Consejos de redacción del resumen del secretario

El secretario de la empresa se encarga de organizar el trabajo del colectivo laboral y, en particular, del jefe de la empresa. Este es un asistente del jefe de la compañía, por lo tanto, se imponen requisitos bastante estrictos a los candidatos para esta vacante. Detengámonos con más detalle en los temas de compilación de un currículum exitoso para solicitar un puesto de secretario.

El trabajo de cualquier secretaria requiere la capacidad de cambiar rápidamente de un tipo de actividad laboral a otra. Esta persona realiza una variedad de tareas, pero todas están destinadas a ayudar a la primera persona de la empresa en el trabajo, así como a ahorrar su tiempo de trabajo y personal. Tradicionalmente, las funciones de trabajo de este especialista incluyen papeleo, trabajar con el teléfono, PBX y equipo de oficina, redistribuir llamadas, así como organización de reuniones, viajes de negocios y otros trabajos.

• Secretaria en la recepción Es responsable de la recepción inicial de clientes y visitantes, la comunicación por teléfono, la recepción de faxes y el servicio de asistencia para las negociaciones del jefe.
• Tareas administrativas incluye la organización de la interacción más efectiva entre los empleados de la empresa, el mantenimiento del orden en el espacio de la oficina, el mantenimiento del equipo de oficina, el suministro a la oficina de la empresa de todos los artículos de papelería y artículos para el hogar necesarios.
• Las tareas del asistente personal del líder son ligeramente diferentes. Este especialista siempre está actualizado con los próximos eventos.Está sobre sus hombros elaborar un cronograma de reuniones de trabajo del jefe, el cumplimiento de sus tareas personales y muchas otras tareas, que generalmente se especifican individualmente en cada caso.
• Secretario de la corte generalmente adscrito a un juez: este oficial participa en audiencias judiciales y realiza todo el trabajo documental necesario. El secretario del tribunal se encarga de archivar documentos, transferir materiales a la oficina, llevar un registro de la sesión del tribunal y enviar citaciones. Los requisitos para este puesto son muy altos: el empleado debe tener una educación jurídica superior y al menos 2 años de experiencia profesional.
• Portavoz supervisa los problemas de presentación de la marca, interactúa con los medios, recopila una selección de noticias actuales. El asistente personal acepta toda la correspondencia, prepara todos los documentos comerciales para la primera persona de la empresa, recopila información, de una forma u otra, relacionada con la adopción de decisiones importantes, y también realiza órdenes únicas del jefe.

Cualquier currículum consta de varios bloques. A continuación se presentan recomendaciones sobre qué indicar en cada una de ellas al futuro secretario.

En una versión ampliada, la lista de tareas laborales de cualquier secretaria es la siguiente:

• aceptación de cartas y solicitudes entrantes, su redistribución, transferencia a personas responsables;
• recepción de documentación para firma al jefe;
• contestar llamadas entrantes y reenviarlas;
• organización de negociaciones comerciales del jefe;
• redacción de llamamientos, cartas y otros documentos a petición del jefe;
• preparar reuniones y reuniones de trabajo, recolectar los materiales necesarios, notificar a todos los participantes del evento sobre el lugar y la hora de su celebración, finalizar el acta de las reuniones;
• la prestación de servicios para organizar una reunión de invitados del jefe;
• control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes de la administración;
• proporcionar a la administración de la empresa los artículos de papelería, el equipo de oficina y otros medios necesarios para facilitar el buen funcionamiento del personal;
• recepción de visitantes;
• mantenimiento del archivo de la empresa;
• organización de viajes de negocios de la primera persona de la empresa: compra de boletos, así como reservas de habitaciones de hotel;
• ejecución de otras instrucciones.

Un candidato exitoso para el puesto de secretario debe tener las siguientes habilidades, que se pueden indicar en el currículum:

• papeleo
• realización de conversaciones telefónicas;
• reunión y consulta inicial de clientes;
• apoyo de oficina;
• procesamiento de correspondencia;
• organización de eventos y reuniones de negocios;
• gestión del tiempo de la cabeza;
• conocimiento de equipos de oficina y programas de PC de oficina.

Las habilidades específicas prioritarias dependen de la esfera de actividad de la empresa.. Por ejemplo, si necesita una secretaria en un centro médico, es poco probable que necesite un conocimiento profundo del papeleo y el flujo de trabajo, difícilmente necesitará la capacidad de elaborar documentos para una visa. Esta posición requiere la capacidad de comunicarse con los clientes, el conocimiento de los aspectos básicos de los asuntos médicos, la capacidad de comunicarse por teléfono en grandes cantidades.

Los logros profesionales son importantes para cualquier empleador; entre los más significativos, generalmente se distinguen los siguientes puntos:

• optimización de la gestión documental de la empresa;
• creando un clima de trabajo óptimo en la oficina;
• organización de un sistema de interacción entre unidades;
• Soporte de viaje
• Coordinación de servicios de mensajería y limpieza.

Un secretario competente debe poseer cualidades tan importantes como:

• apertura a la comunicación;
• responsabilidad y orientación a resultados;
• posición de vida activa;
• capacidad de realizar tareas en multitarea;
• la capacidad de cambiar rápidamente de una actividad a otra;
• la ausencia de malos hábitos;
• resistencia al estrés;
• precisión y escrupulosidad;
• el deseo de completar lo que comenzó hasta el final;
• decencia
• capacidad de trabajar con información personal;
• lenguaje competente hablado y escrito;
• buen conocimiento de la etiqueta comercial;
• capacidad de actuar en equipo.

Si ya trabajó como secretaria, no será difícil describir su experiencia laboral. Será mucho más difícil para aquellos solicitantes que buscan trabajo en esta especialidad por primera vez. Sin embargo, la falta de experiencia no es motivo para estar molesto, siempre puede resaltar las habilidades clave que posee.

Por ejemplo, puede especificar:

• fluidez en inglés y español;
• posesión de todos los programas básicos de oficina;
• conocimiento de equipos de oficina;
• Escritura ciega de 10 dedos (300 caracteres por minuto).

Para solicitar el puesto de secretario-referente en una empresa respetable, debe tener una educación superior. Sin embargo, el desempeño efectivo de los deberes a menudo requiere cursos y capacitaciones adicionales en trabajo de oficina, archivo, así como capacitación para trabajar con equipos de oficina. En las oficinas pequeñas, las secretarias a menudo realizan adicionalmente los deberes de un abogado junior o mantienen registros contables. En este caso, respectivamente, necesitará una educación legal o económica.

Detengámonos un poco más en lo que no necesita ser indicado en el currículum.

• Pasatiempos y pasatiempos. No debe pintar en detalle cómo le gusta cultivar flores / tejer / bordar en caso de que su actividad futura no esté relacionada con esto.
• Toda la experiencia laboral disponible. Muchos comienzan su carrera con puestos como vendedor, conserje o limpiador. Si ha estado trabajando durante más de 10 años, será suficiente detenerse en 2-3 lugares en una especialidad similar.
• El secretario debe tener una apariencia agradable, por lo tanto, es recomendable adjuntar una fotografía al currículum. Sin embargo, no se permiten antecedentes sexuales aquí; limítese a una foto estricta "para documentos". Es posible que las imágenes en traje de baño o restaurante no se procesen correctamente.

No se requiere una carta de presentación, pero sin embargo causa una impresión favorable en el posible empleador. No es necesario repetir todo lo que está escrito en el currículum. Aquí debe identificar su interés en la vacante y enfatizar brevemente la presencia de habilidades y competencias básicas.para ayudarlo con deberes profesionales.

Al final de la carta, gracias por su interés y exprese su sincera esperanza por una respuesta.

En conclusión, presentamos una plantilla de currículum ya preparada para el puesto de secretario.

Ivanova Olga Ivanovna

d .: 10.01.1985

lugar de residencia: Rostov

mafia el telefono: +7 (***) **-**-***

correo electrónico: ***@***. **

propósito: cargo del secretario personal del jefe

Educacion

Instituto de economía de Rostov

Facultad social y económica

BC "Educación vocacional", seminario "Fundamentos de los asuntos de secretariado"

Experiencia laboral

01.2013 - presente JSC Trading House

puesto: secretaria

deberes:

• planificación del horario del director;
• papeleo
• mantenimiento de la vida ininterrumpida de la oficina.

09.2008 - 12.2012, OJSC "Medical Center Plus"

puesto: administrador de recepción

deberes:

• recibir y redistribuir llamadas telefónicas;
• trabajar con correspondencia;
• reunión de visitantes;
• Consulta inicial al cliente.

Habilidades

• experiencia en mantenimiento de registros;
• conocimiento de programas informáticos de oficina;
• discurso competente;
• Conocimiento de equipos de oficina.