aktív élethelyzet;
képesség feladatok ellátására multitaskingban;
képesség az egyik tevékenységről a másikra történő gyors váltáshoz;
a rossz szokások hiánya;
stresszállóság;
pontosság és alaposság;
annak a vágya, hogy befejezzék azt, ami a végére kezdődött;
tisztesség;
személyes adatokkal való munka képessége;
kompetens beszélt és írásbeli nyelv;
az üzleti etikett jó ismerete;
képesség egy csapatban való cselekedetre.

Munka tapasztalat

Ha már titkárként dolgozott, akkor nem lesz nehéz leírni a munkatapasztalatát. Sokkal nehezebb lesz azoknak a jelentkezőknek, akik először keresnek munkát ezen a szakon. Ennek ellenére a tapasztalat hiánya nem ok a felborulásra, mindig kiemelheti a birtokában lévő legfontosabb képességeit.

Például megadhatja:

folyékonyan beszél angolul és spanyolul;
az összes alapvető irodai program birtoklása;
irodai berendezések ismerete;
10 ujjú vak gépelés (300 karakter percenként).

Mindig ki kell emelnie a csapdáját - ez lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy megnézze, miben erős vagy, és érdeklődjön a jelölése iránt.

képződés

A tisztelt társaság titkár-referens posztjára történő jelentkezéséhez felsőfokú végzettséggel kell rendelkeznie. A feladatok hatékony teljesítése azonban gyakran megköveteli További tanfolyamok és tréningek irodai munkában, archiválásban, valamint irodai berendezésekkel kapcsolatos képzés. A kicsi irodákban a titkárok gyakran járnak el egy fiatal ügyvéd feladataival, vagy könyvelési nyilvántartást vezetnek. Ebben az esetben jogi vagy gazdasági oktatásra van szüksége.

A recepción titkár-adminisztrátor és alkalmazott alkalmazásra jelentkezéskor a felsőoktatás jelenléte nem alapvető fontosságú.

Mit nem kell feltüntetni?

Nézzünk egy kicsit tovább arra, amit nem szükséges feltüntetni az önéletrajzban.

Hobbi és hobbi. Nem szabad festeni részletesen, hogyan szeretne virágot nőni / kötni / hímezni, ha jövőbeni tevékenysége nem kapcsolódik ehhez.
Minden rendelkezésre álló munkatapasztalat. Sokan karrierjét olyan pozíciókkal kezdik, mint eladó, tiszt vagy tiszt. Ha több mint 10 éve dolgozik, akkor elegendő megállni egy hasonló specialitás 2-3 helyén.
A titkárnak kellemes megjelenésűnek kell lennie, ezért tanácsos csatolni egy fényképet az önéletrajzhoz. Itt azonban nem engedélyezett szexuális háttér - korlátozódjon egy szigorú fotóra. Előfordulhat, hogy az fürdőruhában vagy az étteremben található képeket nem dolgozzák fel megfelelően.

Hogyan lehet kísérőlevelet írni?

Kísérőlevél nem szükséges, de ennek ellenére kedvező benyomást kelt a potenciális munkáltatóra. Nem szükséges megismételni mindazt, ami magában az önéletrajzban található. Itt meg kell határoznia az érdeklődését a betöltetlen állás iránt, és röviden hangsúlyoznia kell az alapvető készségek és kompetenciák jelenlététhogy segítsen a szakmai feladatok elvégzésében.

A levél végén köszönöm érdeklődését és kifejezzék őszinte reményüket a válaszra.