Etiqueta y ética de la correspondencia comercial

La realidad empresarial actual es que solo el 15% de los empresarios de mediana y gran escala que buscan fortalecer su posición en el mercado logran el objetivo. Es por esta razón que la relevancia de la etiqueta comercial aumenta varias veces, ya que el incumplimiento de sus estándares, entre otras razones, a menudo conduce al colapso de las relaciones comerciales útiles.

En una interpretación amplia de la ética, significan un conjunto de principios generales destinados a regular las relaciones sociales. En consecuencia, la ética de las relaciones comerciales considera cuestiones relacionadas con el orden aceptado y el estilo de interacción en la esfera empresarial.

Detallar los aspectos éticos de las relaciones comerciales es la etiqueta comercial, que incluye, por ejemplo, el procedimiento de negociación, las reglas de conducta corporativa, las tradiciones y los rituales comerciales, los elementos de subordinación, los modales y los estilos de comunicación y escritura, así como los problemas de corrección en el trato con socios y colegas de negocios.

La importancia de la ética y la etiqueta, como su componente, radica en el hecho de que el marco regulatorio que surgió como resultado de la práctica a largo plazo simplifica enormemente la comunicación, creando un contexto comprensible y accesible en el sector empresarial que puede alcanzar correctamente los objetivos y ahorrar significativamente tiempo.

En otras palabras, estamos hablando de un algoritmo especial para resolver problemas comerciales que hace posible establecer y alcanzar con éxito los objetivos comerciales deseados de manera racional y sin conflictos. El nivel de propiedad de este algoritmo le permite sacar conclusiones directas sobre el grado de profesionalismo de un socio comercial u oponente en una disputa comercial.

En este contexto, es importante cumplir con los siguientes principios generales:

• puntualidad en todas partes y en todo;
• cumplimiento de la seguridad de la información;
• altruismo sonoro;
• una imagen favorable adecuada al entorno empresarial;
• lenguaje competente hablado y escrito;
• siguiendo las reglas de la cultura del discurso comercial.

Los tipos de correspondencia comercial son diversos y, con cierto grado de convencionalidad, se pueden dividir en dos variedades principales:

• interestatal - entre organizaciones estatales, misiones extranjeras y funcionarios (varias notas, memorandos y otras formas) - elementos de las relaciones diplomáticas;
• comercial - cartas de estatus semioficial utilizadas en el campo de las relaciones comerciales entre instituciones y organizaciones.

El estilo de escribir una carta de servicio, a pesar de las diferencias lingüísticas y algunas diferencias tradicionales, tiene una cierta base general y un grupo de establecimientos desarrollados por la práctica establecida. Por ejemplo, una serie de requisitos de protocolo, determinados por la posición del remitente y el destinatario, se basan en la configuración inicial de respeto mutuo y corrección. Por lo tanto, independientemente del tipo de documento, estructuralmente, debe contener necesariamente los siguientes elementos:

• apelación (estado oficial del destinatario);
• cumplido (final cortés de la carta);
• firma
• fecha (día, mes, año y lugar de redacción del mensaje);
• dirección del remitente (apellido, estado oficial, dirección se colocan en la parte superior o inferior de la primera página de la carta).

Además, hay una serie de disposiciones directamente relacionadas con las cartas:

• las cartas comerciales se exponen en membretes u hojas de papel exclusivamente en el anverso;
• la paginación se realiza en números arábigos;
• los mensajes se ejecutan en copia impresa;
• borrados y correcciones no están permitidos en el cuerpo del documento;
• el documento está doblado hacia adentro;
• el tiempo de espera para una respuesta a una carta no es más de diez días.

Un mensaje comercial debe tener una orientación objetivo explícita y contener una pregunta, y todo el significado del texto debe estar completamente y completamente subordinado a su contenido, ya sea una propuesta de transacción, una solicitud comercial o simplemente información relevante.

La clasificación de los mensajes comerciales es diversa y depende de su orientación funcionalmente dirigida. Por ejemplo, las letras son:

• informando;
• que recuerda a
• invitaciones
• revisiones de información;
• órdenes;
• acompañando
• otros tipos

En correspondencia comercial, los más típicos son:

• consultas;
• sugerencias;
• órdenes;
• quejas;
• cartas de garantia.

Como una de las formas de comunicación comercial, en el sentido estricto de la palabra, las letras se dividen en 2 tipos: comercial y privado-oficial.

Por negocios incluyen correspondencia, que se ejecuta entre organizaciones e instituciones. Una carta oficial privada es un mensaje que una persona privada envía a una institución o, por el contrario, una institución a una persona privada.

Hay una serie de reglas de correspondencia comercial.

• La carta debe estimular la aparición de interés comercial en el destinatario, de manera clara y basada en evidencia convincente para mostrar los beneficios de las asociaciones y lo inapropiado de romperlas. El texto debe ser incentivo, motivador para la cooperación.
• La manifestación de emociones personales excesivas en una carta comercial no es la mejor manera de probar su caso y resolver un problema.
• Para evitar la sobrecarga y la obstrucción del texto de la carta, se deben evitar las comparaciones figurativas, metáforas, alegorías e hipérbolas.
• Para una presentación clara y concisa del tema, es mejor usar oraciones simples, evitando detalles y detalles excesivos. La idea principal del mensaje debe estar respaldada por argumentos exclusivamente relevantes, que generalmente se colocan en los archivos adjuntos a la carta (diagramas, gráficos, datos digitales).
• El texto debe resaltar los párrafos, cada uno de los cuales, que representa un pensamiento independiente, comienza con una nueva línea.

• El mensaje escrito de negocios no debe usar adjetivos descriptivos, aclaraciones y detalles innecesarios. Al final de la escritura, es aconsejable verificar el documento y eliminar frases que no contengan contenido semántico relevante.
• La alfabetización es un elemento básico del texto. La presencia de ortografía y otros errores en el mensaje es inaceptable.
• Se requiere la indicación del tema de la carta. El tema en los documentos debe reflejarse breve y sucintamente, esto ahorra tiempo al leer y caracteriza positivamente al remitente. Si la carta se envía por correo electrónico y contiene información particularmente importante, debe estar equipada con una "bandera" especial disponible en el servicio electrónico.
• La buena legibilidad del texto es proporcionada por las fuentes Arial o Times New Roman con un tamaño de fuente promedio. Si hay una necesidad especial, es posible resaltar ideas clave en cursiva o en negrita.

• En el texto, es útil usar subtítulos (3-4), que proporcionan una comprensión más fácil del texto.
• Las enumeraciones, listas y listas son mejores para elaborar utilizando marcadores especiales.
• La plantilla de identidad corporativa (esquema) es un excelente indicador de eficiencia y objetividad en la comunicación empresarial. Es especialmente apropiado en el aspecto corporativo, ya que le permite destacar bajo una luz favorable y cumplir con la oficialidad establecida.

La estructura del mensaje comercial es típica. Tradicionalmente, contiene:

• introducción
• la parte principal
• conclusión

La introducción resume el propósito de la carta. La parte principal describe la esencia del problema. En conclusión, es deseable resumir el contenido de la parte principal, por ejemplo, en forma de conclusiones. Los "postscripts" y varios tipos de notas al pie no son deseables.

En conclusión, las frases que son similares en forma a las manipulaciones son inapropiadas, tales como: "Espero una asociación mutuamente beneficiosa", etc. Es mejor decir adiós en una carta comercial con frases simples: "Saludos", "Saludos cordiales", etc.

En la parte inferior del mensaje se indican: F. I. O., estado oficial, nombre de la empresa, firma. Los números de contacto también están indicados.

Las tablas y gráficos se adjuntan como un archivo separado (paquete), indicando esto al final de la carta. Si hay un grupo de archivos adjuntos, su inventario se proporciona con los nombres.

Puede usar la abreviatura y las abreviaturas especiales solo si está seguro de que el destinatario las comprenderá.

Para dar al texto un mayor rigor lógico y coherencia en el vocabulario empresarial, se utilizan los siguientes giros del discurso como aglutinantes:

• por esta razón
• basado en lo anterior;
• en virtud de esto;
• de acuerdo con los datos;
• basado en esto;
• considerando
• y otros

En el espacio virtual, la interacción empresarial, que representa la comunicación en miniatura, es específica y no menos exige el cumplimiento de los estándares de etiqueta relevantes. El trabajo competente con una carta, de acuerdo con la práctica, implica las siguientes notas sobre volumen, lenguaje, estructura y formato.

• La fórmula del tema debe corresponder absolutamente exactamente con el tema indicado en el texto. Esto le permite ajustar rápidamente el lector al espíritu empresarial deseado.
• El volumen óptimo de un documento enviado por correo electrónico cabe en una "pantalla única", con una cantidad máxima de texto: una hoja en formato A4.
• El tamaño óptimo de las inversiones no es más de 3 Mb.
• Se recomienda que los archivos enviados se "empaqueten" en archivos de codificación Zip o Rar estándar. Otros a menudo se bloquean durante el envío.
• Los hipervínculos deben ser estándar (azul, subrayados a continuación).
• La respuesta al destinatario debe colocarse arriba, al comienzo de la carta, y no debajo. Esto elimina la necesidad de que el socio de correspondencia se desplace de manera redundante y forzada a través del texto anterior.

• Es necesario utilizar el lenguaje de escritura que sea más comprensible para el compañero. La cuestión de la conveniencia de utilizar profesionalismo, vocabulario interno, expresiones de argot y abreviaturas (especialmente en correspondencia externa) en un mensaje se decide por separado, dependiendo del contexto y las cualidades de los socios de correspondencia.
• Es importante informar al socio sobre la recepción de su mensaje; esto es una señal de buen gusto y parte de la etiqueta comercial, que muestra respeto por él.
• La respuesta debe ser lo más rápida posible. Si por alguna razón no es posible responder rápidamente, el socio debe ser notificado de la recepción de su carta e indicar el tiempo de respuesta. Una pausa ética y cómoda antes de responder es 48 horas después de recibir el mensaje. Después de este tiempo, la persona generalmente cree que el mensaje se pierde o se ignora. Una pausa excesiva en la correspondencia a menudo se asocia con el riesgo de perder un socio y se interpreta en los negocios como una violación de los estándares éticos.
• Al final del mensaje se deben colocar los datos de contacto que se indican en todas las letras, sin excepción, independientemente del orden de distribución.
• Durante el envío, es importante prestar especial atención a los problemas de privacidad.

Para obtener más información sobre la etiqueta de correspondencia comercial, vea el siguiente video.