Διευθυντής γραφείου: ποιος είναι αυτός και τι κάνει;

Στις σύγχρονες επιχειρήσεις, ούτε μία εταιρεία με γραφείο μπορεί να κάνει χωρίς τη δουλειά ενός διευθυντή γραφείου. Αυτή η θέση περιλαμβάνει τη διαχείριση και τη διαχείριση της ροής εργασιών του γραφείου ενός οργανισμού.

Στην ουσία, ο διευθυντής γραφείου είναι αυτή η ενημερωτική και ηγετική σχέση όπου όλες οι στιγμές εργασίας της εταιρείας συγκλίνουν και αποφασίζονται. Αλληλεπίδρασης μεταξύ του επικεφαλής και των υφισταμένων, ενημερώνει τους απλούς υπαλλήλους για τα έγγραφα που υπογράφει ο επικεφαλής, αλληλεπιδρά με τους πελάτες της εταιρείας, παρακολουθεί την αλληλογραφία, παρακολουθεί την απόδοση της εταιρείας και παρέχει στο γραφείο γραφείο και ακολουθεί τις άμεσες οδηγίες του διευθυντή και των αναπληρωτών του.

Διευθυντής γραφείου - ένας υπάλληλος που παρέχει ολόκληρο το γραφείο με πλήρη ροή εργασιών. Η περιγραφή του επαγγέλματος θα βοηθήσει στην καλύτερη κατανόηση της ουσίας του έργου.

Σύμφωνα με τον ταξινομητή των επαγγελμάτων εργασίας και των θέσεων των εργαζομένων, το επάγγελμα του διευθυντή γραφείου και τα καθήκοντά του διαφέρουν σημαντικά από το επάγγελμα του γραμματέα. Ο διευθυντής γραφείου, πρώτα απ 'όλα, ο διοργανωτής του χώρου γραφείων της εταιρείας, διευθυντής και διαχειριστής σε ένα άτομο. Το επάγγελμα του γραμματέα συνεπάγεται την υπαγωγή του σε συγκεκριμένο πρόσωπο (διευθυντή, αναπληρωτές διευθυντές, ανώτατα στελέχη) και τη διεξαγωγή των υποθέσεων του μόνο.

Ο διευθυντής γραφείου ελέγχει όλο το τρέχον έργο του γραφείου, κυρίως το χαρτί. Παρακολουθεί την αδιάκοπη εξοπλισμό γραφείουπαρέχει στους υπαλλήλους της εταιρείας χαρτικά, ενημερώνει έγκαιρα τους υπαλλήλους για τις εντολές, τις οδηγίες και τις ανακοινώσεις για το γραφείο που εκδίδει ο επικεφαλής, λαμβάνει εισερχόμενες κλήσεις, εφόσον είναι απαραίτητο, διατηρεί ένα ημερολόγιο συνεδριάσεων και ταξιδιών του διευθυντή. Σε αυτή την περίπτωση, η κενή θέση ονομάζεται "διευθυντής γραφείου με τις λειτουργίες ενός γραμματέα."

Δεδομένου ότι το έργο του διευθυντή γραφείου περιλαμβάνει οργανωτικές, ενημερωτικές και διοικητικές ενέργειες, οι ευθύνες εργασίας του περιλαμβάνουν ορισμένα λειτουργικά καθήκοντα. Σ 'αυτό το θέμα βρίσκεται η απασχόληση και η ουσία της δραστηριότητας του διευθυντή γραφείου, η οποία πρέπει:

• να προετοιμάσει το γραφείο για τη νέα εργάσιμη ημέρα: Ελέγξτε τη λειτουργία των τηλεφώνων, των υπολογιστών και του εξοπλισμού γραφείου, τη διαθεσιμότητα αναλωσίμων (χαρτί, κασέτες εκτυπωτή).
• παρακολούθηση, παρακολούθηση της καθαριότητας σε χώρους γραφείων, (κατάλληλος φωτισμός, εξαερισμός, συνθήκες θερμοκρασίας στους χώρους), έλεγχος της λειτουργίας των διαχωρισμένων συστημάτων,
• έγκαιρη αγορά υλικών γραφείου και να τους παράσχει έγκαιρα εργαζόμενους γραφείου.
• για το πόσιμο νερό, απορρυπαντικά, χαρτί υγείας, χαρτοπετσέτες.
• ελέγξτε την τρέχουσα ροή εργασίας: να προετοιμάσει τα απαραίτητα έγγραφα, εκθέσεις, εργαλεία που απαιτούνται για την πλήρη εργασία του γραφείου, να λύσει άλλες στιγμές εργασίας και καθήκοντα,
• παρακολουθεί καθημερινά το έργο του οδηγού και του courier.
• σύμφωνα με τις οδηγίες του διαχειριστή, ο διευθυντής γραφείου διανέμει καθήκοντα μεταξύ των εργαζομένων, καθορίζει τα καθήκοντά τους, φέρνει στην αντίληψή τους τις απαραίτητες πληροφορίες εργασίας, καθορίζει το επίπεδο ευθύνης τους, αναλύει την αποτελεσματικότητα του αποτελέσματος,
• υπολογίζει και υπολογίζει τα μηνιαία χρηματοοικονομικά έξοδα σχετικά με τη συντήρηση του γραφείου, να παρακολουθεί την εφαρμογή του ·
• κρατήστε ένα φύλλο χρόνου τον αριθμό ημερών και ωρών εργασίας που πραγματοποίησε κάθε εργαζόμενος εντός του ημερολογιακού μήνα, εγκαίρως για τη μεταβίβαση του φύλλου χρόνου στη λογιστική της μισθοδοσίας,
• παρακολούθηση της συμμόρφωσης με την εργασιακή πειθαρχία: σε περίπτωση καθυστερήσεων, πρόωρη αποχώρηση από την εργασία, απουσία υπαλλήλων, ενημέρωση της διοίκησης της εταιρείας, παρακολούθηση των παραβιάσεων και μη συμμόρφωση με τον κώδικα ενδυμασίας,
• οργανώνουν συναντήσεις να καταγράφουν και να βοηθούν τους επισκέπτες στην επίλυσή τους.

Οι κύριες αρμοδιότητες του διευθυντή γραφείου περιλαμβάνουν την προετοιμασία και τη διεξαγωγή διαπραγματεύσεων, συνεδριάσεων, συνεδριάσεων:

• πρέπει να προετοιμάσει όλα τα απαραίτητα υλικά, εξασφάλιση της συμμετοχής στις εκδηλώσεις όλων των ενδιαφερομένων μερών, τήρηση αρχείου της συνεδρίασης,
• να επικοινωνούν με πελάτες και συνεργάτες της εταιρείας, να κάνετε τα υλικά ταχυδρομείου?
• εργασία με εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία γραφείου, καταχώρηση, αποστολή.
• παροχή βοήθειας και συνδρομής στους εργαζομένους στην επίλυση συγκρούσεων και διαφορών.
• συντονίζει τις εργασίες γραφείου στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, ελέγξτε τον εξοπλισμό γραφείου, το φωτισμό, τα συστήματα split, τα κλιματιστικά για την αποσύνδεσή τους από την τροφοδοσία ρεύματος.
• σε ορισμένες περιπτώσεις, ο διευθυντής γραφείου είναι υπεύθυνος για την εύρεση και πρόσληψη νέων υπαλλήλων (δίνει πληροφορίες σχετικά με τις απαραίτητες κενές θέσεις σε ειδικούς ιστότοπους, εξετάζει τα βιογραφικά σημειώματα, πραγματοποιεί προκαταρκτική επιλογή υποψηφίων, διενεργεί συνεντεύξεις) ·
• ενημερώνει τους πιθανούς πελάτες γραπτώς ή μέσω τηλεφώνου για το κόστος αγαθών και υπηρεσιών σύμφωνα με τον τιμοκατάλογο.
• συμβουλεύει για την τοποθεσία των υπηρεσιών της εταιρείας, τις λειτουργίες τους ·
• διατηρεί μια πελατειακή βάση επιχειρήσεις ·
• Εκτελεί καθήκοντα συντήρησης χώρου, η διαφήμιση για αγαθά και υπηρεσίες, παραγγελίες σουβενίρ, εκτύπωση, διανομή ενημερωτικού υλικού.

Προκειμένου να καταλάβει τη θέση του διευθυντή γραφείου, ο υποψήφιος πρέπει να έχει τις βασικές ικανότητες που απαιτούνται για την εκτέλεση αυτού του έργου, καθώς και να έχει ορισμένες προσωπικές και επαγγελματικές ιδιότητες.

Οι προσωπικές ιδιότητες ενός ατόμου είναι οι βιολογικές και κοινωνικές συνιστώσες που αποτελούν την προσωπικότητά του. Βιολογικά συστατικά ένα άτομο λαμβάνει από τη φύση, τους γονείς του και τους προγόνους του με τη μορφή ενός ορισμένου συνόλου γονιδίων. Κοινωνικό στοιχείο - Αυτό είναι το κοινωνικό περιβάλλον στο οποίο μεγάλωσε ένα άτομο.

Και τα δύο αυτά στοιχεία αποτελούν χαρακτήρα και προσωπικότητα, προσδίδοντάς του το άτομο με ορισμένες ιδιότητες, τόσο καλές όσο και αρνητικές. Συνδυάζοντας όλα τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας ενός ατόμου, μπορείτε να πάρετε ένα αντικειμενικό αξιόπιστο ψυχολογικό πορτρέτο.

Οι θετικές ιδιότητες της προσωπικότητας περιλαμβάνουν τέτοια χαρακτηριστικά γνωρίσματα όπως:

• ειλικρίνεια
• επιμονή στην επίτευξη του στόχου ·
• προσοχή ·
• αυτοπειθαρχία.
• ευθύνη και οργάνωση.
• εργατικότητα, επιμονή;
• εσωτερική ευγένεια?
• αντικειμενικότητα ·
• κοινωνικότητα, ευγένεια, φιλική στάση απέναντι στους ανθρώπους.
• ψυχραιμία, αποφασιστικότητα, προσοχή, ακρίβεια.
• η έλλειψη συγκρούσεων, η ικανότητα επίλυσης των διαφορών μεταξύ των εργαζομένων, η αισιοδοξία και η θετική στάση σε όλα.
• ταχύτητα, γρήγορο πνεύμα, εξυπηρετικότητα.
• δραστηριότητα, φιλόδοξο.

Πίσω από αυτό το χαρακτηριστικό προσωπικότητας είναι η ψυχολογική και συναισθηματική ανατροφή ενός ατόμου, η κληρονομικότητα του και το κοινωνικό περιβάλλον στο οποίο μεγάλωσε.

Οι αρνητικές ιδιότητες της προσωπικότητας περιλαμβάνουν:

• έλλειψη συναρμολόγησης, απροσεξία.
• καταθλιπτική άποψη για τη ζωή, έλλειψη αισιοδοξίας.
• αδυναμία συλλογής των σκέψεων εγκαίρως και επίλυση των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί.
• επιθετική φύση.
• την τάση να κουτσομποτά και την ίντριγκα.

Οι επιχειρηματικές ιδιότητες ενός ατόμου είναι η ικανότητά του να εκτελεί ορισμένες εργασιακές εργασίες και λειτουργίες.

Μπορείτε να κρίνετε από τις επιχειρηματικές ιδιότητες πόσο αποτελεσματικά ο αιτών θα είναι σε θέση να οργανώσει την εργασιακή του διαδικασία, πόσο καλά θα εκπληρώσει τις ευθύνες εργασίας του. Για να διαχειριστεί επιτυχώς το γραφείο, ο αιτών πρέπει να διαθέτει, εκτός από τις γνώσεις και τις δεξιότητες, και ορισμένες επιχειρηματικές ιδιότητες, οι οποίες περιλαμβάνουν:

• εκπαίδευση, επίπεδο δεξιοτήτων ·
• επαγγελματική εμπειρία ·
• γρήγορος μαθητής, προσαρμογή στις νέες συνθήκες.
• την ακρίβεια στον εαυτό και τους άλλους.
• ικανότητα να εργάζονται σε συνθήκες πολλαπλών εργασιών, ταυτόχρονα να επιλύουν πολλά ζητήματα ταυτόχρονα.
• την αναλυτική σκέψη, την ικανότητα να σκέφτεται με ευελιξία και αντισύλληψη, να συνάγει τα σωστά συμπεράσματα, να γενικεύει.
• επιχειρησιακή διάθεση.
• ηγετικές ιδιότητες ·
• την προθυμία να εργάζονται υπερωρίες ·
• διπλωματίας και πειθούς ·
• επιχειρηματικές δεξιότητες επικοινωνίας.

Οι επαγγελματικές ιδιότητες ενός ατόμου είναι ένας συνδυασμός προσωπικών και επιχειρηματικών προσόντων, καθώς και όλες οι ικανότητες που κατάφερε να αποκτήσει καθ 'όλη τη διάρκεια της καριέρας του. Στις επαγγελματικές του δραστηριότητες, ο διευθυντής γραφείου πρέπει:

• έχουν ορισμένες γνώσεις δεξιότητες στο διαχείριση γραφείων ·
• επαγγελματικά εφαρμόστε τις γνώσεις και τις δεξιότητές σας στην πράξη.
• να είστε σε θέση να εργαστείτε με τα έγγραφα γνωρίζει τις αρχές της οργάνωσης της ροής εργασίας, τους κανόνες για τη δημιουργία του αρχείου,
• να είστε σίγουροι χρήστης του υπολογιστή και άλλου εξοπλισμού γραφείου.
• γνωρίζουν καλά τη διαδικασία ροής εργασίας, εργασία με εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία, γνωρίζει τους κανόνες για την καταχώρησή της, φέρνει αμέσως τις αποφάσεις του επικεφαλής στις δομικές μονάδες, παρακολουθεί τις προθεσμίες για τους υπαλλήλους της εταιρείας να εκτελεί τα έγγραφα που έχουν συντάξει, να στέλνει την εξερχόμενη αλληλογραφία ταχυδρομικώς ή μέσω courier.
• έχουν διοικητικές δεξιότητες ·
• Να είστε σε θέση να πληκτρολογήσετε γρήγορα να γνωρίζει τις αρχές και τους κανόνες για την προετοιμασία ορισμένων εγγράφων (εντολές, οδηγίες, οδηγίες, διατάγματα) ·
• να διαχειρίζεται γρήγορα χρήσιμες γνώσεις (επαφές έκτακτης ανάγκης, ηλεκτρικά, υδραυλικά, υπηρεσίες παράδοσης γεύματος) ·
• ξέρουν ξένες γλώσσες (όχι πάντα), αν και σε ορισμένες εταιρείες η γνώση μιας συγκεκριμένης ξένης γλώσσας είναι η βασική προϋπόθεση για τον υποψήφιο και στην περίπτωση αυτή ο διευθυντής γραφείου πρέπει να μιλά άπταιστα, να διαβάζει και να γράφει σε μια ξένη γλώσσα.
• να είναι σε θέση να μιλήσει και να γράψει σωστά, εκφράστε τις σκέψεις σας σε μια καλή λογοτεχνική γλώσσα.
• δικό επιχειρηματικές εθιμοτυπικές δεξιότητες.

Κανένα ανώτερο εκπαιδευτικό ίδρυμα δεν διδάσκει το επάγγελμα του διευθυντή γραφείου. Μπορείτε να αποκτήσετε εκπαίδευση και να αποκτήσετε ένα δίπλωμα ή πιστοποιητικό επαγγελματικής κατάρτισης σε ιδιωτικά κέντρα κατάρτισης ή σε κολέγια.

Σε μεγάλες επιχειρήσεις, κατά κανόνα, θέλουν να δουν έναν ειδικό στη θέση αυτή μόνο με την τριτοβάθμια εκπαίδευση, Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να προσλάβουν εργαζόμενο με δευτεροβάθμια ή δευτεροβάθμια εξειδικευμένη εκπαίδευση

Το κύριο πράγμα που απασχολεί ο εργοδότης είναι εργασιακή εμπειρία στη θέση αυτή, επίπεδο δεξιοτήτων πληροφορικής, γνώση του εξοπλισμού γραφείου και ικανότητα εργασίας σε αυτό, γνώση των βασικών εγγράφων και αρχειοθέτησης, γνώση ξένων γλωσσών.

Για να συντάξετε σωστά ένα βιογραφικό σημείωμα και να αποκτήσετε μια πολύτιμη θέση, χρειάζεστε λεπτομερώς, αλλά ειλικρινά δηλώστε όλες τις πληροφορίες για τον εαυτό σας: προσωπικές, επαγγελματικές, επιχειρηματικές ιδιότητες, εργασιακή εμπειρία σε παρόμοια θέση, επίπεδο εκπαίδευσης.

Το επίπεδο του αναμενόμενου μισθού θα καταστήσει σαφές στον εργοδότη τι μπορεί να προσφέρει και τι υποψήφιος υποβάλλει αίτηση.

Μην δίνετε ψευδείς πληροφορίες σχετικά με την επαγγελματική εμπειρία, την εκπαίδευση - Όλα αυτά μπορούν εύκολα να ελεγχθούν, στην περίπτωση αυτή η κενή θέση για τον αιτούντα θα γίνει απρόσιτη, απλά θα τον αρνηθούν.

Η παρουσία μιας φωτογραφίας είναι μια θετική στιγμή για τον υποψήφιο, ο εργοδότης πρέπει να γνωρίζει ποιο είναι το βιογραφικό του. Ο διευθυντής γραφείου είναι το πρόσωπο της εταιρείας και δεν αδιαφορεί για τον εργοδότη που θα την εκπροσωπήσει.

Να είστε βέβαιος να υποδείξετε το επίπεδο της εκπαίδευσης σας, συχνά τον εργοδότη για αυτή τη θέση αποδέχεται ειδικός με υψηλότερη οικονομική, νομική, ψυχολογική ή φιλολογική εκπαίδευση.

Οι πληροφορίες αυτές θα είναι χρήσιμες για τον εργοδότη.

Κατά τη σύνταξη ενός βιογραφικού, τηρήστε τη δομή του:

• προσωπικές πληροφορίες - όνομα, ηλικία, επαφές,
• προσωπικά - Το τμήμα θεωρείται μη υποχρεωτικό για εκτέλεση, αλλά είναι καλύτερο να το συμπληρώσετε.
• βασικές δεξιότητες - να δηλώσετε ποια προγράμματα γραφείου έχετε, να απαριθμήσετε όλα τα μαθήματα συνεχιζόμενης εκπαίδευσης, τα σεμινάρια, τις εκπαιδεύσεις και άλλες πρόσθετες σπουδές που έχετε ολοκληρώσει.
• επαγγελματική εμπειρία - καταγραφή όλων των πρακτικών, των πρακτικών σας, των ολοκληρωμένων έργων, των προγραμμάτων εθελοντισμού, με χρονολογική σειρά δηλώστε τις επιχειρήσεις για τις οποίες εργάσατε προηγουμένως, την εκπαίδευση και την κατάρτιση (αντικατοπτρίζουν όλα τα εκπαιδευτικά προγράμματα και τις κατευθύνσεις που ολοκληρώσατε),
• συστάσεις - Σε αυτή την ενότητα, αναφέρετε τα ονόματα και τις επαφές των ατόμων που μπορεί να σας συστήσουν σε έναν νέο εργοδότη, για να σας απαντήσουν θετικά.

Εάν ένας υποψήφιος που δεν έχει εργασιακή εμπειρία υποβάλει αίτηση για θέση διευθυντή γραφείου, τότε θα ήταν καλύτερα να μην αντικατοπτρίζεται καθόλου αυτό το τμήμα. Δεν χρειάζεται να δείξουμε στον εργοδότη έλλειψη γνώσεων και δεξιοτήτων. Σε αυτή την περίπτωση, είναι καλύτερο να περιγράψετε τις προσωπικές και επιχειρηματικές σας ιδιότητες, τι είδους εκπαίδευση έχετε βασικά και επιπλέον (σεμινάρια, προπονήσεις).

Ως επαγγελματική εμπειρία, μπορεί κανείς να καθορίσει βιομηχανική πρακτική, προπτυχιακές πρακτικές, ικανότητες για τη διοργάνωση συγκεκριμένων εκδηλώσεων, συμμετοχή σε ολυμπιάδες, συνέδρια, διαγωνισμούς και κάθε είδους δοκιμές. Αν έχετε οποιεσδήποτε επιτυχίες και επιτυχίες που σχετίζονται άμεσα με το μελλοντικό έργο σας, φροντίστε να γράψετε αυτές τις πληροφορίες σε μια περίληψη.