Matriz de Eisenhower - usa el tiempo correctamente

En nuestro siglo increíblemente rápido, el tiempo no parece simplemente irse, sino que vuela a la velocidad de un avión supersónico. En ese ciclo de eventos y días, cargado de una gran cantidad de asuntos y planes, a menudo no podemos darnos cuenta ni siquiera la mitad de lo planeado. Y quiero atrapar todo. Cómo usar el tiempo correctamente, usando la matriz de Eisenhower, lo consideraremos con más detalle.

El tiempo es todo lo que tenemos. Para bien o para mal, nuestra vida depende directamente de cómo y en qué gastamos nuestro tiempo. Y aquellos que quieren tener tiempo para hacer mucho en su camino, por regla general, aprenden a administrar su tiempo de manera efectiva. La gestión del tiempo (gestión del tiempo) no es más que planificación. Es lo que ayuda a dejar de preocuparse por la amarga sensación de que el tiempo es corto, de que le falta mucho y de que no se puede hacer nada.

Érase una vez, la famosa figura política y militar estadounidense Dwight David Eisenhower estaba seriamente comprometida en encontrar una solución al problema de la planificación efectiva, también era el presidente de los Estados Unidos. Y se las arregló para encontrar una solución a este problema, incluso se le ocurrió sistema de gestión del tiempo.

Dio la casualidad de que el cerebro humano percibe más fácilmente y mejor la información estructurada, es decir, incorporada a un sistema específico, desglosado en estantes. Al mismo tiempo, sería bueno visualizar estos estantes, para que sean visuales, por ejemplo, utilizando algún tipo de diagramas o diagramas.Es precisamente este principio de distribución de casos el que subyace en la matriz de Eisenhower, que es uno de los principales métodos en la teoría de la gestión eficaz del tiempo.

La visualización del plan de acciones y acciones usando la matriz es muy simple. Dibuja un cuadrado en papel, divídelo con dos líneas perpendiculares en cuatro campos iguales. Debería obtener una ventana con una rejilla en forma de cruz. Estos campos dividirán su caso en 4 grupos, cada uno de los cuales dependerá de signos de importancia / falta de importancia y urgencia / no urgencia. Los campos formados a partir de la intersección de las líneas se llaman cuadrantes (concepto matemático) y se denotan de la siguiente manera:

• cuadrante A (tareas importantes y urgentes);
• cuadrante B (tareas importantes, pero no urgentes);
• cuadrante C (no importante, pero tareas urgentes);
• cuadrante D (tareas sin importancia y no urgentes).

La matriz de Eisenhower tiene ventajas y desventajas. Describiremos tanto eso como otro, y comenzaremos con ventajas.

• A pesar de su nombre "matriz", que implica algo complejo, el sistema es realmente muy fácil de entender y se aplica sin ninguna dificultad.
• Los casos, las metas y los objetivos se dividen en solo 4 categorías, esto ayuda a navegarlos mejor.
• La distribución de tareas de acuerdo con los criterios de urgencia e importancia le permite trasladar asuntos no urgentes y sin importancia a un segundo plano, lo que le permite pasar al frente importante y urgente. Así es como se analizan y filtran los casos. Aquellos que no necesitan perder tiempo son eliminados.
• La principal ventaja es que la matriz le permite hacer que los costos de tiempo sean lo más eficientes posible, lo que a su vez permite hacer todo a tiempo.

Las desventajas de este sistema también están disponibles.

• La matriz es ineficaz en la planificación a largo plazo. Es adecuado para asuntos de actualidad o para el futuro cercano.
• Cuando no hay objetivos diarios, entonces no hay necesidad de utilizar dicho sistema.
• Para utilizar la matriz de manera efectiva, debe distribuir los objetivos de manera rápida y precisa en grupos. Para hacer esto, debe comprender a cuáles de ellos se les puede asignar el grado de "importante", y qué objetivos no son muy importantes, cuáles deben completarse con urgencia y cuáles son opcionales. Tal capacitación lleva tiempo, es decir, la matriz no "funciona" para usted de inmediato, pero es un inconveniente.
• Y, como resultado del párrafo anterior, puede haber errores con la precisión de asignar a los casos un cierto estado.

Consideramos cada cuadrante de la matriz con más detalle.

Si usted es un maestro en planificación, el cuadrante A estará vacío. Si aparecieron cosas en él, esto indica su pobre organización. Permiten la educación en los asuntos de hurgar y bloquear. La razón de esta imagen es, por regla general, la pereza.

O puede que no priorice correctamente. Por supuesto, a veces tales situaciones son permisibles, pero cuando esto se observa sistemáticamente, simplemente es necesario trabajar en la autodisciplina personal. Para evitar "asentar" la moda en el cuadrante A, es necesario hacer frente a las tareas introducidas en los campos restantes de manera oportuna.

Pero todavía se puede ingresar una pequeña lista de tareas en el cuadrante A. Puede ser:

• problemas de salud;
• casos, cuyo fracaso puede provocar la aparición de problemas, empeorar la calidad de vida, amenazar el bienestar de la familia y el trabajo;
• casos, cuyo fracaso complicará significativamente el camino hacia el logro de los objetivos principales o conducirá a su interrupción;
• salida de varias situaciones de emergencia y crisis.

Sin embargo, si tiene muchos puntos en este cuadrante, renuncie a todos los esfuerzos para eliminarlos. Y no olvide que la implementación de ciertos elementos de la lista de importantes y urgentes se puede redirigir por completo, delegar a alguien de apoderados, no es necesario asumir toda la carga de todos los asuntos solo en usted.Este enfoque ayudará a hacer frente rápidamente a la plenitud del cuadrante A.

Las observaciones muestran que las personas que prefieren resolver los problemas del cuadrante B se convierten en las más exitosas, ascienden más rápidamente en la carrera profesional, son más prósperas económicamente, no les falta tiempo y viven una vida armoniosa y completa. Las tareas no urgentes pertenecen a la categoría de las más prometedoras y prioritarias, y si una persona les presta su atención principal, entonces todo se desarrolla como debería.

Debe tenerse en cuenta que la falta de urgencia en el grupo B a veces lleva a un retraso en el cumplimiento de los puntos designados, y migran al grupo A, donde ya requerirán una respuesta rápida. Si resolvemos tareas importantes, pero no muy urgentes, gradual y regularmente, entonces este proceso procederá con calma y eficiencia. Es necesario abordar este tipo de negocio de manera responsable, y la falta de urgencia hace posible controlar completamente el progreso del asunto, llevar todos los detalles al ideal, pensar claramente en todos los pasos, obteniendo así un resultado productivo.

La matriz de Eisenhower le enseña principalmente cómo priorizar. Esto significa que lo más importante en la planificación es la capacidad de distinguir los asuntos importantes que lo llevan a grandes objetivos de los secundarios. Las tareas que deben llevarse al grupo C no son importantes, en esencia, son cosas que distraen de los objetivos principales, no contribuyen al avance, sino que, por el contrario, solo obstaculizan el proceso de desarrollo. A menudo impiden que te concentres en alcanzar objetivos importantes y, por lo tanto, reducen la efectividad del tiempo pasado.

No debe confundir los asuntos urgentes del campo C, que no son importantes, con los asuntos urgentes del campo A, que son extremadamente importantes. Esto, por regla general, lleva al hecho de que lo verdaderamente importante permanecerá en segundo plano. Un ejemplo vívido de tal situación pueden ser reuniones impuestas por alguien externo que no necesita, o conversaciones largas vacías, ir a fiestas y celebraciones, invitaciones a las cuales provienen de personas que no le interesan, algunas tareas domésticas, desglose de electrodomésticos y similares. Sí, esto debe hacerse con urgencia, pero la solución de estas tareas no es una necesidad vital, y su incumplimiento no conlleva ningún problema.

Las clases de este grupo no dan nada, por el contrario, pueden hacer mucho daño. Deben intentarse para posponerse hasta más tarde, y es mejor ignorarlos por completo. Pero el enemigo debe ser conocido a simple vista: es imperativo compilar una lista de tales "plagas" en el campo D, porque estas son las actividades que "devoran" nuestro tiempo. Son estas cosas las que son tan tentadoras y atractivas para muchas personas debido a su franqueza y la promesa de brindar relajación y placer, pasar tiempo en la dulce dicha.

Tales características de estos "casos" crean una gran tentación para tratar con ellos en primer lugar, y dejan, como dicen, que todo el mundo espere. Puede ser extremadamente difícil salir de un grupo de tales pseudoartículos, ya que realmente arrastran a una persona. Pero los intentos de destruir el hábito de tratar con ellos no deben abandonarse.

Estas actividades incluyen:

• conversaciones sobre nada, conversaciones vacías y sin sentido (tanto por teléfono como en vivo);
• lo mismo que las conversaciones del párrafo anterior, correspondencia en mensajeros, redes sociales, todo tipo de chats;
• ver películas, series, programas de televisión que no llevan una carga semántica, que distraen de problemas y asuntos serios, causando varias emociones negativas;
• juegos de computadora y otros (no en desarrollo).

El descanso para el cuerpo y el alma es indudablemente necesario, pero hay muchas otras formas útiles para su implementación:

• lectura de literatura de calidad;
• viajes a exposiciones, teatros y museos;
• juegos de desarrollo de inteligencia;
• clases en la piscina, gimnasio, caminatas en pistas de patinaje, excursiones fuera de la ciudad, viajes, etc.

Si no puede eliminar por completo de su vida las ocupaciones nocivas del grupo D, entonces al menos debe intentar retrasarlas, prestar atención solo cuando se completen las cosas de los grupos A y B. Pero trate de minimizar la cantidad de tiempo dedicado a actividades "vacías". .

Hay una alta probabilidad de atribuir el asunto a un grupo inapropiado. Este es el principal problema en la construcción de una jerarquía de nuestras prioridades. Para que sea más fácil tratarlo, debe aprender a responder dos preguntas con la ayuda de dos palabras: "sí" o "no". Por ejemplo: "¿La implementación de este caso me ayudará a acercarme a mi objetivo principal?" La respuesta "sí" significa la importancia del caso, la respuesta "no" no es importante.

"Si no resuelvo este problema ahora, ¿perderá su relevancia mañana?" La respuesta "sí" significa la urgencia del asunto, la respuesta "no", no la urgencia. Habiendo determinado la categoría para cada lección de esta manera, primero haga las cosas del grupo A y luego del grupo B.

El mejor momento para compilar una matriz es el comienzo de un nuevo día. Piense detenidamente sobre las tareas que enfrentará en el futuro cercano y escríbalas en forma de una lista regular. Luego, pruebe cada una de ellas con las preguntas anteriores y colóquelas en los campos de acuerdo con las respuestas. No olvide mencionar los casos más pequeños e insignificantes, que solo toman nuestro tiempo en vano.

El número total de tareas que determina usted mismo. Después de dividir los casos en las categorías apropiadas, puede escribir en un cuaderno o crear una lista conveniente en el organizador del teléfono a medida que disminuye la urgencia y la importancia, de modo que el primero en la lista son los casos del grupo A, el segundo de B, el tercero de C y de D no tienes que escribir en absoluto. No olvide que las tareas de los grupos A y C están sujetas a delegación a familiares, amigos, colegas o subordinados. Pero el grupo B: estas son las cosas que es importante hacer por su cuenta.

La matriz de Eisenhower puede ser utilizada por todos los que la necesiten. Es bueno porque será igualmente útil para todos, independientemente de la edad y el estado social: los jefes de organizaciones y empresas, y los trabajadores ordinarios y trabajadores de oficina, y amas de casa, estudiantes y niños que estudian en las escuelas.

Veamos un ejemplo de cómo se verían las grabaciones diarias en el sistema Eisenhower.

Grupo de asuntos urgentes e importantes:

• conducir el automóvil a la estación de servicio para reparaciones, ya que lo necesito para el trabajo;
• presentar un informe trimestral;
• lidiar con un problema con una tarjeta de crédito.

Un grupo de asuntos urgentes pero importantes:

• desarrollar un nuevo tema y delinear las direcciones principales de un nuevo proyecto;
• dejar de fumar
• aprender ingles
• compre una membresía de gimnasio.

Grupo de asuntos urgentes, pero no importantes:

• ir al aniversario de San Sanych del departamento legal;
• felicite a todos en las redes sociales el primer día de la primavera.

Grupo de asuntos urgentes y sin importancia:

• limpiar el armario
• distinguir cosas en el entrepiso;
• mira la serie;
• jugar con un loro

La matriz de Eisenhower se puede comparar con un sistema de purificación, un filtro que le permite deshacerse de cosas innecesarias. Al principio, es posible que necesite compilarlo diariamente, pero con la acumulación de experiencia comenzará a sentir al nivel de la intuición qué negocio pertenece a qué categoría. Y tan pronto como se domine dicho sistema de gestión del tiempo, y aprenda a usarlo de manera efectiva, así como a distribuir correctamente los casos según los cuadrantes, inmediatamente sentirá una oleada de libertad.Comenzará a tener tiempo para hacer todo a tiempo y, al mismo tiempo, no se apresurará, su vida volverá a la normalidad y de repente se lograrán objetivos que parecen inalcanzables. Y se le garantizará la presencia de excelentes condiciones y buen humor, energía y vigor.

La disciplina es la base del éxito. Seguramente prestaste atención a esas personas que carecen de tales cualidades, están en un torbellino interminable de "acciones" interminables, siempre están haciendo algo vacío, sin sentido, pero, según sus declaraciones, imposible importante. Y la vista de estas personas está constantemente cansada, agotada, perdida, miserable. Siempre están molestos, quisquillosos e inquietos.

Si no quieres ser así y no quieres despertar en la gente solo simpatía y piedad, entonces debes actuar según el principio de lo contrario. Si todo les sucede a ellos y desea obtener los resultados opuestos, entonces debe actuar de manera opuesta. A saber: poner la disciplina en orden, dominar los métodos de autoorganización, adherirse a planes, horarios y regímenes claros, comprender claramente cuándo y qué hacer, y lo más importante, por qué todo esto, cuál es el propósito. Y la matriz de Eisenhower será de gran ayuda para usted en estos asuntos.

De hecho, no es por nada que su fundadora, cuyo nombre lleva, fue capaz de construir una carrera tan vertiginosa y convertirse en una de las presidencias estadounidenses más famosas y queridas, así como una figura militar muy exitosa. Y todo esto a pesar del hecho de que este gran hombre nació en una familia pobre. Puede tomar con seguridad un ejemplo de esas personas y utilizar las herramientas inventadas por ellos.