Οι λεπτότητες της τηλεφωνικής επικοινωνίας των επιχειρήσεων

Η τέχνη της επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι μια σημαντική πτυχή της διαπραγμάτευσης και για πολλά χρόνια δεν χάνει τη σημασία της. Η ένταση των επιχειρηματικών επικοινωνιών μέσω τηλεφώνου αυξάνεται από έτος σε έτος. Και με την ανάπτυξη των κινητών επικοινωνιών γίνεται ένας από τους κύριους τρόπους επικοινωνίας. Για να κάνετε τηλεφωνικές δεξιότητες, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τις περιπλοκές και τους κανόνες της επικοινωνίας των επιχειρήσεων.

Το τηλέφωνο στον σύγχρονο κόσμο παίζει σημαντικό ρόλο, διότι με αυτό επικοινωνούμε με την οικογένεια, τους φίλους, τους συναδέλφους, τη διοίκηση και τους επιχειρηματικούς εταίρους μας.

Έτσι, κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας με έναν ορισμένο κύκλο ανθρώπων, ένα άτομο χρησιμοποιεί την κατάλληλη μέθοδο επικοινωνίας και, για παράδειγμα, ποτέ δεν θα διεξάγει διάλογο με τον προϊστάμενο του, όπως με έναν στενό φίλο. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιείται ένας πιο επίσημος τύπος επικοινωνίας.

Οι εργαζόμενοι που διεξάγουν κοινωνιολογικές έρευνες του πληθυσμού, λαμβάνουν κλήσεις από πελάτες ή διαπραγματεύονται τηλεφωνικά θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιούν επιχειρηματική εθιμοτυπία. Συχνά, οι επιτυχείς τηλεφωνικές κλήσεις αποτελούν το κλειδί για μια καλή επιχειρηματική σχέση. Και ακόμη και η εικόνα της εταιρείας μπορεί να εξαρτηθεί εξ ολοκλήρου από την ικανότητα των εργαζομένων να διεξάγουν αρμόδιους διαλόγους μέσω του τηλεφώνου.

Επί του παρόντος, οι περισσότερες κλήσεις γίνονται μέσω κινητών συσκευών. Χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο επικοινωνίας, πρέπει να ακολουθήσετε ορισμένους κανόνες.

• Πάντα να απενεργοποιείτε το τηλέφωνο ή να το θέτετε σε κατάσταση δόνησης σε επαγγελματική συνάντηση με έναν πελάτη, σε κινηματογράφο, σε σεμινάριο.
• Μια κινητή συσκευή είναι πιο ευαίσθητη σε ήχο από ένα σταθερό τηλέφωνο. Ως εκ τούτου, σε μια κατάσταση όπου, όταν βρίσκεστε σε δημόσιο χώρο, είναι απαραίτητο να πραγματοποιήσετε μια προσωπική συζήτηση χωρίς εξωτερική παρέμβαση, μπορείτε να μιλήσετε ήσυχα και ο συνομιλητής σίγουρα θα σας ακούσει.

• Μην τοποθετείτε μια δυνατή κλήση στο τηλέφωνο. Μπορεί να τρομάξει άλλους.
• Προσπαθήστε να μιλήσετε σύντομα. Με την παρουσία τρίτων, η συνομιλία δεν θα πρέπει να διαρκεί περισσότερο από 30 δευτερόλεπτα, διαφορετικά υπάρχει κίνδυνος να φαίνεται ανυπόφορος μπροστά σε ένα άτομο. Εάν υπάρχουν σοβαροί λόγοι για μια τηλεφωνική συνομιλία, για παράδειγμα, για μια ασθένεια ενός συγγενή ή μια σημαντική συναλλαγή, τότε θα πρέπει να ενημερώσετε τους παρόντες για την κατάσταση.
• Αποφύγετε τηλεφωνικές συνομιλίες κατά τη διάρκεια επιχειρηματικού γεύματος. Εάν υπάρχει επείγουσα ανάγκη να απαντήσετε στην κλήση, τότε πρέπει να φύγετε από το τραπέζι και να μιλήσετε σε ένα λιγότερο γεμάτο μέρος.

Τα ηθικά πρότυπα στην τηλεφωνική επικοινωνία είναι σημαντικά για την αποτελεσματική λειτουργία της εταιρείας. Η κουλτούρα των τηλεφωνικών συνομιλιών είναι ένα ιδιαίτερο είδος επιχειρηματικής επικοινωνίας. Η γνώση των κανόνων της εθιμοτυπίας θα συμβάλει στην ενίσχυση των επιχειρηματικών σχέσεων και στην αύξηση της κερδοφορίας του οργανισμού.

• Είναι απαραίτητο να χαιρετίσουμε το άτομο με το οποίο θα είναι η τηλεφωνική συνομιλία. Κατάλληλο για αυτό είναι οι φράσεις που σχετίζονται με την ώρα της ημέρας ("Καλημέρα", "Καλησπέρα" ή "Καλησπέρα").
• Κατά τη διάρκεια μιας επίσημης τηλεφωνικής συνομιλίας, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τον δικό σας τόνο. Για να μην απομακρύνετε τον συνομιλητή, πρέπει να μιλήσετε ευγενικά και ήρεμα, αποφεύγοντας περιττά συναισθήματα.

• Μετά το χαιρετισμό, συνιστάται να παρουσιάσετε τον εαυτό σας και να δώσετε το όνομα, τη θέση και την οργάνωσή σας.
• Αν καλέσετε ένα άτομο, θα πρέπει πάντα να διευκρινίσετε αν είναι κατάλληλο για αυτόν να μιλήσει αυτή τη στιγμή.
• Σύμφωνα με τα πρότυπα δεοντολογίας, πρέπει να παραλάβετε το τηλέφωνο μετά τη δεύτερη ή την τρίτη κλήση.
• Κατά τη διάρκεια της συζήτησης, μην καπνίζετε, μην τρώτε φαγητό ή ποτά.
• Εάν ο καλώντας συνδρομητής ενδιαφέρεται για έναν άλλο υπάλληλο της οργάνωσης, τότε η συζήτηση πρέπει να τον ανακατευθύνει ή να ενεργοποιήσει τη λειτουργία αναμονής.
• Σε μια κατάσταση όπου κάνατε λάθος με τον αριθμό, θα πρέπει, χωρίς να ζητήσετε πάρα πολλές ερωτήσεις, να ζητήσετε συγγνώμη από τον συνομιλητή και να αποχαιρετήσετε αμέσως.
• Μην καλέσετε ποτέ νωρίς το πρωί, κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού διαλείμματος ή πριν από το τέλος της εργάσιμης ημέρας.
• Ο γραμματέας ή βοηθός μπορεί να κάνει ή να απαντήσει σε κλήσεις αντί του διαχειριστή.

• Μπορείτε να καλέσετε έναν συνεργάτη ή έναν πελάτη μόνο σε έναν προσωπικό αριθμό, αρκεί ο ίδιος να έχει δώσει τις επαφές του. Αλλά τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες, αυτές οι κλήσεις απαγορεύονται.
• Υπάρχουν φορές που μια συνομιλία διακόπτεται λόγω κακής επικοινωνίας. Σε αυτή την κατάσταση, ο καλούμενος πρώτος πρέπει να καλέσει πίσω.
• Μην μεταφέρετε τη συνομιλία. Μια μακρά συνομιλία μπορεί να φέρει τον συνομιλητή και να προκαλέσει αγανάκτηση. Εάν η επικοινωνία καθυστέρησε, αλλά ο σκοπός της συνομιλίας δεν επιτεύχθηκε, τότε μπορείτε να καλέσετε τον πελάτη την επόμενη μέρα ή να κανονίσετε μια προσωπική συνάντηση.
• Μετά το πέρας της συζήτησης, συνιστάται να ευχαριστήσετε τον συνομιλητή και να του αποχαιρέσετε ευγενικά, αφού ρωτήσατε αν είχε ερωτήσεις. Αυτή η απλή ενέργεια θα ολοκληρώσει τη συζήτηση και θα ενθαρρύνει την περαιτέρω συνεργασία.

Θα πρέπει να προετοιμαστείτε προσεκτικά για μια τηλεφωνική συνομιλία και να εκτελέσετε μια σειρά συγκεκριμένων ενεργειών. Ας εξετάσουμε τα βασικά σημεία με περισσότερες λεπτομέρειες.

• Η κλήση στον συνομιλητή γίνεται μόνο αφού έχει συνταχθεί ένα σαφές σχέδιο συνομιλίας. Για να αποκλείσετε μικρές λεπτομέρειες, μπορείτε να δημιουργήσετε γραφικά ή σχηματικά σκίτσα.
• Γράψτε τις σημαντικές ερωτήσεις που θα πρέπει να θυμάστε να ρωτήσετε κατά τη διαδικασία των διαπραγματεύσεων.
• Προετοιμάστε τα έγγραφα που ενδέχεται να χρειαστούν στη διαδικασία επικοινωνίας (αλληλογραφία, εκθέσεις, συμβάσεις).

• Ρωτήστε τον συνομιλητή σας εκ των προτέρων για ένα βολικό χρονικό διάστημα για να πραγματοποιήσετε μια κλήση.
• Για να καταγράψετε τις πληροφορίες που έχετε λάβει, ετοιμάστε ένα σημειωματάριο ή ημερολόγιο.
• Ανακαλύψτε τη γενική λίστα των ατόμων που θα συμμετάσχουν στη συζήτηση, για να επικοινωνήσετε μαζί τους με το όνομα και την επωνυμία τους.
• Πριν από την κλήση ενός αριθμού, προσπαθήστε να συντονίσετε μια θετική διάθεση, τότε η συναισθηματική σας κατάσταση, φυσικά, θα πρέπει να προκαλέσει την τοποθεσία του συνομιλητή.
• Όταν πραγματοποιείτε μια τηλεφωνική συνομιλία, εξετάστε την ασφάλεια των επικοινωνιών στο γραφείο, επειδή πολύτιμες πληροφορίες μπορούν να πέσουν στα χέρια των ανταγωνιστών.

Υπάρχουν επίσης σημεία που θα πρέπει να εξαιρεθούν και να μην επιτρέπονται στην επερχόμενη τηλεφωνική συνομιλία.

• Δεν χρειάζεται να συζητάμε για επιχειρηματικά θέματα με ένα άγνωστο ή απλό άτομο. Είναι καλύτερα να κλείσετε ραντεβού.
• Δεν συνιστάται να απαιτείται απόφαση από πρόσωπο που δεν έχει την εξουσία να κάνει αυτό ή που σκέφτεται διαφορετικά. Στο τηλέφωνο μπορεί να δώσει τη συγκατάθεσή του, αν και θα είναι αντίπαλος αυτής της απόφασης.
• Δεν αξίζει να εκφράζετε τα αιτήματά σας αν δεν είστε σίγουροι ότι το άτομο με το οποίο μιλάτε συμφωνεί μαζί σας και θέλει να σας βοηθήσει.

Ο ρόλος του τηλεφώνου στην επιχειρηματική επικοινωνία είναι διττός. Πολύ συχνά αποσπάται από τα επείγοντα καθήκοντα που εκτελούνται κατά τη διάρκεια της ημέρας, αλλά ταυτόχρονα επιταχύνει την επίλυση πολλών καθηκόντων. Γι 'αυτό είναι απαραίτητο να μάθουμε τις αρχές των τηλεφωνικών συνομιλιών, που συμβάλλουν στην αποτελεσματικότερη χρήση του.

Είναι πολύ σημαντικό να υπάρχει μια τεχνική επικοινωνίας για τους εργαζόμενους των οποίων το έργο είναι συγκεκριμένο σε τηλεφωνικές συνομιλίες με πιθανούς πελάτες. Πολλές εταιρείες προσπαθούν από τις πρώτες λέξεις να έρθουν σε επαφή με τον καλούντα για να τον κάνουν πραγματικό πελάτη.

Οι επιχειρήσεις ανταγωνίζονται με διαφορετικούς τρόπους για να προσελκύσουν πελάτες. Σημαντικό στάδιο στην προώθηση των υπηρεσιών είναι οι τηλεφωνικές πωλήσεις και ως εκ τούτου, οι διαχειριστές πρέπει να διεξάγουν σωστά και με διακριτικό τρόπο τους διάλογους με τους πελάτες, διαφορετικά οι κερδοφόρες συμβάσεις θα μεταβούν στους ανταγωνιστές.

Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να πετύχετε στην τηλεφωνική συνομιλία της επιχείρησής σας.

• Συνιστάται να πραγματοποιείτε κλήσεις προς το άτομο που σας έχει παρασχεθεί οποιαδήποτε χρήσιμη υπηρεσία. Οι λέξεις ευγνωμοσύνης είναι πολύ σημαντικές για τη μελλοντική συνεργασία.
• Πάντοτε να χαμογελάτε κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας. Ο συνδρομητής σίγουρα θα νιώθει το χαμόγελό σας και την αισιοδοξία σας
• Στη διαδικασία των διαπραγματεύσεων, προσπαθήστε να προβλέψετε την πορεία των σκέψεων του συνομιλητή.
• Ποτέ μην χρησιμοποιείτε λεηλασία ή λεξιλόγιο λεξιλογίου. Αυτό αντίκειται στην κουλτούρα της επικοινωνίας.
• Χρησιμοποιήστε εκφράσεις και όρους που καταλαβαίνει ο καλών.
• Μην καλύπτετε το ακουστικό όταν μιλάτε παράλληλα με κάποιον. Έτσι, η έλλειψη σεβασμού για τον συνομιλητή εκδηλώνεται.
• Εξηγήστε τη θέση σας με σιγουριά και ακρίβεια, γιατί η ακρίβεια είναι η ευγένεια των βασιλιάδων.

• Οι διαπραγματεύσεις είναι σημαντικές για τη γρήγορη διεξαγωγή των διαπραγματεύσεων, απαντώντας στις ερωτήσεις που δίνονται χωρίς καθυστερήσεις και σύγχυση. Μια παύση μπορεί να δικαιολογηθεί μόνο εάν ο ειδικός αναζητά την απαραίτητη τεκμηρίωση για τις διαπραγματεύσεις. Εάν η παύση είναι παρατεταμένη, τότε το άτομο έχει κάθε δικαίωμα να διακόψει την επικοινωνία.
• Σε στιγμές τηλεφώνου, πραγματικής ή εικονικής επικοινωνίας, πρέπει να είστε εξαιρετικά ευγενικοί. Η φωνή και η ομιλία με ανυψωμένη φωνή θεωρείται παραβίαση της ηθικής.
• Καλή αποχή στον συνομιλητή σωστά, καθώς η επιδέξια ολοκλήρωση της συνομιλίας δεν είναι λιγότερο σημαντική από το κύριο μέρος του διαλόγου. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε το άλλο άτομο να κλείσει πρώτα. Αυτό θα τελειώσει τη συζήτηση σε φιλικό κύμα.

Φυσικά, για την επιτυχή επικοινωνία στο τηλέφωνο πρέπει να έχετε μια καλή δήλωση.Χρησιμοποιήστε τα μαθήματα από το επόμενο βίντεο για να κάνετε την ομιλία σας εκφραστική και να απολαύσετε τη φωνή σας.