Στάδια επιχειρηματικής επικοινωνίας

Οι επικοινωνιακές δεξιότητες είναι μία από τις σημαντικότερες προϋποθέσεις για την επιτυχή επικοινωνία μεταξύ των ανθρώπων, την ανταλλαγή πληροφοριών και την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος. Η επιχειρηματική εθιμοτυπία έχει τεθεί σε εφαρμογή από την εμφάνιση των σχέσεων της αγοράς. Πολλοί πολιτισμοί του δίνουν μια ξεχωριστή θέση στις σχέσεις μεταξύ των ανθρώπων, ανεβάζοντάς τους στην τάξη των τελετών. Και αυτό φέρνει καρπούς, γιατί η επιχειρηματική εθιμοτυπία συμβάλλει στην επαφή με έναν συνεργάτη και η επιτυχία μιας επιχείρησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη συμπεριφορά των ανθρώπων κατά τη διάρκεια μιας επιχειρηματικής συνάντησης.

Σε αντίθεση με την απλή καθημερινή επικοινωνία, η επιχειρηματική επικοινωνία έχει τις δικές της σαφείς αρχές και στοχεύει στην επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου μέσω της συμφωνίας και της εκπλήρωσης των υποχρεώσεων. Το επιχειρηματικό περιβάλλον σας επιτρέπει να δημιουργείτε νέες χρήσιμες επαφές, από τις οποίες εξαρτάται η επιτυχία της επιχείρησής σας. Αλλά όχι πάντα, οι μελλοντικοί εταίροι μπορούν να συμπορευτούν μεταξύ τους και να βρουν κοινό έδαφος.

Η επιχειρηματική επαφή περιλαμβάνει κέρδος. Με άλλα λόγια, όποιος κατέχει τις γνώσεις και τους κανόνες της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας θα κερδίσει. Αυτό είναι εύκολο να εντοπιστεί από το παράδειγμα της αλληλεπίδρασης δύο επιχειρηματιών, ένα από τα οποία εύκολα και φυσικά φέρνει τον συνομιλητή στα συμπεράσματα που χρειάζεται και το δεύτερο δεν έχει τις δεξιότητες της επιχειρηματικής επικοινωνίας ή της ομιλίας και αναγκάζεται να χάσει τις κερδοφόρες επιχειρηματικές ευκαιρίες ξανά και ξανά.

Έτσι, η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ένα σύστημα δεξιοτήτων που περιλαμβάνει ένα ολόκληρο σύμπλεγμα επικοινωνιακής συμπεριφοράς:

• κουλτούρα επικοινωνίας (που υιοθετείται σε μια συγκεκριμένη χώρα) ·
• ριασμού ·
• επιχειρηματική ηθική (κανόνες και κανονισμούς) ·
• ψυχολογία των σχέσεων.
• λογική της ομιλίας (προφορική και γραπτή)?
• εικόνα?
• στύλ της φωνής και του ήχου.

Στον σύγχρονο κόσμο, η επιχειρηματική επικοινωνία παρουσιάζεται σε πολλές από τις μορφές της ταυτόχρονα:

• Επιχειρησιακή συνομιλία - Πρόκειται για μια προφορική ή εικονική επικοινωνία μεταξύ συναδέλφων ή συνεργατών, με στόχο τη συζήτηση επιχειρηματικών προβλημάτων. Συχνά, υπάρχει συζήτηση μεταξύ συμμετεχόντων στην ίδια επιχειρηματική σφαίρα, οι οποίοι κατανοούν τις ιδιαιτερότητες αυτού του διαλόγου, είναι σε θέση να διατηρήσουν μια συζήτηση σε ένα στενό επαγγελματικό θέμα.
• Επιχειρησιακή συνάντηση - μια σαφώς κατευθυνόμενη συζήτηση, τα καθήκοντα της οποίας περιλαμβάνουν την επίλυση των σημερινών οργανωτικών προβλημάτων, την ανάλυση των διαθέσιμων πληροφοριών για τους συμμετέχοντες, την οικοδόμηση μιας γραμμής για περαιτέρω συμπεριφορά, τη λήψη και τη λήψη αποφάσεων.

• Επιχειρησιακή αλληλογραφία - Αυτή είναι η επίσημη επικοινωνία μέσω επιχειρηματικής επιστολής, εξαιρουμένης οποιασδήποτε εκδήλωσης οικειότητας ή αργαλειού. Μια επιχειρηματική επιστολή είναι ένα έγγραφο που περιέχει ένα επίσημο μήνυμα και εκτελείται σύμφωνα με όλα τα πρότυπα της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Κατά κανόνα, τόσο σε έντυπη όσο και σε ηλεκτρονική μορφή, ένα επιχειρηματικό έντυπο επισυνάπτεται με λογότυπο, δεδομένα διεύθυνσης μιας εταιρείας ή ενός ιδρύματος. Επίσης στις επιχειρηματικές επιστολές παρατηρείται κάποια σήμανση στη σελίδα.
• Δημόσια ομιλία - αλληλεπίδραση του ομιλητή και των ακροατών. Αυτός ο τύπος επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι περίπλοκος και απαιτεί δεξιοτεχνικές δεξιότητες. Ο ομιλητής θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ικανός στο ζήτημα που εκφράζεται και να διαθέτει τις δεξιότητες του ήρωα, το ενδιαφέρον και να πείσει τους ακροατές. Κατά τύπο παρουσίασης, μια δημόσια ομιλία μπορεί να είναι ενημερωτική (αναφορά), επαγωγή (αναταραχή), πείθωση (επίσημη ομιλία).

Η κατανόηση των ιδιοτήτων και της σημασίας της επιχειρηματικής επικοινωνίας οδηγεί στο συμπέρασμα ότι μπορεί και πρέπει να μάθει.

Η συμμόρφωση με τους κανόνες της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας είναι απαραίτητη για την επιτυχημένη οικοδόμηση επιχειρηματικών σχέσεων μεταξύ επιχειρηματικών εταίρων, συναδέλφων και διπλωματών από διάφορες χώρες. Η επιχειρηματική κουλτούρα και συμπεριφορά μπορεί να είναι δραματικά διαφορετική μεταξύ τους, αλλά Υπάρχουν γενικά αποδεκτοί κανόνες συμπεριφοράς που πρέπει να τηρούνται από οποιοδήποτε πρόσωπο που σέβεται τον εαυτό του, ανεξάρτητα από το αν ανήκει σε μια συγκεκριμένη κοινωνία.

• Ακεραιότητα. Στο επιχειρησιακό περιβάλλον, το ρητό "Ο χρόνος είναι χρήμα" είναι σχετικό, οπότε καθυστερώντας για συναντήσεις και κάνοντας τον συνομιλητή σας να περιμένει είναι η κορυφή της ανήθικοτητας.
• Υποχρεωτικό. Η εκπλήρωση των αναληφθεισών υποχρεώσεων αποτελεί τη βάση μιας καλής φήμης, χωρίς την οποία δεν είναι δυνατή η επιτυχής αλληλεπίδραση στο επιχειρηματικό περιβάλλον.
• Εμπιστευτικότητα Η δυνατότητα διατήρησης εμπιστευτικών δεδομένων εμπιστευτικού χαρακτήρα, η τήρηση των εταιρικών απορρήτων αποτελεί μία από τις προϋποθέσεις για αμοιβαία εμπιστοσύνη και πλήρη συνεργασία.
• Σεβαστή στάση. Ο σεβασμός του συνομιλητή, η ικανότητα να ακούει, να μοιάζει με αυτό που έχει ειπωθεί έχει για αυτόν, ανοίγει ευρείες ευκαιρίες για την καθιέρωση επαφών. Αυτή η ικανότητα είναι επίσης χρήσιμη όταν αλληλεπιδράτε με υπαλλήλους και υφισταμένους.

• Αυτοεκτίμηση. Όσον αφορά την αντίληψη του εαυτού σας στη διαδικασία της επικοινωνίας, πρέπει να είστε σε θέση να βρείτε ένα "μεσαίο έδαφος". Για να απαντήσετε ήρεμα στις επικρίσεις ή τις συμβουλές, αλλά και να μην αφήσετε τον εαυτό σας να χειραγωγηθεί, να μπορέσετε να περιορίσετε με αξιοπρέπεια τις προσπάθειες πίεσης, να επιστρέψετε την συζήτηση ξανά στο προσκήνιο.
• Ορατόριο. Η ικανότητα να δηλώσετε ξεκάθαρα τις σκέψεις σας, μεταφέρετε την έννοια του λόγου στον συνομιλητή, χωρίς να φράξετε φράσεις με ακατάλληλες λέξεις και χωρίς να απορρίψετε τη σκέψη από το θέμα της συνομιλίας. Αυτή η ικανότητα δεν δίνεται στον καθένα από τη φύση του, επομένως, πρέπει να δοθεί χρόνος στην εκπαίδευση.
• Αλφαβητισμός. Η σαφήνεια του λόγου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την παιδεία ενός ατόμου και η δυνατότητα γραφής χωρίς λάθη είναι μια υποχρεωτική απαίτηση σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον.
• Εμφάνιση Στον σύγχρονο κόσμο, υπάρχει ήδη ένας καθιερωμένος κώδικας ένδυσης (κώδικας ένδυσης), ο οποίος περιλαμβάνει μια συγκεκριμένη μορφή ρουχισμού για την επίσκεψη σε χώρο εργασίας, εκδηλώσεις, οργανώσεις ή ιδρύματα. Συνήθως πρόκειται για επαγγελματικά κοστούμια για άνδρες και γυναίκες, ένα τυποποιημένο σύνολο κοσμημάτων και αξεσουάρ. Στην περίπτωση μιας πρώτης επίσκεψης σε μια άγνωστη οργάνωση ή εκδήλωση, θα πρέπει να γνωρίζετε εκ των προτέρων τον υιοθετημένο κώδικα ενδυμασίας.

Στη δομή της επιχειρηματικής επικοινωνίας, μπορούν να διακριθούν τέσσερα στάδια, η ακολουθία των οποίων θα επιτύχει το μέγιστο αποτέλεσμα στις διαπραγματεύσεις.

Εδώ, η πρώτη εντύπωση είναι πρωταρχικής σημασίας. Προετοιμάζοντας να συναντηθεί με τον συνομιλητή, θα είναι χρήσιμο να εργάζεστε με τις πληροφορίες εκ των προτέρων: τον κύκλο των συμφερόντων του συνομιλητή, το περιβάλλον και τα χαρακτηριστικά του πολιτισμού του, τους κανόνες και τις παραδόσεις που είναι σημαντικές για τον συνομιλητή. Αυτό θα σας επιτρέψει να αισθάνεστε πιο σίγουροι και με τον δέοντα σεβασμό για να αντιμετωπίζετε ένα ή άλλα χαρακτηριστικά του εταίρου.

Οι σωστά κατασκευασμένες πρώτες φράσεις αποτελούν το κλειδί για την επιτυχία της περαιτέρω επικοινωνίας. Πρέπει να ξεκινήσετε προσελκύοντας την προσοχή και τη θέση του αντιπάλου στον εαυτό σας. Η συνηθισμένη φιλικότητα προς τον άνθρωπο, η ευγένεια, η εκδήλωση ευγενικού ενδιαφέροντος για το πρόσωπο του συνομιλητή, η προφορά του ονόματός του θα βοηθήσει σε αυτό.

Στη διαδικασία συζήτησης καθηκόντων, είναι απαραίτητο να ευθυγραμμιστεί με τον συνομιλητή για ένα "κύμα". Αυτό το αποτέλεσμα μπορεί να επιτευχθεί αν παρακολουθείτε προσεκτικά τη συναισθηματική κατάσταση του εταίρου ή τη γενική συναισθηματική ατμόσφαιρα μέσα στην ομάδα όταν πρόκειται για διαπραγματεύσεις με το κοινό.

Η γνώση τριών κύριων καναλιών αντίληψης: η όραση, η ακοή και η κιναισθησία (αυτό περιλαμβάνει την αφή, την οσμή, τη θέση του σώματος, τις χειρονομίες και τις εκφράσεις του προσώπου) θα σας βοηθήσει να προσαρμόσετε τον συνομιλητή σας.

Άμεση συγκέντρωση στο θέμα της συνάντησης, συζήτηση των προβλημάτων και των καθηκόντων. Στόχος αυτής της φάσης είναι να επιτευχθεί συμφωνία όσο το δυνατόν ικανοποιητική και για τα δύο μέρη.

Στο τρίτο στάδιο, χρησιμοποιούνται διάφορες φάσεις, από τις οποίες η ουσία της επαφής αποτελείται:

• προσδιορισμός των κινήτρων και των στόχων του συνομιλητή.
• διατηρώντας την προσοχή: είναι σημαντικό να βλέπετε το κύριο νήμα της συνομιλίας, να μην παίρνετε κατά μέρος και να μην πηδάτε από θέμα σε θέμα.
• επιχειρηματολογία και πειθώ: εφαρμόζεται σε περίπτωση διαφωνίας.
• ο καθορισμός του αποτελέσματος είναι μια κρίσιμη στιγμή της συζήτησης, όταν πρέπει να ολοκληρώσετε την επικοινωνία σε αυτό το θέμα, ανεξάρτητα από τα αποτελέσματα, αυτό το εσωτερικό αίσθημα έρχεται με εμπειρία και εξαρτάται από την παρατήρηση, την ικανότητα να καταγράψει σαφώς τις παραμικρές αλλαγές στο συναισθηματικό υπόβαθρο του συνομιλητή.

Η γενική εντύπωση της συνάντησης σχηματίζεται στο τελευταίο στάδιο της επιχειρηματικής επικοινωνίας και καταγράφεται σαφέστερα στη μνήμη. Ως εκ τούτου, η ικανότητα να ολοκληρωθεί σωστά η συνομιλία μπορεί να αποτελέσει καθοριστικό παράγοντα για περαιτέρω συνεργασία.

Δείτε πώς να επικοινωνείτε όμορφα στο επόμενο βίντεο.