Eisenhowers Matrix - Zeit richtig nutzen

In unserem wahnsinnig schnelllebigen Jahrhundert scheint die Zeit nicht einfach zu vergehen, sondern fliegt mit der Geschwindigkeit eines Überschallflugzeugs. In einem solchen Zyklus von Ereignissen und Tagen, der mit einer Vielzahl von Angelegenheiten und Plänen beladen ist, können wir oft nicht einmal die Hälfte von dem realisieren, was geplant war. Und ich möchte alles fangen. Wie man die Zeit unter Verwendung der Eisenhower-Matrix richtig einsetzt, werden wir genauer betrachten.

Zeit ist alles was wir haben. Ob gut oder schlecht, wir leben unser Leben direkt davon, wie und wofür wir unsere Zeit verbringen. Und diejenigen, die Zeit haben wollen, um auf ihrem Weg viel zu tun, lernen in der Regel, ihre Zeit effektiv zu verwalten. Zeitmanagement (Zeitmanagement) ist nichts anderes als Planung. Es ist es, das hilft, aufhören, sich Sorgen zu machen, weil das bittere Gefühl besteht, dass die Zeit knapp ist, dass es schmerzlich fehlt und deshalb nichts getan werden kann.

Es war einmal eine Zeit, in der der berühmte amerikanische Militär- und Politiker Dwight David Eisenhower ernsthaft daran interessiert war, eine Lösung für das Problem der effektiven Planung zu finden. Er war auch Präsident der Vereinigten Staaten. Und er hat es geschafft, eine Lösung für dieses Problem zu finden, er hat sogar seine gefunden Zeitmanagementsystem.

Es ist einfach so passiert, dass das menschliche Gehirn strukturierte Informationen leichter und besser wahrnimmt, dh in ein bestimmtes System gebracht und in Regale zerlegt wird. Gleichzeitig wäre es schön, diese Regale zu visualisieren, um sie beispielsweise mithilfe von Diagrammen oder Diagrammen sichtbar zu machen.Genau dieses Prinzip der Fallverteilung liegt der Eisenhower-Matrix zugrunde, die eine der führenden Methoden in der Theorie des effektiven Zeitmanagements darstellt.

Die Visualisierung des Aktionsplans und der Aktionen mithilfe der Matrix ist sehr einfach. Zeichnen Sie ein Quadrat auf Papier und teilen Sie es mit zwei senkrechten Linien in vier gleiche Felder. Sie sollten ein Fenster mit einem Grill in Form eines Kreuzes bekommen. Diese Felder unterteilen Ihren Fall in 4 Gruppen, von denen jede von Anzeichen von Wichtigkeit / Unwichtigkeit und Dringlichkeit / Nicht-Dringlichkeit abhängt. Die aus dem Schnittpunkt der Linien gebildeten Felder werden Quadranten (mathematisches Konzept) genannt und wie folgt bezeichnet:

• Quadrant A (wichtige und dringende Aufgaben);
• Quadrant B (wichtige, aber nicht dringende Aufgaben);
• Quadrant C (nicht wichtig, aber dringende Aufgaben);
• Quadrant D (unwichtige und nicht dringende Aufgaben).

Die Eisenhower-Matrix hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Wir werden sowohl das als auch das andere beschreiben und mit Vorteilen beginnen.

• Trotz des Namens „Matrix“, der etwas Komplexes impliziert, ist das System tatsächlich sehr einfach zu verstehen und kann problemlos angewendet werden.
• Fälle, Ziele und Vorgaben sind in nur 4 Kategorien unterteilt. Dies hilft, sie besser zu navigieren.
• Die Verteilung der Aufgaben nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit ermöglicht es Ihnen, nicht dringende und unwichtige Angelegenheiten in den Hintergrund zu rücken und so wichtige und dringende Aufgaben an die Front zu rücken. So werden Fälle analysiert und gefiltert. Diejenigen, die überhaupt keine Zeit verschwenden müssen, werden eliminiert.
• Der Hauptvorteil ist, dass Sie mit der Matrix die Zeitkosten so effizient wie möglich gestalten können, was es wiederum ermöglicht, alles pünktlich zu erledigen.

Nachteile dieses Systems sind ebenfalls verfügbar.

• Die Matrix ist in der langfristigen Planung unwirksam. Es ist für aktuelle Angelegenheiten oder für die nahe Zukunft geeignet.
• Wenn es keine täglichen Ziele gibt, muss ein solches System nicht verwendet werden.
• Um die Matrix effektiv zu nutzen, müssen Sie die Ziele schnell und genau in Gruppen verteilen. Dazu müssen Sie verstehen, welchen von ihnen der Grad „wichtig“ zugewiesen werden kann und welche Ziele nicht sehr wichtig sind, welche dringend erfüllt werden müssen und welche optional sind. Ein solches Training braucht Zeit, das heißt, die Matrix "funktioniert" nicht sofort für Sie, aber es ist ein Minus.
• Aufgrund des vorherigen Absatzes kann es zu Fehlern bei der Genauigkeit der Zuweisung von Fällen zu einem bestimmten Status kommen.

Wir betrachten jeden Quadranten der Matrix genauer.

Wenn Sie ein Meister in der Planung sind, ist Quadrant A leer. Wenn Dinge darin erschienen, deutet dies auf Ihre schlechte Organisation hin. Sie ermöglichen eine Ausbildung in Sachen Stöbern und Blockaden. Der Grund für dieses Bild ist in der Regel Faulheit.

Oder Sie priorisieren möglicherweise nicht richtig. Natürlich sind solche Situationen manchmal zulässig, aber wenn dies systematisch beobachtet wird, ist es einfach notwendig, an persönlicher Selbstdisziplin zu arbeiten. Um zu vermeiden, dass sich die Modeerscheinung in Quadrant A „festsetzt“, ist es notwendig, die in den verbleibenden Feldern eingeführten Aufgaben rechtzeitig zu bewältigen.

Es kann jedoch weiterhin eine kleine Aufgabenliste in Quadrant A eingegeben werden. Es kann sein:

• Gesundheitsprobleme;
• Fälle, deren Scheitern das Auftreten von Problemen hervorrufen, die Lebensqualität verschlechtern, das Wohlergehen der Familie und der Arbeit gefährden kann;
• Fälle, deren Misserfolg den Weg zur Erreichung der Hauptziele erheblich erschweren oder zu deren Störung führen wird;
• Ausweg aus verschiedenen Not- und Krisensituationen.

Wenn Sie dennoch viele Punkte in diesem Quadranten haben, geben Sie alle Anstrengungen auf, um diese zu beseitigen. Und vergessen Sie nicht, dass die Umsetzung bestimmter Punkte aus der Liste der wichtigen und dringenden Punkte vollständig umgeleitet und an jemanden von Vertretern delegiert werden kann. Es ist nicht notwendig, die gesamte Last aller Angelegenheiten nur auf sich selbst zu tragen.Dieser Ansatz wird dazu beitragen, die Fülle von Quadrant A schnell zu bewältigen.

Beobachtungen zeigen, dass Menschen, die es vorziehen, Probleme aus Quadrant B zu lösen, am erfolgreichsten werden, schneller auf der Karriereleiter aufsteigen, finanziell am erfolgreichsten sind, keinen Zeitmangel haben und ein harmonisches, vollwertiges Leben führen. Nicht dringende Aufgaben gehören zur Kategorie der vielversprechendsten und vorrangigsten, und wenn eine Person ihnen ihre Hauptaufmerksamkeit schenkt, entwickelt sich alles so, wie es sollte.

Es sollte bedacht werden, dass die mangelnde Dringlichkeit in Gruppe B manchmal zu einer Verzögerung bei der Erfüllung der festgelegten Punkte führt und sie zu Gruppe A migrieren, wo sie bereits eine schnelle Antwort benötigen. Wenn wir wichtige, aber nicht sehr dringende Aufgaben schrittweise und regelmäßig lösen, verläuft dieser Prozess ruhig und effizient. Es ist notwendig, verantwortungsbewusst mit dieser Art von Geschäft umzugehen, und die mangelnde Dringlichkeit ermöglicht es, den Fortschritt der Angelegenheit vollständig zu kontrollieren, alle Details zum Ideal zu bringen, alle Schritte klar zu durchdenken und so ein produktives Ergebnis zu erzielen.

In der Eisenhower-Matrix lernen Sie in erster Linie, wie Sie Prioritäten setzen. Dies bedeutet, dass das Wichtigste bei der Planung die Fähigkeit ist, wichtige Dinge, die Sie zu großen Zielen führen, von sekundären zu unterscheiden. Die Aufgaben, die in Gruppe C aufgenommen werden müssen, sind im Wesentlichen nicht wichtig. Dies sind Dinge, die von den Hauptzielen ablenken. Sie tragen nicht zum Fortschritt bei, sondern behindern im Gegenteil nur den Entwicklungsprozess. Oft hindern sie Sie daran, sich auf das Erreichen wichtiger Ziele zu konzentrieren, und verringern dadurch die Wirksamkeit der Vergangenheitsform.

Sie sollten dringende Angelegenheiten aus Feld C, die unwichtig sind, nicht mit dringenden Angelegenheiten aus Feld A verwechseln, die nur äußerst wichtig sind. Dies führt in der Regel dazu, dass das wirklich Wichtige im Hintergrund bleibt. Ein anschauliches Beispiel für eine solche Situation können Besprechungen sein, die von jemandem von außerhalb durchgeführt werden, den Sie nicht benötigen, oder lange Gespräche leeren, zu Partys und Feiern gehen, Einladungen von Personen, die für Sie nicht von Interesse sind, einige Hausarbeiten, Aufschlüsselung von Haushaltsgeräten und dergleichen. Ja, dies muss dringend getan werden, aber die Lösung dieser Aufgaben ist keine wesentliche Notwendigkeit, und ihre Nichterfüllung bringt keine Probleme mit sich.

Klassen aus dieser Gruppe geben nichts, im Gegenteil, sie können viel Schaden anrichten. Es sollte versucht werden, sie auf später zu verschieben, und es ist besser, sie vollständig zu ignorieren. Aber der Feind muss vom Sehen her bekannt sein - es ist unbedingt erforderlich, eine Liste solcher „Schädlinge“ in Feld D zu erstellen, da dies genau die Aktivitäten sind, die unsere Zeit „auffressen“. Es sind diese Dinge, die für viele Menschen aufgrund ihrer Geradlinigkeit und des Versprechens, Entspannung und Vergnügen zu geben und Zeit in der süßen Glückseligkeit zu verbringen, so verlockend und attraktiv sind.

Solche Eigenschaften dieser „Fälle“ erzeugen eine große Versuchung, sich überhaupt mit ihnen zu befassen, und lassen, wie sie sagen, die ganze Welt warten. Es kann äußerst schwierig sein, aus einem Pool solcher Pseudogegenstände herauszukommen, da sie eine Person wirklich ziehen. Versuche, die Gewohnheit, mit ihnen umzugehen, zu zerstören, sollten jedoch nicht aufgegeben werden.

Diese Aktivitäten umfassen:

• Gespräche über nichts, leere, bedeutungslose Gespräche (sowohl telefonisch als auch live);
• das gleiche wie die Gespräche aus dem vorherigen Absatz, Korrespondenz in Boten, sozialen Netzwerken, alle Arten von Chats;
• Filme, Serien und Fernsehprogramme ansehen, die keine semantische Last tragen, von ernsthaften Problemen und Angelegenheiten ablenken und verschiedene negative Emotionen hervorrufen;
• Computer- und andere (sich nicht entwickelnde) Spiele.

Ruhe für Körper und Seele ist zweifellos notwendig, aber es gibt viele andere nützliche Wege für ihre Umsetzung:

• Lesen hochwertiger Literatur;
• Ausflüge zu Ausstellungen, Theatern und Museen;
• Spiele zur Entwicklung von Intelligenz;
• Unterricht im Pool, Fitnessstudio, Wandern auf Eisbahnen, Exkursionen außerhalb der Stadt, Reisen usw.

Wenn Sie schädliche Berufe aus Gruppe D nicht vollständig aus Ihrem Leben entfernen können, sollten Sie zumindest versuchen, sie zu verzögern. Achten Sie darauf, wenn die Dinge aus Gruppe A und B abgeschlossen sind. Versuchen Sie jedoch, den Zeitaufwand für „leere“ Aktivitäten so gering wie möglich zu halten .

Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Angelegenheit einer unangemessenen Gruppe zugeordnet wird. Dies ist das Hauptproblem beim Aufbau einer Hierarchie unserer Prioritäten. Um den Umgang damit zu vereinfachen, müssen Sie lernen, wie Sie zwei Fragen mit zwei Wörtern beantworten - „Ja“ oder „Nein“. Zum Beispiel: "Wird mir die Implementierung dieses Falls helfen, meinem Hauptziel näher zu kommen?" Die Antwort „Ja“ bedeutet die Wichtigkeit des Falls, die Antwort „Nein“ ist unwichtig.

"Wenn ich dieses Problem jetzt nicht löse, verliert es morgen seine Relevanz?" Die Antwort „Ja“ bedeutet die Dringlichkeit der Angelegenheit, die Antwort „Nein“ - nicht die Dringlichkeit. Nachdem Sie die Kategorie für jede Lektion auf diese Weise festgelegt haben, tun Sie zuerst Dinge aus Gruppe A und dann aus Gruppe B.

Die beste Zeit, um eine Matrix zu erstellen, ist der Beginn eines neuen Tages. Überlegen Sie genau, welchen Aufgaben Sie in naher Zukunft gegenüberstehen, und schreiben Sie sie in Form einer regelmäßigen Liste auf. Testen Sie dann jede von ihnen anhand der obigen Fragen und platzieren Sie sie entsprechend den Antworten in den Feldern. Vergessen Sie nicht, die kleinsten und unbedeutendsten Fälle zu erwähnen, die unsere Zeit nur umsonst in Anspruch nehmen.

Die Gesamtzahl der Aufgaben, die Sie selbst bestimmen. Nachdem Sie die Fälle in die entsprechenden Kategorien unterteilt haben, können Sie in ein Notizbuch schreiben oder eine regelmäßige praktische Liste im Telefonorganisator erstellen, wenn die Dringlichkeit und Wichtigkeit abnimmt, sodass die ersten in der Liste die Fälle aus Gruppe A, die zweite aus B, die dritte aus C und aus D sind Sie müssen überhaupt nicht schreiben. Vergessen Sie nicht, dass Aufgaben der Gruppen A und C an Verwandte, Freunde, Kollegen oder Untergebene delegiert werden müssen. Aber Gruppe B - das sind die Dinge, die es wichtig ist, alleine zu tun.

Eisenhowers Matrix kann von jedem verwendet werden, der sie benötigt. Es ist gut, weil es für alle gleichermaßen nützlich ist, unabhängig von Alter und sozialem Status: die Leiter von Organisationen und Unternehmen sowie normale Arbeiter und Büroangestellte, Hausfrauen, Studenten und Kinder, die in Schulen studieren.

Schauen wir uns ein Beispiel an, wie tägliche Aufzeichnungen im Eisenhower-System aussehen könnten.

Gruppe dringender und wichtiger Angelegenheiten:

• Fahren Sie das Auto zur Reparatur zur Tankstelle, da ich es für die Arbeit brauche.
• einen vierteljährlichen Bericht vorlegen;
• mit einem Problem mit einer Kreditkarte umgehen.

Eine Gruppe dringender, aber wichtiger Angelegenheiten:

• ein neues Thema zu entwickeln und die Hauptrichtungen eines neuen Projekts zu skizzieren;
• Rauchen aufhören;
• Englisch lernen;
• Kaufen Sie eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio.

Gruppe dringender, aber nicht wichtiger Angelegenheiten:

• zum Jubiläum von San Sanych von der Rechtsabteilung gehen;
• gratuliere allen in den sozialen Netzwerken am ersten Frühlingstag.

Gruppe dringender und unwichtiger Angelegenheiten:

• den Schrank putzen;
• Dinge im Zwischengeschoss ausmachen;
• schau dir die Serie an;
• mit einem Papagei spielen.

Die Eisenhower-Matrix kann mit einem Reinigungssystem verglichen werden, einem Filter, mit dem Sie unnötige Dinge loswerden können. Zuerst müssen Sie es möglicherweise täglich zusammenstellen, aber mit der Ansammlung von Erfahrungen werden Sie auf der Ebene der Intuition spüren, welches Geschäft zu welcher Kategorie gehört. Und sobald ein solches Zeitmanagementsystem beherrscht ist und Sie lernen, es effizient zu nutzen und Fälle korrekt nach Quadranten zu verteilen, werden Sie sofort einen Anstieg der Freiheit spüren.Sie werden anfangen, Zeit zu haben, alles pünktlich zu erledigen und gleichzeitig nicht zu eilen. Ihr Leben wird wieder normalisiert, Ziele, die unerreichbar erscheinen, werden plötzlich erreicht. Und Ihnen wird das Vorhandensein eines hervorragenden Zustands und guter Laune, Energie und Kraft garantiert.

Disziplin ist die Grundlage für Erfolg. Sicherlich haben Sie solchen Menschen Aufmerksamkeit geschenkt, denen solche Eigenschaften fehlen. Sie befinden sich in einem unendlichen Wirbel endloser „Taten“. Sie tun immer etwas Leeres, Bedeutungsloses, aber nach ihren Aussagen unmöglich Wichtiges. Und der Anblick dieser Menschen ist ständig müde, erschöpft, verloren, elend. Sie sind immer genervt, pingelig und unruhig.

Wenn Sie nicht so sein wollen und nicht nur Sympathie und Mitleid bei den Menschen wecken wollen, dann müssen Sie nach dem Prinzip des Gegenteils handeln. Wenn für sie alles so passiert und Sie die gegenteiligen Ergebnisse erzielen möchten, müssen Sie umgekehrt handeln. Nämlich: Disziplin in Ordnung zu bringen, die Methoden der Selbstorganisation zu beherrschen, klare Pläne, Zeitpläne und Regime einzuhalten, klar zu verstehen, wann und was zu tun ist und vor allem, warum all dies, was der Zweck ist. Und die Eisenhower-Matrix wird Ihnen in diesen Angelegenheiten sehr helfen.

Nicht umsonst konnte seine Gründerin, deren Namen sie trägt, eine so schwindelerregende Karriere aufbauen und zu einer der berühmtesten und beliebtesten Präsidenten des amerikanischen Volkes sowie zu einer sehr erfolgreichen Militärfigur werden. Und das alles trotz der Tatsache, dass dieser große Mann in einer armen Familie geboren wurde. Sie können sicher ein Beispiel von solchen Personen nehmen und die von ihnen erfundenen Werkzeuge verwenden.