Culture de la communication d'entreprise

Les compétences en communication d'entreprise sont nécessaires pour une carrière réussie dans n'importe quel domaine: le succès en communication d'entreprise dépendra largement des compétences de communication quotidienne, cependant, la sphère professionnelle a ses spécificités. La culture de la communication d'entreprise est un moyen d'interagir avec des collègues, des supérieurs, des subordonnés et des partenaires, ainsi que certaines règles. Il est très important d'établir une communication en fonction de la situation, des buts et des objectifs, ainsi que de pouvoir s'adapter rapidement à des situations changeantes.

La culture communicative est un concept plus large qu'un ensemble d'actes de langage. Il se compose de nombreux composants. Dans la culture de la communication d'entreprise, l'apparence est d'une grande importance: elle doit correspondre à la sphère de votre activité et à la situation spécifique.

Pour travailler avec les clients, il y a généralement un uniforme, pour travailler au bureau - un costume d'affaires, les gens dans les professions créatives s'habillent d'une certaine manière, et ceux qui occupent des postes supérieurs doivent souligner leur statut avec des vêtements et des accessoires. Il peut sembler que l'apparence n'est pas directement liée à la communication d'entreprise. Cependant, c'est la première impression que vous faites qui détermine la relation de la personne à qui vous parlez. Si cette impression est négative, vous devrez dépenser beaucoup d'énergie dans le processus de dialogue pour vous rééduquer.

Le langage non verbal est tout aussi important dans la communication. Vos postures, gestes et comportements sont très importants du point de vue de la psychologie. Essayez de vous assurer que les expressions faciales sont assez restreintes. La gesticulation est très importante, mais elle doit être modérée et pas trop intense.

Si vous vous engagez à dialoguer avec des partenaires, il est préférable de choisir une pose ouverte.Vous pouvez essayer de vous adapter en douceur à la pose de l'interlocuteur. Pour éviter d'être perçu avec agressivité, le contact visuel ne devrait prendre que quelques secondes. Assis à la table de négociation n'est pas directement en face de l'interlocuteur, mais un peu sur le côté.

Ce que vous dites et comment vous le dites est tout aussi important. Il est très important d'avoir des informations fiables, de pouvoir opérer sur des faits et de construire correctement le contenu de la discussion.

Il est important de choisir des mots, des intonations, des poses et des gestes pour une situation spécifique, car dans différents cas, un comportement différent sera approprié. La culture de la communication d'entreprise, selon la situation et les objectifs poursuivis, peut être divisée en plusieurs types:

• Le type de mentor implique une édification. Cette option est typique pour le processus de formation des stagiaires, pour un événement éducatif et scientifique, pour expliquer les moments de travail individuels subordonnés, ainsi que pour le travail d'équipe avec des collègues, si vous êtes un expert dans le domaine dans lequel ils sont moins bien familiarisés. Très souvent, une telle communication se construit sous la forme d'un monologue, cependant, dans la communication d'entreprise moderne, le dialogue est considéré comme préférable: même dans le processus d'apprentissage, essayez d'engager des interlocuteurs dans la discussion et d'écouter leurs points de vue.
• Type de motivation le but est d'intéresser une personne au projet, de la convaincre de la pertinence d'un emploi particulier, d'aider les employés à croire en eux et à se sentir plus en confiance dans une entreprise nouvelle ou simplement difficile. Pour réussir, essayez d'éviter les phrases et les clichés courants. La meilleure chose est de donner un exemple personnel, de raconter votre propre histoire et d'expliquer dans vos propres mots ce qui vous attire exactement vers un projet particulier.
• Type de confrontation la culture communicative provoque l'interlocuteur à s'opposer à vous, à être en désaccord avec votre point de vue. Ce type comprend un certain nombre de techniques utilisées en cas de conflit d'intérêts. Le plus souvent, la situation de confrontation est caractéristique des négociations, ainsi que d'attirer l'attention lorsque vous travaillez avec un public passif et inerte.
• Type d'information le plus neutre - dans son cadre, vous pouvez simplement transmettre telle ou telle information à l'auditeur. Essayez d'éviter de confondre le type d'information avec les autres. Si le but est d'informer l'interlocuteur, vous n'avez pas besoin d'essayer de lui enseigner, d'infecter avec votre enthousiasme ou d'entrer en conflit. En même temps, il est nécessaire que la présentation soit intelligible - pour cela, essayez de vous adapter à l'interlocuteur et de tout expliquer avec des exemples qui lui sont clairs.

La plupart des problèmes importants liés aux activités professionnelles, ont décidé de résoudre dans le processus de communication personnelle. Pour les personnes sociables et ouvertes qui savent comment présenter correctement toute information (par des gestes, des expressions faciales et l'intonation), c'est plus un plus qu'un moins. Dans la communication d'entreprise personnelle, le contenu de la discussion ne joue pas un rôle clé, l'essentiel est d'établir un contact et d'exprimer correctement votre position.

La communication personnelle peut consister en des monologues assez longs ou, au contraire, en des phrases plus ou moins courtes. Et dans ce cas, et dans un autre cas, il est très important non seulement d'indiquer les informations, comme si vous rédigiez un résumé, mais de les transmettre à un interlocuteur spécifique, en vous y adaptant. Avant les négociations, notez les points clés dont vous souhaitez discuter, mais ne mémorisez jamais le discours - il est nécessaire de changer la nature du récit, de la séquence, des exemples (en fonction de la réaction du public).

De la même manière, vous devez travailler avec l'intonation et les gestes. Si vous perdez l'attention de l'interlocuteur, rendez le discours plus émotif. Si vous ressentez une confrontation indésirable avec un partenaire, essayez de copier les postures et les gestes de la personne.Il est très important de ne pas se comporter avec trop de retenue, sinon la présentation des informations sera ennuyeuse, et vous donnerez l'impression d'une personne peu sûre.

Au cours d'une conversation personnelle, il faut souvent prendre spontanément des décisions difficiles. Si le processus de négociation n'aborde pas les sujets que vous attendiez, il est très important de rester calme. Essayez de ne pas répondre aux problèmes d'excitation excessive, répondez toujours calmement. Si vous ne pouvez pas déterminer immédiatement quelle décision prendre, vous pouvez toujours prendre le temps de réfléchir et de peser tous les avantages et les inconvénients dans un environnement calme.

De nombreux problèmes sont désormais traités par téléphone. Il s'agit généralement de clarifications insignifiantes de toute information ou aspect organisationnel: par exemple, lors d'un appel téléphonique, les collègues spécifient souvent des noms et des numéros exacts, prennent des rendez-vous, donnent ou reçoivent des tâches. Les appels téléphoniques longs n'ont généralement lieu que lorsqu'il n'y a aucune possibilité de se rencontrer en personne. De plus, les appels vidéo qui ont leurs spécificités sont de plus en plus utilisés pour une communication plus complète.

Pour une conversation téléphonique réussie, affectant les moments de travail, il est nécessaire de considérer les nuances suivantes:

• Si vous appelez quelqu'un, il est important de demander si la personne est à l'aise de parler maintenant. Les appels après les heures normales de travail dans la plupart des sociétés ne sont pas acceptés conformément à l'étiquette (sauf s'il y a eu un accord séparé).
• Gardez à l'esprit qu'il peut y avoir des interférences avec la communication - ou que des bruits étrangers peuvent interférer avec la conversation. Dans une conversation téléphonique, il est important de parler aussi clairement et pas trop vite.
• Construisez votre discours afin qu'il soit aussi précis que possible et perçu exactement comme vous le vouliez. Dans le processus de communication personnelle, les expressions faciales et les gestes jouent un rôle très important - cela vous permet de mieux comprendre les indices, l'euphémisme et les motifs cachés de l'interlocuteur. Lorsque vous parlez au téléphone, vous êtes privé de cette opportunité.
• Essayez de discuter des problèmes nécessaires par téléphone aussi brièvement que possible. Pour les négociations complexes ou les discussions controversées, la conversation téléphonique est rarement appropriée, il est donc important d'indiquer uniquement les plus importantes. Les détails sont mieux discutés en personne ou en utilisant la vidéo.

Les appels vidéo dans la culture d'entreprise moderne commencent à être de plus en plus utilisés. Premièrement, ils aident à maintenir le contact avec des partenaires de différents pays et à négocier aussi efficacement que possible. Deuxièmement, de nombreuses personnes travaillent désormais à distance depuis leur domicile et les appels vidéo facilitent la résolution des problèmes.

Si vous avez de telles conversations commerciales, il est important de faire attention aux points suivants:

• Votre apparence ira loin. Même si vous êtes à la maison, essayez de vous habiller de façon professionnelle.
• Trouvez un endroit dans la maison où le fond sera plus ou moins neutre. Si en arrière-plan il y a une cuisine, une télévision qui fonctionne ou des enfants qui jouent, cela peut interférer avec la résolution des problèmes commerciaux.
• Beaucoup de gens utilisent maintenant des écouteurs, mais il convient de s'en souvenir: ils vous permettent de mieux entendre l'autre personne, mais ne garantissent pas que l'autre personne vous entend bien si vous parlez dans le bruit. Si vous résolvez des problèmes d'entreprise à la maison, demandez à votre famille de se taire ou asseyez-vous simplement dans une pièce séparée.
• Devant la caméra, il est particulièrement important de contrôler vos propres gestes et expressions faciales. Souvent, des problèmes de communication se produisent, l'image peut se charger lentement et une attention peut être portée à toutes les expressions faciales infructueuses.
• Si vous discutez de problèmes graves qui nécessitent des notes ou de la documentation sous vos yeux, préparez tout cela à l'avance (avant l'appel) et envoyez le matériel nécessaire à votre interlocuteur.

De nombreux problèmes dans les organisations sont désormais traités par correspondance. L'un des avantages d'une telle communication d'entreprise est la structure de l'information.Si dans le processus de communication en direct vous ne pouvez pas prêter attention à certains points importants pour l'interlocuteur (ou tout simplement oublier les informations nécessaires), sous forme enregistrée, il sera possible de prendre en compte toutes les nuances.

Si vous parlez beaucoup avec des collègues et des partenaires de correspondance, il est très important de pouvoir écrire correctement. Les éditeurs de texte ne corrigent pas toujours correctement les erreurs de grammaire, vous ne devez donc pas vous y fier entièrement - si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe d'un mot, vérifiez-vous dans le dictionnaire. Des précautions doivent être prises lors de l'envoi de SMS à partir de téléphones et de tablettes - avec la fonction de saisie automatique, vos mots peuvent être remplacés par d'autres, et le message n'aura tout simplement aucun sens.

Beaucoup considèrent la correspondance commerciale comme une tâche plus simple que la négociation dans la vie réelle - en effet, il est toujours temps de penser à un message, et dans le processus d'un vrai dialogue, vous devez répondre spontanément. Cependant, l'inconvénient est que vous n'obtenez pas de réaction spontanée de l'interlocuteur, et c'est un aspect psychologique important.

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