Unternehmenskommunikationskultur

Geschäftskommunikationsfähigkeiten sind für eine erfolgreiche Karriere in jedem Bereich erforderlich: Der Erfolg in der Unternehmenskommunikation hängt weitgehend von den Fähigkeiten der täglichen Kommunikation ab, der berufliche Bereich hat jedoch seine eigenen Besonderheiten. Die Kultur der Geschäftskommunikation ist eine Möglichkeit, mit Kollegen, Vorgesetzten, Untergebenen und Partnern sowie bestimmten Regeln zu interagieren. Es ist sehr wichtig, die Kommunikation abhängig von der Situation, den Zielen und Vorgaben aufzubauen und sich schnell an veränderte Situationen anpassen zu können.

Kommunikationskultur ist ein umfassenderes Konzept als eine Reihe von Sprechhandlungen. Es besteht aus vielen Komponenten. In der Kultur der Geschäftskommunikation ist das Erscheinungsbild von großer Bedeutung: Es muss dem Tätigkeitsbereich und der spezifischen Situation entsprechen.

Für die Arbeit mit Kunden gibt es normalerweise eine Uniform, für die Arbeit im Büro - einen Business-Anzug, Menschen in kreativen Berufen kleiden sich auf eine bestimmte Art und Weise, und diejenigen, die leitende Positionen innehaben, müssen ihren Status mit Kleidung und Accessoires betonen. Es scheint, dass das Erscheinungsbild nicht direkt mit der Geschäftskommunikation zusammenhängt. Es ist jedoch der erste Eindruck, den Sie machen, der die Haltung des Gesprächspartners zu Ihnen bestimmt. Wenn dieser Eindruck negativ ist, müssen Sie viel Energie in den Dialogprozess investieren, um sich zu rehabilitieren.

Nonverbale Sprache ist in der Kommunikation gleichermaßen wichtig. Ihre Körperhaltungen, Gesten und Verhaltensweisen sind aus psychologischer Sicht sehr wichtig. Stellen Sie sicher, dass die Mimik ziemlich zurückhaltend ist. Gesticulation ist sehr wichtig, sollte aber moderat und nicht zu intensiv sein.

Wenn Sie sich dem Partnerdialog verschrieben haben, ist es besser, eine offene Pose zu wählen.Sie können versuchen, sich sanft an die Haltung des Gesprächspartners anzupassen. Um nicht mit Aggression wahrgenommen zu werden, sollte der Augenkontakt nur wenige Sekunden dauern. Am Verhandlungstisch zu sitzen ist nicht direkt gegenüber dem Gesprächspartner, sondern ein wenig nebenbei.

Ebenso wichtig ist, was Sie sagen und wie Sie es sagen. Es ist sehr wichtig, verlässliche Informationen zu haben, in der Lage zu sein, Fakten zu verarbeiten und den Inhalt der Diskussion korrekt aufzubauen.

Es ist wichtig, Wörter, Intonation, Posen und Gesten für eine bestimmte Situation auszuwählen, da in verschiedenen Fällen unterschiedliche Verhaltensweisen angemessen sind. Die Kultur der Geschäftskommunikation kann je nach Situation und verfolgten Zielen in verschiedene Typen unterteilt werden:

• Mentorentyp impliziert Erbauung. Diese Option ist typisch für den Schulungsprozess für Auszubildende, für eine pädagogische und wissenschaftliche Veranstaltung, für die Erklärung untergeordneter individueller Arbeitsmomente sowie für die Teamarbeit mit Kollegen, wenn Sie ein Experte auf dem Gebiet sind, auf dem sie sich weniger auskennen. Sehr oft wird eine solche Kommunikation in Form eines Monologs aufgebaut. In der modernen Geschäftskommunikation wird der Dialog jedoch als vorzuziehen angesehen: Versuchen Sie auch im Lernprozess, Gesprächspartner in die Diskussion einzubeziehen und auf ihre Standpunkte zu hören.
• Motivationsart Ziel ist es, eine Person für ein Projekt zu interessieren, sie von der Angemessenheit eines bestimmten Jobs zu überzeugen, den Mitarbeitern zu helfen, an sich selbst zu glauben und sich in einem neuen oder einfach schwierigen Geschäft sicherer zu fühlen. Vermeiden Sie für den Erfolg häufig verwendete Sätze und Klischees. Das Beste ist, ein persönliches Beispiel zu geben, Ihre eigene Geschichte zu erzählen und in eigenen Worten zu erklären, was Sie genau zu einem bestimmten Projekt anzieht.
• Konfrontationstyp Die Kommunikationskultur provoziert den Gesprächspartner, Einwände gegen Sie zu erheben und Ihrem Standpunkt nicht zuzustimmen. Dieser Typ umfasst eine Reihe von Techniken, die im Falle eines Interessenkonflikts verwendet werden. Meistens ist die Situation der Konfrontation charakteristisch für Verhandlungen und erhöht die Aufmerksamkeit bei der Arbeit mit einem passiven, trägen Publikum.
• Informationstyp am neutralsten - in seinem Rahmen können Sie dem Hörer einfach diese oder jene Informationen übermitteln. Vermeiden Sie es, den Informationstyp mit anderen zu verwechseln. Wenn das Ziel darin besteht, den Gesprächspartner zu informieren, müssen Sie nicht versuchen, ihn zu unterrichten, mit Ihrer Begeisterung zu infizieren oder in Konflikte zu geraten. Gleichzeitig muss die Präsentation verständlich sein - versuchen Sie dazu, sich an den Gesprächspartner anzupassen und erklären Sie alles anhand von Beispielen, die ihm klar sind.

Die meisten wichtigen Probleme im Zusammenhang mit beruflichen Aktivitäten wurden im Rahmen der persönlichen Kommunikation gelöst. Für gesellige und offene Menschen, die wissen, wie man Informationen richtig präsentiert (durch Gesten, Mimik und Intonation), ist dies eher ein Plus als ein Minus. In der persönlichen Geschäftskommunikation spielt der Inhalt der Diskussion keine Schlüsselrolle. Die Hauptsache ist, Kontakt aufzunehmen und Ihre Position korrekt anzugeben.

Persönliche Kommunikation kann aus ziemlich langen Monologen oder im Gegenteil aus mehr oder weniger kurzen Sätzen bestehen. In diesem und in einem anderen Fall ist es sehr wichtig, die Informationen nicht nur so anzugeben, als ob Sie eine Zusammenfassung schreiben würden, sondern sie auch einem bestimmten Gesprächspartner zu übermitteln und sich darauf einzustellen. Schreiben Sie vor den Verhandlungen die wichtigsten Punkte auf, die Sie besprechen möchten: Aber merken Sie sich niemals die Sprache - es ist notwendig, die Art der Erzählung, die Reihenfolge und die Beispiele zu ändern (abhängig von der Reaktion des Publikums).

Ebenso müssen Sie mit Intonation und Gesten arbeiten. Wenn Sie die Aufmerksamkeit des Gesprächspartners verlieren, machen Sie die Rede emotionaler. Wenn Sie eine unerwünschte Konfrontation mit einem Partner verspüren, kopieren Sie die Körperhaltungen und Gesten der Person.Es ist sehr wichtig, sich nicht zu zurückhaltend zu verhalten, da sonst die Präsentation von Informationen langweilig wird und Sie den Eindruck einer unsicheren Person erwecken.

Im Verlauf eines persönlichen Gesprächs muss man oft spontan schwierige Entscheidungen treffen. Wenn der Verhandlungsprozess nicht die von Ihnen erwarteten Themen behandelt, ist es sehr wichtig, ruhig zu bleiben. Versuchen Sie, nicht mit übermäßiger Erregung auf Probleme zu reagieren, sondern immer ruhig. Wenn Sie nicht sofort entscheiden können, welche Entscheidung Sie treffen sollen, können Sie sich in einer ruhigen Umgebung immer etwas Zeit nehmen, um alle Vor- und Nachteile zu überlegen und abzuwägen.

Viele Probleme werden jetzt telefonisch angesprochen. In der Regel handelt es sich dabei um unbedeutende Erläuterungen zu Informationen oder organisatorischen Aspekten: Beispielsweise geben Kollegen beim Telefonieren häufig Namen und genaue Nummern an, vereinbaren Termine, geben oder empfangen Aufgaben. Lange Telefonate finden normalerweise nur statt, wenn keine Gelegenheit besteht, sich persönlich zu treffen. Darüber hinaus werden Videoanrufe mit eigenen Besonderheiten zunehmend für eine vollständigere Kommunikation verwendet.

Für ein erfolgreiches Telefongespräch, das sich auf die Arbeitsmomente auswirkt, müssen die folgenden Nuancen berücksichtigt werden:

• Wenn Sie jemanden anrufen, ist es wichtig zu fragen, ob die Person jetzt gerne spricht. Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten werden in den meisten Unternehmen nicht gemäß der Etikette akzeptiert (es sei denn, es gab eine separate Vereinbarung).
• Denken Sie daran, dass die Kommunikation möglicherweise gestört wird - oder dass Fremdgeräusche das Gespräch stören können. In einem Telefongespräch ist es wichtig, so klar und nicht zu schnell zu sprechen.
• Bauen Sie Ihre Rede so auf, dass sie so spezifisch wie möglich ist und genau so wahrgenommen wird, wie Sie es beabsichtigt haben. In der persönlichen Kommunikation spielen Mimik und Gesten eine sehr wichtige Rolle - so können Sie die Hinweise, die Untertreibung und die verborgenen Motive des Gesprächspartners besser verstehen. Wenn Sie telefonieren, wird Ihnen diese Möglichkeit genommen.
• Versuchen Sie, notwendige Probleme so kurz wie möglich telefonisch zu besprechen. Für komplexe Verhandlungen oder kontroverse Diskussionen ist ein Telefongespräch selten geeignet, daher ist es wichtig, nur das Wichtigste anzugeben. Details werden am besten persönlich oder per Video besprochen.

Videoanrufe in der modernen Unternehmenskultur werden zunehmend verwendet. Erstens tragen sie dazu bei, den Kontakt zu Partnern aus verschiedenen Ländern aufrechtzuerhalten und so effizient wie möglich zu verhandeln. Zweitens arbeiten viele Menschen jetzt remote von zu Hause aus, und Videoanrufe erleichtern die Lösung von Problemen.

Wenn Sie solche Geschäftsgespräche führen, ist es wichtig, Folgendes zu beachten:

• Ihr Auftritt wird einen langen Weg gehen. Auch wenn Sie zu Hause sind, versuchen Sie, sich sachlich anzuziehen.
• Suchen Sie sich einen Platz im Haus, an dem der Hintergrund mehr oder weniger neutral ist. Wenn sich im Hintergrund eine Küche, ein funktionierender Fernseher oder spielende Kinder befinden, kann dies die Lösung geschäftlicher Probleme beeinträchtigen.
• Viele Leute benutzen jetzt Kopfhörer, aber es lohnt sich daran zu denken: Sie ermöglichen es Ihnen, die andere Person besser zu hören, garantieren jedoch nicht, dass die andere Person Sie gut hören kann, wenn Sie durch das Geräusch sprechen. Wenn Sie Unternehmensprobleme von zu Hause aus lösen, bitten Sie Ihre Familie, ruhig zu sein, oder sitzen Sie einfach in einem separaten Raum.
• Vor der Kamera ist es besonders wichtig, die eigenen Gesten und Gesichtsausdrücke zu steuern. Oft treten Kommunikationsprobleme auf, das Bild kann langsam geladen werden und alle erfolglosen Gesichtsausdrücke können beachtet werden.
• Wenn Sie schwerwiegende Probleme besprechen, für die vor Ihren Augen Notizen oder Unterlagen erforderlich sind, bereiten Sie dies alles im Voraus (vor dem Anruf) vor und leiten Sie die erforderlichen Materialien an Ihren Gesprächspartner weiter.

Viele Probleme in Organisationen werden jetzt durch Korrespondenz angegangen. Einer der Vorteile einer solchen Geschäftskommunikation ist die Informationsstruktur.Wenn Sie bei der Live-Kommunikation bestimmte Punkte, die für den Gesprächspartner wichtig sind, nicht beachten können (oder nur die erforderlichen Informationen vergessen), können Sie in aufgezeichneter Form alle Nuancen berücksichtigen.

Wenn Sie viel mit Kollegen und Korrespondenzpartnern sprechen, ist es sehr wichtig, richtig schreiben zu können. Texteditoren korrigieren Grammatikfehler nicht immer korrekt, daher sollten Sie sich nicht vollständig auf sie verlassen. Wenn Sie sich über die Schreibweise eines Wortes nicht sicher sind, überprüfen Sie sich selbst im Wörterbuch. Beim Senden von Textnachrichten von Telefonen und Tablets ist Vorsicht geboten - Mit der automatischen Eingabefunktion können Ihre Wörter durch andere ersetzt werden, und die Nachricht wird einfach bedeutungslos.

Viele halten Geschäftskorrespondenz für eine einfachere Aufgabe als Verhandlungen im wirklichen Leben - tatsächlich bleibt immer Zeit, über eine Nachricht nachzudenken, und im Verlauf eines echten Dialogs muss man spontan reagieren. Das Minus ist jedoch, dass Sie vom Gesprächspartner keine spontane Reaktion erhalten, und dies ist ein wichtiger psychologischer Aspekt.

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